La lista de documentos recientes de Word ofrece una manera fácil de administrar los documentos en los que está trabajando actualmente. Desafortunadamente, la mayoría de los usuarios no lo aprovechan al máximo. Veremos algunas maneras de poner esta lista a trabajar para usted.
Cuando desea abrir un documento de Word, tiene una opción: puede trabajar a través de la jerarquía de carpetas y archivos hasta encontrar el archivo que desea abrir o puede usar la lista del documento reciente. Dependiendo de su sistema, este último podría no ser la forma más eficiente de hacerlo, pero echemos un vistazo rápido. Si está utilizando Word 2010, haga clic en el menú Archivo y haga clic en Reciente en el panel izquierdo. En Office 2007, haga clic en el botón Office para mostrar los documentos recientes. En Word 2003, haga clic en el menú Archivo, que enumera los cuatro documentos guardados más recientemente en la parte inferior.
Word 2010 muestra una lista de los archivos y ubicaciones utilizados más recientemente. El primer elemento de la lista es el último punto guardado. Esta lista (17 de forma predeterminada) no solo proporciona un acceso fácil a sus documentos más recientes, sino que es una excelente manera de encontrar un documento perdido. A veces guardo documentos en la carpeta incorrecta y esta página me ayuda a encontrarlos rápidamente.
Para abrir un documento, haga clic en él. Para eliminar un documento de la lista, haga clic con el botón secundario en él y seleccione Eliminar de la lista. Si está utilizando Aplicaciones Web de Word, es posible que vea muchas versiones del mismo archivo. Asegúrese de comparar las rutas para asegurarse de abrir el archivo correcto.
Fijar un documento a la lista lo convierte en un elemento permanente de la lista. Esto le permite acceder rápidamente a los documentos que usa con frecuencia, ¡simplemente póngalos en la lista! Word 2003 no tiene una opción comparable, pero puede usar el menú de trabajo.
Puede controlar el número de archivos enumerados de la siguiente manera:
- Haga clic en la pestaña Archivo y elija Opciones (en Ayuda) en el panel izquierdo. En Word 2007, haga clic en el botón Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. En Word 2003, elija Opciones en el menú Herramientas y vaya al paso 3.
- Seleccione Avanzado en el panel izquierdo.
- En la sección Mostrar, ingrese el número apropiado en la opción Mostrar este número de documentos recientes. Si elige 0, deshabilita la función y Word eliminará todos los elementos de la lista. En Word 2003, haga clic en la pestaña General (puede aumentar la lista a 9).
- Haga clic en Aceptar.
Si trabaja en el mismo documento la mayor parte del tiempo, probablemente también sea el documento más reciente de la lista la mayor parte del tiempo. Cuando ese sea el caso, puede omitir pasos repetitivos abriendo ese archivo inmediatamente después de iniciar Word, de la siguiente manera:
- Pulse + para abrir el editor Visual Basic (VBE).
- Encuentra el proyecto Normal en el Explorador de proyectos (a la izquierda). Si no está visible, selecciónelo en el menú Ver para mostrarlo.
- Elija Módulo en el menú Insertar.
- Introduzca el código que se muestra a continuación.
- Haga clic en Guardar normal en la barra de herramientas y vuelva a su documento.
Sub AutoExec()
'Open most recently used file automatically.
Application.RecentFiles(1).Open
End Sub
Después de agregar esta macro a la plantilla normal, Word abrirá automáticamente el último documento que guardó, cuando inicie Word. El objeto RecentFiles representa la colección de archivos usados más recientemente, la palabra que aparece en la lista de Documentos recientes. Cada elemento de esa lista tiene un valor de índice (un entero). El archivo guardado más recientemente es siempre 1. El segundo archivo guardado más recientemente es 2, y así sucesivamente. Es cierto que esta macro tiene un atractivo limitado para la mayoría de los usuarios, pero ayudará a algunos de ustedes. De hecho, nada de esta información es una ciencia de cohetes, pero la mayoría de los usuarios no están aprovechando esta función de acceso rápido a los archivos.
