efektywne śledzenie zamówień poprzez automatyzację przepływu pracy

zamówienia zakupu odgrywają ważną rolę w procesie zaopatrzenia. Kupujący generuje zamówienie zakupu (PO) zawierające szczegóły wymaganych towarów lub usług oraz warunki zakupu. Po zaakceptowaniu zamówienia przez Sprzedawcę staje się ono prawnie wiążącym dokumentem, który służy jako odniesienie w przypadku jakichkolwiek problemów, które mogą pojawić się podczas realizacji zamówienia. Śledzenie zamówienia zakupu jest niezbędne do zapewnienia terminowej dostawy towarów. Śledzenie zakupów jest ważną częścią systemu zarządzania zamówieniami zakupu.

co to jest śledzenie zamówień?

śledzenie zamówień jest niezbędne dla efektywnego procesu zamówień. Jak wspomniano powyżej, zamówienie zakupu jest ważnym dokumentem w procesie zamówień. Kupujący i Sprzedający uważają op za prawnie wiążący dokument, który prowadzi ich przez cały proces zamówienia. Zamówienie zakupu chroni kupującego i sprzedającego i zapewnia krytyczne dane wejściowe dla oprogramowania do śledzenia zapasów. Prowadzenie dziennika zamówień umożliwia zespołowi zaopatrzenia sprawne śledzenie zamówień zakupu.

śledzenie zamówienia zakupu oznacza po prostu śledzenie cyklu życia zamówienia zakupu.
wydane: jest to pierwszy krok w cyklu życia, w którym zatwierdzone zamówienie zakupu jest wysyłane do sprzedawcy z unikalnym numerem zamówienia.

zlecenie zakupu można utworzyć w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub za pomocą cyfrowego systemu zamówień zakupu.

Acknowledged: po wystawieniu zamówienia sprzedającemu potwierdzenie od sprzedawcy oznacza, że może on spełnić wymagania zamówienia zakupu. Po przyjęciu PO staje się prawnie wiążącym dokumentem. Potwierdzenie od sprzedawcy oznacza przestrzeganie terminów dostaw i jakości dostarczanych produktów.

dostarczone: gdy sprzedawca zrealizuje zamówienie i dostarczy je, status zamówienia zmienia się na dostarczony. Kupujący tworzy kartę odbioru towaru (GRN) w celu odnotowania dostawy zamówienia i przechwycenia danych.

zamknięte: PO w stanie zamkniętym oznacza, że PO nie wymaga już żadnych działań. Status zamknięty jest przyznawany w momencie dostarczenia zamówienia lub w momencie dostarczenia zamówienia i zapłaty powiązanych faktur.

śledzenie zamówień odbywa się w arkuszu kalkulacyjnym excel lub na szablonie śledzenia zamówień dostarczonym w elektronicznym systemie zarządzania zamówieniami.

śledzenie zamówień zakupu pomaga firmom zarządzać całym cyklem życia zamówień, od utworzenia do zatwierdzenia. Małe firmy lub start-upy mogą nie wymagać systemu śledzenia zamówień zakupu, ale wraz z rozwojem firmy i wzrostem zakresu operacji, oprogramowanie do zarządzania zamówieniami zakupu jest koniecznością dla sprawnego funkcjonowania firm. System zamówień zakupu pomaga wyeliminować błędy danych i duplikaty w zamówieniach zakupu.

redundancje i nieefektywności w obiegu zamówień zakupu można wyeliminować za pomocą systemu śledzenia zamówień zakupu.

oto 5 sposobów śledzenia zamówień zakupu pomaga firmom:

• oszczędza czas i wysiłek zespołu zakupowego, automatyzując tworzenie, wyznaczanie trasy i zatwierdzanie zamówienia zakupu
• oferuje skuteczny sposób przechowywania i dostępu do zamówień zakupu
• pomaga zoptymalizować wydatki organizacyjne, poprawiając dokładność i spójność przetwarzania zamówień zakupu
• standaryzuje przetwarzanie zamówień zakupu
• poprawia zgodność z przepisami i kontrolę przetwarzania zamówień zakupu

potrzeba śledzenia zamówień zakupu

zamówienie zakupu jest ważną częścią procesu zamówień. Zawiera on pełne szczegóły zamówienia, datę i godzinę dostawy oraz Warunki, których należy przestrzegać podczas realizacji zamówienia. Równie ważne jest śledzenie statusu zamówień zakupu.

oto dlaczego firmy muszą śledzić zamówienia zakupu:

1) aby upewnić się, że zamówienie jest kierowane do właściwej osoby i zatwierdzenie odbywa się w terminie. Śledzenie stanu PO w całym cyklu życia eliminuje opóźnienia i wąskie gardła w procesie zatwierdzania PO.

2) w celu poprawy przejrzystości i widoczności wydatków organizacyjnych. Zespół ds. zaopatrzenia może przez cały czas utrzymywać zakładkę wydatków organizacyjnych, śledząc zamówienie zakupu.

