Jak zdefiniować role i obowiązki, aby zwiększyć odpowiedzialność

Definiowanie jasnych ról i obowiązków jest powszechnym rozwiązaniem dla liderów zespołów, gdy coś się psuje w zespole. Ale co, jeśli można zdefiniować role i obowiązki w sposób, który również poprawia odpowiedzialność?

typowe awarie w zespole obejmują spóźnione terminy lub osoby, które nie dotrzymują swoich zobowiązań względem siebie. Może również zawierać ważne rzeczy, które przechodzą przez szczeliny, a nikt nie przejmuje na siebie odpowiedzialności. Objawy tych podziałów są często kombinacją palca wskazującego na ” nich „i uzasadniającego, że”zrobiłem swoją część”.

Definiowanie jasnych ról i obowiązków jest najlepszą praktyką tworzenia udanego zespołu. Jednakże, chociaż praktyka ta może tymczasowo rozwiązać awarie, podstawowe problemy spowodowane brakiem jasności często pojawiają się ponownie. Dlatego zalecam pójście o krok dalej, wdrażając również Fundację na rzecz zwiększenia odpowiedzialności. Połączenie zarówno uściślenia ról i obowiązków, jak i praktyk wykonawczych w zakresie odpowiedzialności ułatwi trwałe osiągnięcie wysokich wyników.

dwa kroki do poprawy wydajności zespołu

po pierwsze, poświęć czas na jasne zdefiniowanie (lub ponowne zdefiniowanie) roli każdego członka zespołu. Obejmuje to konkretne obowiązki dla każdej roli, co zapewnia, że masz odpowiednich ludzi i odpowiednie umiejętności w zespole do realizacji misji zespołu. W ten sposób wyjaśniasz rodzaje wkładu, jaki może wnieść każdy członek zespołu. Ta przejrzystość daje każdemu w zespole zrozumienie tego, do czego można zwrócić się do konkretnych osób.

drugi krok polega na tym, aby członkowie zespołu wiedzieli, czego potrzebują od siebie nawzajem, aby odnieść sukces. Jest to drugi krok, który jest rzadko uczęszczany. Jednak ten krok jest kluczem do stworzenia poziomu odpowiedzialności niezbędnego do wysokiej wydajności.

poniżej znajduje się dalsze wyjaśnienie każdego kroku, dlaczego mają znaczenie i jak współpracują, aby zapewnić wysoką wydajność.

Krok 1: Jak zdefiniować role i obowiązki?

indywidualna rola w zespole to nie to samo, co opis stanowiska. Role poszczególnych członków zespołu są napędzane przez misję zespołu i umiejętności, doświadczenie, wiedzę itp. które są niezbędne do osiągnięcia celów zespołu. Role i obowiązki lidera zespołu (lub kierowników projektów) są prawdopodobnie najłatwiejsze do zdefiniowania. Są oni odpowiedzialni za sukces zespołu, który często zaczyna się od zdefiniowania sukcesu. Ich rolą jest budowanie zespołu i kierowanie strategią, planowaniem i realizacją. Oczywiście główną rolą lidera zespołu jest kierowanie zespołem i kierowanie nim do sukcesu.

role zespołu są definiowane na podstawie wkładu wymaganego od każdego członka zespołu do wykonania misji.

weź pod uwagę te dziedziny wkładu przy definiowaniu każdej roli członków zespołu:

1. wiedza i/lub wiedza (tj. co wiedzą?)
2. doświadczenie (czyli co zrobili?)
3. możliwości (czyli co są w stanie zrobić dla zespołu?)

obowiązki są określone przez rodzaj zaangażowania, którego zespół wymaga od jednostki w swojej roli.

co konkretnie liczysz na to, że zrobią dla zespołu?

na przykład:

1. oferuj wskazówki i porady.
2. przyczyń się do strategicznego myślenia.
3. Generuj innowacyjne pomysły.
4. wykonaj określone zadanie lub rodzaj zadania.

nie ma wątpliwości, że jasne określenie ról i obowiązków może pomóc w zwiększeniu efektywności zespołu. Ale to nie wystarczy, jeśli chcesz stworzyć warunki do wysokiej wydajności.

dlaczego samo zdefiniowanie ról i Obowiązków nie wystarczy

, aby zapewnić trwałą wysoką wydajność, istnieje domniemane przekonanie, że jeśli role i obowiązki są jasne (tj. każdy wie, co powinien zrobić), to wszystko zostanie zrobione i będzie działać płynnie. Sugeruję, że wiara jest mitem i oto dlaczego.

role i obowiązki są rodzajem granicy oddzielającej jedną rolę od drugiej osoby. Są przydatne, jeśli chodzi o delegowanie zadań i zarządzanie pracą. Jednak jasno określone role i obowiązki same w sobie są niewystarczające, aby wspierać i zachęcać do pracy zespołowej.

