Software-Implementierungsplan: 5 kritische Schritte

Auf dem heutigen Markt müssen kleine Unternehmen gegen große Unternehmen antreten. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie Schritt halten können, besteht darin, die richtigen Tools und Software zu verwenden, um Prozesse zu verbessern, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Mit einem starken und effizienten Workflow für alle wichtigen Prozesse innerhalb eines Unternehmens ist es möglich, in kürzerer Zeit mehr Umsatz zu erzielen.

Aber wenn es so einfach wäre, würden es alle Unternehmen tun. Um die perfekte Plattform für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden, müssen Sie Zeit und Aufmerksamkeit auf die Suche nach möglichen Optionen und in den meisten Fällen auf eine potenziell erhebliche finanzielle Investition verwenden.

Nicht nur das, sondern die Menschen sind Gewohnheitstiere und diese Gewohnheiten sind schwer zu ändern. Ihr Team kann es gewohnt sein, Dinge bereits auf eine bestimmte Weise zu tun, und wenn dieser Weg für sie gut funktioniert, kann eine vollständige Änderung ihrer Geschäftsprozesse dazu führen, dass sich ihr Widerstand ändert. Dieser Widerstand könnte sich als schädlich für das gesamte Unternehmen erweisen.

Die Antwort: Entwickeln Sie zuerst einen Plan.

Was ist ein Software-Implementierungsplan? Warum brauchst du einen?

Ein Softwareimplementierungsplan hilft Ihrem Unternehmen, die richtige Software für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden und bereitzustellen. Die Einführung neuer Software ist sowohl zeitaufwändig als auch finanziell und personell kostspielig. Ohne einen Plan, bevor der Prozess beginnt, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Software-Einführung fehlschlägt.

Mit einem ordnungsgemäß entwickelten Plan können Sie voreilige Entscheidungen vermeiden, sicherstellen, dass die richtigen Personen an der Implementierung beteiligt sind, das System korrekt konfigurieren und eine Situation schaffen, in der die Mitarbeiter den vollen Nutzen der Software wirklich zu schätzen wissen und gleichzeitig angemessene Schulungen anbieten.

Für viele Unternehmen ist die Einführung neuer Software ein ernstes Unterfangen. Wenn Sie den Implementierungsprozess durcheinander bringen, kommt es wahrscheinlich zu Betriebsausfällen, die zu Umsatzeinbußen führen. Auf der anderen Seite, wenn Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Forschung zu tun und sich im Voraus vorzubereiten, kann Ihr Unternehmen viele Vorteile einschließlich beschleunigtes Wachstum, Kosteneinsparungen, Steigerung der Prozesseffizienz und verbesserte Sichtbarkeit ernten.

Software-Implementierungsplan: 5 kritische Schritte

Erster Schritt: Erstellen Sie Ihren Business Case

Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, ist die Implementierung neuer Software nicht etwas, was Sie tun, nur weil Sie Lust dazu haben.

Während kleinere Unternehmen flinker sind als ihre größeren Konkurrenten, können Fehler jeglicher Art kostspielig sein und jedem Unternehmen schaden, insbesondere solchen mit einem begrenzten Budget.

Änderungen, wie z.B. die Aktualisierung aktueller Software oder die Einführung von etwas Neuem, sind auch für größere Organisationen schwierig, da der Entscheidungsprozess mit dem Wachstum eines Unternehmens komplexer wird. Untersuchungen zeigen, dass etwa 72% der Führungskräfte der Meinung sind, dass schlechte strategische Entscheidungen „ungefähr so häufig wie gute oder die vorherrschende Norm in ihrem Unternehmen“ seien.“

Wie machen Sie Ihren Fall?

• Bedenken Sie Ihre Pain Points: Vor welchen Herausforderungen steht Ihr Unternehmen? Welche Aspekte müssen verbessert werden? Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und anderen relevanten Stakeholdern, um Antworten zu erhalten. Wenn Sie feststellen, dass die organisatorische Effizienz gering ist und das Unternehmen Einnahmen verliert, konzentrieren Sie sich darauf. Arbeiten Sie daran, Ihre Geschäftsziele an Ihren Zielen auszurichten.
• Finden Sie eine Lösung: Geben Sie beispielsweise einen detaillierten Überblick darüber, wie eine neue Beschaffungssoftware oder eine neue Projektmanagementsoftware sowohl die Effizienz als auch die Produktivität des Teams verbessern kann und warum es wichtig ist, die gefundenen Schwachstellen anzugehen.
• Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch: Der Hauptgrund für den Aufbau eines starken Business Case ist die Rechtfertigung der Investition. Analysieren Sie sowohl die materiellen als auch die immateriellen Kosten sowie die materiellen und immateriellen Gewinne, die das Unternehmen mit einer erfolgreichen Implementierung erzielen kann.
• Entwickeln Sie eine Zeitleiste: Legen Sie angemessene Zeiterwartungen fest, wie lange es dauert, die Software zu bewerten, das neue System zu implementieren und eine Kapitalrendite zu erzielen.
• Planen Sie, wie Sie mit Veränderungen umgehen: Untersuchungen zeigen, dass 70% der organisatorischen Transformationsprogramme scheitern. Wenn es weniger riskant ist, einen Vorschlag abzulehnen, fällt es Führungskräften möglicherweise schwerer, sich dafür zu entscheiden. Betonen Sie die Kosten, diese Schmerzpunkte nicht anzugehen, und stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, dass Sie die Risiken sowie die Schritte kennen, die Sie unternehmen werden, um die gleichen Fehler zu vermeiden, die andere Organisationen in der Vergangenheit gemacht haben. Change Management ist entscheidend für eine reibungslose Umsetzungsphase.

