19 Competenze essenziali di assistente esecutivo per 2021

Hai scoperto la nostra lista di migliori competenze di assistente esecutivo.

Le abilità di assistente esecutivo sono qualità e abilità che aiutano gli assistenti di alto livello a prosperare nelle loro posizioni. Esempi di queste competenze includono capacità multitasking, capacità di prendere decisioni e gestione del tempo. Gli assistenti esecutivi sono anche comunemente indicati come EA, segretari esecutivi e assistenti personali.

Puoi imparare queste abilità dai libri degli assistenti esecutivi e mostrare gratitudine per loro nella giornata del professionista amministrativo virtuale.

Questo post contiene:

• executive assistant principali punti di forza
• assistente di direzione competenze
• competenze tecniche per segretari esecutivi
• segretario esecutivo qualifiche
• assistente personale competenze

Ecco tutto quello che dovete sapere.

Elenco delle competenze executive assistant

Dalla persuasione all’attenzione ai dettagli, ecco un elenco delle competenze che ogni executive assistant dovrebbe possedere.

Capacità organizzative

Le capacità organizzative sono uno dei principali punti di forza di executive assistant. Assistenti di alto livello destreggiarsi tra molti compiti e grandi quantità di informazioni. Senza un sistema ordinato, gli assistenti possono facilmente rimanere indietro, perdere le scadenze o perdere traccia di dettagli importanti. L’assistente organizzato può trovare rapidamente le risposte e mantiene le operazioni senza intoppi. Questi individui sono più calmi, più efficienti e sembrano più competenti.

Puoi migliorare le tue capacità organizzative con il software di gestione dei progetti o leggendo libri sulla gestione dei progetti.

Multitasking

Raramente un assistente esecutivo ha la libertà di muoversi a un ritmo lento e concentrarsi su una missione alla volta. Gli assistenti qualificati devono essere multitasker, pronti a ruotare in un momento di preavviso quando si presenta un bisogno urgente. Quindi, devono riprendere il compito precedente quando la crisi finisce. Spesso, questo spostamento si verifica molte volte durante il giorno. I problemi si presentano e i colleghi hanno domande. I telefoni squillano, i piani cambiano. Assistenti esecutivi esperti devono prendere interruzioni nel passo e imparare a dare priorità in modo efficace.

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Gestione del tempo

La gestione del tempo è una delle più importanti competenze di executive assistant. I compiti degli assistenti tendono ad essere sensibili al tempo. Rimanere concentrati e completare le attività in tempo è fondamentale per il successo del lavoro. Per non parlare, assistenti esecutivi ricevono flussi costanti di lavoro, e possono facilmente rimanere indietro se non rimanere in cima compiti.

Buone capacità di gestione del tempo mantenere le operazioni che scorre senza intoppi, e ridurre i livelli di stress. Gli assistenti hanno bisogno di un buon senso di quali lavori dare la priorità, e quanto tempo da spendere per ogni sforzo. Quando un’attività richiede più tempo del previsto, i buoni assistenti sanno quando chiedere aiuto o delegare il lavoro a un compagno di squadra.

Inoltre, gli assistenti capaci sanno come ritagliarsi flussi di lavoro efficienti e stabilire limiti. Se gli assistenti esecutivi non attraversano le responsabilità all’interno della giornata lavorativa, possono trovarsi a lavorare fino a tardi o a lavorare troppo. Per evitare il burnout, l’assistente intelligente rimane concentrato durante l’orario di lavoro e stacca la spina alla fine della giornata, rispondendo solo alle emergenze dopo l’orario.

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Capacità comunicative

Le capacità comunicative sono fondamentali per gli assistenti esecutivi. In primo luogo, gli assistenti devono sapere come parlare e scrivere professionalmente a dirigenti, partner commerciali e clienti di alto livello. La grammatica è cruciale, così come le convenzioni di scrittura. Ad esempio, gli assistenti dovrebbero sapere come formattare correttamente una lettera commerciale formale e dovrebbero triplicare il controllo ortografico prima di inviare e-mail.

