Møter er en allestedsnærværende del av det moderne kontoret på tvers av alle bransjer. Tenk på møter som et selskaps blodstrøm: når de er veldrevne, strømmer ideer og beslutninger gjennom dem som oksygen gjennom årer, styrker alle aspekter av virksomheten, stimulerer nye ideer og presser strategien fremover, noe som gjør den sunn og sterk. Men dårlig kjøre møter constrict at blodstrømmen. De skaper blokkeringer, kveler innovasjon og gjør virksomheten svak og usunn.
når jeg holder workshops med klientene mine, begynner jeg alltid med spørsmålet: Hvor mye av tiden din i en typisk uke er bortkastet i dårlige møter, konferansesamtaler eller dårlig kommuniserte meldinger? Jeg har aldri hatt noen si mindre enn 20%, og jeg hører noen ganger opptil 80%. I gjennomsnitt hører jeg rundt 50%. Det er et stort problem.
Verre, et dårlig møte kan være dyrt. Tenk på hvor mye hver person i rommet får betalt per time. Når du har lagt til det hele, bør du vurdere mulighetskostnaden for hva møtet tar folk bort fra: sluttføre månedens tall, selge bedriftens produkt, utvikle den neste store innovasjon. Det hele legger opp.
så hvordan skaper du sunne, produktive, engasjerende og kostnadseffektive møter?
nøkkelen er kommunikasjon-konsis, klar, engasjerende kommunikasjon. Det er noen strategier du kan bruke som både leder av møter og som deltaker i dem.
når du tar ansvar for et møte, må du huske på disse taktikkene:
• Respekter deltakernes tid. Start i tide og slutt i tide … eller enda et par minutter for tidlig! La en pause mellom slutten av møtet og starten på en annen. Den veien, folk vil være mindre sannsynlig å tenke på deres neste møte i løpet av de siste minuttene av deg og vil ha et klarere hode som de går inn i neste samling. Alle vil sette pris på det, og hvert møte vil bli bedre for det.
* Sett dagsorden på forhånd. Gi folk en følelse av hva de går inn i, enten med en bullet-point agenda eller støtteark av viktig informasjon. Dette gjør at de kan komme inn forberedt på en bestemt diskusjon. Du vil bruke mindre tid på å legge ut situasjonen og mer tid hulene i relevante detaljer.
* Avslutt med klare gjøremål. Hva må gjøres, hvem må gjøre det og når må det gjøres? Dette kan være det mest avgjørende skrittet for å ha et møte lønne seg.
hva med din rolle som deltaker, i stedet for en leder? Deltakere kan også bidra til å gjøre møtene mer produktive.
* Slå av mobiltelefonen eller andre enheter. Akkurat som du vil at en høyttaler skal respektere tiden din ved å starte og slutte i tide og komme rett til poenget, bør du som lytter eliminere potensielle distraksjoner. Tross alt, en av de største grunnene til møter er bortkastet tid er at vi er altfor opptatt multitasking å ta hensyn.
* Still spørsmål. Husk at tredje område av informasjon, hva et publikum ønsker å vite? Sørg for at du får det du ønsker ut av et møte ved å stille spørsmål. Hvis du ikke forstår noe, sjansene er andre var forvirret også. Bare vær sikker på at du spør et meningsfylt spørsmål, ikke bare fylle plass.
hvis organisasjonens møter føler seg stillestående, ineffektive og sløsing med alles tid, kan det også være verdt å endre ting på andre måter. Vurder disse alternativene:
• Endre roller. La noen som vanligvis er en leder gå ned og noen som vanligvis forblir i bakgrunnen, gå opp. En endring i roller vil utfordre alle på nye måter.
* Inkluder noen nye. Dette kan være noen fra et annet team eller en ekstern konsulent. Et nytt perspektiv på et problem kan være uvurderlig. Og de kan stille de åpenbare spørsmålene som de nær emnet ikke kan se.
* Pause. Hvis du har utfordret deg selv, brukt din aktive lytting og stilte spørsmål, prøv å ta en pause for å la deg absorbere et nytt perspektiv. Ta deg tid til å virkelig vurdere hva du har lært før du lader inn i neste dagsorden.
Møter er et faktum i livet. Men dårlige møter trenger ikke å være. Tenk på dem som muligheter til å utøve dine ferdigheter som en overbevisende kommunikator. Sett klare mål, respekter dine kolleger og omfavn nye ideer. Du vil bli overrasket over hvor kraftig og produktiv samling sammen kan være.
