19 Viktige Utøvende Assistent Ferdigheter for 2021

Du oppdaget vår liste over topplederassistentferdigheter.

Executive assistant ferdigheter er kvaliteter og evner som hjelper høyt nivå assistenter trives i sine stillinger. Eksempler på disse kompetansene inkluderer multitasking evne, beslutningstaking ferdigheter og tidsstyring. Executive assistenter er også ofte referert TIL SOM EAS, executive sekretærer og personlige assistenter.

du kan lære disse ferdighetene fra executive assistant bøker og vise takknemlighet for Dem På Virtual Administrative Professional Day.

dette innlegget inneholder:

• executive assistant nøkkel styrker
• executive assistant kompetanse
• tekniske ferdigheter for executive sekretærer
• executive secretary kvalifikasjoner
• personlig assistent ferdigheter

her er alt du trenger å vite.

Liste over executive assistant ferdigheter

fra overtalelse til oppmerksomhet på detaljer, Her er en liste over ferdigheter hver executive assistant bør ha.

Organisatoriske Ferdigheter

Organisatoriske ferdigheter er en av de øverste utøvende assistent viktige styrker. Høyt nivå assistenter sjonglere mange oppgaver og store mengder informasjon. Uten et ordnet system kan assistenter lett falle bak, savne tidsfrister eller miste oversikt over viktige detaljer. Den organiserte assistenten kan finne svar raskt og holder driften flyter jevnt. Disse personene er roligere, mer effektive og virker mer kompetente.

du kan forbedre dine organisatoriske ferdigheter med prosjektledelse programvare eller ved å lese bøker om prosjektledelse.

Multitasking

Sjelden har en utøvende assistent frihet til å bevege seg i rolig tempo og fokusere på ett oppdrag om gangen. Dyktige assistenter må være multitaskers, klar til å svinge på et øyeblikks varsel når et presserende behov oppstår. Deretter må de gjenoppta den forrige oppgaven når krisen slutter. Ofte skjer dette skiftet mange ganger i løpet av dagen. Problemer presentere seg selv og kolleger har spørsmål. Telefoner ringer, planer endres. Savvy executive assistenter må ta avbrudd på strak arm og lære å prioritere effektivt.

Sjekk ut denne listen over fokusbøker for å utvikle den ferdigheten.

Tidsstyring

Tidsstyring er en av de viktigste utøvende assistentkompetansene. Assistentens plikter har en tendens til å være tidsfølsomme. Holde fokus og fullføre oppgaver i tide er avgjørende for jobb suksess. For ikke å nevne, executive assistenter får jevn strømmer av arbeid, og kan lett falle bak hvis de ikke holde seg på toppen av oppdrag.

God tid ledelse holde driften flyter jevnt, og redusere stressnivået. Assistenter trenger en god følelse av hvilke jobber som skal prioriteres, og hvor mye tid å bruke på hvert forsøk. Når en oppgave tar lengre tid enn forventet, vet gode assistenter når de skal kontakte hjelp eller delegere jobben til en lagkamerat.

også dyktige assistenter vet hvordan å skjære ut effektive arbeidsflyter og sette grenser. Hvis lederassistenter ikke sykler gjennom ansvar i arbeidsdagen, kan de finne seg å jobbe sent eller overarbeid. For å unngå utbrenthet forblir den smarte assistenten fokusert i arbeidstiden og kobler fra på slutten av dagen, og reagerer bare på nødsituasjoner etter timer.

her er en liste over de beste bøkene om tidsstyring.

du kan administrere tidsplanen med tid holde programvare.

Kommunikasjonsevner

Kommunikasjonsevner er avgjørende for utøvende assistenter. Først må assistenter vite hvordan man snakker og skriver profesjonelt til ledere, forretningspartnere og klienter på høyt nivå. Grammatikk er avgjørende, som skriver konvensjoner. For eksempel, assistenter bør vite hvordan du skal formatere en formell forretningsbrev, og bør tredoble stavekontroll før du sender e-post.

Tone er også viktig. Kunnskapsrike assistenter vet når de skal finne en mer personlig og vennlig tone og hvilke situasjoner som krever streng formalitet. Lengde og medium bør også være passende. En bestått omtale eller et notat kan være tilstrekkelig for mindre nyheter, mens større kunngjøringer eller problemer fortjener en detaljert e-post eller formell rapport.

Utøvende assistenter bør også kunne gi retninger. Topp assistenter ofte overvåke andre administrative assistenter og koordinere avdelinger på spesielle prosjekter. Dette ansvaret krever evnen til å gi klare instruksjoner og kommunisere respektfullt med personalet.

du kan spille vokabular spill for å forbedre din kommunikasjon.

Dataregistrering

dataregistrering er en av de mest ønskelige tekniske ferdighetene for utøvende sekretærer. Journalføring er en av nøkkelfunksjonene til assistenter. Utøvende sekretærer tar ofte og redigerer møteprotokoller, vedlikeholder databaser og administrerer arkiveringssystemer. Disse personene må kunne legge inn informasjon med høy grad av hastighet og nøyaktighet. De må også vite hvordan å hente data raskt.

Grunnleggende teknologiske ferdigheter er også nyttige. I en perfekt verden ville IT-avdelingen svare på anropet hver gang et regneark gikk wonky. I virkeligheten tar problemer ofte tid til å diagnostisere og fikse. Eksepsjonelle assistenter er i stand til å finne praktiske løsninger i mellomtiden for å sikre at viktige data er tilgjengelige.

Folk Ferdigheter

Folk ferdigheter er helt avgjørende for utøvende assistenter. Hver dag samhandler assistenter med dusinvis av mennesker, både i og utenfor organisasjonen, digitalt, på telefon og personlig. For å utmerke seg i jobben, må utøvende assistenter utvikle relasjoner med mange av disse folkene. Assistenter må ofte be om favoriserer, og å ha en rapport gjør en stor forskjell. Folk er mer tilbøyelige til å låne en hånd til hyggelige personer. Ekstrapoeng hvis assistenten har hjulpet den potensielle hjelperen tidligere, eller husker personlige detaljer som barns navn eller nylige ferier.

viktigst, personlige assistenter må utvikle positive relasjoner med sine ledere. De beste utøvende assistentene er personable, men tøffe. De kan fortelle når du skal utfordre sjefen og når du skal føye. De vet når de skal lette stemningen og når de skal være seriøse. De er vennlige med sjefen uten å krysse grenser. Ledere både liker og respekterer disse personene.

også gode executive assistenter bygge relasjoner med den utøvende indre sirkel, inkludert sjefens familie og nærmeste kolleger.

du kan utvikle dine folk ferdigheter ved å lese HR bøker.

Overtalelse

Utøvende assistenter må være like flinke på kunsten avtalen som ledere. Kanskje de trenger å score utsolgte konsertbilletter til sjefen, eller forhandle rabatt på catering. Kanskje assistenten trenger å rekruttere et utvalg for å sette opp et arrangement eller få kolleger om bord med et stort selskapsskifte. Overtalelse ferdigheter stille dissentere, vinne over potensielle samarbeidspartnere, sikre spesielle tjenester, og holde driften knirkefritt.

Problemløsning

Utøvende assistenter er ekspert problemløsere. Ledere får ofte hjelp av assistenter til å takle utfordringer de ikke har tid eller båndbredde til å rette opp. Folk bringer problemer til lederens oppmerksomhet hele tiden, og sjefen har kanskje ikke tid til å håndtere hver hikke.

disse hindringene spenner fra det dagligdagse, som å finne en ny leverandør for skriverblekk, til det uvanlige, som å spore opp en tablett igjen på et fly under en forretningsreise. Ofte møter assistenter flere hindringer, eller stirrer ned merkelige problemer. Out-of-the-box, fantasifull tenkning er nødvendig for å løse disse problemene. Evnen til å foreslå alternative løsninger og tenke på føttene er avgjørende for utøvende assistenter som håndterer daglige kurveballer.

du kan gjøre problemløsning spill og aktiviteter for å forbedre.

Composure

evnen til å holde seg rolig i stressende situasjoner er en av de viktigste utøvende sekretær kvalifikasjoner. Ledere som arbeider med organisatoriske kriser ofte ringe på assistenter til å hjelpe. Som et resultat, utøvende assistenter finne seg håndtere high-stakes situasjoner.

selv dagligdagse jobb situasjoner kan bli stressende skjønt. For eksempel, kanskje sjefen savner flyet på grunn av trafikk, eller forsinkelser gjør en middagsreservasjon til siste minutt. Kanskje en opprørt kollega krever å se sjefen, og vents frustrasjoner til assistenten. Kanskje dagens agenda er rett og slett jam-pakket, og assistenten bekymrer seg for å fullføre alt. Eller kanskje sjefen har en dårlig dag og er stikkende.

uansett hvor stressende situasjonen, gode utøvende assistenter ikke få panikk. De holder seg rolige, finner ut en løsning, og ikke la noen se dem svette.

Beslutningstaking

Utøvende assistenter gjør dusinvis av beslutninger hver dag. Selv om ledere noen ganger gir assistenter oppgaver eller oppgaver, er det ofte lite tilsyn og retning. Rollen har en tendens til å være uavhengig og selvstyrt. Executive assistenter vet hva de trenger å gjøre og må bestemme hvordan best å utføre oppgaver.

noen ganger må personlige assistenter ta tidssensitive beslutninger når ledere ikke er i nærheten. De beste assistentene forstår grensene for sine krefter, og vet når de skal ringe og signere på en beslutning selv, og når de skal spore sjefen.

du kan forbedre dine beslutningsprosesser ved å lese prosjektledelse bøker.

Teknisk kunnskapsrik

Noen ledere kjøper de nyeste enhetene, mens andre rocker palmpiloter fra 90-tallet. Noen ledere er vert for møter i virtuell virkelighet, mens andre peker når de skriver på tastaturene sine. Uansett må assistenter holde seg oppdatert på teknologi. Faktisk, hvis sjefer er teknologisk bak, er det enda viktigere for en assistent å være teknisk kunnskapsrike. Når sjefen trenger å hente et passord for en konto knyttet til et telefonnummer han ikke har hatt i tre år, vil hans assistent være den på telefonen med teknisk støtte.

som et minimum bør personlige assistenter ha grunnleggende Ferdigheter I Google Suite eller Microsoft Office Suite. Assistenter bør skrive oppover på 70 ord per minutt, kunne lære ny programvare raskt, og være komfortabel med e-post og internettforskning. Det er også lurt å bli kjent med sjefens telefon OG laptop OS, da assistenten kanskje må feilsøke på et tidspunkt.

Fasthet

Fasthet og grus er viktige egenskaper for utøvende assistenter å eie. Ledere er svært spesielle, og noen er rett og slett stikkende. Selv med en god sjef, vil assistenter håndtere vanskelige mennesker og utfordrende situasjoner regelmessig. Resiliency er nøkkelen for varig i posisjon. Executive assistenter trenger å sprette tilbake fra feil og dårlige dager. Det kan være vanskelig å bygge opp en tykk hud og toleranse, men forvitring skuffelse og motgang er et must i denne rollen.

Diskresjon

Utøvende assistenter håndtere konfidensiell informasjon og delikate situasjoner, og diskresjon er et must. Assistenter må handle med takt og opprettholde konfidensialitet. De skal ikke lekke informasjon til andre avdelinger, med vilje eller på annen måte. Sladder er ute av spørsmålet. Møte samtaler bør ikke slå inn pause rom samtaler. Assistenter bør også være bevisst på hvor de forlater sensitive dokumenter eller går bort fra sine dataskjermer uten først å lukke vinduer.

personlige assistenter pleier å være kjennskap til detaljer om sjefens hjemmeliv. Assistenten kan være nærmere sjefens familie enn andre ansatte, og må forstå at dette er et privilegium. Assistenter bør måle og respektere deres lederes utenfor-av-arbeid grenser.

for eksempel, hvis det er en medisinsk nødsituasjon med sjefens barn som nødvendiggjør avbryter et møte, bør assistenten bestemme hvor mye informasjon som skal røpe. En enkel «måtte forlate tidlig,» kan være nok, eller» medisinsk nødsituasjon » hvis gjesten er viktig. Å si «lille Billys appendiks burst,» er sannsynligvis upassende. En god assistent beskytter sjefens privatliv, selv om kolleger pry.