Anche il tono è importante. Gli assistenti esperti sanno quando colpire un tono più personale e amichevole e quali situazioni richiedono una rigorosa formalità. Anche la lunghezza e il mezzo dovrebbero essere appropriati. Una menzione di passaggio o un memo può essere sufficiente per notizie minori, mentre annunci o problemi più grandi meritano un’e-mail dettagliata o una relazione formale.

Anche gli assistenti esecutivi dovrebbero essere in grado di dare indicazioni. I migliori assistenti spesso supervisionano altri assistenti amministrativi e coordinano i dipartimenti su progetti speciali. Queste responsabilità richiedono la capacità di dare istruzioni chiare e comunicare rispettosamente con il personale.

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Data Entry

Data entry è una delle competenze tecniche più desiderabili per i segretari esecutivi. La tenuta dei registri è una delle funzioni chiave degli assistenti. I segretari esecutivi spesso prendono e modificano i verbali delle riunioni, mantengono i database e gestiscono i sistemi di archiviazione. Questi individui devono essere in grado di inserire informazioni con un alto grado di velocità e precisione. Devono anche sapere come recuperare i dati rapidamente.

Sono utili anche le competenze tecnologiche di base. In un mondo perfetto, il reparto IT avrebbe risposto alla chiamata ogni volta che un foglio di calcolo è andato traballante. In realtà, i problemi spesso richiedono tempo per diagnosticare e risolvere. Assistenti eccezionali sono in grado di trovare soluzioni praticabili nel frattempo per garantire che i dati importanti siano accessibili.

People Skills

People skills è assolutamente essenziale per gli assistenti esecutivi. Ogni giorno, gli assistenti interagiscono con decine di persone, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, digitalmente, al telefono e di persona. Per eccellere nel lavoro, assistenti esecutivi devono sviluppare relazioni con molte di queste persone. Gli assistenti spesso devono chiedere favori, e avere un rapporto fa una grande differenza. Le persone sono più inclini a dare una mano a persone piacevoli. Punti extra se l’assistente ha aiutato il potenziale aiutante in passato, o ricorda i dettagli personali come i nomi dei bambini o le vacanze recenti.

Soprattutto, gli assistenti personali devono sviluppare relazioni positive con i loro dirigenti. I migliori assistenti esecutivi sono di bell’aspetto ma dura. Possono dire quando sfidare il capo e quando acconsentire. Sanno quando alleggerire l’umore e quando rimanere seri. Sono amichevoli con il capo senza attraversare i confini. I dirigenti amano e rispettano questi individui.

Inoltre, i grandi assistenti esecutivi costruiscono relazioni con la cerchia ristretta dell’esecutivo, compresa la famiglia del capo e i colleghi più stretti.

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Persuasione

Gli assistenti esecutivi devono essere altrettanto abili nell’arte dell’affare come i dirigenti. Forse hanno bisogno di segnare biglietti per il concerto sold-out per il capo, o negoziare uno sconto sulla ristorazione. Forse l’assistente ha bisogno di reclutare un comitato per organizzare un evento o ottenere colleghi a bordo con un grande cambiamento aziendale. Capacità di persuasione dissidenti silenziosi, conquistare aspiranti collaboratori, ottenere favori speciali e mantenere le operazioni senza intoppi.

Problem-Solving

Gli assistenti esecutivi sono esperti risolutori di problemi. I dirigenti spesso arruolano l’aiuto di assistenti per affrontare le sfide che non hanno il tempo o la larghezza di banda per rimediare. La gente porta costantemente problemi all’attenzione dell’esecutivo, e il capo potrebbe non avere il tempo di affrontare ogni singhiozzo.

Questi ostacoli vanno dal banale, come trovare un nuovo fornitore per l’inchiostro della stampante, all’insolito, come rintracciare un tablet lasciato su un aereo durante un viaggio d’affari. Spesso, assistenti devono affrontare più ostacoli, o fissare strani problemi. Out-of-the-box, il pensiero immaginativo è necessario per risolvere questi problemi. La capacità di proporre soluzioni alternative e pensare in piedi è fondamentale per gli assistenti esecutivi che si occupano di curveballs quotidiane.

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Compostezza

La capacità di mantenere la calma in situazioni di stress è una delle più importanti qualifiche di segretario esecutivo. I dirigenti che si occupano di crisi organizzative spesso chiedono aiuto agli assistenti. Di conseguenza, assistenti esecutivi si trovano a che fare con situazioni high-stakes.

Anche le situazioni di lavoro banali possono diventare stressanti. Per esempio, forse il capo manca il suo volo a causa del traffico, o ritardi facendo una prenotazione cena fino all’ultimo minuto. Forse un collega sconvolto chiede di vedere il capo e sfoga frustrazioni all’assistente. Forse l’agenda del giorno è semplicemente stracolmo e l’assistente si preoccupa di finire tutto. O forse il capo ha una brutta giornata ed è pungente.

Non importa quanto sia stressante la situazione, i buoni assistenti esecutivi non si fanno prendere dal panico. Stanno calmi, trovano una soluzione e non permettono a nessuno di vederli sudare.

Processo decisionale

Gli assistenti esecutivi prendono dozzine di decisioni ogni giorno. Anche se i dirigenti a volte danno compiti o incarichi agli assistenti, spesso c’è poca supervisione e direzione. Il ruolo tende ad essere indipendente e auto-guidato. Gli assistenti esecutivi sanno cosa devono fare e devono decidere il modo migliore per svolgere i compiti.

A volte, gli assistenti personali devono prendere decisioni time-sensitive quando i dirigenti non sono in giro. I migliori assistenti capiscono i limiti dei loro poteri e sanno quando effettuare la chiamata e firmare una decisione da soli, e quando rintracciare il capo.

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Esperto tecnico

Alcuni dirigenti acquistano i dispositivi più recenti, mentre altri rock palm pilots degli anni ‘ 90. Alcuni leader ospitano incontri in realtà virtuale, mentre altri beccano quando digitano sulle loro tastiere. In entrambi i casi, gli assistenti devono rimanere aggiornati sulla tecnologia. Infatti, se i capi sono tecnologicamente dietro, è ancora più importante per un assistente di essere esperto di tecnologia. Quando il capo ha bisogno di recuperare una password per un account collegato a un numero di telefono che non ha avuto per tre anni, il suo assistente sarà quello al telefono con il supporto tecnico.

Come minimo, gli assistenti personali dovrebbero avere competenze di base di Google Suite o Microsoft Office Suite. Assistenti dovrebbero digitare verso l’alto di 70 parole al minuto, essere in grado di imparare rapidamente nuovo software, e stare bene con la posta elettronica e la ricerca su internet. È anche saggio familiarizzare con il sistema operativo del telefono e del laptop del capo, poiché l’assistente potrebbe dover risolvere i problemi ad un certo punto.

Tenacia

Tenacia e grinta sono caratteristiche importanti per gli assistenti esecutivi di possedere. I dirigenti sono molto particolari, e alcuni sono decisamente pungenti. Anche con un grande capo, gli assistenti si occuperanno regolarmente di persone difficili e situazioni impegnative. La resilienza è la chiave per durare nella posizione. Gli assistenti esecutivi devono riprendersi dai fallimenti e dalle brutte giornate. Hanno bisogno di persistere o perno dopo aver sentito ripetuto no. Può essere difficile costruire una pelle spessa e la tolleranza, ma agli agenti atmosferici delusione e avversità è un must in questo ruolo.

Discrezione

Gli assistenti esecutivi si occupano di informazioni riservate e situazioni delicate, e la discrezione è un must. Gli assistenti devono agire con tatto e mantenere la riservatezza. Non dovrebbero divulgare informazioni ad altri reparti, intenzionalmente o in altro modo. I pettegolezzi sono fuori questione. Le conversazioni di riunione non dovrebbero trasformarsi in conversazioni di pausa. Gli assistenti dovrebbero anche essere consapevoli di dove lasciano documenti sensibili o allontanarsi dagli schermi del computer senza prima chiudere le finestre.

Gli assistenti personali tendono ad essere al corrente dei dettagli sulla vita domestica del capo. L’assistente può essere più vicino alla famiglia del capo rispetto ad altri dipendenti e deve capire che questo è un privilegio. Gli assistenti dovrebbero valutare e rispettare i confini esterni al lavoro del loro dirigente.

Ad esempio, se c’è un’emergenza medica con i figli del capo che richiede l’annullamento di una riunione, l’assistente dovrebbe determinare quante informazioni divulgare. Un semplice “ha dovuto lasciare presto”, potrebbe essere sufficiente, o” emergenza medica ” se l’ospite è importante. Dire “l’appendice del piccolo Billy è scoppiata”, probabilmente è inappropriato. Un buon assistente protegge la privacy del capo, anche se i colleghi fanno leva.

Coordinamento degli eventi

Il coordinamento degli eventi è un’abilità preziosa da avere come assistente esecutivo. Non la descrizione del lavoro di ogni assistente include la pianificazione di feste ed eventi, ma ci sono ancora situazioni in cui queste abilità sono utili. Per esempio, forse l’assistente ha bisogno di ordinare catering per una riunione del consiglio. O forse l’assistente ha bisogno di spostare l’ordine del programma in un ritiro aziendale perché l’oratore principale non è ancora arrivato.

Essere in grado di ricercare fornitori, effettuare chiamate, negoziare prezzi, reclutare aiutanti, scrivere una serie di spettacoli, decorare e prendersi cura di piccoli dettagli è utile quando sei la mano destra di un dirigente che potrebbe aver bisogno di organizzare un evento.

Il processo di pianificazione può essere più semplice se si utilizza il software di gestione eventi.

Leadership

Non solo gli assistenti personali sono la mano destra dell’esecutivo, ma sono anche leader a pieno titolo. Gli assistenti esecutivi spesso supervisionano gli assistenti amministrativi o dirigono progetti speciali. Inoltre, si auto-gestiscono e stabiliscono i propri obiettivi e flussi di lavoro. Le capacità di leadership aiutano gli assistenti esecutivi ad avere la proprietà sui loro ruoli. La capacità di prendere l’iniziativa, dare istruzioni, ed essere responsabili per i risultati serve assistenti bene.

Puoi conoscere la leadership dai libri di leadership.

Attenzione ai dettagli

L’attenzione ai dettagli è una delle abilità di assistente personale più critiche. I dirigenti e le loro cerchie interne hanno grandi aspettative. Mentre un errore di battitura potrebbe non essere un grosso problema nelle posizioni più basse, gli errori possono avere conseguenze di composizione a livelli più alti. Ad esempio, l’errore di ortografia di un nome potrebbe non sembrare un grosso problema. Tuttavia, l’errore di ortografia il nome di un potenziale cliente o il nome di un membro del consiglio potrebbe trasmettere mancanza di rispetto e inacidire il rapporto. Smarrire un pezzo importante di posta potrebbe portare a una causa. Anche se lo scenario peggiore non si verifica, gli errori sembrano poco professionali.

I dirigenti sono occupati e spesso di fretta. Gli assistenti esecutivi sono l’ultima linea di difesa contro gli errori. Spetta agli assistenti di alto livello ricontrollare ogni dettaglio, triplicare ogni documento e garantire una precisione totale.

Adattabilità

Il cambiamento è costante, soprattutto nel panorama aziendale odierno. I compiti di assistente esecutivo cambiano spesso giorno per giorno nel più stabile dei tempi. A volte, gli assistenti devono cambiare rotta a metà compito. I grandi assistenti sono flessibili, disponibili e disposti a provare nuovi approcci per il gusto della sperimentazione.

Come i primi membri del team a sentire parlare di decisioni importanti, gli assistenti esecutivi sono spesso in prima linea nei cambiamenti organizzativi. Adottando un atteggiamento positivo, gli assistenti possono guidare la carica e convincere i colleghi ad adattarsi a questi cambiamenti. Possono anche trasmettere preoccupazioni e sentimenti all’esecutivo.

Soprattutto, i grandi assistenti esecutivi cambiano passo e raramente vengono espulsi dalle loro routine. Infatti, i migliori assistenti accolgono e abbracciano il cambiamento, assaporando la capacità di raccogliere la sfida.

Puoi sviluppare abilità di adattabilità giocando a giochi di improvvisazione.

