Unterschlagung ist definiert als Diebstahl, der von Mitarbeitern oder anderen vertrauenswürdigen Geschäftspartnern durchgeführt wird. In der Regel handelt es sich um einen Mitarbeiter (oder jemanden, der mit dem Unternehmen verbunden ist), der Unternehmensgelder umleitet, um einen illegalen Gewinn zu erzielen.
Es kann jedoch auch den Diebstahl von Inventar, Büroimmobilien und sogar Daten umfassen. Unterschlagung kann von aufwändigen falschen Buchhaltungs- und Buchhaltungsbetrügern und nicht autorisierten Geldtransfers bis hin zu einfachem Diebstahl von Eigentum oder Kleingeld reichen. Abhängig von der Skala des Verbrechens und wie viel Geld oder Wertpapiere gestohlen werden, kann Veruntreuung ein ernstes Kapitalverbrechen sein.
Es mag zwar unangenehm sein zu glauben, dass Ihre Mitarbeiter das Unternehmen stehlen oder einen Plan dafür aushecken, aber es ist immer noch eine unglückliche Realität, auf die Geschäftsinhaber vorbereitet sein müssen. Der durch Unterschlagung verursachte Schaden kann erheblich sein. Tatsächlich wurden mehr als 30% aller Unternehmensinsolvenzen mit Unterschlagung und Diebstahl von Mitarbeitern in Verbindung gebracht.
Der Unterschied zwischen Betrug und Veruntreuung
Unterschlagung beinhaltet immer Betrug, aber Betrug bedeutet nicht immer Unterschlagung. Der Hauptunterschied zwischen den beiden ist die Tatsache, dass die Veruntreuung das Vertrauen der Unternehmen in ihre Mitarbeiter oder Auftragnehmer in den Umgang mit bestimmten Vermögenswerten beinhaltet.
Wenn Betrug auftritt, gibt jemand falsche Informationen, aber Unterschlagung beinhaltet immer ein Geschäft. Zum Beispiel, Über ein Phishing-Schema betrogen zu werden, könnte eine Art betrügerische Aktivität sein, aber es ist keine Unterschlagung. Aber wenn Ihr Finanzchef Geld direkt von Ihrem Unternehmen stiehlt, indem er Dokumente fälscht, ist es sowohl Betrug als auch Unterschlagung.
Betrug stiehlt Gelder von einem Unternehmen auf Umwegen, wobei eine Partei eine andere austrickst, um Zugang zu Informationen oder Geldern zu erhalten. Unterschlagung bezieht sich auf den direkten Diebstahl von Geldern eines Unternehmens.
Verhinderung von Unterschlagung
Lassen Sie uns besprechen, was Sie tun können, um das Risiko einer Unterschlagung zu verringern, und welche Optionen Sie haben, wenn eine von Ihren Mitarbeitern begangene Straftat Ihrem Unternehmen erheblichen finanziellen Schaden zufügt.
Und obwohl dies keine erschöpfende oder umfassende Liste ist, sollten Sie damit beginnen, die ersten Schritte Ihres Unternehmens zur Verhinderung und Neutralisierung der Bedrohung durch Unterschlagung zu unternehmen.
Hintergrundüberprüfungen bei der Einstellung durchführen
Wenn Sie Vollzeit-Mitarbeiter oder Auftragnehmer einstellen möchten, ist es eine gute Idee, Ihre Hausaufgaben vor der Einstellung zu machen. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre Referenzen durchzugehen. Gibt es etwas in ihrer Beschäftigungsgeschichte, das verdächtig ist oder darauf hinweist, dass sie ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen?
Laut einem HireRight-Bericht haben 85% der Arbeitgeber im Lebenslauf eines Bewerbers eine Lüge oder Falschdarstellung aufgedeckt.
Für hochrangige Positionen, bei denen die Kandidaten möglicherweise Zugriff auf Ihre Gelder und Computersysteme haben, ist es ratsam, Ihren Einstellungsprozess um detaillierte Hintergrundüberprüfungen zu erweitern. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, müssen Sie eine Hintergrundüberprüfungsrichtlinie für Ihr Unternehmen erstellen. Die Richtlinie sollte dokumentieren, welche Überprüfungen durchgeführt werden, wie die gesammelten Informationen verwendet werden und wer darauf zugreifen kann. Dies wird dazu beitragen, dass der Prozess für alle Beteiligten fair, sicher und transparent ist.
Denken Sie auch daran, dass es wichtig ist, sicherzustellen, dass der gesamte Prozess legal und konform ist, wenn Sie Hintergrundüberprüfungen durchführen. Berücksichtigen Sie bei der Prüfung potenzieller Mitarbeiter den Fair Credit Reporting Act (FCRA), die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) und alle staatlichen und lokalen Vorschriften.
