19 podstawowych umiejętności asystenta wykonawczego dla 2021

odkryłeś naszą listę najlepszych asystentów.

umiejętności asystenta wykonawczego to cechy i umiejętności, które pomagają asystentom wysokiego szczebla rozwijać się na swoich stanowiskach. Przykłady tych kompetencji obejmują zdolność wielozadaniowości, umiejętności podejmowania decyzji i zarządzania czasem. Asystenci wykonawczy są również powszechnie określane jako EA, sekretarze wykonawczy i asystenci personalni.

możesz nauczyć się tych umiejętności z książek asystenta wykonawczego i okazać im wdzięczność w dniu Wirtualnego specjalisty administracyjnego.

ten post zawiera:

• asystent wykonawczy kluczowe atuty
• kompetencje asystenta wykonawczego
• umiejętności techniczne dla sekretarek wykonawczych
• Kwalifikacje sekretarza wykonawczego
• umiejętności osobistego asystenta

oto wszystko, co musisz wiedzieć.

lista umiejętności asystenta wykonawczego

od perswazji do dbałości o szczegóły, oto lista umiejętności, które powinien posiadać każdy asystent wykonawczy.

umiejętności organizacyjne

umiejętności organizacyjne są jedną z najważniejszych mocnych stron executive assistant. Asystenci wysokiego szczebla żonglują wieloma zadaniami i dużą ilością informacji. Bez uporządkowanego systemu asystenci mogą łatwo zostać w tyle, przegapić terminy lub zgubić ważne szczegóły. Zorganizowany asystent może szybko znaleźć odpowiedzi i zapewnia płynne działanie. Osoby te są spokojniejsze, bardziej wydajne i wydają się bardziej kompetentne.

możesz poprawić swoje umiejętności organizacyjne za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami lub czytając książki na temat zarządzania projektami.

Wielozadaniowość

rzadko asystent wykonawczy ma swobodę poruszania się w spokojnym tempie i skupiania się na jednej misji naraz. Wykwalifikowani asystenci muszą być wielozadaniowi, gotowi do obrotu w momencie, gdy pojawi się pilna potrzeba. Następnie muszą wznowić poprzednie zadanie po zakończeniu kryzysu. Często ta zmiana występuje wiele razy w ciągu dnia. Problemy pojawiają się same, a koledzy mają pytania. Telefony dzwonią, plany się zmieniają. Doświadczeni asystenci wykonawczy muszą przyjmować przerwy w kroku i uczyć się, jak skutecznie ustalać priorytety.

sprawdź tę listę książek fokusowych, aby rozwinąć tę umiejętność.

zarządzanie czasem

zarządzanie czasem to jedna z najważniejszych kompetencji executive assistant. Obowiązki asystentów są zwykle czasochłonne. Koncentracja i terminowe wykonywanie zadań ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zawodowego. Nie wspominając już o tym, że asystenci wykonawczy otrzymują stałe strumienie pracy i mogą łatwo zostać w tyle, jeśli nie będą nadążać za zadaniami.

dobre umiejętności zarządzania czasem sprawiają, że operacje płyną płynnie i zmniejszają poziom stresu. Asystenci potrzebują dobrego poczucia, które zadania mają być priorytetowe i ile czasu poświęcić na każde przedsięwzięcie. Gdy zadanie trwa dłużej niż oczekiwano, dobrzy asystenci wiedzą, kiedy zwrócić się o pomoc lub przekazać zadanie do członka zespołu.

również zdolni asystenci wiedzą, jak wyrzeźbić wydajne przepływy pracy i ustalić granice. Jeśli asystenci wykonawczy nie przechodzą przez obowiązki w ciągu dnia roboczego, mogą pracować do późnych godzin pracy lub przepracować. Aby uniknąć wypalenia, inteligentny asystent pozostaje skupiony w godzinach pracy i odłącza się pod koniec dnia, reagując tylko na sytuacje awaryjne Po godzinach.

oto lista najlepszych książek o zarządzaniu czasem.

możesz zarządzać swoim harmonogramem za pomocą oprogramowania do przechowywania czasu.

umiejętności komunikacyjne

umiejętności komunikacyjne są kluczowe dla asystentów kierowniczych. Po pierwsze, asystenci muszą wiedzieć, jak profesjonalnie mówić i pisać do kadry kierowniczej, partnerów biznesowych i klientów wysokiego szczebla. Gramatyka jest kluczowa, podobnie jak pisanie konwencji. Na przykład asystenci powinni wiedzieć, jak prawidłowo sformatować formalny list biznesowy i powinni trzykrotnie sprawdzić pisownię przed wysłaniem wiadomości e-mail.

