de show moet doorgaan. Het is nu meer dan ooit van essentieel belang dat we de verworvenheden om ons heen blijven erkennen. Erkenning is een krachtige manier voor onze samenleving om verder te gaan, zelfs als het voelt alsof het stilstaat.
en het helpt niet alleen de samenleving en onze industrieën, Het helpt ons als mensen. Simpel gezegd, het voelt goed om erkend te worden voor ons harde werk en onze bijdragen. Het helpt ons positief, betrokken en gemotiveerd te blijven.
Als u niet zeker weet hoe u uw awards-programma op afstand kunt voortzetten, zonder fysieke gebeurtenissen, bent u niet alleen. Maar maak je geen zorgen-we zijn hier om te helpen (we hebben een hele ebook over het onderwerp!). En het is volledig mogelijk om verder te gaan met een virtuele Awards gala of ceremonie, zonder de fysieke gebeurtenis. U kunt het momentum van uw programma behouden en dit tijdperk van digitale ervaringen omarmen door uw gala-evenement virtueel uit te voeren. Hier is hoe je een virtuele prijsuitreiking uitvoeren.
de waarde van virtuele awards
het uitvoeren van een virtuele gebeurtenis is niet alleen mogelijk, het kan ook lucratief zijn. Denk maar aan de typische event planning overhead die je aanzienlijk zal verminderen, zo niet helemaal verbannen:
- Geen conferentie ruimte of grote ruimte voor evenementen verhuur
- Geen catering of menu stress
- Geen fysieke marketingmateriaal zoals brochures, tafels verhuur, evenement, signage, enz.
- Geen vervoer-of verblijfskosten
Zonder dure overhead, kunt u overwegen het verlagen van het item of de ticket kosten, en daarmee verhogen van deelname van deelnemers aan het programma (deelnemers, rechters en programma organisatoren) en mogelijke sponsors.
het kan ook makkelijker zijn voor gastsprekers of presentatoren om uw gala-uitnodiging te accepteren. Nu kunnen ze de ongemakken van reizen en accommodatie vermijden.
Event setup: Tools of the virtual trade
dus nu we weten dat er echte voordelen zijn aan het verplaatsen van uw awards gala naar een virtuele productie, hoe gaat u dat dan doen? Tuurlijk, je weet een beetje over werken op afstand. Inmiddels heb je waarschijnlijk een virtuele vergadering of videochat bijgewoond en weet je hoe je vanuit huis moet werken. Maar, een echte fysieke gebeurtenis? Ja, je kunt het! En er is veel effectieve en bewezen technologie om u te helpen slagen.
misschien wel het beste nieuws? Het beheersen van hoe je een virtuele ceremonie uitvoert vereist zeer weinig fysieke gebeurtenis set-up! De meeste virtuele evenementen zijn gewoon dat-volledig virtueel, online gehost. U kunt natuurlijk een podium in uw huis of kantoor opnieuw maken en daar video opnemen. (Tip: Gebruik een groen scherm! Op die manier kun je foto ‘ s en snapshots achter de speaker toevoegen in winner aankondigingen en awards programma!).
het grootste deel van uw installatie zal betrekking hebben op het kiezen van de technologie die u nodig hebt om het evenement te hosten. Hier volgen enkele aanbevelingen:
een virtueel conferentiehulpmiddel
er zijn veel van deze op de markt. U kunt iets snel en betaalbaar instellen, zoals Zoom of Google Hangouts, waar u al uw deelnemers aan het programma kunt uitnodigen en de host(s) kunt kiezen die de aankondigingen zal doen. Het is mogelijk om break-out rooms te creëren met Zoom, waar de host de groep kan verdelen om specifieke sprekers of awards aankondigingen in specifieke categorieën of hoofdstukken te horen. Als u dit doet, zorg er dan voor dat u een duidelijk pad geeft naar de oorspronkelijke groep.
of, als je het beschikbare budget hebt (met al dat geld dat je hebt bespaard op een fysieke evenementenruimte), zijn er ook een groot aantal geavanceerde evenementenplanningtools gebouwd voor virtuele evenementen, zoals Whova, Run The World en Hopin – allemaal die live online evenementen mogelijk maken.
