att välja ditt nästa ERP-programvarusystem kan bli ett komplext beslut. Att ta en ad hoc-strategi i ERP-urvalsprocessen kan leda till betydande onödiga kostnader och avbrott i företagets produktivitet. I många fall befinner sig företag att bedöma ERP-system baserat på marknadsanseende, remiss från en vän eller kollegors tidigare erfarenheter av ett ERP-system men det som tenderar att inträffa är; ofullständiga krav insamling, generiska leverantör demos, över betoning på de totala kostnaderna, anställd partiskhet, försökte själv genomförande, och missförstånd av krav från ERP leverantören.
vi har alla upplevt minst en eller flera av dessa händelser och de ekonomiska konsekvenserna kan vara betydande, så sannolikheten för ett framgångsrikt ERP-programval kan minska avsevärt. Vikten av att ta ett strukturerat tillvägagångssätt ökar sannolikheten för framgång – här är några punkter att tänka på:
1. Utför en affärsprocessgranskning och analys
för att undvika de stora fallgroparna i ett ERP-programval kräver ett strukturerat tillvägagångssätt. Den första och viktigaste uppgiften ett företag måste utföra är en Business Process Review (BPR) och behovsbedömning/analys (NAA). Genom att utföra av BPR och NAA, antingen internt eller genom att engagera ett professionellt tjänsteföretag, kommer du att kunna definiera det specifika affärs-och slutanvändarkravet och bestämma effekterna av affärsprocessen. Du hittar möjligheter att öka effektiviteten, minska overheadkostnader och samla varningar och rapporteringskrav i viktiga steg i affärsflödet. Genom att tydligt definiera din affärsprocess och systemkrav kommer du att kunna dela ditt resultat med leverantören för att utföra en lösningspresentation som är relevant för ditt företag snarare än en generisk demo av deras programvara.
genom att utföra en fullständig behovsbedömning / analys kommer du att kunna beräkna den ekonomiska effekten av varje affärsprocess för att bestämma hårda och mjuka kostnader för ditt företag. När du väljer en ny ERP-programvara blir det mycket lättare att bestämma en avkastning på investeringen (ROI) med den ansträngning som krävs för att ta itu med ineffektiviteten och luckorna i ditt nuvarande system.
2. Utvärdera ERP – teknikplattformar som stöds
eftersom teknikplattformserbjudanden varierar, till exempel på plats, moln och hanterade tjänster – att välja rätt ERP-lösning för ditt företag bör först och främst vara i din beslutsprocess. Teknikplattformar är en viktig del av din ERP-programvara men varje erbjudande har sina fördelar och nackdelar. Antagandet av molnbaserade ERP-system har blivit mer acceptabelt i våra affärskulturer idag men molnlösningar har fortfarande en mycket liten andel av de totala ERP-system som säljs i Nordamerika. Managed Services tillhandahåller outsourcing av servrar och säkerhetskopior och tenderar att användas av större företag för att kontrollera kapitalkostnader och baseras på en hyresmodell. På plats är den traditionella metoden där du köper ERP-systemet som ska installeras på företagsägda servrar. Du måste utvärdera det ERP-system som bäst passar ditt företag och anta den teknikplattform som stöds av ERP-systemet.
3. Förstå TCO
som alla företagare gör, vi över betoning kostnaden för ett nytt ERP-system och tillhörande teknikplattformar. Många företag omprövar sina ERP-krav mellan fem och sju år beroende på förändringar i affärsmiljön. Men många företag har behållit samma ERP-system i över 10 år, därför är förståelse för den totala ägandekostnaden (TCO) en viktig faktor i ditt beslut. Vi tenderar att titta på det första året investeringen som Inverkan på verksamheten, men tittar på den initiala investeringen plus ytterligare stödkostnader under en 5, 7, och 10 år kommer att ge dig en bättre känsla av den totala kostnaden för en ny ERP-programvara. Idag finns det flera ERP-programvaruförlag som erbjuder en prenumerationsbaserad prissättningsmodell. Den totala initiala investeringen är mycket lägre men de totala framtida kostnaderna kan bli tillräckligt högre. Under en prenumerationsprismodell måste du bestämma den totala ägandekostnaden över 5, 7 och 10 år jämfört med andra prissättningsmodeller, inklusive leasingalternativ.
4. Bestäm potentiella affärsfördelar med det nya systemet
förstå de potentiella affärsfördelarna med ett nytt ERP-system för ditt företag bör mätas på ett kvantitativt, kvalitativt och ekonomiskt sätt. Fördelen kan enkelt definieras genom att bedöma de viktigaste funktionella områdena i ditt företag för att bestämma vilken inverkan det kommer att ha på alla intressenter, inklusive kunder, leverantörer och anställda. Många företagare tror att de har en intuitiv känsla av påverkan för alla intressenter, men för att verkligen förstå de mätbara fördelarna bör en behovsanalys utföras för att validera och bekräfta den investering som behövs för att maximera avkastningen.
5. Bestäm påverkan på personal
låt oss inte underskatta den inverkan ett nytt ERP-system kommer att ha på din personal, särskilt om de inte är involverade i beslutsprocessen. Dina anställda har en detaljerad förståelse för de krav som behövs för att hjälpa dem att utföra sina dagliga arbetsuppgifter och att ge dem i urvalsprocessen kommer definitivt att hjälpa till att uppnå det engagemang som behövs under implementeringsprocessen för att uppnå framgång.
6. Att välja rätt affärspartner
anlita en professionell servicefirma som specialiserat sig på ERP-system som bäst passar ditt företag kommer att bidra till att påskynda genomförandet av lösningen. Du måste bestämma de tjänster och expertis som erbjuds av affärspartnern utöver ERP-systemet eftersom många tekniker påverkar hela din IT-infrastruktur. Du bör samarbeta med en professionell service företag som erbjuder en one stop shop strategi som omfattar CRM-lösningar, Enterprise Content Management, infrastrukturlösningar och webblösningar för att nämna några. Det professionella serviceföretaget kan hjälpa dig att bestämma de bästa plattformarna över flera erbjudanden som bäst stöder det ERP-system du valt och kan arbeta direkt med leverantörer och utgivare för dina räkning när det behövs.
att välja en ny ERP-programvara för ditt företag kan vara en skrämmande och tidskrävande uppgift. Genom att samarbeta med ett professionellt serviceföretag som har branscherfarenhet och kunskap inom ERP-systemval, minimerar du ditt företags och anställdas inverkan samtidigt som du maximerar effektivitetsvinster och avkastning på investeringen.