Zum Beispiel müssen Sie unter der FCRA zuerst den Kandidaten über Ihre Absicht informieren, eine Hintergrundüberprüfung durchzuführen und seine Zustimmung schriftlich einzuholen. Wenn Sie sie nicht einstellen, müssen Sie ihnen erlauben, die durchgeführte Hintergrundprüfung zu überprüfen. Wenn sie Ungenauigkeiten feststellen, können sie einen Streitfall einreichen und versuchen, das Problem zu lösen, bevor Sie sich entscheiden können, sie nicht einzustellen. Bei all dieser komplizierten Gesetzgebung ist es immer eine gute Idee, mit einem Anwalt zu sprechen oder einen internen Anwalt zu beauftragen, um sich in diesen Angelegenheiten beraten zu lassen.
Aufgabentrennung
Aufgabentrennung bedeutet, dass bestimmte Aufgaben mehr als eine Person erfordern. Interner Betrug wird deutlich schwieriger, wenn Aufgaben im Zusammenhang mit Geld, Konten und Schecks mehrere Mitarbeiter erfordern.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter die Befugnis hat, Zahlungen zu genehmigen und Schecks zu schreiben, kann es für ihn sehr einfach sein, diese Befugnis zu missbrauchen. Wenn diese Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt werden, wird es für jeden in dieser Kette von Mitarbeitern schwieriger, einen Betrug durchzuführen.
Es ist auch eine gute Idee, eine Zwei-Personen-Abmeldung für alle Online-Transaktionen einzuführen. Alle Änderungen an den Kontodaten Ihres Unternehmens sollten telefonisch oder persönlich bearbeitet und genehmigt werden. Der Umgang mit diesen Finanzprozessen per E-Mail eröffnet Ihrem Unternehmen ein höheres Risiko.
Machen Sie tägliche Einzahlungen und führen Sie monatliche Schecks durch
Wenn Sie ein Einzelhandelsunternehmen oder eine Bar oder ein Restaurant sind, das täglich große Mengen an Bargeld abwickelt, kann es für Mitarbeiter ziemlich einfach sein, Geld von oben zu stehlen, ohne dass es jemand merkt, wenn Ihre Sicherheitsprotokolle nicht den Anforderungen entsprechen.
Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, täglich Bareinzahlungen zu tätigen, damit Sie nie zu viel Geld herumliegen haben. Darüber hinaus sollten Sie sich bemühen, Ihre Kontoauszüge jeden Monat abzugleichen. Auf diese Weise können Sie Unregelmäßigkeiten und Probleme schnell erkennen, sodass Sie die Betrüger schnell stoppen und erhebliche Verluste vermeiden können.
Sie sollten auch mit Kleingeld vorsichtig sein. Dies ist in der Regel eine kleine Menge an Geldern, die ein Unternehmen zur Hand hat, um Änderungen vorzunehmen oder für kleine Einkäufe, die keine Schecks oder Überweisungen rechtfertigen. Es ist ein leichtes Ziel für unehrliche Mitarbeiter, weil niemand wirklich auf diese Mittel achtet.
Auch wenn es sich um eine kleine Menge handelt, kann sich der Diebstahl von Kleingeld schnell summieren. Glücklicherweise ist es ziemlich einfach, eine Richtlinie einzuführen, nach der alle Kleingeldtransaktionen regelmäßig protokolliert werden müssen. Wenn der Fonds neu aufgefüllt werden muss, sollten mehrere Unterschriften erforderlich sein, um mögliche Manipulationen zu vermeiden.
Erwägen Sie eine Investition in eine Verbrechensversicherung
Es ist unerlässlich, Sicherheitsprotokolle einzurichten, um unehrliche Handlungen von Mitarbeitern zu verhindern. Wenn jedoch alle Maßnahmen und Verfahren fehlschlagen, müssen Sie über ein Sicherheitsnetz verfügen. Hier kommt die Kriminalversicherung ins Spiel.
Eine gute Versicherung gegen Wirtschaftskriminalität bietet eine Unehrlichkeitsdeckung für Mitarbeiter, um Ihr Unternehmen vor Unterschlagung durch Mitarbeiter, Auftragnehmer oder andere vertrauenswürdige Personen in Ihrem Unternehmen zu schützen. Es bietet erschwinglichen Schutz für eine Vielzahl von Straftaten und schützt Ihr Unternehmen vor potenziellen Risiken. Eine Richtlinie zur Unehrlichkeit von Mitarbeitern deckt normalerweise Folgendes ab:
- Diebstahl von Geld und Eigentum durch Ihre Mitarbeiter
- Fälschung von Schecks oder Schuldscheinen
- Kredit- oder Debitkartenbetrug
- Überweisungssysteme
Bei der Suche nach einer Versicherung zum Schutz Ihres Unternehmens vor Unterschlagung ist es wichtig, mit dem richtigen Versicherungsmakler zusammenzuarbeiten, um die richtige Police zu sichern für Ihre individuellen Bedürfnisse. Die Zusammenarbeit mit einem engagierten Broker, der Ihre Branche versteht, ermöglicht es Ihnen, die richtige Police zu beschaffen, ohne dafür massiv zu viel zu bezahlen oder Lücken in Ihrer Deckung zu hinterlassen, die Sie für unnötige Risiken öffnen könnten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie das Unterschlagungsrisiko auf Ihren Versicherer übertragen können, wenden Sie sich jederzeit an einen unserer erfahrenen Broker.
