Un’analisi del lavoro descrive i compiti, le responsabilità e le competenze necessarie per eseguire un lavoro. Fornisce i fatti necessari per scrivere una descrizione accurata del lavoro e assumere la persona giusta. Ecco perché le analisi di lavoro sono importanti e come prepararle.
Scrivere un’analisi del lavoro è qualcosa che i proprietari di piccole imprese spesso trascurano di fare prima di assumere un dipendente. In una corsa per riempire una posizione vacante o per riempire nuovi posti di lavoro come il business cresce, i datori di lavoro spesso ripiegare su titoli di lavoro generici e descrizioni di lavoro invece di considerare i compiti specifici il nuovo dipendente dovrà fare o le competenze il candidato dovrà svolgere il lavoro con successo.
Non cadere in questa trappola. Può portare ad assumere la persona sbagliata. I cattivi assunti sono costosi, stressanti e dispendiosi in termini di tempo da affrontare. Sono anche abbastanza comuni. Secondo un sondaggio CareerBuilder, 74% dei datori di lavoro di piccole imprese dicono di aver assunto la persona sbagliata per un lavoro. Se stai assumendo il tuo primo dipendente o il tuo decimo, puoi migliorare le tue possibilità di assumere il candidato giusto facendo un’analisi del lavoro.
Che cos’è un’analisi del lavoro?
Un’analisi del lavoro è uno studio approfondito dei compiti, delle responsabilità, delle competenze e delle competenze trasversali necessarie per svolgere un lavoro con successo. L’analisi del lavoro dovrebbe essere condotta come primo passo nel processo di reclutamento. Scrivere l’analisi ti aiuta a chiarire le tue esigenze e aspettative. Si tira anche insieme le informazioni necessarie per scrivere una buona descrizione del lavoro.
Come fare un’analisi del lavoro
Per analizzare il lavoro, fai un elenco delle attività che ti aspetterai che il nuovo noleggio esegua e sii chiaro su ciò che speri di ottenere avendo qualcuno a fare queste attività.
Per ogni attività, identificare ed elencare le competenze, la formazione, le abilità e le soft skill necessarie per eseguire l’attività. Potresti sapere, ad esempio, che hai bisogno di qualcuno che ti aiuti a rispondere ai telefoni, prendere ordini e fare altre cose “di routine”. Ma il diavolo è nei dettagli. Sia chiaro su come quel lavoro dovrà essere fatto.
Il dipendente avrà bisogno di competenze informatiche? Sarà lui o lei deve prendersi cura di ordini che arrivano attraverso un carrello della spesa online così come al telefono? Il dipendente dovrà fare i bagagli e spedire anche gli ordini? Se è così, dovranno sollevare qualcosa di pesante? Quelle “altre cose di routine” che vorrai fare includono l’ordinazione di forniture e la gestione dell’inventario? Che ne dici di rispondere a domande sui tuoi prodotti e servizi se i clienti chiamano o rispondono a richieste di posta elettronica o reclami dei clienti? La persona che assumi avrà bisogno di eccellenti abilità di ortografia e grammatica? Ci si aspetta anche che aggiornino i fogli di calcolo, gestiscano i tuoi appuntamenti e prendano accordi per viaggi e riunioni?
Come trovare e assumere dipendenti
Forme e modelli di assunzione
Che dire delle competenze linguistiche? Il nuovo supervisore del magazzino che desideri assumere dovrà essere fluente in una lingua diversa dall’inglese per comunicare con le persone che supervisionano? Se stai assumendo un cameriere o cucinare per il vostro ristorante, dovranno essere in grado di leggere e scrivere inglese o hanno bisogno di essere bilingue? (Un amico ed io abbiamo cenato una sera in un ristorante cinese a Long Island, NY, e quando abbiamo ottenuto il nostro assegno non siamo riusciti a dire quello che ognuno di noi doveva. Il cameriere aveva scritto i nostri ordini in cinese.)
O forse hai bisogno di un assistente amministrativo o di una segretaria. In una piccola azienda, non è insolito per l’amministratore o “segretario” di essere un giocatore chiave che sa come completare i documenti per le agenzie governative, chiamate schermo, impostare i conti per le forniture, interagire con i fornitori, o anche fare la contabilità. Questa persona gestirà l’ufficio in assenza del proprietario? Supervisionare e gestire altri dipendenti? Molti candidati di lavoro possono digitare 50 wpm, ma non tutti sono tagliati per gestire queste altre attività.
Assunzione di personale tecnico o scientifico? Quanto devono essere abili? Quali specifiche competenze di programmazione avrà bisogno di questo sviluppatore web? E quale strumentazione avrà bisogno di sapere il chimico? Quanto lavoro indipendente ci si aspetta che il tuo tecnico o scienziato faccia? Dovranno parlare in pubblico o trattare direttamente con i clienti? Scrivere articoli scientifici? O saranno solo seguendo gli ordini e facendo il lavoro di routine?
Un’analisi approfondita del lavoro è altrettanto importante per il più anziano di posizioni da riempire. Le vendite e la gestione sono fondamentali per il successo di un’azienda, in particolare un’impresa piccola o in crescita. I candidati esperti portano agli sfondi aziendali che devono essere valutati. Hanno avuto successo? Erano giocatori di squadra? Hanno semplicemente seguito le indicazioni o hanno preso il controllo del loro precedente ambiente di lavoro, ideando soluzioni innovative a problemi difficili? Hanno raggiunto i risultati desiderati e possono ottenere risultati per la tua azienda?
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Metti la tua analisi del lavoro su carta
Non solo “pensare” alle competenze di cui il dipendente avrà bisogno e ai compiti che vorresti che facessero. Creare un documento di analisi del lavoro formale.
Se qualcuno diverso da te supervisionerà o interagirà in qualche modo con il nuovo dipendente, chiedi a quella persona di completare anche un’analisi del lavoro. Il supervisore potrebbe pensare a requisiti che ti sono sfuggiti di mente. Prima di procedere, confronta la tua analisi con la loro per identificare le differenze di opinioni su ciò che è necessario. In questo modo vi aiuterà a fare in modo che non hai lasciato fuori tutti i principali criteri.
Mettere per iscritto i tuoi bisogni, desideri e aspettative può richiedere tempo e tempo, ma è uno dei passaggi più importanti nel processo di assunzione. Se non sono chiare circa le competenze e le caratteristiche che avete bisogno di un dipendente di possedere per fare un buon lavoro, come si può trovare la persona giusta per riempire quel lavoro? La documentazione delle vostre esigenze vi guiderà durante l’intero processo di assunzione, se si fa il reclutamento da soli o assumere un reclutatore per trovare il dipendente giusto.