ton też jest ważny. Doświadczeni asystenci wiedzą, kiedy uderzyć w bardziej osobisty i przyjazny ton i które sytuacje wymagają ścisłej formalności. Długość i średnia też powinny być odpowiednie. W przypadku mniejszych wiadomości wystarczy wzmianka lub notatka, podczas gdy większe ogłoszenia lub problemy zasługują na szczegółowy e-mail lub oficjalny raport.

asystenci wykonawczy również powinni być w stanie udzielić wskazówek. Najlepsi asystenci często nadzorują innych asystentów administracyjnych i koordynują działy w specjalnych projektach. Obowiązki te wymagają umiejętności udzielania jasnych instrukcji i komunikowania się z pracownikami z szacunkiem.

możesz grać w gry słowne, aby poprawić komunikację.

wprowadzanie danych

wprowadzanie danych jest jedną z najbardziej pożądanych umiejętności technicznych dla sekretarzy wykonawczych. Prowadzenie dokumentacji jest jedną z kluczowych funkcji asystentów. Sekretarze wykonawczy często biorą i edytować Protokoły spotkań, utrzymanie baz danych, i zarządzanie systemami plików. Osoby te muszą być w stanie wprowadzać informacje z dużą szybkością i dokładnością. Muszą również wiedzieć, jak szybko odzyskać dane.

pomocne są również podstawowe umiejętności technologiczne. W idealnym świecie dział IT odbierał wezwanie za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny był zepsuty. W rzeczywistości diagnoza i naprawa problemów często wymaga czasu. Wyjątkowi asystenci są w stanie znaleźć praktyczne rozwiązania w międzyczasie, aby zapewnić dostęp do ważnych danych.

umiejętności ludzi

umiejętności ludzi są absolutnie niezbędne dla asystentów kierowniczych. Każdego dnia asystenci kontaktują się z dziesiątkami osób, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, cyfrowo, przez telefon i osobiście. Aby wyróżnić się w pracy, asystenci wykonawczy musi rozwijać relacje z wieloma z tych ludzi. Asystenci często muszą prosić o przysługi, a posiadanie relacji robi dużą różnicę. Ludzie są bardziej skłonni do pomocy przyjemnym osobom. Dodatkowe punkty, jeśli asystent pomógł potencjalnemu pomocnikowi w przeszłości lub pamięta dane osobowe, takie jak imiona dzieci lub ostatnie wakacje.

co najważniejsze, osobisti asystenci muszą rozwijać pozytywne relacje z kierownictwem. Najlepsi asystenci wykonawczy są sympatyczni, ale twardzi. Mogą powiedzieć, kiedy rzucić wyzwanie szefowi, a kiedy się zgodzić. Wiedzą, kiedy poprawić nastrój, a kiedy zachować powagę. Są przyjaźni z szefem bez przekraczania granic. Kierownictwo lubi i szanuje te osoby.

również wspaniali asystenci wykonawczy budują relacje z wewnętrznym kręgiem menedżerów, w tym z rodziną szefa i najbliższymi współpracownikami.

możesz rozwijać swoje umiejętności personalne, czytając książki HR.

perswazja

asystenci wykonawczy muszą być tak samo biegli w sztuce transakcji, jak kierownicy. Może muszą zdobyć wyprzedane bilety na koncert dla szefa, albo wynegocjować zniżkę na catering. Być może asystent musi zwerbować Komisję, aby zorganizować wydarzenie lub zatrudnić kolegów z dużą zmianą w firmie. Umiejętności perswazji wyciszają dysydentów, pozyskują niedoszłych współpracowników, zapewniają specjalne przysługi i zapewniają sprawne działanie.

Rozwiązywanie problemów

asystenci wykonawczy są ekspertami w rozwiązywaniu problemów. Menedżerowie często korzystają z pomocy asystentów, aby sprostać wyzwaniom, które nie mają czasu ani przepustowości na zaradzenie. Ludzie stale zwracają uwagę kierownictwa na problemy, a szef może nie mieć czasu na radzenie sobie z każdą czkawką.

te przeszkody wahają się od przyziemnych, takich jak znalezienie nowego dostawcy atramentu do drukarek, do niezwykłych, takich jak śledzenie tabletu pozostawionego w samolocie podczas podróży służbowej. Często asystenci napotykają wiele przeszkód lub wpatrują się w dziwne problemy. Nieszablonowe, pomysłowe myślenie jest konieczne, aby rozwiązać te problemy. Możliwość proponowania alternatywnych rozwiązań i myślenia na nogach ma kluczowe znaczenie dla asystentów wykonawczych, którzy zajmują się codziennymi krzywiznami.

