hatékony Megrendeléskövetés a munkafolyamat-automatizáláson keresztül

a beszerzési megrendelések fontos szerepet játszanak a beszerzési folyamatban. A vevő létrehoz egy beszerzési megrendelést (PO), amely tartalmazza a szükséges áruk vagy szolgáltatások részleteit, valamint a vásárlás feltételeit. Amint az eladó elfogadja a PO-t, jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik, amelyet referenciaként használnak a megrendelés teljesítése során felmerülő problémák esetén. A megrendelés nyomon követése elengedhetetlen az áruk időben történő szállításának biztosításához. A vásárlási nyomkövető fontos része a beszerzési rendeléskezelő rendszernek.

mi a megrendelés nyomon követése?

a megrendelések nyomon követése elengedhetetlen a hatékony beszerzési folyamathoz. Mint fentebb említettük, a megrendelés fontos dokumentum a beszerzési folyamatban. A vevők és az eladók a PO-t jogilag kötelező érvényű dokumentumnak tekintik, amely végigvezeti őket a beszerzési folyamat során. A megrendelés védi a vevőt és az eladót, és kritikus bemeneteket biztosít a készletkövető szoftverhez. A PO napló fenntartása lehetővé teszi a beszerzési csapat számára a beszerzési megrendelések hatékony nyomon követését.

a megrendelés nyomon követése egyszerűen a megrendelés életciklusának nyomon követését jelenti.
Kiadva: ez az életciklus első lépése, amikor a jóváhagyott megrendelést egyedi PO-számmal ellátott eladónak küldik el.

a megrendelés Excel-táblázatban vagy digitális beszerzési rendszer segítségével hozható létre.

nyugtázva: miután a PO-t kiadták az eladónak, az eladó nyugtázása azt jelenti, hogy meg tudnak felelni a megrendelés követelményeinek. Miután elfogadták, a PO jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik. Az Eladó általi visszaigazolás a szállítási határidők és a teljesítések minőségének betartását jelenti.

Delivered: amint az eladó teljesíti a megrendelést és kiszállítja azt, a PO állapota leszállítottra változik. A Vevő egy áru átvételi elismervényt (grn) hoz létre a megrendelés kézbesítésének feljegyzésére és az adatok rögzítésére.

zárt: a zárt állapotban lévő PO azt jelenti, hogy a PO nem igényel több műveletet. A zárt státuszt a megrendelés kézbesítésekor, vagy a megrendelés kézbesítésekor és a kapcsolódó számlák kifizetésekor ítélik oda.

a megrendelés nyomon követése vagy egy excel táblázatban, vagy egy elektronikus PO-kezelő rendszerben biztosított PO-nyomkövető sablonon történik.

a megrendelések nyomon követése segít a vállalkozásoknak a PO teljes életciklusának kezelésében, a létrehozástól a jóváhagyásig. Előfordulhat, hogy a kisvállalkozások vagy az induló vállalkozások nem igényelnek megrendelés-nyomkövető rendszert, de ahogy az üzlet növekszik és a műveletek köre növekszik, a megrendelés-kezelő szoftver elengedhetetlen a vállalkozások zökkenőmentes működéséhez. A beszerzési rendelési rendszer segít kiküszöbölni az adathibákat és a megrendelések duplikációit.

a megrendelés-munkafolyamat redundanciái és hiányosságai kiküszöbölhetők egy megrendelés-követő rendszerrel.

íme 5 módja annak, hogy a megrendelés nyomon követése segítse a vállalkozásokat:

• időt és energiát takarít meg a beszerzési csapat számára azáltal, hogy automatizálja a beszerzési megrendelés létrehozását, útválasztását és jóváhagyását
• hatékony módot kínál a beszerzési megrendelések tárolására és elérésére
• segít optimalizálni a szervezeti kiadásokat azáltal, hogy javítja a beszerzési megrendelések feldolgozásának pontosságát és következetességét
• szabványosítja a PO feldolgozását
• javítja a rendelési feldolgozás szabályozási megfelelőségét és auditálhatóságát

a megrendelések nyomon követésének szükségessége

a megrendelés a beszerzési folyamat fontos része. Tartalmazza a megrendelés teljes részleteit, a szállítás dátumát és időpontját, valamint a megrendelés teljesítése során betartandó feltételeket. Ugyanilyen fontos a megrendelések állapotának nyomon követése.

a vállalkozásoknak ezért kell nyomon követniük a megrendeléseket:

1) annak biztosítása érdekében, hogy a PO-t a megfelelő személyhez irányítsák, és a jóváhagyás határidőkön belül megtörténjen. A megbízó állapotának nyomon követése az életciklus során kiküszöböli a megbízó jóváhagyási folyamatának késéseit és szűk keresztmetszeteit.

2) a szervezeti kiadások átláthatóságának és átláthatóságának javítása. A beszerzési csapat a beszerzési megrendelés nyomon követésével mindenkor megtarthatja a szervezeti kiadásokat.

3), hogy központosított hozzáférést biztosítson a POs-hoz. A megrendeléskövető rendszer központosított hozzáférést biztosít a POs-hoz és a kapcsolódó adatokhoz.

4) a PO-adatok változásainak nyomon követése. A megrendelésre vonatkozó információk gyakran változnak a feldolgozás során. Az adatok megváltoztatásának okai a követelmények változása miatt vásárolt tételek változásától a szükséges mennyiség változásáig változhatnak. A beszerzési megrendelések nyomon követése biztosítja, hogy a beszerzési csapat a változások tetején legyen.

5) a megrendelések feldolgozásának megfelelőségének és ellenőrzhetőségének javítása érdekében. A PO-adatokhoz való központi hozzáférés és a PO-adatok változásainak valós idejű nyomon követése javítja a folyamat megfelelőségét és auditálhatóságát.

6), hogy időt és energiát takarítson meg a beszerzési csapat számára. A megrendelés létrehozásának, útválasztásának és jóváhagyásának automatizálása kiküszöböli a késedelmeket és időt takarít meg a beszerzési csapat számára.

hogyan lehet nyomon követni a megrendeléseket és nyomon követni az ügyfelek vásárlásait? A megrendelés nyomon követése táblázatsablon segítségével az egyik legnépszerűbb PO-követési módszer. Az Excel táblázatkezelő használata megrendeléskövetőként egy manuálisan kezelt folyamat, ahol a beszerzési csapat tagja beírja és ellenőrzi az adatokat. A táblázatok használatával történő vásárláskövetés ideális az alacsony PO-mennyiségeket kezelő vállalkozások számára, a POs korlátozott módosításai, valamint a beszerzési megrendelések korlátozott kezelése.

a második lehetőség a megrendelések nyomon követésére egy megrendelés alkalmazáson keresztül történik. Az automatizált megrendeléskezelő rendszer biztosítja a hatékony feldolgozást és a jobb megfelelést. Különösen hasznos a nagy PO-volumenű vállalkozások számára, a PO-adatok gyakori és többszörös módosítása, a POs kezelésének több érintkezési pontja és a nagy szállítói adatbázis.

a megrendelések nyomon követésének harmadik lehetősége az olyan számviteli rendszerek használata, mint az ERP és a Quick books. Bár hasznos és hatékony módja a POs nyomon követésének, ez az opció alkalmas havi 10-20 PO mennyiségekre és kiszámítható és egyszerű készletgazdálkodási rendszerre.

hagyományos Megrendeléskövetés

a kézi megrendeléskövetést a beszerzési csapat kezeli. A létrehozástól a PO jóváhagyásáig mindent manuálisan végeznek Excel táblázatok segítségével az adatok rögzítéséhez. A megrendeléskövetési űrlap részleteit az alkalmazottak manuálisan töltik ki. A vásárlási nyomkövető excel az egyes megrendelések és azok állapotának nyomon követésére szolgál. A beszerzési csapat alkalmazottai egy adott formátumban regisztrálják az egyes megrendelések állapotát. A megrendelés adatait az alkalmazottak kezelik.

a hagyományos megrendeléskövetés teljesen papír alapú volt. A megrendelés két példánya létrejön, az egyiket elküldik a szállítónak, a másikat pedig belső hivatkozás céljából tárolják. Azokban az esetekben, amikor a PO-nak több példánya volt, minden példányt másképp színeztek, hogy a papírokat megfelelően csatolhassák és iktathassák.

a hagyományos vásárláskövetési módszerek előnyei:

könnyű elkezdeni: a kézi megrendeléskövetési módszerek, mint például az Excel táblázatok, rendkívül könnyen kezelhetők és érthetők. Az adatbevitel és az érvényesítés könnyen elvégezhető a kis mennyiségű POs-szal foglalkozó vállalkozások számára.

kevés vagy nincs szükség képzésre: az Excel táblázatokon végzett munka nagyon kevés vagy egyáltalán nem igényelt képzést az alkalmazottak számára. Az excel adatainak hozzáférhetősége gyors és egyszerű az excel megrendeléskövető rendszerében.

a hagyományos vásárláskövetési módszerek hátrányai:

helytelen elhelyezés és sérülés esetei:

a kézi feldolgozáshoz a megrendelés több példánya szükséges. Ezek a másolatok könnyen elmozdíthatók vagy megsérülhetnek, miközben az alkalmazottak kezelik őket. A több példány nyomon követése, a megfelelő dokumentumkészlethez való csatolása és benyújtása nehézkes folyamat, amely hajlamos a helytelen kezelésre.

pontosság és következetesség hiánya:

a hagyományos megrendeléskövetést az emberek kezelik, az adatbeviteltől az érvényesítésen át a PO jóváhagyásáig minden folyamatot az alkalmazottak hajtanak végre. Minden személynek saját munkamódszere van. Ennek eredményeként hiányzik a konzisztencia és a pontosság a PO-adatokban.

