Wie Unternehmen Zahlungen verfolgen können

Egal, ob Sie ein Einzelunternehmer oder ein wachsender E-Commerce-Einzelhändler sind, eine der ersten Aufgaben des Geschäfts sollte bestimmen, wie Sie Rechnungen und Zahlungen verfolgen. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben.

Die Bedeutung der Buchhaltung

Die Verfolgung von Zahlungen hat direkte Auswirkungen auf den Cashflow Ihres Unternehmens. Wenn Sie Kundenzahlungen nicht rechtzeitig erhalten, verfügen Sie nicht über die erforderlichen Mittel, um Ihre eigenen Ausgaben zu bezahlen. Darüber hinaus können Kredite unter einem verminderten Cashflow leiden.

Das beste Buchhaltungssystem hängt von mehreren Faktoren ab:

• Art des Geschäfts

• Geschäftsmodell

• Kurz- und langfristige Ziele

• Steuerstruktur

So verfolgen Sie die erhaltenen Zahlungen

Theoretisch scheint es einfach zu sein – Sie senden eine Rechnung an einen Kunden und erhalten eine Gegenleistung.

Warum ist es also manchmal so schwierig, Zahlungen im Auge zu behalten? Es läuft oft auf das Timing hinaus. Wenn Sie die traditionelle Buchhaltungsmethode verwenden, um Rechnungen zu versenden und auf eine Antwort zu warten und alle Zahlungen manuell zu verfolgen, kann es zwischen den einzelnen Phasen zu langen Verzögerungen kommen. Sie müssen nicht nur warten, bis der Kunde die Rechnung erhält, sondern auch auf die Zahlung warten. Es dauert einige Zeit, bis die Zahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, und zu diesem Zeitpunkt kann es sich um einen völlig neuen Abrechnungszeitraum handeln.

Wenn Sie bestimmen, wie Sie die erhaltenen Zahlungen verfolgen, müssen Sie diese Zeitverzögerung in die Gleichung einbeziehen. Wenn Sie ein Online-Geschäft haben, können Sie Zahlungen im Idealfall einfach elektronisch über Ihre Website empfangen. Für diejenigen Unternehmen, die Rechnung einreichen müssen, jedoch, hier sind ein paar einfache Schritte, um den Prozess zu vereinfachen:

1. Verwenden Sie eine einheitliche Vorlage für Rechnungen und überprüfen Sie alle Zahlungsinformationen, um Bearbeitungsverzögerungen zu vermeiden.

2. Setzen Sie ein Follow-up-System für verspätete Rechnungen ein. Warten Sie nicht, bis Rechnungen 60 Tage überfällig sind. Um weitere Verzögerungen zu vermeiden, rufen Sie Ihren Kunden kostenlos an, sobald sich die Zahlung verzögert.

3. Behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzberichte. Verfolgen Sie die erhaltenen Zahlungen in einer Tabelle und aktualisieren Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung regelmäßig, um Änderungen anzuzeigen.

4. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, um den Prozess zu automatisieren. Ein gutes Softwareprogramm kann automatisch Rechnungen ausstellen, Zahlungen verfolgen und Sie auf Unstimmigkeiten zwischen beiden hinweisen.

So behalten Sie den Überblick über Rechnungen und geschuldete Zahlungen

Sobald Sie die Debitorenbuchhaltung oder die Verfolgung von Kundenzahlungen herausgefunden haben, müssen Sie darüber nachdenken, Ihre Ausgaben und Ausgaben zu verfolgen. Die Einrichtung eines starken Systems stellt sicher, dass Sie keine Rechnungen verpassen, aber es hilft auch bei der Budgetierung, da Sie die regelmäßigen Kosten analysieren und antizipieren können.

1. Der erste Schritt bei der Bestimmung, wie Sie den Überblick über Rechnungen und geschuldete Zahlungen behalten, besteht darin, alle Ihre monatlichen Zahlungen in Kategorien einzuteilen. Diese sollten nach Zahlungsart unterteilt werden. Beispielsweise können Sie einige Rechnungen mit Ihrem Girokonto und andere mit Ihrer Geschäftskreditkarte bezahlen.

2. Erstellen Sie eine Tabelle, in der alle Ihre ausgehenden Zahlungen jeden Monat aufgeführt sind, und heben Sie verschiedene Zahlungsarten farblich hervor, um sie voneinander zu unterscheiden. Sie können sie auch nach Fälligkeitsdatum organisieren und dabei die Bearbeitungszeiten der Banken berücksichtigen.

3. Verwenden Sie eine Zahlungsverfolgungssoftware, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen automatisch gesendet werden. Die besten Buchhaltungsprogramme bieten Ihnen eine klare Übersicht über alle Giro- und Kreditkonten über ein zentrales Dashboard.

4. Aktualisieren Sie Ihre Tabelle, wenn Zahlungen Ihre Konten verlassen und Rechnungen bezahlt werden.

Erwägen Sie, digital zu werden

Verwenden Sie immer noch Papierrechnungen? Erwägen Sie, im Büro papierlos zu arbeiten, um Zahlungen effizienter zu verfolgen. Digitalisieren Sie alle Ihre Rechnungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Mitarbeiterakten und andere Abschlüsse.

Durch die Digitalisierung Ihrer Finanzdaten haben Sie schnellen Zugriff auf alles, was Sie auf einen Blick benötigen. Gescannte Dokumente lassen sich leichter an den IRS oder Ihren persönlichen Buchhalter senden, und Sie können überprüfen, ob Kundenrechnungen bezahlt wurden oder nicht.

Worauf Sie bei Buchhaltungssoftware achten sollten

Ein Buchhaltungssoftware-System ist heute ein Muss für Unternehmen. Allerdings ist nicht jede Software gleich. Suchen Sie nach den folgenden Funktionen, um Rechnungen und Zahlungen effektiver zu verfolgen:

• Kompatibel mit mehreren Benutzern: Idealerweise sollte jeder Mitarbeiter in der Lage sein, seine eigenen Ausgaben einzugeben und Rechnungen zu erfassen.

• Cloud-basiertes System: Sie sollten das Buchhaltungsprogramm von überall aus verwenden können.

• Kostengünstige Preisstruktur: Größere Unternehmen benötigen einen umfassenderen Plan, aber kleine Händler haben möglicherweise nur minimale Buchhaltungsanforderungen für eine Handvoll Kunden.

• Sicherheit: Wenn Sie sensible Finanzdaten speichern, stellen Sie sicher, dass diese mit der richtigen Verschlüsselung geschützt sind.

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