Arrangementskoordinering

Arrangementskoordinering er en verdifull ferdighet å ha som utøvende assistent. Ikke alle assistentens stillingsbeskrivelse inkluderer planleggingsfester og arrangementer, men det er fortsatt situasjoner der disse ferdighetene kommer til nytte. For eksempel, kanskje assistenten må bestille catering for et styremøte. Eller kanskje assistenten må skifte rekkefølgen på planen på et selskap retrett fordi hovedtaleren ikke har kommet ennå.

å kunne undersøke leverandører, ringe, forhandle priser, rekruttere hjelpere, skrive et show, dekorere og ta vare på små detaljer kommer til nytte når du er høyre hånd til en leder som kanskje trenger å kaste en hendelse.

planleggingsprosessen kan være mer sømløs hvis du bruker hendelseshåndteringsprogramvare.

Lederskap

ikke bare er personlige assistenter lederens høyre hånd, de er også ledere i sin egen rett. Executive assistenter ofte overvåke administrative assistenter eller hodet opp spesielle prosjekter. De styrer og etablerer også egne mål og arbeidsflyter. Lederegenskaper hjelpe utøvende assistenter har eierskap over sine roller. Evnen til å ta initiativ, gi instruksjoner, og være ansvarlig for resultatene tjener assistenter godt.

du kan lære om lederskap fra lederskapsbøker.

Oppmerksomhet På Detaljer

Oppmerksomhet på detaljer er en av de mest kritiske personlige assistentferdighetene. Ledere og deres indre sirkler har høye forventninger. Mens en skrivefeil kanskje ikke er en stor avtale i lavere stillinger, kan feil ha sammensatte konsekvenser på høyere nivåer. For eksempel kan feilstaving av et navn ikke virke som en stor avtale. Imidlertid kan feilstaving en potensiell kundes navn eller et styremedlems navn formidle respektløshet og sure forholdet. Misplacing et viktig stykke post kan føre til et søksmål. Selv om det verste fallet ikke oppstår, ser feilene uprofesjonelt ut.

Ledere er opptatt og ofte i en hast. Utøvende assistenter er den siste forsvarslinjen mot feil. Det er opp til høyt nivå assistenter å dobbeltsjekke alle detaljer, trippel sjekke hvert dokument, og sikre total nøyaktighet.

Tilpasningsevne

Endring er konstant, spesielt i dagens forretningslandskap. Utøvende assistent plikter ofte endre dag til dag i stablest ganger. Noen ganger må assistenter bytte kurs midt i oppgaven. Gode assistenter er bøyelige, tilgjengelige og villige til å prøve nye tilnærminger for eksperimenteringens skyld.

som de første teammedlemmene til å høre om viktige beslutninger, er utøvende assistenter ofte på frontlinjen av organisatoriske endringer. Ved å vedta en positiv holdning, kan assistenter lede ansvaret og overbevise kolleger om å tilpasse seg disse endringene. De kan også formidle bekymringer og følelser til den utøvende.

fremfor alt, store utøvende assistenter ta endring på strak arm og er sjelden kastet av shakeups til sine rutiner. Faktisk, de beste assistentene velkommen og omfavne endring, relishing evnen til å stige til utfordringen.

du kan utvikle tilpasningsevne ferdigheter ved å spille improv spill.

