a találkozók mindenütt jelen vannak a modern irodában minden iparágban. Gondolj a találkozókra úgy, mint a vállalat véráramlására: amikor jól működnek, az ötletek és döntések úgy áramlanak rajtuk keresztül, mint az oxigén a vénákon keresztül, élénkítve az üzlet minden aspektusát, ösztönözve az új ötleteket és előmozdítva a stratégiát, egészségessé és erőssé téve. De rosszul fut ülések szűkíteni, hogy a vér áramlását. Akadályokat teremtenek, elfojtják az innovációt, és lassúvá és egészségtelenné teszik az üzletet.
amikor workshopokat tartok ügyfeleimmel, mindig azzal a kérdéssel kezdem: egy tipikus héten mennyi időt pazarolnak el rossz értekezletekre, konferenciahívásokra vagy rosszul kommunikált üzenetekre? Soha senki nem mondott 20% – nál kevesebbet, és néha akár 80% – ot is hallok. Átlagosan körülbelül 50% – ot hallok. Ez óriási probléma.
rosszabb, egy rossz találkozó drága lehet. Gondoljon arra, hogy a szobában minden ember mennyit fizet óránként. Amikor mindezt hozzáadta, fontolja meg annak az alternatív költségét, amelytől az értekezlet elvonja az embereket: a havi számok véglegesítése, a vállalat termékének értékesítése, a következő nagy innováció fejlesztése. Minden összeadódik.
tehát hogyan hozhat létre egészséges, produktív, vonzó, költséghatékony találkozókat?
a kulcs a kommunikáció — tömör, világos, vonzó kommunikáció. Van néhány stratégia, amelyet mind az ülések vezetőjeként, mind pedig résztvevőként használhat.
amikor átveszi a találkozó irányítását, tartsa szem előtt ezeket a taktikákat:
• tartsa tiszteletben a résztvevők idejét. Időben kezdjük és időben fejezzük be … vagy akár néhány perccel korábban! Hagyjon szünetet a találkozó vége és egy másik kezdete között. Így az emberek kevésbé fognak gondolni a következő találkozásukra az utolsó néhány percben, és tisztább lesz a fejük, amikor a következő összejövetelre mennek. Mindenki értékelni fogja,és minden találkozó jobb lesz.
• állítsa be a napirendet idő előtt. Így az emberek egyfajta, amit ők besétál, akár egy bullet-point napirend vagy tájékoztatók a legfontosabb információkat. Ez lehetővé teszi számukra, hogy felkészüljenek egy konkrét megbeszélésre. Kevesebb időt fog tölteni a helyzet megfogalmazásával, és több időt tölt a vonatkozó részletekkel.
• vége tiszta műveleti elemekkel. Mit kell tenni, kinek kell és mikor kell megvalósítani? Ez lehet a legfontosabb lépés a találkozó megtérüléséhez.
mi a helyzet a résztvevő szerepével, nem pedig a vezetővel? A résztvevők segíthetnek a találkozók produktívabbá tételében, is.
• kapcsolja ki a mobiltelefont vagy más eszközt. Ahogy azt szeretné, hogy a hangszóró tiszteletben tartsa az idejét azáltal, hogy időben kezdődik és végződik, és rögtön a lényegre jut, hallgatóként meg kell szüntetnie az esetleges zavaró tényezőket. Végül, az ülések egyik legnagyobb oka az időpocsékolás, hogy mindannyian túl elfoglaltak vagyunk a multitaskinghoz, hogy figyeljünk.
• jegyzetek készítése. Ez nem csak azt mutatja a hangszórónak, hogy elkötelezett és aktívan hallgat, hanem segít később emlékezni a legfontosabb információkra.
• tegyen fel kérdéseket. Ne feledje, hogy az információ harmadik területe, amit a közönség tudni akar? Győződjön meg róla, hogy kérdéseket tesz fel egy találkozón, amit akar. Ha nem értesz valamit, akkor valószínű, hogy mások is összezavarodtak. Csak győződjön meg arról, hogy értelmes kérdést tesz fel, nem csak a hely kitöltését.
ha a szervezet értekezletei stagnálnak, nem hatékonyak és mindenki idejét pazarolják, érdemes lehet más módon megváltoztatni a dolgokat. Fontolja meg ezeket a lehetőségeket:
• szerepek módosítása. Hagyja, hogy valaki, aki általában vezető, lépjen le, és valaki, aki általában a háttérben marad, lépjen fel. A szerepek megváltoztatása mindenkit új módon fog kihívni.
• helyszín vagy konfiguráció módosítása. Mindig ugyanabban a szobában találkoztok? Mindig ugyanazon a helyen ülsz? Csak egy új konferenciaterembe költözés vagy az ülések váltása az embereket újonnan energikusnak érezheti.
• szünet. Ha kihívta magát, használta az aktív hallgatást és kérdéseket tett fel, próbáljon szünetet tartani, hogy új perspektívát vegyen fel magának. Szánjon időt arra, hogy valóban átgondolja, mit tanult, mielőtt a következő napirendi pontba töltené.
az ülések az élet tényei. De a rossz találkozóknak nem kell lenniük. Gondolj rájuk, mint lehetőségeket, hogy forgat a készségek, mint egy meggyőző kommunikátor. Állítson be világos célokat, tisztelje kollégáit és fogadjon el új ötleteket. Meg fogsz lepődni, hogy milyen hatékony és eredményes lehet az összejövetel.
