as reuniões são uma parte onipresente do escritório moderno em todos os setores. Pense nas reuniões como o fluxo sanguíneo de uma empresa: quando elas são bem administradas, ideias e decisões fluem através delas como oxigênio através das veias, revigorando todos os aspectos do negócio, estimulando novas ideias e impulsionando a estratégia, tornando-a saudável e forte. Mas reuniões mal executadas restringem esse fluxo sanguíneo. Eles criam bloqueios, sufocam a inovação e tornam o negócio lento e insalubre.
quando realizo workshops com meus clientes, sempre começo com a pergunta: quanto do seu tempo em uma semana típica é desperdiçado em reuniões ruins, teleconferências ou mensagens mal comunicadas? Eu nunca tive ninguém dizer menos de 20%, e às vezes ouço até 80%. Em média, ouço cerca de 50%. Isso é um grande problema.
pior, uma reunião ruim pode ser cara. Pense em quanto cada pessoa no quarto é paga por hora. Quando você adicionou tudo isso, considere o custo de oportunidade do que a reunião está tirando as pessoas: finalizando os números do mês, vendendo o produto da sua empresa, desenvolvendo a próxima grande inovação. Tudo se soma.
então, como você cria reuniões saudáveis, produtivas, envolventes e econômicas?
a chave é a comunicação-comunicação concisa, clara e envolvente. Existem algumas estratégias que você pode exercer como líder de reuniões e como participante delas.
quando você se encarrega de uma reunião, mantenha essas táticas em mente:
* respeite o tempo de seus participantes. Comece na hora certa e termine na hora certa … ou mesmo alguns minutos mais cedo! Deixe uma pausa entre o final da sua reunião e o início de outra. Dessa forma, as pessoas terão menos probabilidade de pensar em sua próxima reunião durante os últimos minutos e terão uma cabeça mais clara à medida que entrarem na próxima reunião. Todos irão apreciá-lo, e cada reunião será melhor para ele.
• chegar ao ponto. Passe alguns minutos antes da reunião pensando em sua mensagem. O que queres passar? Certifique-se de dizer isso diretamente, claramente e desde o início. Se nem todos em seu público podem articular qual foi o ponto, sua reunião foi um fracasso.
• considere quem precisa estar lá. Se não for essencial para alguém estar presente, deixe-os fora do gancho. Todos nós temos muitas reuniões para participar; tire uma da lista de tarefas de alguém.
• considere o que seu público realmente precisa saber. Para qualquer assunto em particular, sempre haverá três áreas de informação: a totalidade do conhecimento que você tem sobre o assunto, o que você precisa que seu público saiba e o que o público quer saber. Home SOBRE O que você precisa que seu público saiba como parte de sua mensagem. Antecipe as perguntas que seu público pode ter ao buscar o que deseja saber. Isso ajudará a tornar sua reunião muito mais eficiente, pois você perderá menos tempo se aprofundando em conhecimentos que não são realmente pertinentes às suas necessidades ou aos seus desejos.
• defina a agenda com antecedência. Dando às pessoas uma noção do que estão entrando, seja com uma agenda de pontos ou folhetos de informações importantes. Isso permite que eles venham preparados para uma discussão específica. Você gastará menos tempo expondo a situação e mais tempo investigando os detalhes relevantes.
• termine com itens de ação claros. O que precisa ser feito, quem precisa fazê-lo e quando precisa ser realizado? Este pode ser o passo mais crucial para que uma reunião seja recompensada.
Como sobre o seu papel como participante, em vez de um líder? Os participantes também podem ajudar a tornar as reuniões mais produtivas.
• desligue o seu telemóvel ou outros dispositivos. Assim como você quer que um palestrante respeite seu tempo começando e terminando na hora certa e indo direto ao ponto, você, como ouvinte, deve eliminar quaisquer distrações em potencial. Afinal, uma das maiores razões pelas quais as reuniões são uma perda de tempo é que estamos todos muito ocupados multitarefa para prestar atenção.
• faça anotações. Isso não apenas mostra ao alto-falante que você está engajado e ouvindo ativamente, mas também o ajudará a lembrar as principais informações mais tarde.
* faça perguntas. Lembre-se dessa terceira área de informação, o que um público quer saber? Certifique-se de obter o que deseja de uma reunião fazendo perguntas. Se você não entende algo, as chances são de que outros também estejam confusos. Apenas certifique-se de que você está fazendo uma pergunta significativa, não apenas preenchendo o espaço.Se as reuniões da sua organização estão se sentindo estagnadas, ineficientes e um desperdício de tempo de todos, também pode valer a pena mudar as coisas de outras maneiras. Considere estas opções:
• alterar funções. Deixe alguém que normalmente é um líder descer e alguém que normalmente permanece em segundo plano intensificar. Uma mudança nos papéis desafiará a todos de novas maneiras.
• alterar local ou configuração. Você sempre se encontra na mesma sala? Você sempre se senta no mesmo lugar? Apenas mudar para uma nova sala de conferências ou mudar o assento pode fazer as pessoas se sentirem energizadas recentemente.
• inclua alguém novo. Isso pode ser alguém de outra equipe ou um consultor externo. Uma nova perspectiva sobre um problema pode ser inestimável. E eles podem fazer as perguntas óbvias que aqueles próximos ao tópico não podem ver.
• pausa. Se você se desafiou, usou sua escuta ativa e fez perguntas, tente fazer uma pausa para se deixar absorver uma nova perspectiva. Reserve um tempo para realmente considerar o que você aprendeu antes de entrar no próximo item da agenda.
as reuniões são um fato da vida. Mas reuniões ruins não precisam ser. Pense neles como oportunidades para exercer suas habilidades como comunicador persuasivo. Estabeleça metas claras, respeite seus colegas e adote novas ideias. Você ficará surpreso com o quão poderoso e produtivo reunir pode ser.