możesz robić gry i ćwiczenia rozwiązujące problemy, aby je ulepszyć.

opanowanie

umiejętność zachowania spokoju w stresujących sytuacjach jest jedną z najważniejszych kwalifikacji sekretarza wykonawczego. Menedżerowie zajmujący się kryzysami organizacyjnymi często wzywają asystentów do pomocy. W rezultacie asystenci wykonawczy radzą sobie z sytuacjami o wysokiej stawce.

nawet przyziemne sytuacje w pracy mogą stać się stresujące. Na przykład, być może szef spóźnia się na lot z powodu korków lub opóźnień w rezerwacji kolacji do ostatniej chwili. Może zdenerwowany kolega domaga się spotkania z szefem, a asystentce daje upust frustracji. Być może program dnia jest po prostu zapakowany w dżem, a asystent martwi się o ukończenie wszystkiego. A może szef ma zły dzień i jest kłujący.

bez względu na to, jak stresująca jest sytuacja, dobrzy asystenci nie wpadają w panikę. Zachowują spokój, wymyślają rozwiązanie i nie pozwalają nikomu zobaczyć, jak się pocą.

podejmowanie decyzji

asystenci wykonawczy podejmują dziesiątki decyzji każdego dnia. Chociaż kierownictwo czasami dać asystentów zadań lub zadań, często jest mało nadzoru i kierunku. Rola wydaje się być niezależna i samodzielna. Asystenci wykonawczy wiedzą, co muszą zrobić i muszą zdecydować, jak najlepiej wykonać zadania.

czasami asystenci personalni muszą podejmować pilne decyzje, gdy kierownictwo nie jest w pobliżu. Najlepsi asystenci rozumieją granice swoich uprawnień i wiedzą, kiedy wykonać połączenie i podpisać decyzję, a kiedy wytropić szefa.

możesz poprawić swoje umiejętności decyzyjne, czytając książki o zarządzaniu projektami.

wiedza techniczna

niektórzy menedżerowie kupują najnowsze urządzenia, podczas gdy inni rockowi piloci palm z Lat 90-tych. niektórzy liderzy organizują spotkania w wirtualnej rzeczywistości, podczas gdy inni dziobią podczas pisania na klawiaturach. Tak czy inaczej, asystenci muszą być na bieżąco z technologią. W rzeczywistości, jeśli szefowie są technologicznie w tyle, jeszcze ważniejsze jest, aby asystent był doświadczony technologicznie. Kiedy szef musi odzyskać hasło do konta połączonego z numerem telefonu, którego nie miał od trzech lat, jego asystentem będzie ten, który dzwoni z Pomocą techniczną.

co najmniej asystenci osobisti powinni posiadać podstawowe umiejętności w zakresie pakietu Google Suite lub pakietu Microsoft Office. Asystenci powinni pisać ponad 70 słów na minutę, być w stanie szybko nauczyć się nowego oprogramowania i czuć się komfortowo z e-mailem i badaniami internetowymi. Dobrze jest również zapoznać się z telefonem i laptopem szefa, ponieważ asystent może w pewnym momencie wymagać rozwiązania problemów.

wytrwałość

wytrwałość i wytrwałość są ważnymi cechami dla asystentów wykonawczych. Kierownictwo jest bardzo szczególne, a niektóre są wręcz kłujące. Nawet z wielkim szefem asystenci będą regularnie radzić sobie z trudnymi ludźmi i trudnymi sytuacjami. Odporność jest kluczem do trwałości na tym stanowisku. Asystenci wykonawczy muszą odbijać się od niepowodzeń i złych dni. Muszą utrzymywać się lub obracać po usłyszeniu powtarzanych nie. może być trudno zbudować grubą skórę i tolerancję, ale wietrzne rozczarowanie i przeciwności są koniecznością w tej roli.

dyskrecja

asystenci wykonawczy zajmują się poufnymi informacjami i delikatnymi sytuacjami, a dyskrecja jest koniecznością. Asystenci muszą działać z taktem i zachować poufność. Nie powinny one udostępniać informacji innym działom, celowo lub w inny sposób. Plotki nie wchodzą w rachubę. Rozmowy na spotkaniach nie powinny zamieniać się w rozmowy w pokoju socjalnym. Asystenci powinni być również świadomi tego, gdzie zostawiają poufne dokumenty lub odchodzą od ekranów komputera bez wcześniejszego zamykania okien.

osobiste asystentki zwykle są wtajemniczone w szczegóły dotyczące życia domowego szefa. Asystent może być bliżej rodziny szefa niż inni pracownicy i musi zrozumieć, że jest to przywilej. Asystenci powinni oceniać i szanować granice swojego kierownictwa poza pracą.

