hvordan virksomheder kan holde styr på betalinger

uanset om du er en eneforhandler eller voksende e-handelsforhandler, bør en af de første forretningsordrer bestemme, hvordan man holder styr på fakturaer og betalinger. Her er et par tip, der hjælper dig med at holde dig organiseret.

vigtigheden af bogføring

at holde styr på betalinger har en direkte indvirkning på din virksomheds pengestrøm, så det er vigtigt at strømline denne proces med et organiseret bogføringssystem. Hvis du ikke modtager kundebetalinger rettidigt, har du ikke de nødvendige midler til at betale dine egne udgifter. Derudover kan kredit lide som følge af en formindsket pengestrøm.

det bedste bogføringssystem afhænger af flere faktorer:

• type virksomhed

• forretningsmodel

• kort – og langsigtede mål

• skattestruktur

Sådan holder du styr på modtagne betalinger

det virker simpelt i teorien – du sender en faktura til en klient og modtager en betaling til gengæld.

så hvorfor er det så svært at holde styr på betalinger til tider? Det koger ofte ned til timing. Hvis du bruger den traditionelle regnskabsmetode til at sende fakturaer og vente på et svar, spore alle betalinger manuelt, kan der være lange forsinkelser mellem hvert trin. Du skal ikke kun vente på, at kunden modtager fakturaen, men så skal du vente på betalingen. Det tager tid for betalingen at rydde ind på din bankkonto, og på dette tidspunkt kan det være en helt ny regnskabsperiode.

når du bestemmer, hvordan du holder styr på modtagne betalinger, skal du arbejde denne gang i ligningen. Ideelt set, hvis du har en online-forretning, kan du blot modtage betalinger elektronisk via din hjemmeside. For de virksomheder, der skal indsende faktura, imidlertid, her er et par nemme trin til at forenkle processen:

1. brug en ensartet skabelon til fakturaer, og bekræft alle betalingsoplysninger for at undgå forsinkelser.

2. sæt et opfølgningssystem på plads for sene fakturaer. Vent ikke, indtil fakturaer er 60 dage forfaldne. For at undgå yderligere forsinkelse skal du foretage et høflighedsopkald med din klient, så snart betalingen er forsinket.

3. Hold styr på dine økonomiske rapporter. Spor betalinger modtaget i et regneark, opdatere din resultatopgørelse regelmæssigt for at vise eventuelle ændringer.

4. brug regnskabsprogrammer til at automatisere processen. Et godt program kan automatisk udstede fakturaer, spore betalinger, og advare dig om eventuelle uoverensstemmelser mellem de to.

Sådan holder du styr på regninger og skyldige betalinger

når du har fundet ud af tilgodehavender, eller hvordan du holder styr på kundebetalinger, skal du tænke på at spore dine udgifter og udgifter. At sætte et stærkt system på plads sikrer, at du ikke går glip af nogen regninger, men det hjælper også med budgettering, fordi du kan analysere og forudse regelmæssige omkostninger.

1. det første skridt i at bestemme, hvordan man holder styr på regninger og skyldige betalinger, er at placere alle dine månedlige betalinger i kategorier. Disse skal divideres med betalingstype. For eksempel kan du betale nogle regninger med din checkkonto og andre med dit forretningskreditkort.

2. lav et regneark, der beskriver alle dine udgående betalinger hver måned, og fremhæv forskellige betalingstyper efter farve for at adskille dem. Du kan også organisere dem efter forfaldsdato, factoring i bank behandlingstider.

3. brug betalingssporingsprogrammer til at sikre, at dine betalinger sendes automatisk. De bedste regnskabsprogrammer giver dig et klart billede af alle kontrol-og kreditkonti fra et centralt dashboard.

4. Opdater dit regneark, når betalinger forlader dine konti, og regninger betales.

overvej at gå digital

bruger du stadig papirfakturaer? Overvej at gå papirløs på kontoret for at holde styr på betalinger mere effektivt. Digitaliser alle dine fakturaer, regninger, kontoudtog, medarbejderfiler og andre årsregnskaber.

ved at digitalisere dine finansielle oplysninger har du hurtigt adgang til alt, hvad du har brug for. Scannede dokumenter er lettere at sende til IRS eller din personlige revisor, og du kan kontrollere, om kundefakturaer er betalt eller ej.

hvad skal man se efter i regnskabsprogrammer

et regnskabsprogram er et must-have for virksomheder i dag. Men ikke alle programmer er skabt ens. Se efter følgende funktioner for at holde styr på regninger og betalinger mere effektivt:

• kompatibel med flere brugere: ideelt set skal hver medarbejder være i stand til at indtaste deres egne udgifter og registrere fakturaer.

• Cloud-baseret system: Du skal kunne bruge regnskabsprogrammet hvor som helst.

• omkostningseffektiv prisstruktur: større virksomheder har brug for en mere omfattende plan, men små erhvervsdrivende kan have minimale regnskabsbehov for en håndfuld kunder.

• sikkerhed: hvis du gemmer følsomme økonomiske data, skal du sørge for, at de er beskyttet med passende krypteringsniveauer.

vi kan hjælpe

GoCardless hjælper dig med at automatisere betaling indsamling, skære ned på mængden af admin dit team har brug for at beskæftige sig med, når jagter fakturaer. Find ud af, hvordan GoCardless kan hjælpe dig med ad hoc-betalinger eller tilbagevendende betalinger.