Las órdenes de compra desempeñan un papel importante en el proceso de adquisición. El comprador genera una orden de compra (OP) que contiene detalles de los bienes o servicios requeridos y los términos y condiciones de la compra. Una vez que el vendedor acepta la orden de compra, se convierte en un documento legalmente vinculante que se utiliza como referencia en caso de problemas que puedan surgir durante el cumplimiento de la orden de compra. El seguimiento de una orden de compra es esencial para garantizar la entrega oportuna de los bienes. Un rastreador de compras es una parte importante del sistema de gestión de órdenes de compra.
- ¿Qué es el seguimiento de órdenes de compra?
- Se puede crear una orden de compra en una hoja de cálculo de Excel o utilizando un sistema digital de órdenes de compra.
- Aquí hay 5 formas en que el seguimiento de órdenes de compra ayuda a las empresas:
- Necesidad de seguimiento de órdenes de compra
- Estas son las razones por las que las empresas necesitan realizar un seguimiento de las órdenes de compra:
- Seguimiento de órdenes de compra convencionales
- Las ventajas de los métodos convencionales de seguimiento de compras:
- Los contras de los métodos convencionales de seguimiento de compras:
- Incidentes de extravío y daños:
- Falta de precisión y consistencia:
- Cumplimiento y auditabilidad:
- Falta de visibilidad:
- Seguimiento eficiente de órdenes de compra
¿Qué es el seguimiento de órdenes de compra?
El seguimiento de órdenes de compra es esencial para un proceso de adquisición eficiente. Como se mencionó anteriormente, la orden de compra es un documento importante en el proceso de adquisición. Los compradores y vendedores consideran la orden de compra como un documento legalmente vinculante que los guía durante todo el proceso de adquisición. Una orden de compra protege al comprador y al vendedor y proporciona insumos críticos para el software de seguimiento de inventario. El mantenimiento de un registro de órdenes de compra permite al equipo de adquisiciones realizar un seguimiento de las órdenes de compra de manera eficiente.
El seguimiento de órdenes de compra simplemente significa el seguimiento del ciclo de vida de una orden de compra.
Emitido: este es el primer paso en el ciclo de vida en el que la orden de compra aprobada se envía al proveedor con un número de orden de compra único.
Se puede crear una orden de compra en una hoja de cálculo de Excel o utilizando un sistema digital de órdenes de compra.
Reconocido: Una vez que se emite una orden de compra al proveedor, el acuse de recibo del proveedor implica que puede cumplir con los requisitos de la orden de compra. Una vez aceptado, el PO se convierte en un documento legalmente vinculante. El reconocimiento del proveedor significa el cumplimiento de los plazos de entrega y la calidad de los entregables.
Entregado: Una vez que el proveedor cumple el pedido y lo entrega, el estado de la orden de compra cambia a entregado. El comprador crea un recibo de mercancía (GRN) para anotar la entrega del pedido y capturar los datos.
Cerrado: Un PO en el estado cerrado implica que el PO no requiere más acción. El estado cerrado se otorga cuando se entrega la orden de compra, o cuando se entrega la orden y se pagan las facturas relacionadas.
El seguimiento de órdenes de compra se realiza en una hoja de cálculo de Excel o en una plantilla de seguimiento de órdenes de compra proporcionada en un sistema electrónico de gestión de órdenes de compra.
El seguimiento de órdenes de compra ayuda a las empresas a administrar todo el ciclo de vida de la orden de compra, desde la creación hasta la aprobación. Las pequeñas empresas o empresas de nueva creación pueden no requerir un sistema de seguimiento de órdenes de compra, pero a medida que el negocio crece y el alcance de las operaciones aumenta, el software de gestión de órdenes de compra es una necesidad para el buen funcionamiento de las empresas. Un sistema de órdenes de compra ayuda a eliminar errores de datos y duplicados en las órdenes de compra.
Las redundancias y las ineficiencias en el flujo de trabajo de las órdenes de compra se pueden eliminar mediante un sistema de seguimiento de órdenes de compra.
Aquí hay 5 formas en que el seguimiento de órdenes de compra ayuda a las empresas:
- Ahorra tiempo y esfuerzo al equipo de adquisiciones al automatizar la creación, el enrutamiento y la aprobación de una orden de compra
- Ofrece una forma eficiente de almacenar y acceder a órdenes de compra
- Ayuda a optimizar el gasto de la organización al mejorar la precisión y la coherencia del procesamiento de órdenes de compra
- Estandariza el procesamiento de órdenes de compra
- Mejora el cumplimiento normativo y la auditabilidad del procesamiento de órdenes de compra
Necesidad de seguimiento de órdenes de compra
La orden de compra es una parte importante del proceso de adquisición. Contiene detalles completos del pedido, la fecha y hora de entrega y los términos y condiciones a cumplir durante el cumplimiento del pedido. El seguimiento del estado de las órdenes de compra es igualmente importante.