to dlatego, że granice są tym, co oddzielają ludzi, a nie łączą ich razem. Kiedy tylko zdefiniujesz granice, nieuchronnie odkryjesz coś, czego nie zdefiniowałeś jasno. I to tylko kwestia czasu, zanim coś innego przejdzie przez szczeliny. Kiedy tak się stanie, będziesz próbował ponownie zdefiniować role i obowiązki.

poza tym czy poniższy diagram naprawdę wygląda dla Ciebie jak zespół?

jednak tradycyjny schemat organizacyjny jest dokładnie tym kontekstem, który wzmacniasz, gdy skupiasz się wyłącznie na definiowaniu ról i obowiązków. Co prowadzi do istotnego drugiego kroku, który polega na określeniu, w jaki sposób” pudełka ” się łączą. Innymi słowy, musisz również określić, w jaki sposób osoby, które zasiadają w pudełku dla każdej roli, będą rzeczywiście współpracować, aby zoptymalizować pozytywny wpływ.

Krok 2: Definiowanie tego, na co można liczyć od siebie

w tradycyjnej definicji ról i obowiązków brakuje czegoś prostego, ale niezwykle ważnego. Brakuje jasności co do tego, na co członkowie zespołu mogą liczyć od siebie nawzajem. Jest to krok, który pozwala zwiększyć odpowiedzialność w zespole.

wyjaśniając, w jaki sposób ludzie mogą i muszą wspierać się nawzajem, zapewniasz, że praca zostanie wykonana i że relacje działają. Jest to bardzo skuteczne podejście do poprawy pracy zespołowej i wyników.

definiując role i obowiązki, wyjaśniasz, co każdy członek zespołu może zrobić i czego oczekuje. Ale tylko wtedy, gdy członkowie zespołu lepiej zrozumieją, na co mogą liczyć od siebie nawzajem, stworzysz warunki do trwałego sukcesu. Jasność i zaufanie do tego, na co można liczyć od siebie nawzajem zastępuje również zjawisko „zrobiłem swoją część”, ale „oni nie zrobili swojej” z postawą „co musimy zrobić, aby odnieść sukces”.

mówiąc po prostu, wydajność zespołu jest bezpośrednim odzwierciedleniem zdolności członków zespołu do polegania na sobie nawzajem.

jak zrobić przejście od robienia mojej Części do robienia tego, czego potrzeba, aby odnieść sukces razem

czy chcesz zatrzymać rzeczy przed upadkiem przez szczeliny? Czy interesuje Cię umożliwienie ludziom brania osobistej odpowiedzialności za to, co należy zrobić? Czy wolałbyś, aby ludzie skupili się na osiąganiu wyników, zamiast martwić się, czyja praca to robić co?

następnie wyjaśnij powiązania między członkami zespołu, zmuszając ich do aktywnego negocjowania umów ze sobą w celu zapewnienia wzajemnego sukcesu. W ten sposób zaczynasz budować pomost między hierarchicznym modelem, który odziedziczyliśmy, a praktykami niezbędnymi do bycia skutecznym w dynamicznym środowisku pracy.

zastosowanie tego podejścia powoduje przejście od myślenia Moja praca vs.Twoja praca do myślenia o tym, co każdy z nas musi zrobić, aby zapewnić nasz wspólny sukces.

kiedy członkowie zespołu składają sobie obietnice i szanują je, wzmacniają zarówno relacje robocze, jak i sukces zespołu. Kiedy ludzie pytają o to, czego potrzebują, mając pewność, że ich koledzy z drużyny to zrobią, wszyscy wygrywają. Tak wygląda odpowiedzialność w działaniu.

jak definiowanie ról, obowiązków i odpowiedzialności razem

kiedy oboje zajmujecie się wyjaśnieniem ról i obowiązków oraz rozwijacie odpowiedzialne relacje, Wasz zespół jest przygotowany do Wspólnej Nauki i adaptacji, aby poradzić sobie z tym, co będzie dalej.

role i obowiązki nigdy nie będą idealnie zdefiniowane, ponieważ rzadko będziesz w stanie myśleć o wszystkim, co ktoś będzie musiał zrobić z wyprzedzeniem. Ponadto nieuchronnie powstaną nieprzewidziane okoliczności. Ale kiedy rozwinie się dyscyplinę wyjaśniania umów między ludźmi ze względu na ich role, praca zespołowa rozkwita.

skupiając się nie tylko na tym, co każdy członek zespołu musi zrobić jako jednostka, ale także na tym, na co członkowie zespołu mogą liczyć od siebie nawzajem, budujesz zaufanie i rozwijasz kulturę odpowiedzialności.

kiedy jasno definiujesz role i obowiązki, a także definiujesz, na co członkowie zespołu mogą liczyć, budujesz praktykę odpowiedzialności w strukturze relacji zespołu. Jest to zwycięska kombinacja, nie tylko dla lepszych wyników, ale także dla budowania trwałych podstaw dla wysokiej wydajności.