hoe bedrijven betalingen kunnen bijhouden

of u nu een eenmanszaak bent of een groeiende e-commerce retailer, een van de eerste orders van het bedrijfsleven zou moeten zijn om te bepalen hoe u facturen en betalingen kunt bijhouden. Hier zijn een paar tips om u te helpen georganiseerd te blijven.

het belang van boekhouding

het bijhouden van betalingen heeft een directe impact op de cashflow van uw bedrijf, dus het is belangrijk om dit proces te stroomlijnen met een georganiseerd boekhoudsysteem. Als u niet tijdig betalingen van klanten ontvangt, hebt u niet het geld dat nodig is om uw eigen kosten te betalen. Daarnaast kan krediet lijden als gevolg van een verminderde cashflow.

het beste boekhoudsysteem zal van verschillende factoren afhangen:

• soort bedrijf

• Business model

• doelstellingen op korte en lange termijn

• fiscale structuur

hoe de ontvangen betalingen bij te houden

het lijkt in theorie eenvoudig – u stuurt een factuur naar een klant en ontvangt een betaling in ruil.

dus, waarom is het soms zo moeilijk om betalingen bij te houden? Het komt vaak neer op timing. Als u de traditionele boekhoudmethode van het verzenden van facturen te gebruiken en te wachten op een reactie, het bijhouden van alle betalingen handmatig, kunnen er lange vertragingen in tussen elke fase. Je moet niet alleen wachten tot de klant de factuur ontvangt, maar dan moet je wachten op de betaling. Het kost tijd voor de betaling te wissen op uw bankrekening, en tegen die tijd, het kan een geheel nieuwe boekhoudperiode.

wanneer u bepaalt hoe u de ontvangen betalingen kunt bijhouden, moet u deze vertraging in de vergelijking verwerken. Idealiter, Als u een online bedrijf, kunt u eenvoudig betalingen elektronisch ontvangen via uw website. Voor die bedrijven die factuur moet indienen, echter, hier zijn een paar eenvoudige stappen om het proces te vereenvoudigen:

1. gebruik een uniform sjabloon voor facturen en controleer alle betalingsinformatie om vertragingen in de verwerking te voorkomen.

2. een opvolgingssysteem opzetten voor te late facturen. Wacht niet tot facturen 60 dagen achterstallig zijn. Om verdere vertraging te voorkomen, plaats een beleefdheidsgesprek met uw klant zodra de betaling is vertraagd.

3. blijf op de hoogte van uw financiële verslagen. Track betalingen ontvangen in een spreadsheet, het bijwerken van uw winst-en verliesrekening regelmatig om eventuele wijzigingen weer te geven.

4. gebruik boekhoudsoftware om het proces te automatiseren. Een goede software programma kan automatisch facturen uit te geven, track betalingen, en u waarschuwen voor eventuele verschillen tussen de twee.

hoe rekeningen en verschuldigde betalingen

bij te houden zodra u debiteuren hebt uitgezocht of hoe u betalingen van klanten kunt bijhouden, moet u nadenken over het bijhouden van uw uitgaven en uitgaven. Een sterk systeem zorgt ervoor dat u geen rekeningen mist, maar het helpt ook bij budgettering omdat u de reguliere kosten kunt analyseren en anticiperen.

1. de eerste stap in het bepalen hoe bij te houden van rekeningen en betalingen verschuldigd is om al uw maandelijkse betalingen te plaatsen in categorieën. Deze moeten worden gedeeld door het type betaling. Bijvoorbeeld, kunt u sommige rekeningen te betalen met uw bankrekening, en anderen met uw zakelijke creditcard.

2. Maak een spreadsheet waarin elke maand al uw uitgaande betalingen worden weergegeven, waarbij verschillende betaaltypen per kleur worden gemarkeerd om ze te onderscheiden. U kunt ze ook op vervaldatum organiseren, rekening houdend met de verwerkingstijden van de bank.

3. gebruik payment tracking software om ervoor te zorgen dat uw betalingen automatisch worden verzonden. De beste boekhoudprogramma ‘ s geven u een duidelijk beeld van alle controle-en creditrekeningen vanaf een centraal dashboard.

4. werk uw spreadsheet bij als betalingen uw rekeningen verlaten en rekeningen worden betaald.

overweeg om digitaal te gaan

gebruikt u nog steeds papieren facturen? Overweeg om papierloos op kantoor te gaan om betalingen efficiënter bij te houden. Digitaliseer al uw facturen, facturen, bankafschriften, werknemersbestanden en andere financiële overzichten.

door uw financiën te digitaliseren, hebt u snel toegang tot alles wat u nodig hebt in één oogopslag. Gescande documenten zijn gemakkelijker te verzenden naar de IRS of uw persoonlijke accountant, en u kunt controleren of facturen van klanten al dan niet zijn betaald.

wat moet u zoeken in boekhoudsoftware

een boekhoudsoftwaresysteem is een must-have voor bedrijven vandaag de dag. Echter, niet alle software is gelijk gemaakt. Zoek naar de volgende functies om rekeningen en betalingen effectiever bij te houden:

• Compatibel met meerdere gebruikers: idealiter moet elke werknemer in staat zijn om zijn eigen kosten in te voeren en facturen te registreren.

• cloudgebaseerd systeem: U moet in staat zijn om het boekhoudprogramma te gebruiken vanaf elke locatie.

• kosteneffectieve prijsstructuur: grotere bedrijven zullen een uitgebreider plan nodig hebben, maar kleine handelaren zouden minimale boekhoudkundige behoeften kunnen hebben voor een handvol klanten.

• beveiliging: als u gevoelige financiële gegevens opslaat, moet u ervoor zorgen dat deze worden beschermd met de juiste versleutelingsniveaus.

we kunnen

GoCardless helpt u bij het automatiseren van de betaling incasso, het verminderen van de hoeveelheid admin uw team moet omgaan met wanneer het achtervolgen van facturen. Ontdek hoe GoCardless u kan helpen met ad-hocbetalingen of terugkerende betalingen.