El espectáculo debe continuar. Ahora, más que nunca, es esencial que sigamos reconociendo los logros que nos rodean. El reconocimiento es una forma poderosa de que nuestra sociedad siga adelante, incluso cuando se siente como si estuviera en un punto muerto.
Y no solo ayuda a la sociedad y a nuestras industrias, nos ayuda a nosotros como personas. En pocas palabras, se siente bien ser reconocidos por nuestro arduo trabajo y contribuciones. Nos ayuda a mantenernos positivos, comprometidos y motivados.
Si no está seguro de cómo continuar su programa de premios de forma remota, sin eventos físicos, no está solo. Pero no se preocupe, estamos aquí para ayudarlo (¡tenemos un libro electrónico completo sobre el tema!). Y es completamente posible continuar con una gala de premios o ceremonia virtual, sin el evento físico. Puede mantener el impulso de su programa y abrazar esta era de experiencias digitales ejecutando su evento de gala de forma virtual. Te mostramos cómo organizar una ceremonia de premios virtual.
El valor de los premios virtuales
La realización de un evento virtual no solo es posible, sino que también puede ser lucrativo. Solo piense en los gastos generales de planificación de eventos típicos que reducirá significativamente, si no eliminará por completo:
- Sin espacio para conferencias o alquiler de grandes espacios para eventos
- Sin estrés de catering o menú
- Sin material de marketing físico como folletos, alquiler de mesas, señalización de eventos, etc
- Sin costos de transporte o alojamiento
Sin los costosos gastos generales, puede considerar reducir el costo de entrada o entrada y, por lo tanto, aumentar la participación de los participantes del programa (participantes, jueces y organizadores del programa) y posibles patrocinadores.
También podría ser más fácil para los oradores invitados o presentadores aceptar su invitación de gala. Ahora, pueden evitar los inconvenientes de viajar y alojarse.
Configuración de eventos: Herramientas del comercio virtual
Ahora que sabemos que hay beneficios reales al trasladar su gala de premios a una producción virtual, ¿cómo lo hará realmente? Claro, sabes un poco de trabajar a distancia. A estas alturas, es probable que haya asistido a una reunión virtual o a un chat de video y sepa cómo trabajar desde casa. Pero, un evento físico? ¡Sí, puedes hacerlo! Y hay una gran cantidad de tecnología efectiva y probada para ayudarlo a tener éxito.
¿Quizás la mejor noticia? Dominar cómo ejecutar una ceremonia virtual requiere muy poca configuración de evento físico. La mayoría de los eventos virtuales son solo eso: completamente virtuales, alojados en línea. Por supuesto, podría recrear un escenario en su hogar u oficina y grabar un video allí. (Consejo: ¡Usa una pantalla verde! De esa manera, puede agregar anuncios de ganadores y fotos e instantáneas del programa de premios detrás del orador.).
La mayor parte de su configuración implicará elegir la tecnología que necesitará para organizar el evento. Estas son algunas recomendaciones:
Una herramienta de conferencia virtual
Hay muchas de estas en el mercado. Puede configurar algo rápido y asequible, como Zoom o Google Hangouts, donde puede invitar a todos los participantes de su programa y elegir el(los) anfitrión (es) que harán los anuncios. Es posible crear salas de descanso con Zoom, donde el anfitrión puede dividir el grupo para escuchar oradores específicos o anuncios de premios en categorías o capítulos específicos. Si hace esto, asegúrese de proporcionar un camino claro de regreso al grupo original.
O, si tiene el presupuesto disponible (con todo el dinero que ahorró en un espacio físico para eventos), también hay una serie de herramientas avanzadas de planificación de eventos creadas para eventos virtuales, como Whova, Run The World y Hopin, todas las cuales facilitan los eventos en línea en vivo.
Transmisión en vivo en redes sociales
Transmisión en vivo un evento en redes sociales es una excelente manera de crear emoción y construir su marca en línea durante su evento en vivo. Facebook Instagram, Twitter, Youtube, Twitter, etc., es una plataforma que puedes elegir. Periscope y Twitch también son servicios populares de transmisión en vivo. O bien, puedes elegir «transmitir de forma simultánea» o en vivo en varios canales sociales al mismo tiempo, con una herramienta como Switchboard o Vimeo. Y no olvides promocionar tu evento en vivo de antemano, para que tu comunidad sepa a dónde seguir en tiempo real (más sobre esto a continuación).
