- geplaatst op 2 November
- door John Deutsch
Wat is het intakeproces van de patiënt?
Patiënteninname omvat een verscheidenheid aan operaties waarbij zorgverleners patiëntengegevens verzamelen en organiseren van hun demografische en verzekeringsinformatie tot het verzamelen van toestemmingsformulieren, het beoordelen van de medische geschiedenis, het verzamelen van copays en nog veel meer. Al deze processen dragen bij aan langere wachttijden en het is belangrijk om te kijken naar manieren om deze contactpunten te moderniseren.
langere wachttijden zijn een last voor patiënten en kunnen zelfs voorkomen dat patiënten zorg krijgen: tot 30% van de patiënten heeft het kantoor van de arts verlaten vanwege de wachttijd, en 20% zou overwegen om van leverancier te veranderen als dit het wachten zou verkorten.
aangezien lange wachttijden van patiënten worden geassocieerd met hogere ontevredenheid en nog slechtere patiëntresultaten, is digitalisering noodzakelijk om de wachttijden aanzienlijk te verkorten en het patiëntinname-proces te stroomlijnen.
hieronder bespreken we de top vijf strategieën om de efficiëntie van patiënteninname te verbeteren.
weg van papier
het intakeproces van patiënten wordt belemmerd door het vertrouwen van de gezondheidszorg op papier. De oude methode om patiënten hun medische informatie op een fysiek formulier in te vullen bij aankomst in een kliniek of ziekenhuis is ernstig verouderd.
papieren formulieren vormen een belangrijke belemmering voor de overgang naar een virtueel zorgmodel. Sommige medische formulieren kunnen meer dan 10 pagina ‘ s lang zijn.
papieren formulieren zijn ook vatbaar voor fouten. Patiënten kunnen vaak belangrijke vragen missen of per ongeluk over het hoofd zien van het controleren van sleutelkasten, en voor zorgverleners kan het moeilijk zijn om onleesbaar handschrift te lezen, waardoor onnodige tijd en verwarring worden toegevoegd.
bovendien is de communicatie tussen patiënt en arts veelzijdig. Het is gemakkelijk om aan te nemen dat het begint en eindigt met persoonlijke vergaderingen of consultaties, maar dat hoeft niet het geval te zijn in een digitale wereld. 60%van de patiënten verwacht dat zorgverleners communiceren over routinematige gezondheidszorg en preventie door sms ‘ jes te sturen naar patiënten of deel te nemen aan online chats tussen afspraken.
alles, van de evaluatie van ziekten, diagnose en prognose tot eenvoudige logistiek, zoals het informeren van patiënten wanneer er een vertraging in hun benoeming kan zijn, draagt bij aan het maken van het patiëntinname proces veel efficiënter wanneer dit digitaal gebeurt. Studies tonen aan dat patiënten veel toleranter en minder onzeker zijn wanneer hun zorgverleners vertragingen communiceren.
de duidelijke oplossing voor de toekomst is het gebruik van technologie zoals virtuele wachtkamers om het intakeproces van patiënten te navigeren.
implementeer een virtuele wachtkamer
81% van de zorgverleners zegt dat het tempo van de digitale transformatie van de gezondheidszorg voor hun organisatie versnelt, wat betekent dat nu het perfecte moment is om in de toekomst te investeren en aan te dringen op de digitalisering van het patiëntinname-proces. Een goede strategie om vooruit te komen is de overgang naar virtuele wachtkamers.
virtuele wachtkamers zijn een dienst die volledig digitaal toegankelijk is voor patiënten, hetzij in de vorm van een app op hun telefoon, hetzij via hun computers of tablets. Het stelt patiënten in staat om hun eigen apparaten te gebruiken om zelf-check-ins te voltooien, formulieren in te vullen, te communiceren met hun providers en instructies te ontvangen voordat ze ooit een voet in een kliniek of ziekenhuis zetten – en het kan ook worden gebruikt voor virtuele consultaties. Het toestaan van bidirectionele patiënten messaging door virtuele wachtkamers zou sterk bezuinigen op de patiënt wachttijden.
het gebruik van patiëntportaalsoftware met virtuele wachtkamers maakt een naadloze uitwisseling van gegevens mogelijk waarbij informatie onmiddellijk wordt bijgewerkt en geüpload. We weten bijvoorbeeld dat patiënten veel waarde hechten aan de mogelijkheid om snel afspraken te boeken, omdat 61% van de consumenten zegt dat ze van provider zouden veranderen, omdat ze gemakkelijker afspraken kunnen maken. Anders kunnen degenen die nog steeds hun medische gegevens moeten invullen gebruik maken van e-formulieren en afzien van de noodzaak om fysiek in een kliniek of ziekenhuis te zijn.
virtuele wachtkamers ondersteunen niet alleen betere workflows op kantoor, maar ook virtuele bezoeken met telegeneeskundetechnologie. Om over te stappen op een virtueel zorgmodel waarbij virtuele zorg een financieel levensvatbare vorm van patiëntenbezoek wordt, moeten zorgverleners onvermijdelijk de technologische uitdaging van de virtuele wachtkamer aangaan.
integreer met uw EHR
een slimme patiëntinname-oplossing moet patiënten in staat stellen formulieren in te vullen voorafgaand aan een bezoek en deze informatie automatisch te laten updaten in de systemen voor elektronisch medisch dossier (EHR), Revenue Cycle Management (RCM) of Practice Management (PM) van een praktijk.
systemen kunnen volledig aanpasbaar zijn, waardoor praktijken hun intakeproces kunnen vereenvoudigen door middel van gebruiksvriendelijke interfaces, waardoor het creëren van nieuwe formulieren met discrete gegevenskoppelingen naar de EPD en praktijkbeheersoftware eenvoudig wordt.
