kuinka yritykset voivat pitää kirjaa maksuista

olitpa sitten yksinyrittäjä tai kasvava verkkokauppamyyjä, yksi ensimmäisistä toimeksiannoista pitäisi olla laskujen ja maksujen seuraaminen. Tässä muutama vinkki, joiden avulla pysyt järjestyksessä.

kirjanpidon merkitys

maksujen seuraaminen vaikuttaa suoraan yrityksesi kassavirtaan, joten on tärkeää tehostaa tätä prosessia organisoidulla kirjanpitojärjestelmällä. Jos et saa asiakasmaksuja ajoissa, sinulla ei ole tarvittavia varoja omien kulujesi maksamiseen. Lisäksi luotot voivat kärsiä heikentyneen kassavirran vuoksi.

paras kirjanpitojärjestelmä riippuu useista tekijöistä:

• Yritystyyppi

• liiketoimintamalli

• lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet

• verorakenne

kuinka pitää kirjaa vastaanotetuista maksuista

se tuntuu teoriassa yksinkertaiselta-lähetät laskun asiakkaalle ja saat maksun vastineeksi.

niin, miksi maksujen seuraaminen on välillä niin vaikeaa? Usein kyse on ajoituksesta. Jos käytät perinteistä kirjanpitomenetelmää laskujen lähettämisessä ja vastauksen odottamisessa, kaikkien maksujen seuraamisessa manuaalisesti, kunkin vaiheen välillä voi olla pitkiä viiveitä. Sinun ei tarvitse vain odottaa, että asiakas saa laskun, mutta sitten sinun täytyy odottaa maksua. Se vie aikaa maksun tyhjentää pankkitilille, ja tällä kertaa, se voi olla täysin uusi tilikausi.

määritettäessä, miten saatuja maksuja seurataan, on käytettävä tätä viivettä yhtälöön. Ihannetapauksessa, jos sinulla on online-liiketoimintaa, voit vastaanottaa maksuja sähköisesti sivuston kautta. Niille yrityksille, jotka on toimitettava lasku, kuitenkin, tässä on muutamia helppoja vaiheita yksinkertaistaa prosessia:

1. käytä yhtenäistä mallia laskuille ja tarkista kaikki maksutiedot käsittelyn viivästymisen välttämiseksi.

2. otetaan käyttöön seurantajärjestelmä myöhästyneiden laskujen varalta. Älä odota, että laskut ovat 60 päivää erääntyneet. Välttääksesi lisäviivettä, soita asiakkaallesi kohteliaisuuspuhelu heti, kun maksu viivästyy.

3. seuraa taloussanomiasi. Seuraa vastaanotettuja maksuja laskentataulukossa, päivittämällä tuloslaskelmaasi säännöllisesti, jotta mahdolliset muutokset näkyvät.

4. käytä kirjanpito-ohjelmisto automatisoida prosessi. Hyvä ohjelma voi automaattisesti lähettää laskuja, seurata maksuja ja varoittaa mahdollisista poikkeamista näiden kahden välillä.

miten pitää kirjaa laskuista ja maksuista

kun olet selvittänyt myyntisaamiset tai miten pitää kirjaa asiakasmaksuista, sinun täytyy sitten miettiä kulujesi ja kulujesi seuraamista. Vahvan järjestelmän käyttöönotto varmistaa, ettet menetä laskuja, mutta se auttaa myös budjetoinnissa, koska voit analysoida ja ennakoida säännöllisiä kustannuksia.

1. ensimmäinen askel määritettäessä, miten pitää kirjaa laskut ja maksut velkaa on sijoittaa kaikki kuukausimaksut luokkiin. Nämä pitäisi jakaa maksutyypin mukaan. Voit esimerkiksi maksaa joitakin laskuja sekkitililläsi ja toisia yritysluottokortilla.

2. tee laskentataulukko yksityiskohtaisesti kaikki lähtevät maksut kuukausittain, korostamalla eri maksutyypit värin erottaa ne. Voit myös järjestää ne eräpäivään mennessä, huomioiden pankkien käsittelyajat.

3. käytä Maksu seuranta ohjelmisto varmistaa, että maksut lähetetään automaattisesti. Parhaat kirjanpito-ohjelmat antavat sinulle selkeän kuvan kaikista tarkastus-ja luottotileistä keskitetystä kojelaudasta.

4. Päivitä laskentataulukko, kun maksut lähtevät tileiltä ja laskut maksetaan.

harkitse digitaaliseen

Käytätkö vielä paperilaskuja? Harkitse paperittomaksi menemistä toimistossa, jotta voit seurata maksuja tehokkaammin. Digitoi kaikki laskut, laskut, tiliotteet, työntekijöiden tiedostot ja muut tilinpäätökset.

digitoimalla raha-asioitasi pääset nopeasti käsiksi kaikkeen, mitä tarvitset yhdellä silmäyksellä. Skannatut asiakirjat on helpompi lähettää verottajalle tai henkilökohtaiselle kirjanpitäjällesi, ja voit tarkistaa, onko asiakaslaskut maksettu.

mitä etsiä kirjanpidollisista ohjelmistoista

kirjanpitoohjelmisto on nykyään yrityksille pakollinen. Kaikkia ohjelmistoja ei kuitenkaan luoda samalla tavalla. Etsi seuraavat ominaisuudet seurata laskuja ja maksuja tehokkaammin:

• yhteensopiva useiden käyttäjien kanssa: ihanteellista olisi, että jokaisella työntekijällä olisi mahdollisuus kirjata omat kulunsa ja kirjata laskut.

• pilvipohjainen järjestelmä: Kirjanpito-ohjelmaa pitäisi pystyä käyttämään mistä tahansa.

• kustannustehokas hinnoittelurakenne: suuryritykset tarvitsevat kattavamman suunnitelman, mutta pienyrittäjillä saattaa olla minimaalinen kirjanpitotarve kouralliselle asiakkaita.

• Turvallisuus: jos säilytät arkaluonteisia taloudellisia tietoja, varmista, että ne on suojattu asianmukaisella salaustasolla.

voimme auttaa

GoCardless auttaa automatisoimaan maksunkeruuta, vähentäen sitä määrää ylläpitäjää, jonka tiimisi tarvitsee hoitaakseen laskuja jahdatessaan. Selvitä, miten GoCardless voi auttaa sinua ad hoc-maksuissa tai toistuvissa maksuissa.