El malversación se define como el robo llevado a cabo por empleados u otras partes comerciales de confianza. Por lo general, implica que un empleado (o cualquier persona afiliada a la compañía) desvíe fondos de la compañía para obtener un beneficio ilegal.
Sin embargo, también puede incluir el robo de inventario, bienes de oficina e incluso datos. La malversación de fondos puede abarcar toda la gama, desde elaboradas estafas falsas de contabilidad y teneduría de libros y transferencias de fondos no autorizadas hasta el simple robo de bienes o efectivo para gastos menores. Dependiendo de la escala del delito y de cuánto dinero o valores terminan siendo robados, la malversación de fondos puede ser un delito grave.
Si bien puede ser desagradable pensar que sus empleados pueden estar robando a la empresa o tramando un plan para hacerlo, sigue siendo una realidad desafortunada para la que los propietarios de negocios deben estar preparados. El daño causado por la malversación puede ser significativo. De hecho, más del 30% de todas las quiebras de empresas se han relacionado con malversación de fondos y robo de empleados.
La Diferencia entre Fraude y Malversación
La malversación siempre implica fraude, pero el fraude no siempre implica malversación. La principal diferencia entre los dos es el hecho de que la malversación implica que la empresa confía en sus empleados o contratistas para manejar ciertos activos.
Cuando se produce un fraude, alguien está dando información falsa, pero la malversación de fondos siempre implica un negocio. Por ejemplo, ser estafado a través de un esquema de phishing podría ser un tipo de actividad fraudulenta, pero no es malversación de fondos. Pero si su Director Financiero roba dinero directamente de su empresa falsificando documentos, es fraude y malversación de fondos.
El fraude roba fondos de una empresa de una manera un poco indirecta, con una parte engañando a otra para obtener acceso a información o fondos. La malversación de fondos se refiere al robo directo de fondos de una empresa.
Cómo Prevenir la malversación de fondos
Analicemos qué puede hacer para reducir el riesgo de malversación de fondos y qué opciones tendrá si un acto delictivo cometido por sus empleados causa un daño financiero significativo a su negocio.
Y si bien esta no es una lista exhaustiva o exhaustiva, debe ayudarlo a comenzar a tomar los primeros pasos de su empresa para prevenir y neutralizar la amenaza de malversación de fondos.
Realice verificaciones de antecedentes Al Contratar
Cuando busque contratar empleados o contratistas de tiempo completo, es una buena idea hacer su tarea antes de contratar. Tómese el tiempo para revisar sus referencias. ¿Hay algo en su historial de empleo que sea sospechoso o que indique que son un riesgo para su empresa?
Según un informe de derechos de alquiler, el 85% de los empleadores descubrieron una mentira o tergiversación en el currículum de un candidato.
Para puestos de alto nivel, donde los candidatos pueden tener acceso a sus fondos y sistemas informáticos, es aconsejable ampliar su proceso de contratación para incluir verificaciones de antecedentes detalladas. Si decide seguir esta ruta, debe crear una política de verificación de antecedentes para su empresa. La política debe documentar qué verificaciones se realizarán, cómo se utilizará la información recopilada y quién podrá acceder a ella. Esto ayudará a garantizar que el proceso sea justo, seguro y transparente para todos los involucrados.
Además, tenga en cuenta que si va a realizar verificaciones de antecedentes, es crucial asegurarse de que todo el proceso sea legal y cumpla con los requisitos. Tomar en cuenta la Fair Credit Reporting Act (FCRA), la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) de orientación, y todos los reglamentos estatales y locales cuando se considera la comprobación de los posibles empleados.
Por ejemplo, en virtud de la FCRA, primero debe notificar al candidato su intención de realizar una verificación de antecedentes y obtener su consentimiento por escrito. Si no termina contratándolos, tendrá que permitirles revisar la verificación de antecedentes que se realizó. Si encuentran alguna inexactitud, pueden presentar una disputa e intentar resolver el problema antes de que pueda decidir no contratarlos. Con toda esta legislación complicada, siempre es una buena idea hablar con un abogado o contratar a uno interno para que lo guíe sobre estos asuntos.