online factureren
in een tijd waarin zelfs fysieke kaartbetalingen verouderd raken omdat aankopen vaak via online bankapps op telefoons worden gedaan, is het aan zorgaanbieders om over te stappen op digitale facturering.
de meeste mensen zijn gewend geraakt aan het gebruik van smartphones voor aankopen, waardoor papieren facturering steeds minder relevant en tijdrovend wordt. 83% van de consumenten geeft al de voorkeur aan elektronische betaalmethoden voor medische rekeningen. Met de grote vraag naar contactloos betalen is het belangrijk om online betalingen aan te bieden en de mogelijkheid te hebben om contactloze terminals in hun kantoren te gebruiken.
voor aanbieders is digitale facturering kostenefficiënter, waardoor mogelijk 0,4% van de operationele kosten wordt verminderd en de tijd tussen patiëntenzorg en betaling wordt verkort. Het zou een naadloze incasso mogelijk maken door patiënten direct te factureren voor degenen die uit eigen zak betalen en degenen wiens eigen risico ‘ s en verzekeringen al zijn verwerkt – informatie die een patiëntenportaal automatisch zou kunnen verstrekken.
er is veel vraag naar een meer open communicatie over de kosten van de gezondheidszorg (zoals wat de verzekering dekt tegenover wat de patiënt eigenlijk verschuldigd is), aangezien 81% van de patiënten van mening is dat dit hen zou helpen hun financiële verantwoordelijkheden te beheren. Een digitaal systeem is veel gunstiger voor dergelijke onmiddellijke communicatie dan omslachtige papieren post.
een online patiëntbetalingsoplossing moet beschikbaar zijn op het patiëntenportaal van de gezondheidszorgorganisatie, op hun website, tijdens het online intakeproces en de mogelijkheid om “contactloos” te betalen aan de receptie.
repliceer het incheckproces van de luchtvaartmaatschappij
het incheckproces van de patiënt kan worden verbeterd door een herhaling van de luchtvaartsector. Bedrijven als Delta en AirFrance hebben hun eigen aangepaste mobiele apps waarmee klanten niet alleen één of twee dagen voor hun vlucht kunnen inchecken, maar ook informatie kunnen opslaan voor toekomstige check-ins die bijna volledig moeten worden voltooid op het moment van aankoop. Tegen de tijd dat klanten de luchthaven bereiken, kunnen ze de grond raken in plaats van te wachten in eindeloze check-in rijen.
dit kan zorgen baren bij zorgverleners, aangezien zij de voorkeur geven aan de meest actuele gezondheidsinformatie voor hun patiënten en het verzamelen van copays misschien niet ideaal is omdat zij deze moeten terugbetalen in geval van een no-show. Een soortgelijk systeem kan echter nog steeds worden toegepast om het inchecken aanzienlijk te vereenvoudigen.
zowel consumenten als zorgverleners zouden baat kunnen hebben bij een efficiënter patiëntinname-proces. De bovenstaande vijf strategieën om de efficiëntie van de inname van patiënten te verbeteren helpen bij het verminderen van wachttijden, het verhogen van de tevredenheid en retentie van de patiënt, en het toevoegen van autonomie voor alle betrokkenen.
-
- Heath, S. (2018). Lange afspraak wachttijd een nadeel voor de hoge tevredenheid van de patiënt. Patiëntengagementhit. Beschikbaar op: https://patientengagementhit.com/news/long-appointment-wait-time-a-detriment-to-high-patient-satisfaction
- Alrasheedi, KF., Al-Mohaithef, M., Edrees, HH., and Chandramohan, S. (2019). De associatie tussen wachttijden en patiënttevredenheid: bevindingen van primaire gezondheidscentra in het Koninkrijk Saoedi-Arabië. Europa PMC. Beschikbaar op: https://europepmc.org/article/PMC/6614942
- West Corporation. (n. d.). 10 manieren om te voldoen aan patiënten communicatie verlanglijstje West Corporation. Beschikbaar op: https://rb.gy/ggafzs
- Chu, H., Westbrook, R. A., Njue-Marendes, S., Giordano, T. P. en Dang, B. N. (2019). De psychologie van de wachttijd ervaring – wat klinieken kunnen doen om de wachtervaring voor patiënten te beheren: een longitudinale, kwalitatieve studie. BMC Health Services Research, 19(1). NCBI. Beschikbaar op: https://bmchealthservres.biomedcentral.com/articles/10.1186/s12913-019-4301-0
- Safavi, K., Thompson, A., Kalis, B., En McHugh, J. (2021). Verander Experts op een moment van waarheid. Accenture. Beschikbaar op: https://www.accenture.com/_acnmedia/PDF-156/Accenture-Digital-Health-Techvision-2021.pdf
- Anderson, D. (2020). In het tiende jaarverslag van InstaMed wordt geconstateerd dat de vraag van consumenten naar digitalisering in de gezondheidszorg hoog is. InstaMed. Beschikbaar op: https://www.instamed.com/news-and-events/report-finds-high-consumer-demand-for-digitization-healthcare-payments/
- Visconti, R., Morea, D. (2020). Digitalisering van de gezondheidszorg en Pay-For-Performance prikkels in slimme ziekenhuis projectfinanciering. International Journal of Environmental Research and Public Health. Beschikbaar op: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC7177756/
- altexsoft. (2019). Hoe de luchtvaartindustrie het inchecken en instappen stroomlijnt met digitale Self-Services. Altexsoft. Beschikbaar op: https://www.altexsoft.com/blog/travel/how-airline-industry-streamlines-check-in-and-boarding-with-digital-self-services/
