Efficient Purchase Order Tracking through Workflow Automation

inkooporders spelen een belangrijke rol in het aankoopproces. De koper genereert een inkooporder (PO) met gegevens over de vereiste goederen of diensten en de voorwaarden van de aankoop. Zodra de verkoper de PO aanvaardt, wordt het een juridisch bindend document dat als referentie wordt gebruikt in geval van problemen die zich kunnen voordoen tijdens het uitvoeren van de inkooporder. Het volgen van een inkooporder is essentieel om de tijdige levering van goederen te garanderen. Een purchase tracker is een belangrijk onderdeel van het purchase order management Systeem.

Wat is purchase order tracking?Het volgen van inkooporders is essentieel voor een efficiënt aankoopproces. Zoals hierboven vermeld, is de inkooporder een belangrijk document in het aankoopproces. Kopers en verkopers beschouwen de PO als een juridisch bindend document dat hen tijdens het aanbestedingsproces begeleidt. Een inkooporder beschermt de koper en de verkoper en biedt kritische input voor de inventaris tracking software. Het onderhouden van een PO log stelt het inkoopteam in staat om efficiënt inkooporders bij te houden.

tracking van inkooporders betekent simpelweg het volgen van de levenscyclus van een inkooporder.
uitgegeven :Dit is de eerste stap in de levenscyclus waarin de goedgekeurde inkooporder met een uniek PO-nummer naar de verkoper wordt verzonden.

een inkooporder kan worden aangemaakt in een Excel-spreadsheet of met behulp van een digitaal inkoopordersysteem.

erkend: zodra een PO aan de verkoper is afgegeven, impliceert de bevestiging van de verkoper dat zij aan de vereisten voor inkooporders kunnen voldoen. Eenmaal aanvaard wordt de PO een juridisch bindend document. Bevestiging van de leverancier betekent dat de leveringstermijnen en de kwaliteit van de te leveren producten worden nageleefd.

geleverd: zodra de verkoper de bestelling vervult en levert, verandert de status van de PO in geleverd. Een goederenontvangstnotitie (GRN) wordt gemaakt door de koper om de levering van de bestelling te noteren en de gegevens vast te leggen.

gesloten: een PO in de gesloten status houdt in dat de PO geen verdere actie nodig heeft. De gesloten status wordt toegekend wanneer de bestelling wordt geleverd, of wanneer de bestelling wordt geleverd en de bijbehorende facturen worden betaald.

het volgen van inkooporders gebeurt in een excel-spreadsheet of op een po-trackersjabloon in een elektronisch PO-beheersysteem.

Purchase order tracking helpt bedrijven om de volledige levenscyclus van PO ‘ s te beheren, vanaf creatie tot goedkeuring. Kleine bedrijven of start-ups kunnen geen purchase order tracking systeem nodig, maar als het bedrijf groeit en de omvang van de activiteiten toeneemt, purchase order management software is een must voor de goede werking van bedrijven. Een inkoopordersysteem helpt gegevensfouten en duplicaten in inkooporders te elimineren.

de redundanties en inefficiënties in de inkooporderworkflow kunnen worden geëlimineerd door een inkoopordervolgsysteem.

hier zijn 5 manieren waarop het volgen van inkooporders bedrijven helpt:

• Bespaart tijd en inspanning voor de inkoop team door het automatiseren van de schepping, routing, en de goedkeuring van een bestelling
• Biedt een efficiënte manier op te slaan en toegang bestellingen
• Helpt bij het optimaliseren van organisatie brengen door het verbeteren van de nauwkeurigheid en consistentie van de bestelling, de verwerking
• Standaardiseert de PO verwerking
• Verbetert de naleving van de regelgeving en controleerbaarheid van PO verwerking

Nodig voor het Bijhouden van Bestellingen

De bestelling is een belangrijk onderdeel van het aankoopproces. Het bevat volledige details van de bestelling, de datum en het tijdstip van levering en de voorwaarden die moeten worden nageleefd tijdens het uitvoeren van de bestelling. Het bijhouden van de status van de inkooporders is even belangrijk.

dit zijn de redenen waarom bedrijven inkooporders moeten volgen:

1) om ervoor te zorgen dat de PO naar de juiste persoon wordt geleid en de goedkeuring binnen de termijnen plaatsvindt. Het volgen van de status van de PO gedurende de hele levenscyclus elimineert vertragingen en knelpunten in het goedkeuringsproces van de PO.

2) verbetering van de transparantie en de zichtbaarheid van de organisatieuitgaven. Het inkoopteam kan te allen tijde een tabblad bijhouden over de organisatie-uitgaven door de inkooporder bij te houden.