3) w celu zapewnienia scentralizowanego dostępu do POs. System śledzenia zamówień zakupu zapewnia scentralizowany dostęp do POs i powiązanych danych.

4) aby śledzić zmiany w danych PO. Informacje na temat zamówienia często zmieniają się podczas jego przetwarzania. Powody zmiany danych mogą się różnić od zmiany zakupionych przedmiotów ze względu na zmianę wymagań do zmiany wymaganej ilości. Śledzenie zamówień zakupu zapewnia, że zespół zaopatrzeniowy jest na bieżąco z tymi zmianami.

5) w celu poprawy zgodności i kontroli przetwarzania zamówień zakupu. Scentralizowany dostęp do danych PO i śledzenie w czasie rzeczywistym zmian w danych PO poprawia zgodność i możliwość kontroli procesu.

6) aby zaoszczędzić czas i wysiłek dla zespołu zamówień. Automatyzacja tworzenia, wyznaczania trasy i zatwierdzania zamówienia zakupu eliminuje opóźnienia i oszczędza czas dla zespołu zakupowego.

jak śledzić zamówienia zakupu i śledzić zakupy klientów? Śledzenie zamówień za pomocą szablonu arkusza kalkulacyjnego jest jedną z najpopularniejszych metod śledzenia zamówień. Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel jako śledzenia zamówień zakupu to ręcznie zarządzany proces, w którym członek zespołu ds. zaopatrzenia wprowadza i weryfikuje dane. Śledzenie zakupów za pomocą arkuszy kalkulacyjnych jest idealne dla firm zarządzających małymi wolumenami zamówień, ograniczonymi zmianami w POs i ograniczonymi osobami zarządzającymi zamówieniami zakupu.

drugą opcją śledzenia zamówień zakupu jest aplikacja zamówień zakupu. Zautomatyzowany system zarządzania zamówieniami zakupu zapewnia wydajne przetwarzanie i lepszą zgodność. Jest to szczególnie przydatne dla firm z dużymi wolumenami zamówień, częstymi i wielokrotnymi zmianami danych zamówień, wieloma punktami styku w zarządzaniu POs i dużą bazą danych dostawców.

trzecią opcją śledzenia zamówień zakupu jest wykorzystanie systemów księgowych, takich jak ERP i szybkie księgi. Chociaż jest to przydatny i skuteczny sposób śledzenia POs, ta opcja jest odpowiednia dla wolumenów zamówień 10-20 miesięcznie oraz przewidywalnego i prostego systemu zarządzania zapasami.

tradycyjne śledzenie zamówień zakupu

ręczne śledzenie zamówień jest zarządzane przez zespół zamówień. Od utworzenia do zatwierdzenia PO, wszystko odbywa się ręcznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel do rejestrowania danych. Szczegóły w formularzu śledzenia zamówienia są wypełniane ręcznie przez pracowników. Program Excel do śledzenia zakupów jest tworzony w celu śledzenia każdego zamówienia zakupu i jego statusu. Pracownicy zespołu zakupowego rejestrują status każdego zamówienia w określonym formacie. Dane dotyczące zamówienia są przetwarzane przez pracowników.

tradycyjne śledzenie zamówień było całkowicie oparte na papierze. Tworzone są dwie kopie zamówienia zakupu, jedna jest wysyłana do dostawcy, a druga jest przechowywana w celach wewnętrznych. W przypadkach, w których było wiele kopii PO, każda kopia była kolorowana inaczej, aby dokumenty mogły być prawidłowo dołączone i złożone.

zalety konwencjonalnych metod śledzenia zakupów:

łatwe rozpoczęcie: ręczne metody śledzenia zamówień zakupu, takie jak arkusze kalkulacyjne Excel, są niezwykle łatwe w użyciu i zrozumieniu. Wprowadzanie danych i Walidacja są łatwe do wykonania dla firm zajmujących się małą ilością POs.

niewiele lub nie wymaga szkolenia: praca na arkuszach kalkulacyjnych Excel wymaga bardzo niewiele lub nie wymaga szkolenia dla pracowników. Dostęp do danych w programie excel jest szybki i łatwy w systemie śledzenia zamówień excel.

wady konwencjonalnych metod śledzenia zakupów:

przypadki nieprawidłowego rozmieszczania i uszkodzenia:

do ręcznego przetwarzania wymagane jest kilka kopii zamówienia zakupu. Kopie te mogą być łatwo przemieszczane lub uszkodzone podczas obsługi przez pracowników. Śledzenie wielu kopii, dołączanie ich do odpowiedniego zestawu dokumentów i ich składanie to uciążliwy proces, który jest podatny na niewłaściwe obchodzenie się.

