Wie man Kilometergeld beansprucht, wenn Sie selbstständig sind

Ob Sie Vorräte abholen, Lieferungen abgeben, Kunden sehen oder Besuche vor Ort machen, jedes Jahr sammeln Selbstständige (auch bekannt als Einzelunternehmer) Tausende von Kilometern auf britischen Straßen, während sie ihr Geschäft führen.

Sie können aus geschäftlichen Gründen nur mit Ihrem eigenen Fahrzeug ein paar Meilen fahren, aber trotzdem sollten Sie Ihre Kilometerpauschale in Ihrer Selbsteinschätzungssteuererklärung geltend machen. Denn neben den Treibstoffkosten tragen Geschäftsreisen zu Verschleiß bei, der zu teuren Wartungs- und Reparaturrechnungen führen kann. Und, entscheidend, je mehr Zulagen und Ausgaben Sie geltend machen, desto geringer ist Ihre Steuerschuld für Selbstständige.

Was ist Kilometergeld?

Wenn Sie Ihr Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, können Sie möglicherweise einen Teil der tatsächlichen Gesamtkosten für den Kauf und Betrieb Ihres Fahrzeugs geltend machen. Dies kann die Kosten für Dinge wie Versicherung, Reparaturen, Wartung, Kraftstoff usw. umfassen. Diese Option kann es Ihnen ermöglichen, mehr zu beanspruchen. Die Verfolgung aller Kosten und die Ermittlung des genauen Anteils der geschäftlichen Nutzung für Ihr Fahrzeug erfordert jedoch Zeit und Mühe.

Stattdessen fordern viele Selbstständige Kilometergeld, eine pauschale Regelung, die eine viel einfachere Möglichkeit bietet, die Kosten für die Nutzung Ihres eigenen Fahrzeugs für Unternehmen zurückzufordern. Die Kilometerpauschale ist Teil einer Reihe von „vereinfachten Ausgaben“ -Optionen, die die HMRC Selbstständigen anbietet. Sie sollen die Steuerverwaltung einfacher und schneller machen.

Wie viel Kilometergeld können Sie beanspruchen?

Als Selbstständiger können Sie eine Kilometerpauschale von:

• 45p pro Geschäftsmeile, die in den ersten 10.000 Meilen in einem Auto oder Van zurückgelegt wurde
• 25p pro Geschäftsmeile für jede Meile über 10.000 Meilen
• 24p pro Meile, wenn Sie Ihr Motorrad für Geschäftsreisen verwenden

Wenn Sie mehr als ein Fahrzeug für Geschäftsreisen verwenden, müssen Sie nicht in allen Fällen die Kilometerpauschale verwenden. Sie können die tatsächlichen Kosten für ein Fahrzeug und die Kilometerpauschale für das andere Fahrzeug geltend machen. Sobald Sie jedoch die Option Kilometerpauschale für ein Fahrzeug verwenden, das Sie geschäftlich nutzen, können Sie nichts mehr ändern.

Wenn Sie mit einer anderen Person reisen, die auch für Ihr Unternehmen als Fahrer arbeitet, können Sie für jeden zusätzlichen Passagier zusätzliche 5 Pence pro Meile beanspruchen. Wenn Sie also zu dritt zusammen reisen, können Sie für die ersten 10.000 Meilen 45 pence + 10 pence pro Meile (zwei x 5 pence pro Meile für die beiden zusätzlichen Passagiere) und danach 25 pence + 10 pence pro Meile beanspruchen.

Wissen müssen! Die Inanspruchnahme der Kilometerpauschale hindert Sie nicht daran, andere Geschäftsreisekosten wie Bahntickets und Taxifahrten in Anspruch zu nehmen. Parktickets und Mautgebühren während der Geschäftsreise können auch als legitime Geschäftskosten geltend gemacht werden.

Wann kann kein Kilometergeld beansprucht werden?

Für persönliche Fahrten können Sie keine Kilometerpauschale beanspruchen, sie müssen „ausschließlich und ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken“ erfolgen. Ebenso wenig können Sie Kilometergeld für Fahrten zu und von Ihrem gewohnten Arbeitsplatz (dh Ihren gewerblichen Geschäftsräumen) beanspruchen. Sie können beispielsweise eine Reise zu einem temporären Arbeitsplatz beantragen, wenn Sie ein Stuckateur sind, der zu verschiedenen Standorten und Jobs reisen muss.

Vereinfachte Spesenabrechnungen können nicht für gewerblich genutzte Fahrzeuge wie Taxis oder Dual-Control-Fahrlehrerfahrzeuge verwendet werden. Gesellschaften mit beschränkter Haftung können auch keine vereinfachten Ausgaben verwenden, da sie nur Selbständigen zur Verfügung stehen.

Wissen müssen! Sie können keine vereinfachten Ausgaben geltend machen, wenn Sie bereits Kapitalzulagen geltend gemacht haben oder eine, die Sie bei der Berechnung Ihrer Unternehmensgewinne als Aufwand berücksichtigt haben. Lassen Sie sich gegebenenfalls von einem Buchhalter beraten.

Ausarbeiten Ihrer Geschäftsmeilenzahl

Es ist eine gute Idee, Ihre Geschäftsmeilenzahl während der Fahrt zu protokollieren, da dies das Ausarbeiten und Einfordern Ihrer Kilometerpauschale erheblich erleichtern kann. Und Ihre Behauptung ist wahrscheinlicher, genau und glaubwürdig zu sein, wenn HMRC genaue Details von Daten sehen kann, Meilen gereist, Reisen und Gründe. HMRC kann während einer Untersuchung Beweise anfordern.

Es kann ratsam sein, sich daran zu gewöhnen, nach jeder Fahrt, für die Sie Kilometergeld beantragen möchten, Details aufzuzeichnen. Die manuelle Aufzeichnung Ihrer Geschäftskilometer erfordert mehr Zeit und Mühe, während Papierfetzen und Notizbücher verloren gehen können. Es ist sicherer, Ihre Kilometerdaten in einer Tabelle oder mit einer App aufzuzeichnen und zu speichern, in der die Daten sicher online gespeichert werden. Viele Apps wurden entwickelt, um Geschäftsinhabern dabei zu helfen, ihre Geschäftsreisekilometer zu verfolgen und aufzuzeichnen (einige verwenden sogar GPS, um Geschäftskilometer automatisch zu messen).

Einige selbstständige Unternehmer schätzen einfach ihre Geschäftskilometerleistung, indem sie einen Prozentsatz der jährlichen Gesamtkilometerleistung ihres Fahrzeugs beanspruchen. Wenn Ihr Auto also 1.000 Meilen pro Monat zurücklegt und Sie nachweisen können, dass die Hälfte davon für geschäftliche Zwecke bestimmt ist, können Sie eine Kilometerpauschale von 6.000 Meilen pro Jahr (dh £ 2.700) beanspruchen.

So beanspruchen Sie Kilometergeld

Eine gute Buchhaltungssoftware erledigt die ganze harte Arbeit für Sie und spart Ihnen viel Zeit und Ärger. Sie geben Ihre Geschäftskilometer ein und es wird Ihre Kilometerpauschale berechnet, die Sie in Ihre Selbsteinschätzungssteuererklärung eingeben. Der Betrag wird berücksichtigt und Ihre Steuerschuld wird dadurch reduziert.

Wenn Sie vereinfachte Ausgaben verwenden, um Kilometergeld zu beantragen, können Sie keine Kfz-Kosten wie Versicherung, Kfz-Steuer oder Kraftstoff geltend machen, da diese im Kilometergeld enthalten sind.

Wissen müssen! Das vorsätzliche Aufblasen Ihres Kilometergeldanspruchs kann zu Strafen führen. HMRC nimmt eine sehr trübe Sicht auf jeden, der absichtlich falsche Informationen in Steuererklärungen eingibt.

Weitere Informationen

• Besuchen Sie die Website der Regierung GOV.UK so lesen Sie Reise – Kilometerstand und Kraftstoffpreise und Zulagen. Es gibt auch ein Online-Tool, mit dem Sie überprüfen können, ob vereinfachte Ausgaben Ihrem Unternehmen Geld sparen können.