회의는 모든 산업에 걸쳐 현대 사무실의 유비쿼터스 부분입니다. 회의를 회사의 혈류량으로 생각하십시요:그들이 잘 달릴 때,아이디어와 결정은 정맥을 통해서 산소같이 그들을 통해서 흐르고,사업의 각 양상을 기운나게 하고,새로운 아이디어를 자극하고 전략을 앞으로 밀,그것을 건강하고 그리고 강하다 만들. 그러나 제대로 실행 회의는 혈액의 흐름을 수축. 그들은 막힘을 만들고 혁신을 억압하며 사업을 부진하고 건강에 해 롭습니다.
나는 내 고객과 워크샵을 개최 할 때,나는 항상 질문으로 시작:얼마나 많은 시간을 전형적인 주에 나쁜 회의 낭비,전화 회의 또는 제대로 전달 메시지? 나는 20%미만의 말을 한 적이 없으며 때로는 80%까지 듣습니다. 평균적으로 나는 약 50%를 듣는다. 그것은 큰 문제입니다.
더 나쁜 것은 나쁜 회의가 비쌀 수 있다는 것입니다. 방안에 각 사람이 시간에의해 봉급을 받는 까 얼마에 관하여 생각하십시요. 당신은 모든 것을 추가 한 경우,회의 멀리 사람들을 복용 무엇의 기회 비용을 고려: 다음 큰 혁신을 개발,회사의 제품을 판매,달의 번호를 마무리. 그것은 모두 합산됩니다.
그렇다면 건강하고 생산적이며 매력적이며 비용 효율적인 회의를 어떻게 만들 수 있습니까?
핵심은 의사 소통—간결하고 명확하며 매력적인 의사 소통입니다. 너가 회의의 지도자와 그들안에 참가자로 모두로 지배할 수 있는 약간 전략 있는다.
미팅을 담당할 때는 다음 사항을 염두에 두십시오.
•참석자의 시간을 존중하십시오. 시간에 시작하고 시간에 종료… 심지어 몇 분 일찍! 너의 회의의 끝과 또 다른 한개의 시작사이 틈을 남겨두십시요. 그런 식으로,사람들이 당신의 마지막 몇 분 동안 그들의 다음 회의의 생각 가능성이 있을 것입니다 그리고 그들은 다음 모임에 서 명확 하 게 머리를 할 것 이다. 모두가 감사 할 것이고,모든 회의가 더 좋을 것입니다.
•지점에 도착. 회의가 귀하의 메시지에 대해 생각하기 전에 몇 분을 보내십시오. 너는 무엇을 가로 건너서 얻고는가 싶는가? 너가 그것을 직접적으로,명확하게 그리고 일찍부터 말한다 것 을 확인하십시요. 너의 경청자안에 아니다 모두가 점이 이던 것 분명히 말할 수 있으면,너의 회의는 계속 실패 이다.
*누가 거기에 있어야하는지 고려하십시오. 누군가가 출석하는 것이 필수적이지 않은 경우,오프 훅 그들을 보자. 우리는 모두 참석할 것이다 너무 많은 회의가 있는다;누구떨어져 1 개을 하기 위하여 명부를 가지고 가십시요.
•청중이 실제로 알아야 할 것을 고려하십시오. 어떤 특정한 주제든지를 위해,항상 정보의 3 개의 지역이 있을 것이다:당신이 당신의 경청자를 알고 있는 필요로 하고 경청자가 알고 싶은 무엇을 당신이 주제에 있는 지견의 완전. 너가 너의 경청자를 너의 메시지의 한 부분으로 알는 필요로 하는 것을에 가정 안으로. 너의 경청자가 알 싶는 것을 추구하기안에 있는 질문을 예기하십시요. 이것은 당신이 당신의 필요 또는 그들의 원하는에 진짜로 타당한 지식으로 빗나가게 하는 더 적은 시간을 낭비하기 때문에,당신의 회의를 훨씬 능률에게 하는 것을 도울 것이다.
•미리 의제를 설정합니다. 사람들에게 중요한 정보의 탄알 점 예정표 또는 배부물에,걷고 있는 무슨을의 감을 주기. 이를 통해 특정 토론을 위해 준비 할 수 있습니다. 당신은 관련 세부 사항으로 탐구 상황과 더 많은 시간을 누워 적은 시간을 보낼 수 있습니다.
•명확한 작업 항목으로 끝납니다. 해야 할 일,누가 그것을 할 필요가 있으며 언제 성취 될 필요가 있습니까? 이 회의 지불 하는 데 가장 중요 한 단계 수 있습니다.
리더가 아닌 참여자로서의 역할은 어떻습니까? 참석자도 회의를 더욱 생산적으로 만들 수 있습니다.
•휴대 전화 또는 기타 장치를 끄십시오. 다만 너가 스피커를 시작하고 제 시간에 끝내고기 점에 우측에 얻어서 너의 시간을 존중하는 원하기 때문에,청취자로 너는 어떤 잠재적인 주의 산만을 삭제해야 한다. 결국,회의가 시간 낭비 인 가장 큰 이유 중 하나는 우리가주의를 기울이기에는 너무 바쁜 멀티 태스킹이라는 것입니다.
•메모를. 뿐만 아니라 이것은 당신이 관여되고 활발히 듣고 있다 스피커를 보여주는가,당신이 중요한 정보를 나중에 기억할 것을 도울 것이다.
•질문하십시오. 청중이 알고 싶어하는 정보의 세 번째 영역을 기억하십니까? 당신이 질문해서 회의에서 원하는 무슨을 얻기 위하여 당신을 확인하십시오. 너가 무언가를 이해하지 않으면,기회는 다른 사람 혼동했다 너무 이다. 단지 공간을 채우는 것이 아니라 의미있는 질문을하고 있는지 확인하십시오.
조직의 회의가 정체되고 비효율적이며 모든 사람의 시간 낭비라고 느낀다면 다른 방법으로 상황을 바꾸는 것도 가치가 있습니다. 다음 옵션을 고려하십시오:
•역할 변경. 전형적으로 지도자 단계 아래로 이는 누구 및 전형적으로 배경 단계안에 체재하는 누구를 위로 시키십시요. 역할의 변화는 모든 사람에게 새로운 방식으로 도전 할 것입니다.
•장소 또는 구성을 변경합니다. 당신은 항상 같은 방에서 만날 수 있습니까? 당신은 항상 같은 장소에 앉아 있습니까? 새로운 회의실로 이동하거나 좌석을 전환하면 사람들이 새로 활력을 느낄 수 있습니다.
•새로운 사람을 포함합니다. 이것은 다른 팀의 누군가 또는 외부 컨설턴트 일 수 있습니다. 문제에 대한 새로운 관점은 매우 중요 할 수 있습니다. 그리고 그들은 주제에 가까운 사람들이 볼 수없는 명백한 질문을 할 수 있습니다.
•일시 중지. 당신이 도전하고,당신의 활동적인 듣기를 사용하고 질문하는 경우에,새로운 원근법을 흡수하게 하기 위하여 휴식을 취하는 시험. 너가 다음 예정표 품목으로 위탁할 전에 진짜로 너가 배운 것을 사려하는 시간을 걸리십시요.
회의는 삶의 사실이다. 그러나 나쁜 회의가 될 필요는 없습니다. 설득력 있는 의사 소통으로 귀하의 능력을 휘두르는 기회로 그들의 생각. 명확한 목표를 설정하고 동료를 존중하며 새로운 아이디어를 포용하십시오. 당신은 함께 얼마나 강력하고 생산적인 모임이 될 수 있는지에 놀랄 것입니다.
