een taakanalyse beschrijft de taken, verantwoordelijkheden en vaardigheden die nodig zijn om een taak uit te voeren. Het biedt de feiten die u nodig hebt om een nauwkeurige functieomschrijving te schrijven en de juiste persoon in te huren. Hier is waarom job analyses zijn belangrijk en hoe ze voor te bereiden.
het schrijven van een functieanalyse is iets wat eigenaren van kleine bedrijven vaak nalaten te doen voordat ze een werknemer aannemen. In een haast om een vacante positie te vullen of om nieuwe banen te vullen als het bedrijf groeit, werkgevers vallen vaak terug op generieke functie titels en functiebeschrijvingen in plaats van de specifieke taken die de nieuwe werknemer zal moeten doen of de vaardigheden die de kandidaat zal moeten om de baan met succes uit te voeren.
trap niet in deze val. Het kan leiden tot het aannemen van de verkeerde persoon. Slechte huurlingen zijn duur, stressvol en tijdrovend om mee om te gaan. Ze zijn ook heel gewoon. Volgens een enquête van CareerBuilder zegt 74% van de werkgevers in kleine bedrijven dat ze de verkeerde persoon voor een baan hebben ingehuurd. Of u nu het inhuren van uw eerste werknemer of uw tiende, kunt u uw kansen op het inhuren van de juiste kandidaat door het doen van een job analyse te verbeteren.
Wat is een functieanalyse?
een functieanalyse is een diepgaande studie van de taken, verantwoordelijkheden, vaardigheden en soft skills die nodig zijn om een baan met succes uit te voeren. De functieanalyse moet worden uitgevoerd als de eerste stap in het wervingsproces. Het schrijven van de analyse helpt u uw behoeften en verwachtingen te verduidelijken. Het verzamelt ook de informatie die u nodig hebt om een goede functieomschrijving te schrijven.
hoe een taakanalyse uitvoeren
om de taak te analyseren, Maak een lijst van de taken die u verwacht van de nieuwe werknemer uit te voeren, en wees duidelijk over wat u hoopt te bereiken door iemand deze taken te laten uitvoeren.
voor elke taak de vaardigheden, opleiding, vaardigheden en “soft skills” te identificeren en op te sommen die nodig zijn om de taak uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld weten, dat je iemand nodig hebt om te helpen beantwoorden telefoons, orders aannemen, en doen andere “routine” dingen. Maar de duivel zit in de details. Wees duidelijk over hoe dat werk zal moeten worden gedaan.
heeft de werknemer computervaardigheden nodig? Zal hij of zij moeten zorgen voor bestellingen die binnenkomen via een online winkelwagentje en over de telefoon? Zal de werknemer moeten inpakken en verzenden van de bestellingen ook? Zo ja, moeten ze dan iets zwaars tillen? Zullen die “andere routine dingen” je wilt gedaan zijn het bestellen van leveringen en het beheren van de inventaris? Hoe zit het met het beantwoorden van vragen over uw producten en diensten als klanten bellen in of antwoorden op e-mail vragen of klachten van klanten? Zal de persoon die u inhuren behoefte aan uitstekende spelling en grammatica vaardigheden? Worden zij ook geacht spreadsheets bij te werken, uw afspraken te beheren en afspraken te maken voor reizen en vergaderingen?
hoe vinden en inhuren van werknemers
Aanwervingsformulieren en Templates
hoe zit het met talenkennis? Moet de nieuwe magazijnbegeleider die u wilt inhuren vloeiend zijn in een andere taal dan Engels om te kunnen communiceren met de mensen die zij begeleiden? Als u een ober of kok voor uw restaurant inhuurt, moeten ze dan Engels kunnen lezen en schrijven of moeten ze tweetalig zijn? (Een vriend en ik hadden een diner op een avond in een Chinees restaurant op Long Island, NY, en toen we onze cheque kregen konden we niet zeggen wat ieder van ons verschuldigd was. De ober had onze orders in het Chinees opgeschreven.)
of misschien heeft u een administratief assistent of secretaresse nodig. In een klein bedrijf, het is niet ongebruikelijk voor de admin of “secretaris” om een belangrijke speler die weet hoe om documenten voor overheidsinstanties in te vullen, screen calls, het opzetten van accounts voor leveringen, interactie met leveranciers, of zelfs doen de boekhouding. Zal deze persoon het kantoor beheren in afwezigheid van de eigenaar? Overzien en beheren van andere medewerkers? Veel sollicitanten kunnen 50 wpm typen, maar niet iedereen is geschikt voor deze andere taken.
het inhuren van technisch of wetenschappelijk personeel? Hoe bekwaam moeten ze zijn? Welke specifieke programmeervaardigheden heeft die webontwikkelaar nodig? En welke instrumenten moet de chemicus weten? Hoeveel onafhankelijk werk wordt van uw technicus of wetenschapper verwacht? Moeten ze in het openbaar spreken of rechtstreeks met klanten omgaan? Wetenschappelijke artikelen schrijven? Of zullen ze gewoon orders opvolgen en routinewerk doen?
een grondige functieanalyse is even belangrijk voor de hoogste te vervullen functies. Verkoop en management zijn cruciaal voor het succes van een bedrijf, vooral een kleine of groeiende onderneming. Ervaren aanvragers brengen naar het bedrijf achtergronden die moeten worden geëvalueerd. Waren ze succesvol? Waren het teamspelers? Volgden ze alleen maar aanwijzingen op of namen ze de controle over hun vorige werkomgeving en ontwikkelden ze innovatieve oplossingen voor moeilijke problemen? Hebben zij de gewenste resultaten behaald en kunnen zij resultaten behalen voor uw bedrijf?
gerelateerd: Hoe kunt u referentiecontroles uitvoeren bij sollicitanten
gerelateerd: 5 Tips voor het aannemen van vacatures zonder falen voor kleine bedrijven
Zet uw functieanalyse op papier
denk niet alleen na over de vaardigheden die de werknemer nodig heeft en de taken die u wilt dat ze doen. Maak een formeel jobanalyse document.
als iemand anders dan u de nieuwe werknemer zal begeleiden of op een of andere manier in contact zal treden, laat die persoon ook een functieanalyse uitvoeren. De supervisor kan denken aan eisen die je vergeten bent. Voordat u verder gaat, vergelijk uw analyse met die van hen om verschillen in meningen over wat nodig is te identificeren. Door dit te doen zal helpen ervoor te zorgen dat u geen belangrijke criteria hebt weggelaten.
het schrijven van uw behoeften, wensen en verwachtingen kan nadenken en tijd kosten, maar het is een van de belangrijkste stappen in het aanwervingsproces. Als je niet duidelijk bent over de vaardigheden en eigenschappen die je nodig hebt om een werknemer te bezitten om een goede baan te doen, hoe kun je de juiste persoon vinden om die baan te vullen? De documentatie van uw behoeften zal u begeleiden tijdens het gehele aanwervingsproces, of u nu de werving zelf of het huren van een recruiter om de juiste werknemer te vinden.