brak dokładności i spójności:

tradycyjne śledzenie zamówień jest obsługiwane przez ludzi, od wprowadzania danych do walidacji po zatwierdzenie PO wszystkie procesy są wykonywane przez pracowników. Każda osoba ma swoją własną metodologię pracy. W rezultacie brakuje spójności i dokładności danych PO.

zgodność i kontrola:

tradycyjne śledzenie zamówień zakupu nie jest ustandaryzowane. W ręcznie zarządzanym procesie dominują uprzedzenia i błędy ludzkie. W rezultacie ręczne przepływy pracy śledzenia zakupów wykazują słabą zgodność i łatwość kontroli.

brak widoczności:

ręczne procesy śledzenia zakupów nie zapewniają wglądu w status zamówienia zakupu. Ze względu na brak widoczności zamówienia nie mają pojęcia o przyczynach opóźnień i wąskich gardeł w procesie.

opierając się na powyższej dyskusji, wady ręcznego systemu śledzenia zakupów przeważają nad zaletami. Rozwijające się firmy muszą stosować bardziej wydajne metody śledzenia zakupów, które mogą obsługiwać większe ilości zamówień.

efektywne śledzenie zamówień

elektroniczne systemy zarządzania zamówieniami mogą generować zamówienia zakupu i skutecznie je śledzić oraz integrować je z innym oprogramowaniem do zarządzania zamówieniami dostawców. Oparte na chmurze systemy śledzenia zakupów umożliwiają tworzenie i śledzenie punktów sprzedaży w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca i urządzenia. Cyfrowe systemy zamówień zapewniają wysoki poziom dokładności danych i eliminują ryzyko pomyłek płatniczych poprzez powiązanie punktów sprzedaży z odpowiednimi fakturami.

przyjęcie elektronicznych metod śledzenia zamówień poprawia wydajność i produktywność procesu. Systemy te ograniczają ludzki wysiłek i formalności związane z tradycyjnymi przepływami pracy PO. Oprogramowanie do śledzenia zamówień zakupu zapewnia ustandaryzowany szablon, za pomocą którego zespół może utworzyć zamówienie zakupu. Baza danych śledzenia zamówień utrzymuje dokładny i zaktualizowany dziennik zamówień, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

system śledzenia zamówień zakupu automatycznie generuje POs i powiadamia osobę zatwierdzającą, gdy PO jest zalogowana w systemie. Posiadanie szablonu śledzenia zamówień klienta standaryzuje proces tworzenia zamówień oraz poprawia zgodność i możliwość kontroli. Zespół ds. zamówień jest zwolniony z zadania przesiewania setek wiadomości e-mail i arkuszy kalkulacyjnych w celu śledzenia zamówienia zakupu. Wszystkie istotne szczegóły, takie jak numer zamówienia, data zamówienia i informacje o dostawcy, są łatwo dostępne w bazie danych. Zautomatyzowany system śledzenia zamówień może sprawnie obsługiwać duże ilości zamówień. Margines błędu w automatycznym śledzeniu zamówień zakupu jest prawie znikomy. System śledzenia zamówień zakupu obsługuje również wiele edycji z wielu lokalizacji przez wiele osób. Oprogramowanie śledzące konsoliduje wszystkie zmiany i prezentuje zaktualizowaną wersję zamówienia zakupu.

elektroniczny system zamówień poprawia zarządzanie dostawcami. Automatyczne śledzenie i zatwierdzanie zamówień zakupu eliminuje opóźnienia i wąskie gardła w przetwarzaniu zamówień. Po zatwierdzeniu POs są kierowane do dostawcy w celu realizacji zamówienia. Gdy status zamówienia zmieni się na „dostarczone”, odpowiednia faktura jest automatycznie generowana i kierowana do zatwierdzenia. Terminowe zatwierdzanie i wypłacanie faktur sprzedawcy pomaga utrzymać zdrowe i silne relacje z dostawcami.

Cyfrowe systemy śledzenia zamówień zapewniają skonsolidowany widok statusu i danych zamówienia zakupu. Dostęp do danych PO jest łatwiejszy dzięki zautomatyzowanemu systemowi śledzenia. Widoczność i przejrzystość są znacznie ulepszone przez scentralizowane repozytorium dla wszystkich zamówień zakupu. Menedżer zakupów i osoby zatwierdzające otrzymują aktualizacje statusu zamówienia w czasie rzeczywistym, unikając w ten sposób opóźnień lub wąskich gardeł w przepływie pracy procesu. Dzięki integracji systemu śledzenia z innymi aplikacjami finansowymi i zakupowymi można znacznie poprawić ogólną wydajność procesu.

ogólną produktywność zespołu ds. zamówień można poprawić poprzez zastosowanie zautomatyzowanego systemu śledzenia zamówień. Pracownicy mają więcej czasu, aby skupić się na ważnych, strategicznych zadaniach, a nie przyziemnych zadaniach administracyjnych. Poprawia się również zadowolenie pracowników, ponieważ czują się oni ważniejsi w pracy nad strategicznymi inicjatywami.