Zweiter Schritt: Wählen Sie den richtigen Anbieter

Sobald Sie die erforderliche Unterstützung haben, müssen Sie den am besten geeigneten Softwareanbieter finden. Welcher Anbieter auch immer Sie wählen, wird ein strategischer Partner in Ihrem Unternehmen sein, daher ist es wichtig, sich Zeit für den Auswahlprozess zu nehmen.

Zu den Fragen, die Sie stellen müssen, wenn Sie Ihre Optionen eingrenzen, gehören:

• Was brauchst du? betrachten Sie Dinge wie Funktionen, Preis, Cloud-basierte vs. On-Premise vs. Hybrid, und so weiter.
• Wie lange ist der Verkäufer schon im Geschäft? Was sind ihre Referenzen?
• Ist die Software skalierbar?
• Gibt es versteckte Kosten?
• Was sagen ihre Kunden über sie?
• Integriert sich die Software in die Systeme, die Sie bereits haben?
• Bietet der Anbieter Softwareschulungen an?
• Beinhalten die Implementierungskosten After-Sales-Support?
• Sind Updates und Upgrades cloudbasiert?

Dritter Schritt: Schutz vor Scope Creep

Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie die zusätzlichen Funktionen, die verschiedene Softwareoptionen bieten, abschrecken. Der Softwaremarkt bietet eine Vielzahl von Optionen und Anpassungen, sodass die Erstellung eines Bedarfsdokuments, in dem alles beschrieben wird, wonach Sie suchen, für die Softwarebewertung von entscheidender Bedeutung ist.

Idealerweise sollte das Dokument Anbietern ein klares Bild von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens vermitteln. Wenn Sie sich entscheiden, die Software so einzurichten, dass alle verfügbaren Funktionen verfügbar sind, oder alle Funktionen gleichzeitig anzupassen, tritt hier ein Scope Creep auf. Es ist eine Falle, in die du fallen wirst, die zu Folgendem führt:

• Kosten exponentiell erhöhen
• Stakeholder, die das Interesse verlieren
• Den Implementierungsprozess verzögern

Projekte verlaufen selten genau so, wie sie erwartet werden, und die Softwareimplementierung ist nicht anders. Änderungen während des Projektlebenszyklus sind ein natürlicher Bestandteil des Geschäfts, aber um ein Kriechen des Umfangs zu verhindern, müssen Sie ein gewisses Maß an Kontrolle ausüben.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihr Implementierungsteam Best Practices für das Projektmanagement anwendet und dass alle zusammenarbeiten, um die Softwarenutzung für ihre Abteilungen zu maximieren.

Unabhängig von der Größe Ihres Teams können Sie mit einem kollaborativen Projektmanagement-Tool Ihren Software-Implementierungsprozess planen. Einige Optionen umfassen:

• Wrike: Dies ist eine gute Wahl für Projektverfolgungsfunktionen wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards.
• Asana: Diese Option ist ideal für arbeitsorientierte Funktionen wie die Überwachung der Arbeitslast. es enthält eine Reihe von integrierten Projektvorlagen und ist benutzerfreundlich.
• Basislager: Dies ist eine ideale Wahl für Aufgabenpriorisierung, Planungsfunktionen und Dokumentenspeicherung.
• Trello: Dies ist eine hochgradig anpassbare Plattform, die an jeden Workflow oder Prozess angepasst werden kann. Boards bestehen aus Karten, die Einzelpersonen zugewiesen und nach Bedarf verschoben werden können. Es lässt sich auch in eine Reihe anderer Tools integrieren.

Vierter Schritt: Stellen Sie ein Implementierungsteam zusammen

Ihr Software-Implementierungsteam ist entscheidend für den Projekterfolg. Es kann so klein wie zwei Personen sein und auf so viele Personen anwachsen, wie Sie benötigen, um die Arbeit zu erledigen. Je mehr Abteilungen Software benötigen, desto größer wird in der Regel das Implementierungsteam. Jede Abteilung sollte einen Vertreter haben, der als Champion der neuen Software fungiert. Dieser Vertreter wird auch Fragen beantworten und helfen, ihre Kollegen zu schulen.

Ein Team kann:

• Projektinhaber: Dies ist normalerweise der Leiter eines Unternehmens oder der Abteilung, die das neue System implementiert. Es kann auch ein Team von Führungskräften und nicht eine einzelne Person sein.
• Projektmanager: Dies ist die Person, die für die Organisation des Implementierungsprozesses einschließlich des Budgets verantwortlich ist.
• Systemadministrator: Diese Person überwacht die Systemeinrichtung und die technische Administration
• Kommunikationsverbindung: Diese Person dient als Verbindung zwischen dem Projektteam und den Endbenutzern.
• Mitglieder der Kernabteilung: Dies sind die Leute, die sich für die Software einsetzen, aus jeder Abteilung in Ihrer Organisation.

Denken Sie daran, dass die Art der Personen, die Sie Ihrem Implementierungsteam zugewiesen haben, Ihr Engagement für den Erfolg der Initiative widerspiegelt. Daher ist es am besten, nur Teammitglieder einzubeziehen, die äußerst talentiert, teamorientiert und gleichermaßen für den Erfolg des Projekts engagiert sind.

Fünfter Schritt: Verwenden Sie es

Das Letzte, was Sie wollen, ist Software, die niemand verwenden möchte. Natürlich, wenn Sie der Chef sind, können Sie einfach verlangen, dass Ihr Team das neue System übernimmt, ob es ihnen gefällt oder nicht. Aber wenn Sie dies tun, sollten Sie auf Pushback und eine Zunahme der Unzufriedenheit der Mitarbeiter vorbereitet sein.

Um zu vermeiden, dass Sie Ihr Team zwingen müssen, die neue Software zu verwenden, können Sie einige Dinge tun:

• Bereiten Sie Ihr Team so früh wie möglich auf den Wechsel vor: Je früher Sie die Mitarbeiter über die Änderung informieren, desto mehr akzeptieren Sie sie.
• Änderungsmanager zuweisen: Diese Person wird die Veränderung anführen und den Mitarbeitern eine klare Person geben, an die sie sich wenden können, wenn es um Fragen, Schulungen, Feedback und andere Informationen geht.
• Vorteile klar kommunizieren: Wenn jeder versteht, welche Vorteile die Software bietet, ist es wahrscheinlicher, dass Sie höhere Akzeptanzraten erzielen.
• Bieten Sie angemessene Schulungen an: Damit Mitarbeiter die Software nutzen und von den Vorteilen profitieren können, müssen sie wissen, wie sie funktioniert.
• Weiterhin Unterstützung bieten: Auch wenn der Implementierungsprozess selbst reibungslos verläuft, ist es wichtig zu erwarten, dass Probleme insbesondere in den frühen Phasen auftreten. Damit die Dinge so reibungslos wie möglich laufen, stellen Sie sicher, dass Ihr Helpdesk oder Ihr technisches Support-Team bei Bedarf zur Verfügung steht.

Sie können das ADKAR-Änderungsmodell verwenden, um eine nachhaltige Einführung sicherzustellen. Besser noch, Sie können diese Methode verwenden, um jede Art von Änderung in Ihrer Organisation zu verwalten.

• Bewusstsein: Stellen Sie sicher, dass jeder das Problem erkennt.
• Wunsch: Incentivize mit Nutzen und Konsequenzen
• Wissen: Wissen, wie man Veränderungen schafft und aufrechterhält
• Fähigkeit: Arbeiten, um Qualifikationslücken zu schließen, die Veränderungen einschränken
• Verstärkung: Gewinne messen und belohnen

Es mag zwar verlockend sein, für jedes Team in Ihrer Organisation dasselbe Messaging und dieselbe Kommunikation über den Implementierungsprozess zu verwenden, aber Sie haben mehr Glück, wenn Sie sich die Zeit nehmen, alles für jedes Team zu personalisieren mannschaft. Jedes Team hat wahrscheinlich unterschiedliche Ziele, die das neue System erreichen kann. Indem Sie diese teamspezifischen Ziele erreichen, können Sie die Akzeptanz vorantreiben.

Es kann einige Zeit dauern, bis alle mit dem neuen System auf Hochtouren sind, und das ist in Ordnung. Solange Sie jeden Tag besser mit der Software arbeiten, werden Sie es schaffen. Um die langfristige Implementierung der neuen Software zu unterstützen, priorisieren Sie die Fähigkeiten, die zuerst gemeistert werden müssen. Dies hilft, das Training zu beeinflussen und liefert Benchmarks für Ihre Check-Ins.

Fokus bemühungen auf kontinuierliche verbesserung. Training ist ein zentraler Teil dieses Prozesses. Bieten Sie nach der Schulung des Personals zur Verwendung des Systems nach Bedarf zusätzliche Lernmöglichkeiten an. Wenn es ein größeres Systemupdate gibt, sollten Sie eine weitere Schulungseinheit veranstalten, um sicherzustellen, dass alle die Änderungen verstehen.

Für eine erfolgreiche Softwareimplementierung ist Kommunikation der Schlüssel. IT-Führungskräfte, Systemchampions und Implementierungsteams teilen sich den Prozess und spielen alle eine Rolle bei Engagement und Akzeptanz.