Social media live-streaming
Live-streaming een evenement op sociale media is een geweldige manier om opwinding te creëren en uw online merk op te bouwen tijdens uw live-evenement. Instagram, YouTube, Facebook, Twitter, YouTube, Facebook en Twitter. Periscope en Twitch zijn ook populaire live-streaming diensten. Of, u kunt ervoor kiezen om “simulcast,” of live-stream op verschillende sociale kanalen op hetzelfde moment, met een tool zoals Switchboard of Vimeo. En vergeet niet om je live event vooraf te promoten, zodat je community weet waar je in real-time mee moet volgen (meer hierover hieronder).
zodra u de technologie hebt gekozen om uw live-evenement te ondersteunen, moet u verschillende oefenrondes uitvoeren. Nodig programmamanagers uit om juryleden, sprekers, kijkers en deelnemers te zijn om elk aspect van uw virtuele evenement te testen.
ideeën voor virtuele awards betrokkenheid bij evenementen
- Influencer betrokkenheid-nodig de influencers van uw branche uit op uw virtuele Awards gala om een toespraak te geven of een award uit te reiken.
- Aanwezigheidsdeelname-zorg ervoor dat uw aanwezigen betrokken zijn. Je kunt ze in groepen opsplitsen en in virtuele breakout rooms plaatsen, zoals hierboven vermeld, om een onderwerp te bespreken of naar een bepaalde spreker te luisteren, of zelfs iets leuks en geks te doen zoals een virtuele karaoke wedstrijd! Geef van tevoren informatie en een agenda over elke sessie/breakout room, zodat je bezoekers kunnen beslissen welke sessies ze willen deelnemen.
- Participant networking-virtuele evenementen bieden geïnteresseerde deelnemers de mogelijkheid om via chat contact op te nemen of contactinformatie uit te wisselen met andere deelnemers voor toekomstige samenwerkingen.
- live-stream engagement – als u uw evenement live streamt, kunnen uw kijkers vragen of opmerkingen indienen. Zorg ervoor dat ze weten dat opmerkingen en emoji ‘ s zijn welkom. 🙂
- Betrek de winnaars-Overweeg uw finalisten te informeren Voor het live-evenement, en laat hen weten hoe ze de prijs tijdens het evenement live kunnen accepteren. Dit kan worden gedaan door middel van een virtuele conferencing tool zoals hierboven vermeld. Het kan ook zo eenvoudig zijn als een opgenomen, live gestreamde Facetime-oproep! Als je alle finalisten wachten op de aankondigingen van de winnaar, zal het een omgeving te creëren net als een echt evenement, met toegevoegde spanning perfect voor live kijkers en deelnemers!
uw sponsors
alleen omdat uw evenement nu virtueel is, betekent niet dat u uw sponsors niet kunt opnemen. Het is belangrijk om ze op te nemen in het evenement en bieden waarde voor hen. Hier zijn enkele ideeën:
- zorg voor zichtbaarheid van de sponsor. In Award Force kunt u sponsorplaatsingen met een hoge zichtbaarheid aanbieden in contentblokken in de galerij, die u tijdens het evenement kunt schermdelen. De hierboven genoemde event apps kunnen ook sponsor plaatsingen en functies.
- bied sponsors toegang tot uw virtuele bezoekers van het awards-gala. Bied mogelijkheden voor uw sponsors om hun product of diensten aan te bieden via e-mail of messaging tijdens het live evenement.
- uitnodigen tot deelname aan het evenement. Misschien is het een award aankondiging, misschien is het een product of dienst aankondiging om hun organisatie te markeren.
hoe promoot u uw virtual event
Nu u uw virtual awards gala hebt gepland en de technologie hebt gekozen om het te ondersteunen, is het tijd om dit te promoten! Weten hoe je je virtuele evenement kunt promoten is vooral belangrijk als je kijkers wilt voor een live, virtueel of live gestreamd evenement.
veel van de promotie zal hetzelfde zijn als voorheen. U moet uitnodigingen verzenden, ticketkosten instellen (als het een betaald evenement is), en uw sponsors en rechters demonstreren. Zorg ervoor dat u meerdere herinneringen stuurt over het komende evenement, vooral een week, een dag en zelfs een uur voor het evenement.
laat uw deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Als je gastsprekers hebt, moet je ze van tevoren profileren en ze precies laten weten hoe laat ze zullen spreken. Zorg voor alle informatie-en technologievereisten die uw deelnemers nodig hebben.
het virtuele einde
uw awards-programma en de vele getalenteerde deelnemers verdienen een viering – en een virtueel awards-gala geeft hen precies dat. U zult in staat zijn om uw gemeenschap te betrekken, vieren uw finalisten en winnaars, en showcase uw sponsors en achter-de-schermen helden zoals juryleden en programmamanagers.
u zult niet alleen nieuwe gegevens hebben over wat uw publiek het meest betrokken vond bij uw evenement, maar u zult ook een hele nieuwe videobibliotheek hebben om uw programmamarketing de komende jaren te ondersteunen.