Separación de funciones
Separación de funciones significa que tareas específicas requieren que más de una persona esté completa. El fraude interno se vuelve significativamente más difícil si las tareas relacionadas con el dinero, las cuentas y los cheques requieren que se realicen varios empleados.
Por ejemplo, si un empleado tiene el poder de aprobar pagos y escribir cheques, podría ser muy fácil para él abusar de este poder. Si estas tareas se dividen entre varios empleados, se vuelve más difícil para cualquier persona dentro de esa cadena de empleados llevar a cabo una estafa.
También es una buena idea introducir una firma de dos personas para todas las transacciones en línea. Cualquier cambio en los detalles de la cuenta de su empresa debe procesarse y aprobarse por teléfono o en persona. El manejo de estos procesos financieros por correo electrónico abre su empresa a una mayor cantidad de riesgo.
Haga depósitos Diarios y Realice Cheques Mensuales
Si es una empresa minorista o un bar o restaurante que maneja grandes cantidades de efectivo a diario, puede ser bastante fácil para los empleados robar dinero de la parte superior sin que nadie se dé cuenta si sus protocolos de seguridad no están a la altura.
Es por eso que es una buena idea hacer depósitos diarios en efectivo, para que nunca tengas demasiado dinero por ahí. Además, debe esforzarse por conciliar sus estados de cuenta bancarios cada mes. Esto le permitirá detectar cualquier irregularidad y problema rápidamente, lo que le permitirá detener a los estafadores rápidamente y evitar pérdidas significativas.
También debe tener cuidado con el efectivo para gastos menores. Por lo general, se trata de una pequeña cantidad de fondos que una empresa tiene a mano para hacer cambios o para pequeñas compras que no justifican cheques o transferencias. Es un blanco fácil para los empleados deshonestos porque nadie realmente presta atención a estos fondos.
Aunque es una cantidad pequeña, el robo constante de efectivo para gastos menores puede acumularse rápidamente. Afortunadamente, es bastante fácil establecer una política que requiera que todas las transacciones de efectivo para gastos menores se registren de forma regular. Cuando el fondo necesita ser rellenado, debe requerir múltiples firmas para evitar cualquier posible manipulación.
Considere invertir En Un Seguro contra Delitos
Tener protocolos de seguridad implementados para evitar actos de deshonestidad de los empleados es esencial. Sin embargo, cuando todas las medidas y procedimientos fallan, debe tener una red de seguridad en su lugar. Aquí es donde el seguro contra delitos entra en juego.
Una buena póliza de seguro contra delitos comerciales proporcionará cobertura de deshonestidad a los empleados para proteger su negocio de malversación cometida por empleados, contratistas u otras personas de confianza en su empresa. Ofrecerá protección asequible para una amplia variedad de delitos y protegerá su negocio de posibles exposiciones. Una póliza de deshonestidad para empleados generalmente cubrirá lo siguiente:
- Robo de dinero y bienes por parte de sus empleados
- Falsificación de cheques o pagarés
- Fraude con tarjeta de crédito o débito
- Esquemas de transferencia de fondos
Cuando busque un seguro para proteger su negocio de la malversación de fondos, es crucial trabajar con el corredor de seguros adecuado para asegurar la póliza correcta para sus necesidades únicas. Trabajar con un corredor dedicado que entienda su industria le permite adquirir la póliza correcta sin pagar masivamente en exceso por ella o dejar vacíos en su cobertura que podrían dejarlo expuesto a exposiciones innecesarias.
Si desea comprender cómo puede transferir el riesgo de malversación a su aseguradora, no dude en comunicarse con uno de nuestros corredores expertos en cualquier momento.
