spotkania są wszechobecną częścią nowoczesnego biura we wszystkich branżach. Pomyśl o spotkaniach jako o przepływie krwi w firmie: kiedy są dobrze prowadzone, pomysły i decyzje przepływają przez nie jak tlen w żyłach, ożywając każdy aspekt biznesu, stymulując nowe pomysły i popychając strategię do przodu, czyniąc ją zdrową i silną. Ale słabo prowadzone spotkania ograniczają przepływ krwi. Tworzą blokady, tłumią innowacje i sprawiają, że biznes jest powolny i niezdrowy.
kiedy prowadzę warsztaty z moimi klientami, zawsze zaczynam od pytania: Ile czasu w typowym tygodniu marnujesz na złe spotkania, rozmowy konferencyjne lub źle przekazane wiadomości? Nigdy nie miałem nikogo, kto powiedział mniej niż 20%, a czasami słyszę nawet 80%. Średnio słyszę około 50%. To wielki problem.
co gorsza, złe spotkanie może być drogie. Pomyśl o tym, ile każda osoba w pokoju dostaje za godzinę. Kiedy dodasz to wszystko, rozważ koszt alternatywny tego, co spotkanie zabiera ludziom: sfinalizowanie liczby miesięcy, Sprzedaż produktu Twojej firmy, opracowanie kolejnej wielkiej innowacji. Wszystko się zgadza.
jak więc tworzyć zdrowe, produktywne, angażujące, opłacalne spotkania?
kluczem jest komunikacja-zwięzła, jasna, angażująca komunikacja. Istnieje kilka strategii, które możesz wykorzystać zarówno jako lider spotkań, jak i ich uczestnik.
kiedy przejmujesz kontrolę nad spotkaniem, miej na uwadze te taktyki:
• szanuj czas uczestników. Zacznij na czas, a zakończ na czas … lub nawet kilka minut wcześniej! Zostaw przerwę między końcem spotkania a początkiem kolejnego. W ten sposób ludzie będą mniej skłonni myśleć o swoim następnym spotkaniu w ciągu ostatnich kilku minut i będą mieli jaśniejszą głowę podczas następnego spotkania. Każdy to doceni, a każde spotkanie będzie dla niego lepsze.
* zastanów się, kto musi tam być. Jeśli nie jest to konieczne, aby ktoś był obecny, pozwól mu odejść. Wszyscy mamy zbyt wiele spotkań, aby wziąć udział; weź jedno z czyjejś listy rzeczy do zrobienia.
• zastanów się, co Twoi odbiorcy naprawdę muszą wiedzieć. Dla każdego konkretnego tematu zawsze będą trzy obszary informacji: cała wiedza, którą posiadasz na ten temat, to, co musisz wiedzieć, i to, co publiczność chce wiedzieć. Dowiedz się, co Twoi odbiorcy powinni wiedzieć w ramach Twojej wiadomości. Przewiduj pytania, które Twoi odbiorcy mogą mieć w dążeniu do tego, co chcą wiedzieć. Pomoże to znacznie zwiększyć wydajność spotkania, ponieważ będziesz tracić mniej czasu na zagłębianie się w wiedzę, która nie jest tak naprawdę istotna dla Twoich potrzeb lub ich pragnień.
• Zakończ Wyczyść elementy akcji. Co należy zrobić, kto i kiedy trzeba to zrobić? Może to być najważniejszy krok do tego, aby spotkanie się opłaciło.
a co z Twoją rolą jako uczestnika, a nie lidera? Uczestnicy mogą również pomóc w zwiększeniu produktywności spotkań.
• Wyłącz telefon komórkowy lub inne urządzenia. Tak jak chcesz, aby mówca szanował twój czas, rozpoczynając i kończąc na czas i przechodząc do rzeczy, ty jako słuchacz powinieneś wyeliminować wszelkie potencjalne zakłócenia. W końcu jednym z największych powodów, dla których spotkania są stratą czasu, jest to, że wszyscy jesteśmy zbyt zajęci wielozadaniowością, aby zwracać uwagę.
* Zadawaj pytania. Pamiętaj, że trzeci obszar informacji, co publiczność chce wiedzieć? Upewnij się, że dostajesz to, czego chcesz od spotkania, zadając pytania. Jeśli czegoś nie rozumiesz, są szanse, że inni też byli zdezorientowani. Po prostu upewnij się, że zadajesz sensowne pytanie, a nie tylko wypełniasz przestrzeń.
jeśli spotkania Twojej organizacji są stagnacyjne, nieefektywne i marnują czas WSZYSTKICH, może warto zmienić rzeczy na inne sposoby. Rozważ te opcje:
• Zmień miejsce lub konfigurację. Zawsze spotykacie się w tym samym pokoju? Zawsze siedzisz w tym samym miejscu? Po prostu przeniesienie się do nowej sali konferencyjnej lub zmiana miejsca siedzącego może sprawić, że ludzie poczują się świeżo pobudzeni.
spotkania są faktem. Ale złe spotkania nie muszą być. Pomyśl o nich jako o okazjach do wykorzystania swoich umiejętności jako perswazyjnego komunikatora. Wyznacz jasno określone cele, szanuj swoich kolegów i przyjmuj nowe pomysły. Będziesz zaskoczony, jak potężne i produktywne może być wspólne spotkanie.
