Le riunioni sono una parte onnipresente dell’ufficio moderno in tutti i settori. Pensa agli incontri come al flusso sanguigno di un’azienda: quando sono ben gestiti, idee e decisioni scorrono attraverso di loro come ossigeno nelle vene, rinvigorendo ogni aspetto del business, stimolando nuove idee e spingendo in avanti la strategia, rendendola sana e forte. Ma le riunioni mal gestite restringono quel flusso di sangue. Creano blocchi, soffocano l’innovazione e rendono il business lento e malsano.
Quando tengo workshop con i miei clienti, comincio sempre con la domanda: quanto del tuo tempo in una settimana tipo viene sprecato in riunioni sbagliate, chiamate in conferenza o messaggi mal comunicati? Non ho mai avuto nessuno dire meno del 20%, e a volte sento fino all ‘ 80%. In media, sento circa il 50%. E ‘ un grosso problema.
Peggio ancora, una brutta riunione può essere costosa. Pensa a quanto ogni persona nella stanza viene pagata all’ora. Quando hai aggiunto che tutto, prendere in considerazione il costo opportunità di ciò che la riunione sta prendendo la gente lontano da: finalizzare i numeri del mese, vendere il prodotto della tua azienda, sviluppare la prossima grande innovazione. Tutto si aggiunge.
Così come si fa a creare sano, produttivo, coinvolgente, incontri convenienti?
La chiave è la comunicazione: comunicazione concisa, chiara e coinvolgente. Ci sono alcune strategie che puoi esercitare sia come leader delle riunioni che come partecipante.
Quando prendi in carico una riunione, tieni a mente queste tattiche:
• Rispetta il tempo dei tuoi partecipanti. Inizia in tempo e termina in tempo … o anche qualche minuto prima! Lascia una pausa tra la fine del tuo incontro e l’inizio di un altro. In questo modo, le persone saranno meno propense a pensare al loro prossimo incontro durante gli ultimi minuti del tuo e avranno una testa più chiara mentre entrano nel prossimo incontro. Tutti lo apprezzeranno e ogni incontro sarà migliore per questo.
• Considera chi deve essere presente. Se non è essenziale per qualcuno di essere presenti, lasciarli fuori dai guai. Abbiamo tutti troppi incontri per partecipare; prendere uno fuori di qualcuno to-do list.
• Considera ciò che il tuo pubblico ha effettivamente bisogno di sapere. Per qualsiasi argomento particolare, ci saranno sempre tre aree di informazione: la totalità delle conoscenze che hai sull’argomento, ciò che è necessario che il pubblico sappia e ciò che il pubblico vuole sapere. Home in su ciò che è necessario il pubblico a sapere come parte del tuo messaggio. Anticipare le domande che il pubblico potrebbe avere nel perseguire ciò che vogliono sapere. Ciò contribuirà a rendere il vostro incontro molto più efficiente, come si sprecherà meno tempo digressione nella conoscenza che non è realmente pertinente alle vostre esigenze o loro desideri.
• Impostare l’ordine del giorno in anticipo. Dare alle persone un senso di ciò che stanno camminando in, sia con un ordine del giorno proiettile-point o dispense di informazioni chiave. Questo permette loro di venire preparati per una discussione specifica. Trascorrerai meno tempo a definire la situazione e più tempo a scavare nei dettagli pertinenti.
• Termina con cancella elementi azione. Che cosa deve essere fatto, chi deve farlo e quando deve essere compiuto? Questo può essere il passo più cruciale per avere una riunione pagare.
Che ne dici del tuo ruolo di partecipante, piuttosto che di leader? I partecipanti possono contribuire a rendere le riunioni più produttive, anche.
• Spegnere il telefono cellulare o altri dispositivi. Proprio come vuoi che un oratore rispetti il tuo tempo iniziando e finendo in tempo e arrivando al punto, tu come ascoltatore dovresti eliminare qualsiasi potenziale distrazione. Dopo tutto, uno dei maggiori motivi incontri sono una perdita di tempo è che siamo tutti troppo impegnati multitasking per prestare attenzione.
• Prendere appunti. Non solo questo mostra all’altoparlante che sei impegnato e attivamente in ascolto, ti aiuterà a ricordare le informazioni chiave in seguito.
• Fai domande. Ricordate che la terza area di informazione, ciò che un pubblico vuole sapere? Assicurati di ottenere ciò che vuoi da una riunione facendo domande. Se non capisci qualcosa, è probabile che anche gli altri fossero confusi. Basta fare in modo che si sta facendo una domanda significativa, non solo riempire lo spazio.
Se le riunioni della tua organizzazione si sentono stagnanti, inefficienti e uno spreco di tempo per tutti, potrebbe anche essere utile cambiare le cose in altri modi. Considera queste opzioni:
• Cambia ruoli. Lasciate che qualcuno che è in genere un passo leader verso il basso e qualcuno che in genere rimane in background step up. Un cambiamento nei ruoli sfiderà tutti in modi nuovi.
• Cambia sede o configurazione. Vi incontrate sempre nella stessa stanza? Ti siedi sempre nello stesso posto? Basta trasferirsi in una nuova sala conferenze o passare i posti a sedere può far sentire le persone di nuova energia.
• Includi qualcuno di nuovo. Potrebbe essere qualcuno di un’altra squadra o un consulente esterno. Una nuova prospettiva su un problema può essere inestimabile. E potrebbero fare le domande ovvie che quelli vicini all’argomento non possono vedere.
• Pausa. Se ti sei sfidato, hai usato il tuo ascolto attivo e hai fatto domande, prova a fare una pausa per lasciarti assorbire da una nuova prospettiva. Prendetevi il tempo per considerare davvero ciò che hai imparato prima di caricare nel prossimo punto all’ordine del giorno.
Le riunioni sono un dato di fatto. Ma i cattivi incontri non devono essere. Pensate a loro come opportunità di esercitare le vostre abilità come un comunicatore persuasivo. Stabilisci obiettivi chiari, rispetta i tuoi colleghi e abbraccia nuove idee. Sarete stupiti di quanto potente e produttivo raccolta insieme può essere.