Forventning

Gode lederassistenter svarer på sjefens forespørsler. Store utøvende assistenter forutse disse forespørslene, og allerede har løsninger klar. For eksempel, å ha en kontaktliste for møtedeltakere og kontakte sen ankomst. Eller å ha et par lunsj leveringsalternativer hendig på en dag executive har rygg mot rygg møter. Forventning er et uuttalt krav til jobben. Rollen handler om å gi en leders behov, og en del av jobben er å identifisere og forutsi disse behovene.

Ydmykhet

Ydmykhet er en av de viktigste egenskapene for utøvende assistenter. Utøvende assistenter har en bak kulissene rolle. Assistentens oppgave er å hjelpe sjefen til å lykkes og se kompetent ut. Anerkjennelse er hyggelig, men assistenter bør ikke forvente overdreven takk. Disse gruppemedlemmene bør heller ikke påpeke hvor hjelpeløs sjefen deres er uten dem. De beste utøvende assistentene kjører showet uten å gå inn i rampelyset. De er som scenehender, løper rundt backstage for å gjøre det mulig for stjernen å skinne på midtstadiet.

høyt nivå assistenter bør være kompetente, men ikke cocky. Paring høy ytelse med ydmykhet er ingen enkel oppgave, men det er absolutt nødvendig. Store utøvende assistenter har tillit til sine evner, men opprettholde en aura av beskjedenhet. De er viktige, men ikke selv-viktige. Denne evnen til ydmykhet tjener dem godt i rollen og hjelper dem med å komme bedre sammen med sjefer og kolleger.

Konklusjon

Utøvende assistenter har sjelden kjedelige jobber. Pliktene strekker seg langt utover å svare på telefoner eller organisere filer. Faktisk, assistenter imøtekomme et bredt spekter av behov og håndtere mange ulike omstendigheter, mange av dem utenfor rammen av vanlige stillingsbeskrivelser.

de beste personlige assistentene er jacks-of-all-trades, men det er et kjernesett av ferdigheter som hjelper enkeltpersoner til å utmerke seg i rollen. Hvis du har attributtene i denne artikkelen, kan du ha en fremtid som utøvende assistent. Hvis ikke, aldri frykt, kan du øve og mestre kompetansen som trengs for å bli organisasjonens hemmelige våpen.

Neste, sjekk ut vår liste over executive assistant verktøy, denne guiden til executive team building og denne med online samarbeidsverktøy.

VANLIGE SPØRSMÅL: Executive assistant ferdigheter

her er svar på vanlige spørsmål om executive assistant ferdigheter.

Hva gjør en utøvende assistent?

en utøvende assistent gir administrativ støtte til høytstående ledere som selskapets presidenter, KONSERNSJEF og medlemmer Av C-suite. Disse assistentene koordinerer møter, ordner avtaler, styrer sjefens tidsplan, svarer på telefoner, lager reisearrangementer, forbereder og arkiverer viktige dokumenter og utfører andre viktige oppgaver etter behov. Ansvar og omfanget av jobben kan variere avhengig av selskap og utøvende. Executive assistenter ofte overvåke andre administrative assistenter og spydspiss spesielle prosjekter i organisasjonen.

hva er executive assistant ferdigheter?

Executive assistant ferdigheter er kompetanse som gjør at personlige assistenter til å utføre på høye nivåer. Eksempler på ideelle personlige assistent ferdigheter inkluderer fasthet, diskresjon, og problemløsning.

hva er de tre beste ferdighetene til en executive assistant?

de tre beste ferdighetene til en executive assistant er tilpasningsevne, folk ferdigheter og organisasjon.

hvordan utvikler du executive assistant ferdigheter?

den sikreste måten å utvikle executive assistant ferdigheter er å tjene som en personlig assistent. De fleste EAS lære og perfeksjonere sine båter på jobben. Men hvis du vil forbedre dine personlige assistentferdigheter slik at du til slutt kan lande en høyere posisjon, kan du lese bøker, ta online kurs eller se opplæringsvideoer og øve samtaler. Du kan også ta online skrive tester, og praksis med kontor-programvare.

Ps: Trykk «CTRL + D» Eller «Command + D» for å bokmerke denne siden for oppdateringer.

Del denne artikkelen: