Lo spettacolo deve andare avanti. Ora, più che mai, è essenziale continuare a riconoscere i risultati che ci circondano. Il riconoscimento è un modo potente per la nostra società di continuare in avanti, anche quando sembra che sia a un punto morto.
E non solo aiuta la società e le nostre industrie, ci aiuta come persone. In parole povere, ci si sente bene ad essere riconosciuti per il nostro duro lavoro e contributi. Ci aiuta a rimanere positivi, impegnati e motivati.
Se non sei sicuro di come continuare il tuo programma di premi in remoto, senza eventi fisici, non sei solo. Ma non preoccupatevi-siamo qui per aiutare (abbiamo un intero ebook sul tema!). Ed è completamente possibile continuare in avanti con un gala o una cerimonia di premiazione virtuale, senza l’evento fisico. Puoi mantenere lo slancio del tuo programma e abbracciare questa era di esperienze digitali eseguendo virtualmente il tuo evento di gala. Ecco come eseguire una cerimonia di premiazione virtuale.
Il valore dei premi virtuali
L’esecuzione di un evento virtuale non solo è possibile, ma può anche essere redditizio. Basta pensare al tipico overhead di pianificazione degli eventi che ridurrai significativamente se non bandirai del tutto:
- Nessun spazio per conferenze o grandi spazi per eventi, noleggio
- No catering o il menu di stress
- No fisica, materiale di marketing, come brochure, tavoli, noleggio, segnaletica, ecc
- Nessun mezzo di trasporto o spese di alloggio
Senza l’overhead costoso, si può considerare di abbassare la voce o il costo del biglietto, e, di conseguenza, aumentare la partecipazione dai partecipanti al programma (i, giudici e programma gli organizzatori) e di eventuali sponsor.
Potrebbe anche essere più facile per i relatori ospiti o i presentatori accettare il tuo invito di gala. Ora, possono evitare gli inconvenienti di viaggio e alloggio.
Event setup: Tools of the virtual trade
Quindi, ora che sappiamo che ci sono vantaggi reali per spostare il tuo gala di premiazione in una produzione virtuale, come lo farai effettivamente? Certo, sai un po ‘ di lavorare da remoto. Ormai, probabilmente avete partecipato a una riunione virtuale o video chat e si sa come lavorare da casa. Ma, un evento fisico reale? Sì, puoi farlo! E c’è un sacco di tecnologia efficace e collaudata per aiutarti ad avere successo.
Forse la migliore notizia? Padroneggiare come eseguire una cerimonia virtuale richiede molto poco set-up evento fisico! La maggior parte degli eventi virtuali sono proprio questo – completamente virtuale, ospitato online. Si potrebbe, naturalmente, ricreare un palco nella vostra casa o in ufficio e registrare video lì. (Suggerimento: utilizzare uno schermo verde! In questo modo è possibile aggiungere in annunci vincitore e premi programma foto e istantanee dietro l’altoparlante!).
La maggior parte del tuo setup comporterà la scelta della tecnologia di cui avrai bisogno per ospitare l’evento. Ecco alcuni consigli:
Uno strumento di conferenza virtuale
Ce ne sono molti sul mercato. È possibile impostare qualcosa di veloce e conveniente come Zoom o Google Hangouts dove è possibile invitare tutti i partecipanti al programma e scegliere l’host(s) che farà gli annunci. È possibile creare sale break-out con Zoom, dove l’host può dividere il gruppo fino a sentire altoparlanti specifici o annunci di premi in categorie o capitoli specifici. Se lo fai, assicurati di fornire un percorso chiaro per tornare al gruppo originale.
Oppure, se hai il budget disponibile (con tutti quei soldi che hai risparmiato su uno spazio evento fisico), ci sono anche una serie di strumenti avanzati di pianificazione degli eventi costruiti per eventi virtuali, come Whova, Run The World e Hopin – tutti che facilitano gli eventi online dal vivo.
Social media live-streaming
Live-streaming un evento sui social media è un ottimo modo per creare emozioni e costruire il tuo marchio online durante il tuo evento live. Puoi scegliere una piattaforma come YouTube, Facebook, Instagram o Twitter. Periscope e Twitch sono anche popolari servizi di live-streaming. Oppure, si può scegliere di “simulcast,” o live-stream su vari canali sociali, allo stesso tempo, con uno strumento come Centralino o Vimeo. E non dimenticare di promuovere il tuo evento live in anticipo, così la tua comunità sa dove seguire in tempo reale (maggiori informazioni qui sotto).