Estas son las razones por las que las empresas necesitan realizar un seguimiento de las órdenes de compra:
1) Para garantizar que la orden de compra se dirija a la persona adecuada y que la aprobación se lleve a cabo dentro de los plazos. El seguimiento del estado de la orden de compra a lo largo del ciclo de vida elimina retrasos y cuellos de botella en el proceso de aprobación de la orden de venta.
2) Para mejorar la transparencia y visibilidad del gasto de la organización. El equipo de adquisiciones puede mantener una cuenta sobre el gasto de la organización en todo momento mediante el seguimiento de la orden de compra.
3) Para proporcionar acceso centralizado a los puntos de venta. Un sistema de seguimiento de órdenes de compra proporciona acceso centralizado a los puntos de venta y los datos relacionados.
4) Para realizar un seguimiento de los cambios en los datos de PO. La información de la orden de compra cambia a menudo durante su procesamiento. Las razones para cambiar los datos pueden variar desde un cambio en los artículos comprados debido a un cambio en los requisitos hasta un cambio en la cantidad requerida. El seguimiento de las órdenes de compra garantiza que el equipo de adquisiciones esté al tanto de estos cambios.
5) Para mejorar el cumplimiento y la auditabilidad del procesamiento de órdenes de compra. El acceso centralizado a los datos de PO y el seguimiento en tiempo real de los cambios en los datos de PO mejoran el cumplimiento y la auditabilidad del proceso.
6) Para ahorrar tiempo y esfuerzo al equipo de adquisiciones. La automatización de la creación, el enrutamiento y la aprobación de la orden de compra elimina los retrasos y ahorra tiempo al equipo de adquisiciones.
¿Cómo hacer un seguimiento de las órdenes de compra y de las compras de los clientes? El seguimiento de órdenes de compra mediante una plantilla de hoja de cálculo es uno de los métodos de seguimiento de órdenes de compra más populares. El uso de una hoja de cálculo de Excel como rastreador de órdenes de compra es un proceso administrado manualmente en el que un miembro del equipo de adquisiciones ingresa y valida los datos. El seguimiento de compras mediante hojas de cálculo es ideal para empresas que gestionan volúmenes bajos de puntos de venta, cambios limitados en puntos de venta y personas limitadas que gestionan órdenes de compra.
La segunda opción para rastrear órdenes de compra es a través de una aplicación de órdenes de compra. Un sistema automatizado de gestión de órdenes de compra garantiza un procesamiento eficiente y un mejor cumplimiento. Es particularmente útil para empresas con grandes volúmenes de puntos de venta, cambios frecuentes y múltiples en los datos de puntos de venta, múltiples puntos de contacto en la administración de puntos de venta y una gran base de datos de proveedores.
La tercera opción para el seguimiento de órdenes de compra es el uso de sistemas de contabilidad como ERP y Quick books. Aunque es una forma útil y eficiente de realizar un seguimiento de los puntos de venta, esta opción es adecuada para volúmenes de puntos de venta de 10 a 20 al mes y un sistema de gestión de inventario simple y predecible.
Seguimiento de órdenes de compra convencionales
El seguimiento manual de órdenes de compra es administrado por el equipo de adquisiciones. Desde la creación hasta la aprobación del PO, todo se realiza manualmente utilizando hojas de cálculo de Excel para registrar datos. Los detalles en el formulario de seguimiento de pedidos son rellenados manualmente por los empleados. El rastreador de compras excel se crea para realizar un seguimiento de cada orden de compra y su estado. Los empleados del equipo de compras registran el estado de cada orden de compra en un formato específico. Los datos de la orden de compra son manejados por los empleados.
El seguimiento tradicional de las órdenes de compra estaba completamente basado en papel. Se crean dos copias de una orden de compra, una se envía al proveedor y la otra se almacena para referencia interna. En los casos en que había varias copias de la orden de pedido, cada copia tenía un color diferente para que el papeleo pudiera adjuntarse y archivarse correctamente.
Las ventajas de los métodos convencionales de seguimiento de compras:
Fácil de comenzar: Los métodos manuales de seguimiento de pedidos de compra, como las hojas de cálculo de Excel, son extremadamente fáciles de usar y comprender. La entrada y validación de datos son fáciles de realizar para las empresas que se ocupan de un bajo volumen de POs.
Se requiere poca o ninguna capacitación: Trabajar en hojas de cálculo Excel requiere muy poca o ninguna capacitación para los empleados. La accesibilidad de los datos en excel es rápida y fácil en un sistema de seguimiento de órdenes de compra de excel.
Los contras de los métodos convencionales de seguimiento de compras:
Incidentes de extravío y daños:
Se requieren varias copias de la orden de compra para el procesamiento manual. Estas copias podrían ser fácilmente desplazadas o dañadas mientras son manejadas por los empleados. Realizar un seguimiento de múltiples copias, adjuntarlas al conjunto correcto de documentos y archivarlas es un proceso engorroso que es propenso a un mal manejo.
