hvert selskap har sin code of conduct som overvåker ansattes atferd på en dag til dag basis. Skulle du flaunt noe av dette utfører, vil du bli spurt av din overordnede, og oftere enn ikke, mange mennesker vet ikke hvordan de skal svare på spørsmål.
kanskje du alltid er sen, du har stjålet fra kontoret eller du var involvert i en krangel, etter å ha blitt spurt, kan du bli slått av kroken eller i verste fall bli suspendert, lønnsreduksjon eller avskedigelse.
ved å svare på en forespørsel fra din overordnede, bør du skrive et formelt brev som forklarer årsakene til din mislighold, et formelt brev fordi du adresserer det for offisielle formål. Vær artikulert og gå rett til poenget. Unngå å legge til unødvendig informasjon.
Fortrinnsvis kan du referere til datoen spørringen ble gitt til deg, gi grunnene til din forsømmelse, og lover aldri å gjenta dine handlinger i fremtiden. Nedenfor er et eksempel på et spørringsbrev utstedt til en ansatt for å være fraværende fra arbeid uten tillatelse.
EKSEMPEL
du blir bedt om å forklare ledelsen skriftlig hvorfor disiplinære tiltak ikke bør tas mot deg for å fravike deg selv fra jobb siden 10th januar 2020
som en av kundeservicerepresentantene i denne organisasjonen forventes du å være på jobb, delta på og svare på kundeforespørsler, ditt fravær, uten bruk av ledelsen har lagt press på dine medarbeidere. Ledelsen er uvitende om ditt oppholdssted
vennligst send ditt svar Til Direktoratet på eller før fredag 20/01/2020
SVAR på SPØRRING
Personalavdelingen,
Fidelity Bank.
Postboks Co2,
Cantonments, Accra.
Kjære Herre,
RE: SVAR PÅ DIN HENVENDELSE BREV DATERT 17. JANUAR 2020 FOR UPROFESJONELL UREDELIGHET
som svar på henvendelsen rettet mot meg den 17. januar 2020 om emnet ovenfor, mitt fravær fra arbeidet skyldtes en sykdom. Jeg utviklet symptomer på romanen Coronavirus og trodde det lurt å karantene for tiden.
jeg innrømmer å gjøre en feil ved å forlate arbeidsplassen uten å informere ledelsen eller sette forespørselen skriftlig. Jeg muntlig informert min nærmeste veileder og ba om tillatelse da jeg begynte å føle seg uvel.
jeg lover å aldri gjenta denne handlingen i fremtiden, og jeg håper å komme tilbake til arbeid på kort tid.
Takk.
Med Vennlig Hilsen,
Din Signatur,
Ditt Fulle Navn.
som det fremgår av brevet ovenfor, er det viktig å gå rett til poenget, ikke kjede personen som leser brevet ditt, og adressere det til riktig direktorat / den enkelte som spurte deg. Pass på aldri å gjenta uredelighet siden det kan føre til alvorlige konsekvenser.
