plan wdrożenia oprogramowania: 5 krytycznych kroków

na dzisiejszym rynku małe firmy muszą konkurować z dużymi przedsiębiorstwami. Jednym ze sposobów, aby zapewnić im nadążanie, jest użycie odpowiednich narzędzi i oprogramowania w celu usprawnienia procesów, optymalizacji przepływów pracy i zwiększenia produktywności. Dzięki silnemu i wydajnemu przepływowi pracy dla wszystkich głównych procesów w firmie możliwe jest uzyskanie większych przychodów w krótszym czasie.

ale gdyby to było takie proste, wszystkie firmy by to robiły. Znalezienie idealnej platformy dla Twoich potrzeb biznesowych oznacza, że musisz poświęcić czas i uwagę na badania i możliwe opcje, aw większości przypadków potencjalnie znaczącą inwestycję finansową.

nie tylko to, ale ludzie są stworzeniami nawyków i te nawyki trudno zmienić. Twój zespół może być przyzwyczajony do robienia rzeczy w określony sposób i jeśli ten sposób działa dobrze dla nich, całkowita zmiana procesów biznesowych może spowodować ich odporność na zmiany. Ten opór może okazać się szkodliwy dla całej firmy.

odpowiedź: najpierw opracuj plan.

co to jest plan wdrożenia oprogramowania? Dlaczego Go Potrzebujesz?

plan wdrożenia oprogramowania pomaga twojej firmie znaleźć i wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do Twoich potrzeb biznesowych. Wdrożenie nowego oprogramowania jest zarówno czasochłonne, jak i kosztowne z punktu widzenia finansów i zasobów ludzkich. Bez planu przed rozpoczęciem procesu prawdopodobnie wdrożenie oprogramowania nie powiedzie się.

dzięki odpowiednio opracowanemu planowi można uniknąć podejmowania pochopnych decyzji, zapewnić udział właściwych osób we wdrożeniu, prawidłowo skonfigurować system i stworzyć sytuację, w której pracownicy mogą naprawdę docenić pełne korzyści, jakie oferuje oprogramowanie, a jednocześnie zapewnić odpowiednie szkolenia.

dla wielu firm przyjęcie nowego oprogramowania jest poważnym przedsięwzięciem. Jeśli pomylisz proces wdrożenia, prawdopodobnie doświadczysz przestojów operacyjnych, co przekłada się na utratę przychodów. Z drugiej strony, jeśli poświęcisz trochę czasu na przeprowadzenie badań i przygotowanie się przed czasem, Twoja firma może czerpać wiele korzyści, w tym przyspieszony wzrost, oszczędności kosztów, zwiększenie wydajności procesu i lepszą widoczność.

Plan wdrożenia oprogramowania: 5 krytycznych kroków

Krok pierwszy: Zbuduj swój biznes

niezależnie od tego, jak duża lub mała jest Twoja firma, wdrażanie nowego oprogramowania nie jest czymś, co robisz tylko dlatego, że masz na to ochotę.

podczas gdy mniejsze firmy są bardziej zwinne niż ich więksi konkurenci, błędy wszelkiego rodzaju mogą być kosztowne i zaszkodzić każdej firmie, zwłaszcza tej o ograniczonym budżecie.

zmiany, takie jak aktualizacja obecnego oprogramowania lub wprowadzenie czegoś nowego, są również trudne dla większych organizacji, ponieważ proces decyzyjny staje się bardziej złożony wraz z rozwojem firmy. Badania pokazują, że około 72% kadry kierowniczej wyższego szczebla uważa, że złe decyzje strategiczne były ” tak częste, jak dobre lub były dominującą normą w ich organizacji.”

jak zrobić swoją sprawę?

• zastanów się nad swoimi problemami: jakie wyzwania stoją przed Twoją firmą? Jakie aspekty wymagają poprawy? Porozmawiaj ze swoim personelem i innymi zainteresowanymi stronami, aby uzyskać odpowiedzi. Jeśli okaże się, że efektywność organizacji jest niska, a firma traci przychody, skoncentruj wysiłki na tym. Pracuj nad dostosowaniem celów biznesowych do swoich celów.
• wymyśl rozwiązanie: Przedstaw szczegółowy zarys, na przykład, w jaki sposób nowe oprogramowanie do zamówień lub nowe oprogramowanie do zarządzania projektami może poprawić wydajność i produktywność zespołu oraz dlaczego ma kluczowe znaczenie dla rozwiązania problemów, które znalazłeś.
• przeprowadzenie analizy kosztów i korzyści: głównym powodem zbudowania silnego uzasadnienia biznesowego jest uzasadnienie inwestycji. Przeanalizuj zarówno koszty materialne, jak i niematerialne wraz z zyskami materialnymi i niematerialnymi, które firma może osiągnąć dzięki udanej realizacji.
• Stwórz oś czasu: Ustal rozsądne oczekiwania czasowe wokół tego, ile czasu zajmuje ocena oprogramowania, wdrożenie nowego systemu i osiągnięcie zwrotu z inwestycji.
• zaplanuj, jak będziesz zarządzać zmianami: badania wskazują, że 70% programów transformacji organizacyjnej zawodzi. Kiedy odrzucenie propozycji jest mniej ryzykowne, kierownictwo może mieć trudniej zdecydować się na jej poparcie. Podkreśl koszty nie rozwiązania tych punktów bólu i upewnij się, że rozumieją, że znasz ryzyko, a także kroki, które zamierzasz podjąć, aby omijać te same błędy, które inne organizacje popełniły w przeszłości. Zarządzanie zmianami ma kluczowe znaczenie dla sprawnego etapu wdrażania.

