jedną z kluczowych umiejętności, o których słyszymy w zarządzaniu projektami, jest opanowanie wielu projektów i oglądanie integracji między nimi. Może to być problem dla kierowników projektów, którzy nie mają dostępu do systemu korporacyjnego, takiego jak Microsoft Project Server lub Microsoft Project Online, ale nadal chcą tworzyć widoki, raporty i migawki lub łączyć pliki projektu ze sobą (zasadniczo, łącząc zadania z jednego projektu z innym plikiem).
uważam, że najlepszym sposobem tworzenia zintegrowanych działań, a także migawkowego raportu z pracy w czasie, jest wykorzystanie „master project” w Microsoft Project.
w tym artykule przedstawię Ci kilka najlepszych praktyk związanych z tworzeniem projektu głównego. A jeśli się zastanawiasz, tak, te techniki na pewno będą skalowane, jeśli ich potrzebujesz; moja firma zarządzała programami i portfelami $500,000,000 i więcej za pomocą projektów mistrzowskich.
zalety projektu Master
dlaczego warto korzystać z projektu master?
- projekty główne dają możliwość tworzenia stałej kolekcji projektów, które można przeglądać w dowolnym momencie;
- podczas przeglądania listy projektów, projekt główny umożliwia przeglądanie projektu głównego i podprojektów jednocześnie na liście;
- projekt główny umożliwia tworzenie skonsolidowanych raportów projektu;
- projekty główne umożliwiają łączenie różnych plików projektu ze sobą, co oznacza, że można również łączyć różne zadania między projekt poprzez projekt Master; i
- możesz tworzyć migawki (niezwiązane harmonogramy), dzięki czemu możesz historycznie przeglądać postępy w czasie, a nawet próbować mieć wiele kolumn dat i godzin w jednym pliku.
pierwsze kroki z projektami głównymi
zanim zaczniesz tworzyć projekt główny, musisz określić, czy witryna SharePoint każdego podprojektu ma być dostępna w witrynie SharePoint projektu głównego. Jeśli tak, to nie publikuj podprojektu, dopóki projekt główny nie zostanie opublikowany. Gdy podprojekty zostały zapisane, sprawdzone i zamknięte-ale nie opublikowane-jesteś gotowy do utworzenia projektu głównego. Oto jak:
1. Za pomocą programu Microsoft Project Pro utwórz nowy pusty projekt i wybierz kartę podprojekt.
2. Przejdź do pierwszego podprojektu i kliknij na niego tylko raz. Następnie kliknij kółko obok odpowiedniego trybu i wybierz Wstaw.
aby dodać dodatkowe podprojekty, wybierz nowy pusty wiersz w projekcie głównym i powtórz kroki 1 i 2.
3. Po wybraniu wszystkich podprojektów, które chcesz włączyć do projektu głównego, kliknij kartę Plik, aby zapisać projekt główny i wszelkie zmiany w podprojektach w razie potrzeby
4. Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz nazwać i zapisać swój główny projekt. Wybierz „nie dla wszystkich”, jeśli wstawiłeś swoje podprojekty jako Tylko do odczytu.
teraz możesz opublikować lub zapisać swój główny projekt i utworzyć witrynę SharePoint.
5. Wybierz kartę Plik ze Wstążki projekty.
6. Kliknij „Publikuj”, jeśli masz połączenie z Project Online lub Project Server. Jeśli pracujesz nad plikiem lokalnym, Wybierz Zapisz jako i zapisz główny plik projektu do katalogu lokalnego. Pamiętaj, że pliki podprojektów muszą być również dostępne z pliku, którego używasz jako wzorca, co oznacza, że powinieneś zapisać je w katalogu, do którego masz dostęp.
jeśli masz połączenie z korporacyjną wersją projektu, opublikujesz zmiany. Pamiętaj, że możesz nie zapisywać żadnych zmian w wstawionych plikach lokalnych.
7. Pojawi się okno dialogowe poniżej; Wybierz „nie dla wszystkich”, jeśli wstawiłeś swoje podprojekty jako Tylko do odczytu lub „tak dla wszystkich”, jeśli chcesz zaktualizować swoje pliki lokalne o zmiany.
jedną z fajnych części dotyczących zapisywania i publikowania plików w wersji Enterprise projektu jest to, że możesz mieć serwer projektu lub projekt Online automatycznie utworzyć całą witrynę SharePoint, która jest połączona z Twoim projektem. Następnie, jeśli zdecydujesz się połączyć pliki, dokumenty, rezultaty, problemy i ryzyka, można mieć je połączone i dostępne do przeglądania lub przypisać je do rzeczywistych zadań w projekcie.
8. Pojawi się następujące okno dialogowe. Wybierz „Publikuj”, jeśli masz połączenie z wersją Enterprise projektu.
zobaczysz następujące okno dialogowe, aby zapisać wszystkie wstawione pliki lokalne.
po zakończeniu publikowania możesz zamknąć i sprawdzić projekt główny. Teraz jesteś gotowy do opublikowania podprojektów. Aby to zrobić, potrzebujesz informacji o adresie URL z kroku 8.
9. Otwórz podprojekt, a następnie kliknij przycisk Sprawdź / plik & Opublikuj. Jeśli zapisujesz lokalną wersję projektu, wybierz opcję Plik Zapisz jako.
10. Poniżej pojawi się okno dialogowe; wybierz Publikuj. Zamknij i sprawdź w projekcie. Powtórz te kroki dla wszystkich podprojektów.
tworzenie migawek projektów
jednym ze sposobów tworzenia historycznych migawek pojedynczych i wielu projektów jest użycie projektu głównego; ale zamiast powiązanych plików, wybierz opcję Nie łączenia ich. Jest to doskonały sposób na robienie migawek i — w projekcie 2007 lub nowszym-uzyskanie możliwości porównywania plików projektów ze sobą w celu zidentyfikowania różnic.
spójrzmy na przykład. Kliknij kartę Projekt i wybierz podprojekt.
po wybraniu tej opcji pojawi się okno dialogowe Wstaw Projekt. Upewnij się, że wyłączyłeś pole wyboru ” Link do projektu.”
po wyłączeniu linku do projektu wszystkie projekty będą po prostu wstawiane jako zwykłe zadania z podsumowaniem zadania dla górnego rzędu projektu.
zauważ, że nie ma standardowej ikony pliku projektu.
każdy z tych plików jest osadzony tak, jakbyś je skopiował i wkleił; nie są one połączone z oryginalnym plikiem.
jeśli kiedykolwiek chcesz porównać jedną wersję pliku projektu z inną, po prostu użyj przycisku Porównaj projekty znajdującego się na wstążce. Jeśli jesteś w projekcie 2010, znajdziesz go w zakładce Projekty. Jeśli jesteś w projekcie 2013 lub Project 2016, znajdziesz go na karcie Raporty. Ten zrzut ekranu pokazuje projekt 2013.