Megfelelőség és ellenőrizhetőség:

a hagyományos megrendeléskövetés nem szabványosított. Az emberi elfogultság és a hibák dominálnak a manuálisan kezelt folyamatban. Ennek eredményeként a kézi vásárláskövetési munkafolyamatok gyenge megfelelőséget és auditálhatóságot mutatnak.

láthatóság hiánya:

a kézi vásárláskövetési folyamatok nem teszik láthatóvá a megrendelés állapotát. Az átláthatóság hiánya miatt a közbeszerzésnek fogalma sincs a folyamat késedelmeinek és szűk keresztmetszeteinek okáról.

a fenti megbeszélés alapján a kézi vásárláskövető rendszer hátrányai meghaladják a profikat. A növekvő vállalkozásoknak hatékonyabb vásárláskövetési módszereket kell alkalmazniuk, amelyek képesek kezelni a nagyobb mennyiségű megrendelést.

a megrendelések hatékony nyomon követése

az elektronikus beszerzési irányítási rendszerek képesek megrendeléseket generálni, hatékonyan nyomon követni és integrálni őket más szállítói rendeléskezelő szoftverekkel. A felhőalapú vásárláskövető rendszerek lehetővé teszik a POs valós idejű létrehozását és nyomon követését bárhonnan és bármilyen eszközről. A digitális rendelési rendszerek nagy pontosságú adatmennyiséget biztosítanak, és kiküszöbölik a Fizetési zavarok kockázatát azáltal, hogy összekapcsolják a POs-t a megfelelő számlákkal.

az elektronikus megrendeléskövetési módszerek alkalmazása javítja a folyamat hatékonyságát és termelékenységét. Ezek a rendszerek csökkentik az emberi erőfeszítéseket és a papírmunkát, amelyek a hagyományos PO nyomkövető munkafolyamatokhoz kapcsolódnak. A megrendeléskövető szoftver egy szabványosított sablont biztosít, amelyet a csapat felhasználhat a megrendelés létrehozásához. A rendeléskövető adatbázis pontos és frissített PO naplót tart fenn, amely bárhonnan, bármikor elérhető.

a megrendeléskövető rendszer automatikusan generálja a POs-t, és értesíti a jóváhagyót, miután a PO bejelentkezett a rendszerbe. Az ügyfélrendelés-követési sablon szabványosítja a PO létrehozásának folyamatát, és javítja a megfelelőséget és az auditálhatóságot. A beszerzési csapat megszabadul attól a feladattól, hogy e-mailek és táblázatok százait szitálja át a megrendelés nyomon követése érdekében. Az összes lényeges részlet, mint a PO szám, a megrendelés dátuma és a szállítói információk könnyen elérhetők az adatbázisban. Az automatizált megrendeléskövető rendszer hatékonyan képes kezelni a nagy mennyiségű megrendelést. Az automatikus megrendeléskövetés hibahatára szinte elhanyagolható. A megrendeléskövető rendszer támogatja a több helyről több ember által végzett többszörös szerkesztést is. A nyomkövető szoftver összevonja az összes szerkesztést, és bemutatja a megrendelés frissített verzióját.

az elektronikus megrendelési rendszer javítja a szállító kezelését. A megrendelések automatikus nyomon követése és jóváhagyása kiküszöböli a PO-feldolgozás késedelmeit és szűk keresztmetszeteit. A jóváhagyott POs-t a megrendelés teljesítése céljából az eladóhoz továbbítják. Amikor a PO állapota “kézbesítve” – re változik, a megfelelő számla automatikusan generálódik és jóváhagyásra kerül. A szállítói számlák időben történő jóváhagyása és kifizetése segít fenntartani az egészséges és erős szállítói kapcsolatokat.

a digitális megrendeléskövető rendszerek konszolidált képet nyújtanak a megrendelés állapotáról és adatairól. A PO-adatokhoz való hozzáférés könnyebb egy automatizált nyomkövető rendszerrel. A láthatóságot és az átláthatóságot jelentősen javítja az összes megrendelés központi adattára. A beszerzési menedzser és a jóváhagyók valós idejű frissítéseket kapnak a PO állapotáról, ezáltal elkerülve a folyamat munkafolyamatának késéseit vagy szűk keresztmetszeteit. A nyomkövető rendszer más pénzügyi és beszerzési alkalmazásokkal történő integrálásával a folyamat általános hatékonysága jelentősen javítható.

a beszerzési csapat általános termelékenysége javítható egy automatizált PO nyomkövető rendszer alkalmazásával. Az alkalmazottak több időt kapnak arra, hogy a hétköznapi adminisztratív feladatok helyett a nagy értékű, stratégiai feladatokra összpontosítsanak. Az alkalmazottak elégedettsége is javul, mivel fontosabbnak érzik a stratégiai kezdeményezéseken való munkát.