Le spectacle doit continuer. Maintenant, plus que jamais, il est essentiel que nous continuions à reconnaître les réalisations qui nous entourent. La reconnaissance est un moyen puissant pour notre société de continuer à avancer, même quand elle a l’impression d’être à l’arrêt.
Et non seulement cela aide la société et nos industries, mais cela nous aide en tant que personnes. En termes simples, cela fait du bien d’être reconnu pour notre travail acharné et nos contributions. Cela nous aide à rester positifs, engagés et motivés.
Si vous ne savez pas comment poursuivre votre programme de récompenses à distance, sans événements physiques, vous n’êtes pas seul. Mais ne vous inquiétez pas – nous sommes là pour vous aider (nous avons un ebook complet sur le sujet!). Et il est tout à fait possible de continuer avec un gala ou une cérémonie de remise de prix virtuels, sans l’événement physique. Vous pouvez garder l’élan de votre programme et embrasser cette ère d’expériences numériques en organisant virtuellement votre événement de gala. Voici comment organiser une cérémonie de remise de prix virtuelle.
La valeur des récompenses virtuelles
Organiser un événement virtuel n’est pas seulement possible, il peut également être lucratif. Pensez simplement aux frais généraux de planification d’événements typiques que vous réduirez considérablement, sinon bannissez complètement:
- Pas d’espace de conférence ou de location de grands espaces événementiels
- Pas de stress de restauration ou de menu
- Pas de garantie de marketing physique comme des brochures, des locations de tables, des affiches d’événements, etc.
- Pas de frais de transport ou d’hébergement
Sans les frais généraux coûteux, vous pouvez envisager de réduire le coût de l’entrée ou du billet, et ainsi, augmenter la participation des participants au programme (participants, juges et organisateurs du programme) et des sponsors éventuels.
Il pourrait également être plus facile pour les conférenciers invités ou les présentateurs d’accepter votre invitation au gala. Maintenant, ils peuvent éviter les inconvénients du voyage et de l’hébergement.
Configuration de l’événement: Outils du commerce virtuel
Maintenant que nous savons qu’il y a de réels avantages à déplacer votre gala de remise de prix vers une production virtuelle, comment allez-vous réellement le faire? Bien sûr, vous en savez un peu plus sur le travail à distance. À l’heure actuelle, vous avez probablement assisté à une réunion virtuelle ou à un chat vidéo et vous savez comment travailler à domicile. Mais, un événement physique réel? Oui, vous pouvez le faire! Et il existe de nombreuses technologies efficaces et éprouvées pour vous aider à réussir.
Peut-être la meilleure nouvelle? Maîtriser comment organiser une cérémonie virtuelle nécessite très peu de mise en place d’événements physiques! La plupart des événements virtuels ne sont que cela – complètement virtuels, hébergés en ligne. Vous pouvez, bien sûr, recréer une scène dans votre maison ou votre bureau et y enregistrer des vidéos. (Astuce : Utilisez un écran vert! De cette façon, vous pouvez ajouter des annonces de gagnants et des photos et des instantanés du programme de récompenses derrière le haut-parleur!).
La plupart de votre configuration impliquera de choisir la technologie dont vous aurez besoin pour organiser l’événement. Voici quelques recommandations:
Un outil de conférence virtuelle
Il y en a beaucoup sur le marché. Vous pouvez configurer quelque chose de rapide et abordable comme Zoom ou Google Hangouts où vous pouvez inviter tous les participants à votre programme et choisir le ou les hôtes qui feront les annonces. Il est possible de créer des salles en petits groupes avec Zoom, où l’hôte peut diviser le groupe pour entendre des conférenciers spécifiques ou des annonces de récompenses dans des catégories ou des chapitres spécifiques. Si vous faites cela, assurez-vous de fournir un chemin clair vers le groupe d’origine.
Ou, si vous avez le budget disponible (avec tout cet argent que vous avez économisé sur un espace événementiel physique), il existe également une multitude d’outils de planification d’événements avancés conçus pour des événements virtuels, tels que Whova, Run The World et Hopin – qui facilitent les événements en ligne en direct.
Diffusion en direct sur les médias sociaux
La diffusion en direct d’un événement sur les médias sociaux est un excellent moyen de créer de l’excitation et de construire votre marque en ligne pendant votre événement en direct. Facebook Instagram ou Twitter vous permet de choisir une plate-forme comme YouTube, Facebook, Instagram ou Twitter. Periscope et Twitch sont également des services de diffusion en direct populaires. Ou, vous pouvez choisir de « diffuser en simultané » ou de diffuser en direct sur différents canaux sociaux en même temps, avec un outil comme Switchboard ou Vimeo. Et n’oubliez pas de promouvoir votre événement en direct à l’avance, afin que votre communauté sache où suivre en temps réel (plus d’informations ci-dessous).