3) voor gecentraliseerde toegang tot Po ‘ s. Een purchase order tracking Systeem biedt gecentraliseerde toegang tot POs en gerelateerde gegevens.

4) om de wijzigingen in PO-gegevens te volgen. De informatie op de inkooporder verandert vaak tijdens de verwerking ervan. Redenen om gegevens te wijzigen kunnen variëren van een verandering in gekochte items als gevolg van een verandering in de vereisten, tot een verandering in de vereiste hoeveelheid. Het volgen van inkooporders zorgt ervoor dat het inkoopteam op de hoogte is van deze veranderingen.

5) verbetering van de naleving en controleerbaarheid van de verwerking van inkooporders. Gecentraliseerde toegang tot PO-gegevens en realtime tracking van wijzigingen in PO-gegevens verbeteren de naleving en controleerbaarheid van het proces.

6) om tijd en moeite te besparen voor het inkoopteam. Het automatiseren van de creatie, routing en goedkeuring van de inkooporder elimineert vertragingen en bespaart tijd voor het inkoopteam.

Hoe kan ik inkooporders volgen en aankopen van klanten bijhouden? Purchase order tracking met behulp van een spreadsheet template is een van de meest populaire gevolgd po tracking methoden. Het gebruik van een Excel-spreadsheet als purchase order tracker is een handmatig beheerd proces waarbij een lid van het inkoopteam de gegevens invoert en valideert. Purchase tracking met behulp van spreadsheets is ideaal voor bedrijven die lage PO volumes beheren, beperkte wijzigingen in POs, en beperkte mensen die inkooporders beheren.

de tweede optie om inkooporders te volgen is via een inkooporderapp. Een geautomatiseerd purchase order management systeem zorgt voor een efficiënte verwerking en een betere compliance. Het is vooral handig voor bedrijven met hoge po volumes, frequente en meerdere wijzigingen in PO data, meerdere touchpoints in het beheer van POs, en een grote leverancier database.

de derde optie voor het volgen van inkooporders is het gebruik van boekhoudsystemen zoals ERP en Quick books. Hoewel een nuttige en efficiënte manier om Po ‘ s te volgen, is deze optie geschikt voor PO-volumes van 10-20 per maand en een voorspelbaar en eenvoudig voorraadbeheersysteem.

conventionele tracking van inkooporders

handmatige tracking van inkooporders wordt beheerd door het inkoopteam. Van creatie tot goedkeuring van de PO, alles wordt handmatig gedaan met behulp van Excel-spreadsheets om gegevens vast te leggen. De gegevens op het ordertracking formulier worden handmatig ingevuld door de medewerkers. De purchase tracker excel is gemaakt voor het bijhouden van elke bestelling en de status ervan. Medewerkers van het inkoopteam registreren de status van elke inkooporder in een specifiek formaat. Gegevens over de inkooporder worden door medewerkers verwerkt.

de traditionele tracking van inkooporders was volledig op papier gebaseerd. Er worden twee kopieën van een inkooporder gemaakt, één wordt naar de leverancier gestuurd en de andere wordt voor interne referentie opgeslagen. In gevallen waarin er meerdere exemplaren van de PO waren, werd elke kopie anders gekleurd, zodat het papierwerk naar behoren kon worden bijgevoegd en gearchiveerd.

de voordelen van conventionele aankoopvolgmethoden:

gemakkelijk aan de slag: handmatige aankoopvolgmethoden zoals Excel-spreadsheets zijn zeer eenvoudig te gebruiken en te begrijpen. Gegevensinvoer en validatie zijn eenvoudig uit te voeren voor bedrijven die te maken hebben met een laag volume van POs.

weinig of geen opleiding vereist: werken aan Excel-spreadsheets vereiste zeer weinig of geen opleiding voor de werknemers. Toegankelijkheid van gegevens op excel is snel en eenvoudig in een Excel purchase order tracking Systeem.

de nadelen van conventionele aankoopvolgmethoden:

incidenten van misplaatsing en schade:

voor handmatige verwerking zijn meerdere exemplaren van de inkooporder vereist. Deze kopieën kunnen gemakkelijk worden verplaatst of beschadigd terwijl ze door de werknemers worden behandeld. Het bijhouden van meerdere kopieën, ze te bevestigen aan de juiste set van documenten, en het indienen van hen is een omslachtig proces dat gevoelig is voor verkeerd gebruik.

gebrek aan nauwkeurigheid en consistentie:

traditioneel volgen van inkooporders wordt door mensen afgehandeld, van gegevensinvoer tot validatie tot goedkeuring van de PO alle processen worden uitgevoerd door werknemers. Elke persoon heeft zijn eigen werkwijze. Als gevolg daarvan is er een gebrek aan consistentie en nauwkeurigheid in de PO-gegevens.