Una volta scelta la tecnologia per supportare il tuo evento live, assicurati di fare diverse prove. Invita i program manager ad essere giudici, relatori, spettatori e partecipanti per testare ogni aspetto del tuo evento virtuale.
Ideas for virtual awards event engagement
- Influencer involvement – Invita gli influencer del tuo settore al tuo virtual awards gala per tenere un discorso o presentare un premio.
- Partecipazione dei partecipanti-Assicurati che i partecipanti siano impegnati. Si potrebbe rompere in gruppi e metterli in stanze di breakout virtuali, come accennato in precedenza, per discutere di un argomento o ascoltare un particolare altoparlante, o anche fare qualcosa di divertente e folle come un concorso di karaoke virtuale! Fornire informazioni e un ordine del giorno su ogni sessione/sala breakout in anticipo in modo che i partecipanti possono decidere quali sessioni di partecipare.
- Participant networking – Gli eventi virtuali offrono ai partecipanti interessati l’opportunità di connettersi via chat o scambiare informazioni di contatto con altri partecipanti per future collaborazioni.
- Live-stream engagement-Se si vive in streaming il vostro evento, gli spettatori possono inviare domande o commenti. Assicurati di far loro sapere che i commenti e gli emoji sono i benvenuti. Involve
- Coinvolgi i vincitori – Considera di avvisare i tuoi finalisti prima dell’evento live e di far loro sapere come accettare il premio dal vivo durante l’evento. Questo può essere fatto attraverso uno strumento di conferenza virtuale come quelli di cui sopra. Può anche essere semplice come una chiamata Facetime registrata in diretta streaming! Se si dispone di tutti i finalisti in attesa per gli annunci vincitore, si creerà un ambiente molto simile a un vero e proprio evento, con suspense aggiunto perfetto per gli spettatori dal vivo e partecipanti!
Includi i tuoi sponsor
Solo perché il tuo evento è ora virtuale non significa che non puoi includere i tuoi sponsor. È importante includerli nell’evento e fornire valore per loro. Ecco alcune idee:
- Fornire visibilità sponsor. In Forza premio, puoi fornire posizionamenti di sponsor ad alta visibilità nei blocchi di contenuti della Galleria, che puoi condividere durante l’evento. Le app per eventi di cui sopra possono anche fornire posizionamenti e funzionalità degli sponsor.
- Offri agli sponsor l’accesso ai partecipanti virtuali del gala dei premi. Fornire strade per i vostri sponsor di offrire il loro prodotto o servizi via e-mail o messaggi durante l’evento dal vivo.
- Invita la partecipazione dello sponsor all’evento. Forse è un annuncio di premio, forse è un annuncio di prodotto o servizio per evidenziare la loro organizzazione.
Come promuovere il tuo evento virtuale
Ora che hai pianificato il tuo virtual awards gala e scelto la tecnologia per supportarlo, è il momento di promuovere! Sapere come promuovere il tuo evento virtuale è particolarmente importante se vuoi spettatori per un evento live, virtuale o live-streaming.
Gran parte della promozione sarà la stessa di prima. Dovrai inviare inviti, impostare i costi dei biglietti (se si tratta di un evento a pagamento) e mostrare i tuoi sponsor e giudici. Assicurati di inviare più promemoria sull’evento imminente, in particolare una settimana, un giorno e anche un’ora prima dell’evento.
Fai sapere ai tuoi partecipanti cosa aspettarsi. Se si dispone di relatori ospiti, assicurarsi di profilarli in anticipo e far loro sapere esattamente a che ora parleranno. Fornisci tutti i requisiti informativi e tecnologici di cui i tuoi partecipanti hanno bisogno.
Il finale virtuale
Il tuo programma di premi e i suoi numerosi partecipanti di talento meritano una celebrazione – e un gala di premi virtuali dà loro proprio questo. Sarai in grado di coinvolgere la tua comunità, celebrare i tuoi finalisti e vincitori e mostrare i tuoi sponsor e gli eroi dietro le quinte come giudici e responsabili del programma.
Non solo avrai nuovi dati su ciò che il tuo pubblico ha trovato più coinvolgente nel tuo evento, ma avrai anche una nuova libreria di video per alimentare il tuo programma di marketing per gli anni a venire.