Une fois que vous avez choisi la technologie pour soutenir votre événement en direct, assurez-vous de faire plusieurs essais. Invitez les responsables de programme à être des juges, des conférenciers, des téléspectateurs et des participants pour tester tous les aspects de votre événement virtuel.
Engagement à l’événement Ideas for virtual awards
- Implication des influenceurs – Invitez les influenceurs de votre industrie à votre gala de récompenses virtuelles pour prononcer un discours ou remettre un prix.
- Participation des participants – Assurez-vous que vos participants sont engagés. Vous pouvez les diviser en groupes et les placer dans des salles de réunion virtuelles, comme mentionné ci-dessus, pour discuter d’un sujet ou écouter un conférencier en particulier, ou même faire quelque chose d’amusant et de fou comme un concours de karaoké virtuel! Fournissez des informations et un ordre du jour sur chaque session / salle de réunion à l’avance afin que vos participants puissent décider des sessions auxquelles participer.
- Réseautage des participants – Les événements virtuels offrent aux participants intéressés la possibilité de se connecter par chat ou d’échanger des informations de contact avec d’autres participants pour de futures collaborations.
- Engagement en direct – Si vous diffusez votre événement en direct, vos téléspectateurs peuvent soumettre des questions ou des commentaires. Assurez-vous de leur faire savoir que les commentaires et les emojis sont les bienvenus. 🙂
- Impliquez les gagnants – Pensez à informer vos finalistes avant l’événement en direct et dites-leur comment accepter le prix en direct pendant l’événement. Cela peut être fait via un outil de conférence virtuelle comme ceux mentionnés ci-dessus. Cela peut également être aussi simple qu’un appel Facetime enregistré et diffusé en direct! Si tous les finalistes attendent les annonces des gagnants, cela créera un environnement semblable à un véritable événement, avec un suspense supplémentaire parfait pour les téléspectateurs et les participants en direct!
Incluez vos sponsors
Ce n’est pas parce que votre événement est maintenant virtuel que vous ne pouvez pas inclure vos sponsors. Il est important de les inclure dans l’événement et de leur apporter de la valeur. Voici quelques idées:
- Offrir une visibilité aux sponsors. Dans Force d’attribution, vous pouvez fournir des emplacements de sponsors à haute visibilité dans des blocs de contenu de la Galerie, que vous pouvez partager pendant l’événement. Les applications d’événements mentionnées ci-dessus peuvent également fournir des emplacements et des fonctionnalités de parrainage.
- Offrez aux commanditaires l’accès aux participants virtuels de votre gala de remise de prix. Fournissez à vos sponsors des moyens d’offrir leurs produits ou services par courrier électronique ou par messagerie pendant l’événement en direct.
- Invitez le commanditaire à participer à l’événement. C’est peut-être une annonce de prix, peut-être une annonce de produit ou de service pour mettre en valeur leur organisation.
Comment promouvoir votre événement virtuel
Maintenant que vous avez planifié votre gala de récompenses virtuelles et choisi la technologie pour le soutenir, il est temps de promouvoir! Savoir comment promouvoir votre événement virtuel est particulièrement important si vous souhaitez que les téléspectateurs participent à un événement en direct, virtuel ou diffusé en direct.
Une grande partie de la promotion sera la même qu’auparavant. Vous devrez envoyer des invitations, fixer les coûts des billets (s’il s’agit d’un événement payant) et présenter vos sponsors et vos juges. Assurez-vous d’envoyer plusieurs rappels sur l’événement à venir, en particulier une semaine, un jour et même une heure avant l’événement.
Faites savoir à vos participants à quoi s’attendre. Si vous avez des conférenciers invités, assurez-vous de les profiler à l’avance et de leur faire savoir exactement à quelle heure ils parleront. Fournissez toutes les exigences en matière d’information et de technologie dont vos participants ont besoin.
La fin virtuelle
Votre programme de récompenses et ses nombreux participants talentueux méritent une célébration – et un gala de récompenses virtuelles leur donne exactement cela. Vous serez en mesure d’engager votre communauté, de célébrer vos finalistes et gagnants, et de présenter vos commanditaires et des héros en coulisses comme les juges et les gestionnaires de programmes.
Non seulement vous disposerez de nouvelles données sur ce que votre public a trouvé le plus engageant dans votre événement, mais vous disposerez également d’une toute nouvelle bibliothèque de vidéos pour alimenter le marketing de votre programme pour les années à venir.