Una vez que haya elegido la tecnología para apoyar su evento en vivo, asegúrese de realizar varias carreras de práctica. Invite a los gerentes de programa a ser jueces, oradores, espectadores y participantes para probar cada aspecto de su evento virtual.
Ideas para premios virtuales participación en eventos
- Participación de influencers: Invite a los influencers de su industria a su gala de premios virtuales para dar un discurso o presentar un premio.
- Participación de asistentes: asegúrese de que sus asistentes estén comprometidos. Puedes dividirlos en grupos y colocarlos en salas de reuniones virtuales, como se mencionó anteriormente, para discutir un tema o escuchar a un orador en particular, o incluso hacer algo divertido y loco como un concurso de karaoke virtual. Proporcione información y una agenda sobre cada sesión/sala de reuniones con anticipación para que los asistentes puedan decidir en qué sesiones participar.
- Redes de participantes: Los eventos virtuales brindan oportunidades para que los participantes interesados se conecten a través del chat o intercambien información de contacto con otros participantes para futuras colaboraciones.
- Interacción en streaming en directo: Si transmite en directo su evento, sus espectadores pueden enviar preguntas o comentarios. Asegúrate de hacerles saber que los comentarios y emojis son bienvenidos. 🙂
- Involucre a los ganadores: Considere notificar a sus finalistas antes del evento en vivo y hágales saber cómo aceptar el premio en vivo durante el evento. Esto se puede hacer a través de una herramienta de conferencias virtuales como las mencionadas anteriormente. También puede ser tan simple como una llamada de Facetime grabada y transmitida en vivo. Si tiene a todos los finalistas esperando los anuncios de los ganadores, creará un entorno muy parecido a un evento real, con un suspenso añadido perfecto para espectadores en vivo y participantes.
Incluye a tus patrocinadores
El hecho de que tu evento sea ahora virtual no significa que no puedas incluir a tus patrocinadores. Es importante incluirlos en el evento y proporcionarles valor. Aquí hay algunas ideas:
- Proporcionar visibilidad a los patrocinadores. En Award Force, puedes proporcionar ubicaciones de patrocinadores de alta visibilidad en bloques de contenido en la Galería, que puedes compartir durante el evento. Las aplicaciones de eventos mencionadas anteriormente también pueden proporcionar ubicaciones y funciones de patrocinadores.
- Ofrezca a los patrocinadores acceso a sus asistentes virtuales de gala de premios. Proporcione vías para que sus patrocinadores ofrezcan sus productos o servicios por correo electrónico o mensajes durante el evento en vivo.
- Invita a los patrocinadores a participar en el evento. Tal vez es un anuncio de premio, tal vez es un anuncio de producto o servicio para resaltar su organización.
Cómo promocionar su evento virtual
Ahora que ha planeado su gala de premios virtuales y elegido la tecnología para respaldarla, ¡es hora de promocionar! Saber cómo promocionar su evento virtual es especialmente importante si desea espectadores para un evento en vivo, virtual o transmitido en vivo.
Gran parte de la promoción será la misma que antes. Tendrás que enviar invitaciones, establecer los costos de las entradas (si se trata de un evento de pago) y mostrar a tus patrocinadores y jueces. Asegúrate de enviar varios recordatorios sobre el próximo evento, especialmente una semana, un día e incluso una hora antes del evento.
Deje que sus participantes sepan qué esperar. Si tiene oradores invitados, asegúrese de perfilarlos con anticipación y hacerles saber exactamente a qué hora hablarán. Proporcione todos los requisitos de información y tecnología que sus participantes necesitan.
El final virtual
Su programa de premios y sus numerosos y talentosos participantes merecen una celebración, y una gala de premios virtuales les da precisamente eso. Podrás involucrar a tu comunidad, celebrar a tus finalistas y ganadores, y mostrar a tus patrocinadores y héroes detrás de escena, como jueces y gerentes de programas.
No solo tendrás nuevos datos sobre lo que tu audiencia encontró más atractivo en tu evento, sino que también tendrás una nueva biblioteca de videos para impulsar el marketing de tu programa en los próximos años.
