wybór następnego systemu ERP może stać się złożoną decyzją. Przyjęcie podejścia ad hoc w procesie wyboru systemu ERP może spowodować znaczne niepotrzebne koszty i przerwy w wydajności biznesowej. W wielu przypadkach firmy oceniają systemy ERP na podstawie reputacji rynkowej, polecenia znajomego lub wcześniejszych doświadczeń kolegów z systemów ERP.; niekompletne zbieranie wymagań, ogólne dema dostawców, nadmierny nacisk na całkowite koszty, stronniczość pracowników, próba samodzielnej implementacji i niezrozumienie wymagań przez dostawcę ERP.
wszyscy doświadczyliśmy co najmniej jednego lub więcej z tych zdarzeń, a wpływ finansowy może być znaczący, dlatego prawdopodobieństwo pomyślnego wyboru oprogramowania ERP może znacznie się zmniejszyć. Znaczenie przyjęcia ustrukturyzowanego podejścia zwiększy prawdopodobieństwo sukcesu – oto kilka punktów do rozważenia:
1. Przeprowadzenie przeglądu i analizy procesów biznesowych
, aby uniknąć głównych pułapek w wyborze oprogramowania ERP, wymaga zorganizowanego podejścia. Pierwszym i najważniejszym zadaniem, jakie musi wykonać firma, jest przegląd procesów biznesowych (Bpr) oraz ocena/analiza potrzeb (Naa). Wykonując przez BPR i NAA, wewnętrznie lub angażując profesjonalną firmę usługową, będziesz w stanie zdefiniować konkretne wymagania biznesowe i użytkownika końcowego oraz określić wpływ procesu biznesowego. Znajdziesz tu możliwości zwiększenia wydajności, zmniejszenia kosztów ogólnych oraz gromadzenia alertów i wymagań dotyczących raportowania na kluczowych etapach przepływu pracy firmy. Dzięki jasnemu zdefiniowaniu procesu biznesowego i wymagań systemowych będziesz mógł udostępnić swoje znaleziska dostawcy, aby przeprowadzić prezentację rozwiązania odpowiednią dla Twojej firmy, a nie ogólną wersję demonstracyjną oprogramowania.
wykonując pełną ocenę/analizę potrzeb, będziesz w stanie obliczyć finansowy wpływ każdego procesu biznesowego w celu określenia twardych i miękkich kosztów dla Twojej firmy. Przy wyborze nowego oprogramowania ERP znacznie łatwiej będzie określić zwrot z inwestycji (ROI) na podstawie nakładu pracy niezbędnego do usunięcia nieefektywności i luk w obecnym systemie.
2. Ocena obsługiwanych platform technologicznych ERP
ponieważ oferta platform technologicznych różni się od oferty usług lokalnych, chmurowych i zarządzanych-wybór odpowiedniego rozwiązania ERP dla Twojej firmy powinien być przede wszystkim elementem procesu decyzyjnego. Platformy technologiczne są ważną częścią oprogramowania ERP, ale każda oferta ma swoje plusy i minusy. Wdrożenie systemów ERP opartych na chmurze stało się obecnie bardziej akceptowalne w naszych kulturach biznesowych, ale rozwiązania chmurowe nadal stanowią bardzo mały odsetek wszystkich systemów ERP sprzedawanych w Ameryce Północnej. Managed Services świadczy usługi Outsourcingu serwerów i kopii zapasowych i są wykorzystywane przez większe firmy do kontroli kosztów kapitałowych i opierają się na modelu wynajmu. On-premise to tradycyjna metoda zakupu systemu ERP do zainstalowania na firmowych serwerach. Będziesz musiał ocenić system ERP, który najlepiej pasuje do Twojej firmy i przyjąć platformę technologiczną obsługiwaną przez system ERP.
3. Zrozumienie TCO
podobnie jak wszyscy właściciele firm, nadmiernie kładziemy nacisk na koszt nowego systemu ERP i powiązanych platform technologicznych. Wiele firm ponownie ocenia swoje wymagania ERP od pięciu do siedmiu lat w zależności od zmian w otoczeniu biznesowym. Jednak wiele firm utrzymuje ten sam system ERP od ponad 10 lat, dlatego zrozumienie całkowitego kosztu posiadania (TCO) jest ważnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji. Mamy tendencję do patrzenia na pierwszy rok inwestycji jako wpływ na firmę, ale patrząc na początkową inwestycję plus dodatkowe koszty wsparcia w okresie 5, 7 i 10 lat daje lepsze poczucie całkowitego kosztu nowego oprogramowania ERP. Obecnie istnieje kilku wydawców oprogramowania ERP oferujących model cenowy oparty na subskrypcji. Całkowita początkowa inwestycja jest znacznie niższa, ale całkowite przyszłe koszty mogą stać się wystarczająco wyższe. W modelu cen subskrypcyjnych należy określić całkowity koszt posiadania przez 5, 7 i 10 lat w porównaniu z innymi modelami cenowymi, w tym opcjami leasingu.
4. Określ potencjalne korzyści biznesowe nowego systemu
zrozumienie potencjalnych korzyści biznesowych nowego systemu ERP dla Twojej firmy powinno być mierzone w sposób ilościowy, jakościowy i finansowy. Korzyści można łatwo określić, oceniając kluczowe obszary funkcjonalne firmy w celu określenia wpływu, jaki będzie ona miała na wszystkich interesariuszy, w tym klientów, dostawców i pracowników. Wielu właścicieli firm uważa, że mają intuicyjne odczucie wpływu na wszystkich interesariuszy, ale aby naprawdę zrozumieć wymierne korzyści, należy przeprowadzić analizę potrzeb w celu potwierdzenia i potwierdzenia inwestycji niezbędnych do maksymalizacji zwrotu.
5. Określ wpływ na personel
nie lekceważmy wpływu nowego systemu ERP na twój personel, zwłaszcza jeśli nie jest on zaangażowany w proces podejmowania decyzji. Twoi pracownicy mają szczegółowe zrozumienie wymagań potrzebnych do pomocy im w wykonywaniu codziennych obowiązków zawodowych, a wzmocnienie pozycji osób biorących udział w procesie selekcji z pewnością pomoże osiągnąć zaangażowanie potrzebne podczas procesu wdrażania, aby osiągnąć sukces.
6. Wybór odpowiedniego partnera biznesowego
zaangażowanie profesjonalnej firmy serwisowej, która specjalizuje się w systemie ERP, który najlepiej pasuje do Twojej firmy, pomoże przyspieszyć wdrożenie rozwiązania. Konieczne będzie określenie usług i wiedzy oferowanej przez partnera biznesowego poza systemem ERP, ponieważ wiele technologii ma wpływ na całą infrastrukturę IT. Powinieneś współpracować z profesjonalnymi firmami usługowymi, które oferują podejście one stop shop, które obejmuje rozwiązania CRM, zarządzanie treścią przedsiębiorstwa, rozwiązania infrastrukturalne i rozwiązania internetowe, aby wymienić tylko kilka. Profesjonalna firma serwisowa może pomóc w określeniu najlepszych platform w wielu ofertach, które najlepiej obsługują wybrany system ERP i w razie potrzeby mogą współpracować bezpośrednio z dostawcami i wydawcami w Twoim imieniu.
wybór nowego oprogramowania ERP dla Twojej firmy może być trudnym i czasochłonnym zadaniem. Współpracując z profesjonalną firmą usługową, która ma doświadczenie branżowe i wiedzę w zakresie doboru systemów ERP, zminimalizujesz wpływ swojej firmy i pracowników, maksymalizując przy tym wzrost wydajności i zwrot z inwestycji.