Compliance and auditability:

traditioneel volgen van inkooporders is niet gestandaardiseerd. Menselijke vooringenomenheid en fouten zijn overheersend in een handmatig beheerd proces. Als gevolg hiervan tonen handmatige workflows voor het bijhouden van aankopen een slechte naleving en controleerbaarheid.

gebrek aan zichtbaarheid:

handmatige procedures voor het volgen van aankopen bieden geen zichtbaarheid in de status van de inkooporder. Door het gebrek aan zichtbaarheid heeft de aanbesteding geen idee van de oorzaak van de vertragingen en knelpunten in het proces.

op basis van bovenstaande discussie wegen de nadelen van een handmatig aankoopsysteem zwaarder dan de voordelen. Groeiende bedrijven moeten efficiëntere inkoop tracking methoden die hogere volumes van inkooporders kunnen verwerken aannemen.

efficiënt volgen van inkooporders

elektronische systemen voor inkoopbeheer kunnen inkooporders genereren, efficiënt volgen en integreren met andere software voor het beheer van orders van Leveranciers. Cloud-based purchase tracking systemen maken real-time creatie en tracking van POs vanaf elke locatie en elk apparaat. Digitale inkoopordersystemen zorgen voor een hoge nauwkeurigheid van de gegevens en elimineren het risico van wanbetalingen door POs aan overeenkomstige facturen te koppelen.

het gebruik van elektronische traceermethoden voor inkooporders verbetert de efficiëntie en productiviteit van het proces. Deze systemen bezuinigen op menselijke inspanning en papierwerk dat wordt geassocieerd met de traditionele po tracking workflows. Purchase order tracking software biedt een gestandaardiseerde sjabloon die het team kan gebruiken om een bestelling te maken. De ordertracking database houdt een accuraat en bijgewerkt PO-log bij die overal en op elk moment toegankelijk is.

een purchase order tracking systeem genereert automatisch Po ‘ s en waarschuwt de goedkeurder zodra de PO is aangemeld in het systeem. Het hebben van een customer order tracking template standaardiseert het PO creatieproces en verbetert de naleving en controleerbaarheid. Het procurement team is bevrijd van de taak van zeven door honderden e-mails en spreadsheets om de bestelling te volgen. Alle essentiële gegevens zoals PO-nummer, besteldatum en leveranciersinformatie zijn direct beschikbaar in de database. Een geautomatiseerd inkoopordervolgsysteem kan grote hoeveelheden inkooporders efficiënt verwerken. De foutmarge bij het automatisch volgen van inkooporders is bijna verwaarloosbaar. Een purchase order tracking systeem ondersteunt ook meerdere bewerkingen van meerdere locaties door meerdere mensen. De tracking software consolideert alle bewerkingen en presenteert een bijgewerkte versie van de inkooporder.

een elektronisch inkoopordersysteem verbetert het leveranciersbeheer. Geautomatiseerde tracking en goedkeuring van inkooporders elimineren vertragingen en knelpunten in de PO-verwerking. Zodra goedgekeurde POs worden gerouteerd naar de verkoper voor orderafhandeling. Wanneer de status van de PO verandert in” geleverd”, wordt de bijbehorende factuur automatisch gegenereerd en ter goedkeuring doorgestuurd. Tijdige goedkeuring en uitbetaling van leveranciersfacturen helpen om gezonde en sterke leveranciersrelaties te behouden.

digitale volgsystemen voor inkooporders bieden een geconsolideerd overzicht van de status en gegevens van inkooporders. Toegang tot PO-gegevens is gemakkelijker met een geautomatiseerd volgsysteem. Zichtbaarheid en transparantie worden sterk verbeterd door de gecentraliseerde repository voor alle inkooporders. De inkoopmanager en de approvers krijgen realtime updates over de status van de PO, waardoor vertragingen of knelpunten in de procesworkflow worden vermeden. Door het tracking systeem te integreren met andere finance en procurement apps kan de algehele efficiëntie van het proces aanzienlijk worden verbeterd.

de totale productiviteit van het inkoopteam kan worden verbeterd door gebruik te maken van een geautomatiseerd PO-volgsysteem. Medewerkers krijgen meer tijd om zich te concentreren op hoogwaardige, strategische taken in plaats van alledaagse administratieve taken. Medewerkerstevredenheid verbetert ook omdat ze zich belangrijker voelen bij het werken aan strategische initiatieven.