een van de belangrijkste vaardigheden die we horen over in project management is het verkrijgen van een greep op meerdere projecten en het bekijken van de integratie tussen hen. Dit kan een pijnpunt zijn voor projectmanagers die geen toegang hebben tot een bedrijfssysteem zoals Microsoft Project Server of Microsoft Project Online, Maar die toch weergaven, rapporten en snapshots willen maken of projectbestanden aan elkaar willen koppelen (in wezen, het koppelen van taken van het ene project naar het andere bestand).
ik vind dat de beste manier om geïntegreerde activiteiten te creëren, evenals een momentopname verslag van het werk in de tijd is om gebruik te maken van de “master project” in Microsoft Project.
In dit artikel, ga ik je een paar best practices geven rond het maken van een master project. En in het geval dat je je afvraagt, ja, deze technieken zullen zeker schaal als je ze nodig hebt; mijn bedrijf heeft programma ‘ s en portefeuilles van $500.000.000 en meer beheerd met behulp van master projecten.
de voordelen van een masterproject
waarom een masterproject gebruiken?
- Master projecten geven u de mogelijkheid om een permanente collectie van projecten die kunnen worden bekeken op elk moment;
- Bij het bekijken van uw project lijst, een master project kunt u de hoofdproject en subprojecten in een keer in een lijst;
- Een master project kunt u maken geconsolideerd project rapportage;
- Master projecten bieden een manier om te linken naar verschillende project-bestanden samen, betekenis je kunt ook een link verschillende taken tussen het project door middel van de masterproef; en
- u kunt snapshots (niet-gekoppelde schema ‘ s) maken, zodat u Historisch de voortgang in de tijd kunt beoordelen versus het proberen om meerdere kolommen met datums en tijden in een enkel bestand te hebben.
aan de slag met Masterprojecten
voordat u begint met het maken van uw masterproject, moet u bepalen of u wilt dat de SharePoint-site van elk subproject beschikbaar is in de SharePoint-site van het masterproject. Zo ja, publiceer dan het subproject niet totdat het masterproject is gepubliceerd. Zodra de subprojecten zijn opgeslagen, ingecheckt en gesloten — maar niet gepubliceerd — bent u klaar om uw master project aan te maken. Hier is hoe:
1. Maak met Microsoft Project Pro een nieuw leeg project en selecteer het tabblad subproject.
2. Navigeer naar uw eerste subproject en klik er één keer op. Klik vervolgens op de cirkel naast de juiste modus en selecteer Invoegen.
als u extra subprojecten wilt toevoegen, selecteert u een nieuwe lege rij binnen het masterproject en herhaalt u de stappen 1 en 2.
3. Zodra u alle subprojecten hebt geselecteerd die u in het masterproject wilt opnemen, klikt u op het tabblad Bestand om uw masterproject en eventuele wijzigingen in de subprojecten op te slaan als dat nodig is
4. Het dialoogvenster hieronder verschijnt, waar u uw masterproject een naam kunt geven en opslaan. Selecteer “No to all” Als je je subprojecten als alleen-lezen hebt ingevoegd.
nu bent u klaar om uw masterproject te publiceren of op te slaan en de SharePoint-Site te maken.
5. Selecteer het tabblad Bestand van projecten lint.
6. Klik op “Publiceren” als je verbonden bent met Project Online of Project Server. Als u aan een lokaal bestand werkt, selecteert u opslaan als en slaat u het hoofdprojectbestand op in een lokale map. Merk op dat je subproject bestanden ook toegankelijk moeten zijn vanuit het bestand dat je als master gebruikt, wat betekent dat je ze moet opslaan in een directory waartoe je toegang hebt.
als u verbonden bent met een Enterprise-versie van een Project, publiceert u de wijzigingen. Merk op dat u ervoor kunt kiezen om geen wijzigingen op te slaan in lokale bestanden die zijn ingevoegd.
7. Het dialoogvenster hieronder verschijnt; selecteer “nee tegen alles” als u uw subprojecten als alleen-lezen hebt ingevoegd of “ja tegen alles” als u uw lokale bestanden met uw wijzigingen wilt bijwerken.
een van de leuke onderdelen over het opslaan en publiceren van bestanden in een Enterprise versie van Project is dat je Project Server of Project Online automatisch een volledige SharePoint site kunt laten maken die verbonden is met je project. Vervolgens, als u besluit om bestanden te koppelen, documenten, deliverables, problemen en risico ‘ s, kunt u ze verbonden en beschikbaar voor het bekijken of toewijzen aan de werkelijke taken in het Project.
8. Het volgende dialoogvenster verschijnt. Selecteer “publiceren” als u verbonden bent met de Enterprise-versie van het Project.
u ziet het volgende dialoogvenster om alle lokale bestanden op te slaan die u hebt ingevoegd.
zodra de publicatie is voltooid, kunt u sluiten en controleer het master project in. Nu ben je klaar om de subprojecten te publiceren. Om dit te doen, moet u de URL-informatie uit stap 8.
9. Open het subproject en klik vervolgens op controleren / bestand & publiceren. Of als u een lokale versie van het Project opslaat, kiest u Bestand Opslaan als.
10. Het dialoogvenster hieronder verschijnt; selecteer publiceren. Sluit en check in het project. Herhaal deze stappen voor alle subprojecten.
Snapshots maken van projecten
een manier waarop u historische snapshots kunt maken van enkele en meerdere projecten is door het masterproject te gebruiken; maar in plaats van gekoppelde bestanden te hebben, kiest u ervoor ze niet te koppelen. Dit is een uitstekende manier om snapshots te maken en – in Project 2007 of hoger-de mogelijkheid te krijgen om projectbestanden met elkaar te vergelijken om de verschillen te identificeren.
laten we een voorbeeld bekijken. Klik op het tabblad Project en selecteer subproject.
zodra u dit hebt geselecteerd, verschijnt het dialoogvenster Project invoegen. Zorg ervoor dat u het selectievakje “Link naar project” uitschakelt.”
als Link naar project is uitgeschakeld, worden alle projecten gewoon ingevoegd als reguliere taken met een samenvattingstaak voor de bovenste rij van het project.
merk op dat het standaard projectbestandpictogram er niet is.
elk van deze bestanden is ingebed alsof u ze had gekopieerd en geplakt; ze zijn niet gekoppeld aan het originele bestand.
als u ooit een versie van een projectbestand met een andere wilt vergelijken, gebruikt u gewoon de knop projecten vergelijken op het lint. Als je in Project 2010, het zal worden gevonden op het tabblad Projecten. Als je in Project 2013 of Project 2016, vindt u het op het tabblad Rapporten. Dit screenshot toont Project 2013.