na przykład, jeśli jest nagły wypadek medyczny z dziećmi szefa, który wymaga odwołania spotkania, asystent powinien określić, ile informacji ujawnić. Proste „musiał wyjść wcześniej”, może wystarczyć, lub „pogotowie Medyczne”, jeśli gość jest ważny. Powiedzenie „pęknięcie wyrostka małego Billy’ ego ” jest prawdopodobnie niewłaściwe. Dobry asystent chroni prywatność szefa, nawet jeśli koledzy są wścibscy.

koordynacja wydarzeń

koordynacja wydarzeń to cenna umiejętność, którą należy posiadać jako asystent wykonawczy. Nie każdy opis pracy asystenta obejmuje planowanie imprez i wydarzeń, ale nadal są sytuacje, w których te umiejętności przydają się. Na przykład, być może asystent musi zamówić catering na spotkanie zarządu. A może asystent musi zmienić kolejność harmonogramu na rekolekcjach firmowych, ponieważ prelegent jeszcze nie przybył.

umiejętność badania dostawców, wykonywania połączeń, negocjowania cen, rekrutowania pomocników, pisania serii Pokazów, dekorowania i dbania o drobne szczegóły przydaje się, gdy jesteś prawą ręką dyrektora, który może potrzebować rzucić wydarzenie.

proces planowania może być bardziej płynny, jeśli używasz oprogramowania do zarządzania zdarzeniami.

przywództwo

nie tylko osobistymi asystentami są prawa ręka kierownictwa, ale są również liderami na swoich prawach. Asystenci wykonawczy często nadzorują asystentów administracyjnych lub kierują specjalnymi projektami. Samodzielnie zarządzają i ustalają własne cele i przepływy pracy. Umiejętności przywódcze pomagają asystentom wykonawczym przejąć kontrolę nad swoimi rolami. Umiejętność podejmowania inicjatywy, wydawania instrukcji i rozliczania się z wyników dobrze służy asystentom.

o przywództwie dowiesz się z książek o przywództwie.

dbałość o szczegóły

dbałość o szczegóły to jedna z najważniejszych umiejętności osobistego asystenta. Kierownictwo i ich wewnętrzne kręgi mają wysokie oczekiwania. Podczas gdy literówka może nie być wielką sprawą na niższych pozycjach, błędy mogą mieć konsekwencje na wyższych poziomach. Na przykład błędna pisownia nazwy może nie wydawać się wielką sprawą. Jednak błędna pisownia nazwiska potencjalnego klienta lub nazwiska członka zarządu może przekazać brak szacunku i kwaśny związek. Zgubienie ważnego kawałka poczty może doprowadzić do pozwu. Nawet jeśli najgorszy scenariusz nie wystąpi, błędy wyglądają nieprofesjonalnie.

Asystenci są ostatnią linią obrony przed błędami. To do asystentów wysokiego szczebla, aby dwukrotnie sprawdzić każdy szczegół, potrójnie sprawdzić każdy dokument i zapewnić całkowitą dokładność.

zdolność adaptacji

zmiana jest stała, szczególnie w dzisiejszym krajobrazie biznesowym. Obowiązki asystenta wykonawczego często zmieniają się z dnia na dzień w najbardziej stabilnych czasach. Czasami asystenci muszą zmienić kurs w połowie zadania. Wielcy asystenci są giętcy, dostępni i chętni do wypróbowania nowych podejść w celu eksperymentowania.

jako pierwsi członkowie zespołu, którzy usłyszeli o ważnych decyzjach, asystenci wykonawczy są często na pierwszej linii zmian organizacyjnych. Przyjmując pozytywne nastawienie, asystenci mogą poprowadzić ładunek i przekonać współpracowników do dostosowania się do tych zmian. Mogą również przekazywać obawy i sentyment do kierownictwa.

przede wszystkim, wielcy asystenci wykonawczy przyjmują zmiany w kroku i rzadko są wyrzucani przez wstrząsy do swoich procedur. W rzeczywistości najlepsi asystenci witają i akceptują zmiany, rozkoszując się zdolnością do sprostania wyzwaniu.

możesz rozwijać umiejętności adaptacyjne, grając w gry improwizowane.

oczekiwanie

dobre asystentki kierownicze odpowiadają na prośby szefa. Wielcy asystenci wykonawczy przewidują te żądania i już mają gotowe rozwiązania. Na przykład posiadanie listy kontaktów dla uczestników spotkań i kontaktowanie się z późnymi przyjazdami. Albo mając kilka opcji dostawy obiadu pod ręką w dniu, w którym dyrektor ma spotkania z powrotem do tyłu. Oczekiwanie jest niewypowiedzianym wymogiem pracy. Rola polega na dostarczaniu potrzeb wykonawczych, a częścią pracy jest identyfikowanie i przewidywanie tych potrzeb.