Anticipazione

I buoni assistenti esecutivi rispondono alle richieste del capo. Grandi assistenti esecutivi anticipare tali richieste, e hanno già soluzioni pronte. Ad esempio, avere un elenco di contatti per gli assistenti alle riunioni e contattare gli arrivi tardivi. O avere un paio di opzioni di consegna del pranzo a portata di mano in un giorno l’esecutivo ha riunioni back to back. L’anticipazione è un requisito non detto del lavoro. Il ruolo è di fornire le esigenze di un dirigente, e parte del lavoro è individuare e prevedere tali esigenze.

Umiltà

L’umiltà è uno dei tratti più importanti per gli assistenti esecutivi. Gli assistenti esecutivi hanno un ruolo dietro le quinte. La missione dell’assistente è di aiutare il loro capo ad avere successo e ad apparire competente. Il riconoscimento è bello, ma gli assistenti non dovrebbero aspettarsi ringraziamenti eccessivi. Né questi membri del team dovrebbero sottolineare quanto sia impotente il loro capo senza di loro. I migliori assistenti esecutivi gestiscono lo spettacolo senza entrare sotto i riflettori. Sono come mani di scena, in giro dietro le quinte per rendere possibile per la stella a brillare sul centro della scena.

Gli assistenti di alto livello dovrebbero essere competenti, ma non arroganti. Abbinare alte prestazioni con umiltà non è un compito facile, ma è assolutamente necessario. I grandi assistenti esecutivi hanno fiducia nelle loro capacità, ma mantengono un’aria di modestia. Sono importanti ma non auto-importanti. Questa capacità di umiltà li serve bene nel ruolo e li aiuta ad andare d’accordo meglio con capi e colleghi.

Conclusione

Gli assistenti esecutivi raramente hanno lavori noiosi. I compiti si estendono ben oltre rispondere ai telefoni o organizzare i file. In effetti, gli assistenti soddisfano una vasta gamma di esigenze e gestiscono molte circostanze diverse, molte delle quali oltre l’ambito delle normali descrizioni del lavoro.

I migliori assistenti personali sono jacks-of-all-trades, ma ci sono un nucleo di competenze che aiutano le persone eccellere nel ruolo. Se possiedi gli attributi in questo articolo, potresti avere un futuro come assistente esecutivo. In caso contrario, non temere mai, puoi esercitarti e padroneggiare le competenze necessarie per diventare l’arma segreta della tua organizzazione.

Quindi, controlla il nostro elenco di strumenti di executive assistant, questa guida al team building esecutivo e questo con strumenti di collaborazione online.

FAQ: Executive assistant skills

Ecco le risposte alle domande più comuni sulle competenze executive assistant.

Cosa fa un assistente esecutivo?

Un assistente esecutivo fornisce supporto amministrativo a dirigenti di alto rango come presidenti di società, CEO e membri della C-suite. Questi assistenti coordinano le riunioni, organizzano appuntamenti, gestiscono il programma del capo, rispondono ai telefoni, organizzano viaggi, preparano e archiviano documenti importanti ed eseguono altri compiti essenziali se necessario. Le responsabilità e la portata del lavoro possono variare a seconda dell’azienda e dell’esecutivo. Gli assistenti esecutivi spesso supervisionano gli altri assistenti amministrativi e guidano progetti speciali all’interno dell’organizzazione.

Quali sono le competenze di executive assistant?

Le competenze di Executive assistant sono competenze che consentono agli assistenti personali di esibirsi ad alti livelli. Esempi di abilità ideali di assistente personale includono tenacia, discrezione e risoluzione dei problemi.

Quali sono le prime tre competenze di un assistente esecutivo?

Le prime tre abilità di un assistente esecutivo sono l’adattabilità, le abilità delle persone e l’organizzazione.

Come si sviluppano le competenze di assistente esecutivo?

Il modo più sicuro per sviluppare le competenze di assistente esecutivo è quello di servire come assistente personale. La maggior parte di EA impara e perfeziona il proprio mestiere sul posto di lavoro. Tuttavia, se vuoi migliorare le tue abilità di assistente personale in modo da poter finalmente ottenere una posizione più alta, puoi leggere libri, seguire corsi online o guardare video tutorial e praticare conversazioni. Si potrebbe anche prendere test di battitura on-line, e la pratica con il software per ufficio.

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