Krok drugi: Wybierz odpowiedniego dostawcę

gdy masz niezbędne wsparcie, musisz znaleźć najbardziej odpowiedniego dostawcę oprogramowania. Niezależnie od tego, który dostawca wybierzesz, będzie strategicznym partnerem w Twojej firmie, dlatego ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na proces selekcji.

pytania, które należy zadać, gdy zawęzisz swoje opcje, obejmują:

• czego potrzebujesz? rozważ takie rzeczy, jak funkcje, cena, Chmura vs.on-premise vs. hybrid, i tak dalej.
• jak długo działa sprzedawca? Jakie są ich referencje?
• czy oprogramowanie jest skalowalne?
• czy są ukryte koszty?
• co mają do powiedzenia o nich klienci?
• czy oprogramowanie integruje się z systemami, które już masz?
• czy sprzedawca prowadzi szkolenia z oprogramowania?
• czy koszt wdrożenia obejmuje wsparcie posprzedażowe?
• czy aktualizacje i aktualizacje są oparte na chmurze?

Krok trzeci: Ochrona przed pełzaniem Lunety

jeśli nie jesteś ostrożny, dodatkowe funkcje dostępne w różnych opcjach oprogramowania mogą Cię odstraszyć. Rynek oprogramowania oferuje wiele opcji i dostosowań, więc przygotowanie dokumentu potrzeb, który opisuje wszystko, czego szukasz, ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o ocenę oprogramowania.

w idealnym przypadku dokument powinien dać dostawcom jasny obraz konkretnych potrzeb Twojej organizacji. Jeśli zdecydujesz się skonfigurować oprogramowanie, które ma każdą dostępną funkcjonalność lub dostosować wszystkie jego możliwości za jednym razem, to właśnie wtedy następuje pełzanie zakresu. To pułapka, w którą wpadniesz.:

• wykładniczy wzrost kosztów
• interesariusze, którzy tracą zainteresowanie
• przeciągając proces wdrażania

projekty rzadko kończą się dokładnie tak, jak się oczekuje, a wdrożenie oprogramowania nie jest inne. Zmiany w trakcie cyklu życia projektu są naturalną częścią biznesu, ale aby zapobiec pełzaniu zakresu, musisz mieć pewną kontrolę.

dlatego tak ważne jest, aby twój zespół wdrożeniowy stosował najlepsze praktyki zarządzania projektami i aby wszyscy współpracowali, aby zmaksymalizować wykorzystanie oprogramowania dla swoich działów.

niezależnie od wielkości zespołu, narzędzie do zarządzania projektami umożliwia wypłukanie planu wdrożenia oprogramowania. Niektóre opcje obejmują:

• Wrike: Jest to dobry wybór dla funkcji śledzenia projektów, takich jak wykresy Gantta i tablice Kanban.
• Asana: ta opcja jest idealna do pracy lub funkcji centrycznych, takich jak monitorowanie obciążenia pracą. zawiera wiele wbudowanych szablonów projektów i jest przyjazny dla użytkownika.
• Basecamp: jest to idealny wybór do priorytetyzacji zadań, funkcji planowania i przechowywania dokumentów.
• Trello: jest to wysoce konfigurowalna platforma, którą można dostosować do dowolnego przepływu pracy lub procesu. Plansze składają się z kart, które mogą być przypisane do osób i przemieszczane w razie potrzeby. Integruje się również z wieloma innymi narzędziami.