Pokora

pokora jest jedną z najważniejszych cech asystentów wykonawczych. Asystenci wykonawczy mają za kulisami rolę. Zadaniem asystenta jest pomóc swojemu szefowi odnieść sukces i wyglądać kompetentnie. Uznanie jest miłe, ale asystenci nie powinni oczekiwać nadmiernych podziękowań. Członkowie zespołu nie powinni też wskazywać, jak bez nich jest bezradny ich szef. Najlepsi asystenci wykonawczy prowadzą program bez wchodzenia w centrum uwagi. Są jak ręce sceniczne, biegają za kulisami, aby gwiazda mogła zabłysnąć na środkowej scenie.

asystenci wysokiego szczebla powinni być kompetentni, ale nie zarozumiali. Połączenie wysokiej wydajności z pokorą nie jest łatwym zadaniem, ale jest absolutnie konieczne. Wielcy asystenci wykonawczy mają zaufanie do swoich umiejętności, a jednocześnie utrzymują atmosferę skromności. Są ważne, ale nie ważne. Ta zdolność do pokory służy im dobrze w roli i pomaga im lepiej dogadać się z szefami i współpracownikami.

wnioski

asystenci Zarządu rzadko mają nudną pracę. Obowiązki wykraczają daleko poza odbieranie telefonów lub organizowanie plików. W rzeczywistości asystenci zaspokajają szeroki zakres potrzeb i radzą sobie z wieloma różnymi okolicznościami, z których wiele wykracza poza zakres zwykłych opisów stanowisk.

najlepszymi osobistymi asystentami są jacks-of-all-trades, jednak istnieje podstawowy zestaw umiejętności, które pomagają osobom w doskonaleniu się w tej roli. Jeśli posiadasz atrybuty w tym artykule, możesz mieć przyszłość jako asystent wykonawczy. Jeśli nie, nie bój się, możesz ćwiczyć i opanować kompetencje potrzebne do stania się tajną bronią Twojej organizacji.

następnie sprawdź naszą listę narzędzi asystenta wykonawczego, ten przewodnik po budowaniu zespołu wykonawczego i ten z narzędziami do współpracy online.

FAQ: umiejętności asystenta wykonawczego

oto odpowiedzi na Często zadawane pytania dotyczące umiejętności asystenta wykonawczego.

czym zajmuje się asystent wykonawczy?

asystent wykonawczy zapewnia wsparcie administracyjne wysokiej rangi kierownictwu, takim jak prezesi firm, Dyrektorzy generalni i członkowie C-suite. Asystenci koordynują spotkania, umawiają spotkania, zarządzają harmonogramem szefa, odbierają telefony, organizują Podróże, przygotowują i składają ważne dokumenty oraz w razie potrzeby wykonują inne niezbędne zadania. Obowiązki i zakres pracy mogą się różnić w zależności od firmy i kierownictwa. Asystenci wykonawczy często nadzorują innych asystentów administracyjnych i kierują specjalnymi projektami w organizacji.

jakie są umiejętności asystenta wykonawczego?

umiejętności asystenta wykonawczego to kompetencje, które umożliwiają osobistym asystentom wykonywanie zadań na wysokim poziomie. Przykłady idealnych umiejętności osobistego asystenta obejmują wytrwałość, dyskrecję i rozwiązywanie problemów.

jakie są trzy najważniejsze umiejętności asystenta wykonawczego?

trzy najważniejsze umiejętności asystenta wykonawczego to zdolność adaptacji, umiejętności ludzi i organizacja.

jak rozwijać umiejętności asystenta wykonawczego?

najpewniejszym sposobem rozwijania umiejętności asystenta wykonawczego jest służenie jako osobisty asystent. Większość EA uczy się i doskonali swoje rzemiosło w pracy. Jeśli jednak chcesz poprawić swoje umiejętności osobistego asystenta, aby w końcu zdobyć wyższą pozycję, możesz czytać książki, brać udział w kursach online lub oglądać filmy instruktażowe i ćwiczyć rozmowy. Możesz również wziąć udział w testach pisania online i ćwiczyć z oprogramowaniem biurowym.

P. S: naciśnij „CTRL + D” lub „Command + D”, aby dodać tę stronę do zakładek w celu aktualizacji.

Udostępnij ten artykuł: