Come le aziende possono tenere traccia dei pagamenti

Che tu sia un unico commerciante o in crescita rivenditore di e-commerce, uno dei primi ordini di attività dovrebbe essere determinare come tenere traccia di fatture e pagamenti. Ecco alcuni consigli per aiutarti a rimanere organizzato.

L’importanza della contabilità

Tenere traccia dei pagamenti ha un impatto diretto sul flusso di cassa della tua azienda, quindi è importante semplificare questo processo con un sistema di contabilità organizzato. Se non ricevi i pagamenti dei clienti in modo tempestivo, non avrai i fondi necessari per pagare le tue spese. Inoltre, il credito può soffrire a causa di un flusso di cassa diminuito.

Il miglior sistema di contabilità dipenderà da diversi fattori:

• Tipo di azienda

• modello di Business

• a Breve e lungo termine obiettivi

• la struttura Fiscale

Come tenere traccia dei pagamenti ricevuti

sembra semplice, in teoria, si invia una fattura per un cliente e ricevere un pagamento in cambio.

Quindi, perché è così difficile tenere traccia dei pagamenti a volte? Spesso si riduce al tempismo. Se si utilizza il metodo di contabilità tradizionale per l’invio di fatture e l’attesa di una risposta, tracciando manualmente tutti i pagamenti, possono esserci lunghi ritardi tra ogni fase. Non solo devi aspettare che il cliente riceva la fattura, ma poi devi aspettare il pagamento. Ci vuole tempo per il pagamento per cancellare nel tuo conto bancario, e da questo momento, potrebbe essere un periodo contabile completamente nuovo.

Nel determinare come tenere traccia dei pagamenti ricevuti, è necessario lavorare questo ritardo nell’equazione. Idealmente, se hai un business online, puoi semplicemente ricevere pagamenti elettronicamente attraverso il tuo sito web. Per quelle aziende che devono presentare fattura, tuttavia, ecco alcuni semplici passaggi per semplificare il processo:

1. Utilizzare un modello uniforme per le fatture e verificare tutte le informazioni di pagamento per evitare ritardi di elaborazione.

2. Mettere in atto un sistema di follow-up per le fatture in ritardo. Non aspettare che le fatture siano scadute di 60 giorni. Per evitare ulteriori ritardi, effettuare una telefonata di cortesia con il cliente non appena il pagamento è in ritardo.

3. Tenere traccia dei vostri rapporti finanziari. Tieni traccia dei pagamenti ricevuti in un foglio di calcolo, aggiornando regolarmente il conto profitti e perdite per mostrare eventuali modifiche.

4. Utilizzare il software di contabilità per automatizzare il processo. Un buon programma software può emettere automaticamente fatture, monitorare i pagamenti e avvisare l’utente di eventuali discrepanze tra i due.

Come tenere traccia delle fatture e dei pagamenti dovuti

Una volta che hai capito i crediti o come tenere traccia dei pagamenti dei clienti, dovrai quindi pensare a monitorare le tue uscite e le tue spese. Mettere un sistema forte in atto assicura di non perdere le bollette, ma aiuta anche con il budget perché è possibile analizzare e anticipare i costi regolari.

1. Il primo passo per determinare come tenere traccia delle bollette e dei pagamenti dovuti è quello di inserire tutti i pagamenti mensili in categorie. Questi dovrebbero essere divisi per tipo di pagamento. Ad esempio, potresti pagare alcune bollette con il tuo conto corrente e altre con la tua carta di credito aziendale.

2. Crea un foglio di calcolo che descrive tutti i pagamenti in uscita ogni mese, evidenziando diversi tipi di pagamento in base al colore per distinguerli. Puoi anche organizzarli entro la data di scadenza, tenendo conto dei tempi di elaborazione bancari.

3. Utilizzare il software di monitoraggio dei pagamenti per garantire che i pagamenti vengano inviati automaticamente. I migliori programmi di contabilità ti danno una chiara visuale di tutti i conti di controllo e di credito da un cruscotto centrale.

4. Aggiorna il tuo foglio di calcolo come i pagamenti lasciano i vostri conti e le bollette sono pagate.

Considerare di andare digitale

Stai ancora utilizzando fatture cartacee? Considerare di andare senza carta in ufficio per tenere traccia dei pagamenti in modo più efficiente. Digitalizza tutte le tue fatture, fatture, estratti conto bancari, file dei dipendenti e qualsiasi altro bilancio.

Digitalizzando i tuoi dati finanziari, avrai accesso rapido a tutto ciò di cui hai bisogno a colpo d’occhio. I documenti scansionati sono più facili da inviare all’IRS o al tuo contabile personale e puoi verificare se le fatture dei clienti sono state pagate o meno.

Cosa cercare nel software di contabilità

Un sistema di software di contabilità è un must-have per le imprese di oggi. Tuttavia, non tutti i software sono creati allo stesso modo. Cercare le seguenti caratteristiche per tenere traccia delle bollette e dei pagamenti in modo più efficace:

• Compatibile con più utenti: Idealmente, ogni dipendente dovrebbe essere in grado di inserire le proprie spese e registrare le fatture.

• Sistema basato su cloud: Si dovrebbe essere in grado di utilizzare il programma di contabilità da qualsiasi luogo.

• Struttura dei prezzi conveniente: le aziende più grandi avranno bisogno di un piano più completo, ma i commercianti su piccola scala potrebbero avere esigenze contabili minime per una manciata di clienti.

• Sicurezza: se stai memorizzando dati finanziari sensibili, assicurati che siano protetti con livelli adeguati di crittografia.

Possiamo aiutarti

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