en av de viktigaste färdigheterna som vi hör om i projektledning är att ta hand om flera projekt och se integrationen bland dem. Detta kan vara en smärtsam punkt för projektledare som inte har tillgång till ett företagssystem som Microsoft Project Server eller Microsoft Project Online, men som fortfarande vill skapa vyer, rapporter och ögonblicksbilder eller länka projektfiler tillsammans (i huvudsak, binda uppgifter från ett projekt till en annan fil).
jag tycker att det bästa sättet att skapa integrerade aktiviteter samt en ögonblicksrapport av arbete över tid är att utnyttja ”master project” I Microsoft Project.
i den här artikeln kommer jag att ge dig några bästa metoder för att skapa ett huvudprojekt. Och om du undrar, ja, dessa tekniker kommer definitivt att skala om du behöver dem; mitt företag har hanterat program och portföljer på $500,000,000 och uppåt med hjälp av masterprojekt.
fördelarna med ett masterprojekt
varför använda ett masterprojekt?
- masterprojekt ger Dig möjlighet att skapa en permanent samling av projekt som kan ses när som helst;
- när du visar din projektlista, ett masterprojekt kan du visa masterprojekt och delprojekt på en gång i en lista;
- ett masterprojekt kan du skapa konsoliderade projektrapportering;
- masterprojekt ger ett sätt att länka olika projektfiler tillsammans, vilket innebär att du kan också länka olika uppgifter mellan olika projekt projekt genom masterprojektet; och
- du kan skapa ögonblicksbilder (icke-länkade scheman) så att du historiskt kan granska framsteg över tiden jämfört med att försöka ha flera kolumner med datum och tider i en enda fil.
komma igång med huvudprojekt
innan du börjar skapa ditt huvudprojekt måste du avgöra om du vill att varje delprojekts SharePoint-webbplats ska vara tillgänglig på huvudprojektets SharePoint-webbplats. Om ja, publicera inte delprojektet förrän huvudprojektet har publicerats. När delprojekten har sparats, checkat in och stängts — men inte publicerats — är du redo att skapa ditt huvudprojekt. Så här gör du:
1. Skapa ett nytt tomt projekt med Microsoft Project Pro och välj fliken underprojekt.
2. Navigera till ditt första delprojekt och klicka bara på det en gång. Klicka sedan på cirkeln bredvid lämpligt läge och välj Infoga.
om du vill lägga till ytterligare delprojekt markerar du en ny tom rad i huvudprojektet och upprepar steg 1 och 2.
3. När du har valt alla delprojekt som du vill inkludera i huvudprojektet klickar du på fliken Arkiv för att spara ditt huvudprojekt och eventuella ändringar i delprojekten efter behov
4. Dialogrutan nedan kommer att dyka upp, där du kan namnge och spara ditt huvudprojekt. Välj ”nej till alla” om du har infogat dina delprojekt som skrivskyddade.
nu är du redo att publicera eller spara ditt huvudprojekt och skapa SharePoint-webbplatsen.
5. Välj fliken Arkiv i menyfliksområdet projekt.
6. Klicka på” Publicera ” om du är ansluten till Project Online eller Project Server. Om du arbetar med en lokal fil väljer du Spara som och sparar huvudprojektfilen i en lokal katalog. Observera att dina delprojektfiler också måste vara tillgängliga från filen som du använder som master, vilket innebär att du ska spara dem i en katalog som du har åtkomst till.
om du är ansluten till en Enterprise-version av Project publicerar du ändringarna. Observera att du kan välja att inte spara några ändringar i lokala filer som har infogats.
7. Dialogrutan nedan kommer att dyka upp; Välj ”Nej till alla” om du har infogat dina delprojekt som skrivskyddade eller ”ja till alla” om du vill uppdatera dina lokala filer med dina ändringar.
en av de trevliga delarna om att spara och publicera filer i en Enterprise-version av Project är att du kan ha Project Server eller Project Online automatiskt skapa en hel SharePoint-webbplats som är ansluten till ditt projekt. Om du sedan väljer att länka filer, dokument, leveranser, problem och risker kan du få dem anslutna och tillgängliga för visning eller tilldela dem till de faktiska uppgifterna i Project.
8. Följande dialogruta kommer att dyka upp. Välj ”Publicera” om du är ansluten till Enterprise-versionen av Project.
du ser följande dialogruta för att spara alla lokala filer du har infogat.
när publiceringen är klar kan du stänga och kontrollera huvudprojektet i. Nu är du redo att publicera delprojekten. För att göra detta behöver du URL-informationen från steg 8.
9. Öppna underprojektet och klicka sedan på checka ut / Arkiv & publicera. Eller om du sparar en lokal version av Project väljer du Arkiv Spara som.
10. Dialogrutan nedan kommer att dyka upp; välj Publicera. Stäng och kolla in projektet. Upprepa dessa steg för alla delprojekt.
skapa ögonblicksbilder av projekt
ett sätt att skapa historiska ögonblicksbilder av enstaka och flera projekt är att använda huvudprojektet; men istället för att ha länkade filer väljer du att inte länka dem. Detta är ett utmärkt sätt att ta ögonblicksbilder och — i Project 2007 eller senare — få möjlighet att jämföra projektfiler mot varandra för att identifiera skillnaderna.
Låt oss titta på ett exempel. Klicka på fliken Projekt och välj delprojekt.
när du har valt detta kommer det att visa dialogrutan Infoga projekt. Se till att du stänger av kryssrutan för ”länk till projekt.”
när länk till projekt är inaktiverat kommer alla projekt helt enkelt att infogas som vanliga uppgifter med en sammanfattande uppgift för projektets översta nivårad.
Lägg märke till att Standardprojektfilikonen inte finns där.
var och en av dessa filer är inbäddade som om du hade kopierat och klistrat in dem; de är inte länkade till originalfilen.
om du någonsin vill jämföra en version av en projektfil till en annan, använd bara knappen Jämför projekt som finns på menyfliksområdet. Om du är i Project 2010 finns det på fliken Projekt. Om du är i Project 2013 eller Project 2016 hittar du det på fliken Rapporter. Denna skärmdump visar Project 2013.