Falta de precisión y consistencia:
El seguimiento tradicional de órdenes de compra es manejado por humanos, desde la entrada de datos hasta la validación y aprobación de PO, todos los procesos son ejecutados por los empleados. Cada persona tiene su propia metodología de trabajo. Como resultado, hay una falta de coherencia y precisión en los datos de PO.
Cumplimiento y auditabilidad:
El seguimiento tradicional de órdenes de compra no está estandarizado. El sesgo y los errores humanos son predominantes en un proceso administrado manualmente. Como resultado, los flujos de trabajo de seguimiento de compras manuales muestran un cumplimiento y una auditabilidad deficientes.
Falta de visibilidad:
Los procesos de seguimiento manual de compras no proporcionan visibilidad del estado de la orden de compra. Debido a la falta de visibilidad, el departamento de adquisiciones no tiene idea de la razón de los retrasos y cuellos de botella en el proceso.
En base a la discusión anterior, los contras de un sistema de seguimiento de compras manual superan a los pros. Las empresas en crecimiento necesitan adoptar métodos de seguimiento de compras más eficientes que puedan manejar volúmenes más altos de órdenes de compra.
Seguimiento eficiente de órdenes de compra
Los sistemas electrónicos de gestión de compras pueden generar órdenes de compra y rastrearlas de manera eficiente e integrarlas con otro software de gestión de pedidos de proveedores. Los sistemas de seguimiento de compras basados en la nube permiten la creación y el seguimiento en tiempo real de puntos de venta desde cualquier ubicación y cualquier dispositivo. Los sistemas digitales de órdenes de compra proporcionan altos niveles de precisión de datos y eliminan el riesgo de confusión de pagos al vincular el punto de venta a las facturas correspondientes.
La adopción de métodos electrónicos de seguimiento de órdenes de compra mejora la eficiencia y la productividad del proceso. Estos sistemas reducen el esfuerzo humano y el papeleo que se asocia con los flujos de trabajo de seguimiento de PO tradicionales. El software de seguimiento de órdenes de compra proporciona una plantilla estandarizada que el equipo puede usar para crear una orden de compra. La base de datos de seguimiento de pedidos mantiene un registro de PEDIDOS preciso y actualizado al que se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Un sistema de seguimiento de órdenes de compra genera POS automáticamente y notifica al aprobador una vez que el PO se ha registrado en el sistema. Tener una plantilla de seguimiento de pedidos de clientes estandariza el proceso de creación de órdenes de compra y mejora el cumplimiento y la auditabilidad. El equipo de adquisiciones se libera de la tarea de examinar cientos de correos electrónicos y hojas de cálculo para rastrear la orden de compra. Todos los detalles esenciales, como el número de orden de compra, la fecha del pedido y la información del proveedor, están disponibles en la base de datos. Un sistema automatizado de seguimiento de órdenes de compra puede manejar grandes volúmenes de órdenes de compra de manera eficiente. El margen de error en el seguimiento automatizado de órdenes de compra es casi insignificante. Un sistema de seguimiento de órdenes de compra también admite múltiples ediciones desde múltiples ubicaciones por varias personas. El software de seguimiento consolida todas las ediciones y presenta una versión actualizada de la orden de compra.
Un sistema electrónico de órdenes de compra mejora la gestión de proveedores. El seguimiento y la aprobación automatizados de las órdenes de compra eliminan los retrasos y los cuellos de botella en el procesamiento de las órdenes de compra. Una vez aprobados, los puntos de venta se envían al proveedor para el cumplimiento del pedido. Cuando el estado de la orden de compra cambia a» entregado», la factura correspondiente se genera automáticamente y se envía para su aprobación. La aprobación oportuna y el pago de las facturas de los proveedores ayudan a mantener relaciones sólidas y sólidas con los proveedores.
Los sistemas digitales de seguimiento de órdenes de compra proporcionan una vista consolidada del estado y los datos de las órdenes de compra. El acceso a los datos de PO es más fácil con un sistema de seguimiento automatizado. El repositorio centralizado de todas las órdenes de compra mejora en gran medida la visibilidad y la transparencia. El administrador de compras y los aprobadores reciben actualizaciones en tiempo real sobre el estado de la orden de compra, evitando así retrasos o cuellos de botella en el flujo de trabajo del proceso. Al integrar el sistema de seguimiento con otras aplicaciones de finanzas y adquisiciones, se puede mejorar considerablemente la eficiencia general del proceso.
La productividad general del equipo de adquisiciones se puede mejorar adoptando un sistema automatizado de seguimiento de pedidos. Los empleados tienen más tiempo para centrarse en tareas estratégicas de alto valor en lugar de tareas administrativas mundanas. La satisfacción de los empleados también mejora a medida que se sienten más importantes trabajando en iniciativas estratégicas.