Krok czwarty: Zbierz zespół wdrożeniowy

Twój zespół wdrożeniowy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Może być tak mała, jak dwie osoby i może urosnąć do tylu osób, ile potrzebujesz, aby wykonać zadanie. Zazwyczaj im więcej działów potrzebuje oprogramowania, tym większy staje się zespół wdrożeniowy. Każdy dział powinien mieć przedstawiciela, który będzie działał jako mistrz nowego oprogramowania. Ten przedstawiciel odpowie również na pytania i pomoże szkolić swoich kolegów.

zespół może zawierać:

• właściciel projektu: zwykle jest to szef firmy lub działu, który wdraża nowy system. Może to być również zespół kadry kierowniczej, a nie jedna osoba.
• kierownik projektu: jest to osoba odpowiedzialna za organizację procesu realizacji, w tym budżetu.
• administrator Systemu: ta osoba nadzoruje konfigurację systemu i administrację techniczną
• łącznik komunikacyjny: ta osoba służy jako łącznik między zespołem projektowym a użytkownikami końcowymi.
• : Są to osoby, które walczą o oprogramowanie, z każdego działu w Twojej organizacji.

pamiętaj, że typ osób, które przypisałeś do zespołu wdrożeniowego, odzwierciedla Twoje zaangażowanie w sukces inicjatywy. W związku z tym najlepiej jest uwzględnić tylko członków zespołu, którzy są niezwykle utalentowani, zorientowani na zespół i równie zaangażowani w sukces projektu.

krok piąty: umieść go w użyciu

ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest oprogramowanie, którego nikt nie chce używać. Oczywiście, jeśli jesteś szefem, możesz po prostu zażądać od swojego zespołu przyjęcia nowego systemu, czy mu się to podoba, czy nie. Ale jeśli to zrobisz, powinieneś być przygotowany na pushback i wzrost niezadowolenia pracowników.

aby uniknąć zmuszania zespołu do korzystania z nowego oprogramowania, możesz zrobić kilka rzeczy:

• Przygotuj swój zespół na zmianę tak wcześnie, jak to tylko możliwe: im szybciej poinformujesz pracowników o zmianie, tym bardziej zaakceptują ją.
• Przypisz menedżera zmian: Ta osoba poprowadzi zmianę i da pracownikom jasną osobę do podejścia, jeśli chodzi o pytania, szkolenia, informacje zwrotne i inne informacje.
• wyraźnie informuj o korzyściach: gdy wszyscy rozumieją korzyści, jakie oferuje im oprogramowanie, istnieje większe prawdopodobieństwo, że pojawią się wyższe wskaźniki wdrożenia.
• Zapewnij odpowiednie szkolenie: aby pracownicy mogli korzystać z oprogramowania i czerpać korzyści, muszą wiedzieć, jak działa.
• : Nawet jeśli sam proces wdrażania przebiega płynnie, ważne jest, aby spodziewać się problemów, które pojawią się szczególnie na wczesnych etapach. Aby wszystko działało tak płynnie, jak to możliwe, upewnij się, że Dział Pomocy technicznej lub zespół pomocy technicznej jest dostępny, aby pomóc w razie potrzeby.

możesz użyć modelu zmiany ADKAR, aby zapewnić trwałą adopcję. Co więcej, możesz użyć tej metodologii do zarządzania wszelkiego rodzaju zmianami w organizacji.

• świadomość: upewnij się, że wszyscy rozpoznają problem.
• pożądanie: Zachęcaj do korzystania z korzyści i konsekwencji
• wiedza: wiedzieć, jak tworzyć i utrzymywać zmiany
• umiejętność: praca nad zmniejszaniem luk w umiejętnościach, które ograniczają zmiany
• wzmocnienie: mierz i nagradzaj wygrane

chociaż kuszące może być Korzystanie z tego samego komunikowania i komunikacji na temat procesu wdrażania dla każdego zespołu w organizacji, będziesz miał więcej szczęścia, jeśli poświęcisz czas na spersonalizowanie wszystkich to dla każdej drużyny. Każdy zespół może mieć inne cele, które nowy system pomaga im osiągnąć. Realizując te specyficzne dla zespołu cele, będziesz w stanie napędzać adopcję.

to może zająć trochę czasu, aby wszyscy na pełnych obrotach z nowym systemem i to jest w porządku. Tak długo, jak będziesz pracować lepiej z oprogramowaniem każdego dnia, dojdziesz do tego. Aby wspierać długoterminową implementację nowego oprogramowania, ustal priorytet możliwości, które należy opanować w pierwszej kolejności. Pomaga to wpływać na szkolenia i zapewnia wzorce dla odpraw.

skoncentruj wysiłki na ciągłym doskonaleniu. Szkolenie jest centralną częścią tego procesu. Po przeszkoleniu personelu na temat korzystania z systemu, zapewnić dodatkowe możliwości uczenia się w razie potrzeby. W przypadku dużej aktualizacji systemu rozważ zorganizowanie kolejnej sesji szkoleniowej, aby upewnić się, że wszyscy zrozumieją zmiany.

komunikacja jest kluczem do pomyślnego wdrożenia oprogramowania. Liderzy IT, mistrzowie systemów i zespoły wdrożeniowe dzielą ten proces, a wszyscy odgrywają rolę w zaangażowaniu i wdrożeniu.