Análisis de necesidades: Cómo determinar las necesidades de capacitación

Aspectos destacados del capítulo

1. Tipos de Análisis de necesidades
2. Conocimientos, Habilidades, Habilidades
3. Técnicas
4. Lista de verificación para evaluar una evaluación

Introducción

El entorno de trabajo actual requiere que los empleados estén capacitados para realizar tareas complejas de una manera eficiente, rentable y segura. La capacitación (una herramienta de mejora del rendimiento) es necesaria cuando los empleados no están rindiendo hasta cierto nivel o en un nivel esperado de rendimiento. La diferencia entre el nivel real de desempeño en el trabajo y el nivel esperado de desempeño en el trabajo indica una necesidad de capacitación. La identificación de las necesidades de capacitación es el primer paso en un método uniforme de diseño de la instrucción.
Un análisis exitoso de las necesidades de capacitación identificará a quienes necesitan capacitación y qué tipo de capacitación se necesita. Es contraproducente ofrecer capacitación a personas que no la necesitan o ofrecer el tipo de capacitación equivocado. Un Análisis de las Necesidades de formación ayuda a hacer un buen uso de los recursos de formación.

Tipos de análisis de necesidades

Muchas evaluaciones de necesidades están disponibles para su uso en diferentes contextos de empleo. A continuación se describen las fuentes que pueden ayudarlo a determinar qué análisis de necesidades es apropiado para su situación.

• Análisis Organizacional. Un análisis de las necesidades de la empresa u otras razones por las que se desea la formación. Un análisis de las estrategias, metas y objetivos de la organización%27s. ¿Qué está tratando de lograr la organización en general? Las preguntas importantes a las que responde este análisis son quién decidió que se debía realizar la capacitación, por qué se considera que un programa de capacitación es la solución recomendada para un problema empresarial, cuál ha sido la historia de la organización con respecto a la capacitación de los empleados y otras intervenciones de gestión.
• Análisis de personas. Análisis con participantes potenciales e instructores involucrados en el proceso. Las preguntas importantes a las que responde este análisis son quién recibirá la capacitación y su nivel de conocimiento existente sobre el tema, cuál es su estilo de aprendizaje y quién llevará a cabo la capacitación. ¿Los empleados tienen las habilidades requeridas? ¿Hay cambios en las políticas, procedimientos, software o equipos que requieren o requieren capacitación?
• Análisis de trabajo / Análisis de tareas. Análisis de las tareas que se están realizando. Este es un análisis del trabajo y los requisitos para realizar el trabajo. También conocido como análisis de tareas o análisis de empleos, este análisis busca especificar las principales tareas y el nivel de habilidad requerido. Esto ayuda a garantizar que la formación que se desarrolle incluya enlaces pertinentes al contenido del trabajo.
• Análisis de rendimiento. ¿Los empleados están cumpliendo con el estándar establecido? Si el rendimiento está por debajo de las expectativas, ¿puede la capacitación ayudar a mejorar este rendimiento? ¿Hay una Brecha de rendimiento?
• Análisis de contenido. Análisis de documentos, leyes, procedimientos utilizados en el trabajo. Este análisis responde a preguntas sobre qué conocimiento o información se utiliza en este trabajo. Esta información proviene de manuales, documentos o reglamentos. Es importante que el contenido de la formación no entre en conflicto ni contradiga los requisitos del puesto de trabajo. Un trabajador experimentado puede ayudar (como experto en la materia) a determinar el contenido apropiado.
• Análisis de Idoneidad de la formación. Análisis de si la formación es la solución deseada. La formación es una de varias soluciones a los problemas de empleo. Sin embargo, puede que no siempre sea la mejor solución. Es importante determinar si el entrenamiento será efectivo en su uso.
• Análisis de Costes y beneficios. Análisis del retorno de la inversión (ROI)de la formación. La capacitación eficaz da como resultado un retorno de valor para la organización que es mayor que la inversión inicial para producir o administrar la capacitación.

Conocimiento, Habilidades y Habilidades

El lugar de trabajo actual a menudo requiere que los empleados sean pensadores independientes responsables de tomar buenas decisiones basadas en información limitada. Este tipo de trabajo puede requerir capacitación si el empleado no tiene estas habilidades. A continuación se muestra una lista de varias competencias que los empleados pueden tener que poseer para realizar bien sus trabajos.

• Adaptabilidad
• Habilidades Analíticas
• Orientación a la acción
• Conocimiento/Perspicacia empresarial
• Coaching/Desarrollo de Empleados
• Comunicación
• Atención al cliente
• Toma de Decisiones
• Gestión fiscal
• Perspectiva global
• Innovación
• Habilidades Interpersonales
• Liderazgo
• Establecimiento de objetivos
• Gestión de riesgos
• Persuasión e Influencia
• Planificación
• Resolución de problemas
• Gestión de proyectos
• Resultados Orientación
• Autogestión
• Trabajo en equipo
• Tecnología

¿Se requiere alguna de estas KSA antes de contratar al empleado? ¿Se incluyen las KSA requeridas en cualquier anuncio o anuncio de trabajo? ¿Tienen que estarlo?

Técnicas

Varias técnicas de Evaluación de Necesidades básicas incluyen:

• observación directa
• cuestionarios
• consulta con personas en puestos clave y/o con conocimientos específicos
• revisión de literatura relevante
• entrevistas
• grupos focales
• evaluaciones/encuestas
• registros & informes de estudios
• muestras de trabajo

Realizar un Análisis Organizacional

Determinar qué recursos están disponibles para la capacitación. ¿Cuáles son la misión y los objetivos de la organización con respecto al desarrollo de los empleados? ¿Qué apoyo darán a la formación la alta dirección y los directivos? ¿La organización apoya y participa en este proceso? ¿Hay recursos suficientes (financieros y de personal)?

Realizar un Análisis de Trabajo / Tarea

Entrevistar a expertos en la materia (PYME % 27s) y empleados de alto rendimiento. Entrevista a los supervisores y gerentes a cargo. Revisar las descripciones de las funciones y la información ocupacional. Desarrolle una comprensión de lo que los empleados necesitan saber para realizar sus trabajos.

Preguntas importantes que debe hacer al realizar un análisis de tareas:

1. ¿Qué tareas se realizan?
2. ¿con qué frecuencia se realizan?
3. ¿Qué importancia tiene cada tarea?
4. ¿Qué conocimientos se necesitan para realizar la tarea?
5. ¿Cuán difícil es cada tarea?
6. ¿Qué tipos de formación están disponibles?

Observar al empleado realizando el trabajo. Documente las tareas que se están realizando. Al documentar las tareas, asegúrese de que cada tarea comience con un verbo de acción. ¿Cómo se compara este análisis de tareas con las descripciones de puestos existentes? ¿El análisis de tareas omitió alguna parte importante de la descripción del trabajo? ¿Se realizaron tareas que se omitieron de la descripción del trabajo?
Organizar las tareas identificadas. Desarrolle una secuencia de tareas. O enumere las tareas por importancia.
¿Hay diferencias entre los empleados de alto y bajo rendimiento en tareas de trabajo específicas? Hay diferencias entre Expertos y Novatos? Proporcionar capacitación en esas tareas mejoraría el desempeño laboral de los empleados?
La mayoría de los empleados deben tomar decisiones basadas en la información. ¿Cómo recopila la información el empleado? ¿Qué hace el empleado con la información? ¿Se puede entrenar este proceso? O, ¿puede la capacitación mejorar este proceso?

Análisis cognitivo de tareas

Desarrollar un modelo de la tarea. Mostrar dónde se encuentran los puntos de decisión y qué información se necesita para tomar decisiones y tomar acciones basadas en esa información. Este modelo debe ser una representación esquemática o gráfica de la tarea. Este modelo se desarrolla observando y entrevistando a los empleados. El objetivo es desarrollar un modelo que pueda ser utilizado para guiar el desarrollo de programas de capacitación y currículo.
Dado que la capacitación se basa en tareas laborales específicas, los empleados pueden sentirse más cómodos haciendo el esfuerzo de participar en la capacitación.
Recopile información sobre cómo se realiza la tarea para que se pueda usar para formar un modelo de la tarea. Revise los títulos y descripciones de los puestos para hacerse una idea de las tareas realizadas. Observe al empleado realizando el trabajo. Revisar la capacitación existente relacionada con el trabajo. Asegúrese de observar tanto a expertos como a novatos para comparar.

Análisis de Incidentes Críticos

Guía de Entrevistas de Incidentes Críticos.

Realización de un Análisis de rendimiento

Esta técnica se utiliza para identificar qué empleados necesitan la capacitación. Examinar las evaluaciones de la actuación profesional. Gerentes y supervisores de entrevistas. Busque medidas de desempeño, como puntos de referencia y objetivos.

Fuentes de datos de rendimiento:

1. Evaluaciones de la actuación profesional
2. Cuotas cumplidas (no cumplidas)
3. Medidas de la ejecución
4. Volumen de negocios
5. Contracción
6. Fugas
7. Deterioro
8. Pérdidas
9. Accidentes
10. Incidentes de seguridad
11. Quejas
12. Absentismo
13. Unidades por día
14. Unidades por semana
15. Devoluciones
16. Las quejas de los clientes

Son ¿existen diferencias entre los empleados de alto y bajo rendimiento en competencias específicas? ¿La capacitación en esas competencias mejoraría el desempeño laboral de los empleados?

Lista de verificación para el Análisis de Necesidades de Capacitación

Es útil tener un método organizado para elegir la evaluación adecuada para sus necesidades. Una lista de verificación puede ayudarlo en este proceso. Su lista de verificación debe resumir los tipos de información discutidos anteriormente. Por ejemplo, ¿la evaluación es válida para su propósito previsto? Es fiable y justo? ¿Es rentable? ¿Es probable que el instrumento sea considerado justo y válido por los participantes? Considere también la facilidad o dificultad de administración, puntuación e interpretación dados los recursos disponibles. Haga clic aquí para ver una lista de verificación de ejemplo que puede resultarle útil. Completar una lista de verificación para cada prueba que esté considerando le ayudará a compararlas más fácilmente.