Eine der Schlüsselkompetenzen, von denen wir im Projektmanagement hören, besteht darin, mehrere Projekte in den Griff zu bekommen und die Integration zwischen ihnen zu betrachten. Dies kann ein Problempunkt für Projektmanager sein, die keinen Zugriff auf ein Unternehmenssystem wie Microsoft Project Server oder Microsoft Project Online haben, aber dennoch Ansichten, Berichte und Snapshots erstellen oder Projektdateien miteinander verknüpfen möchten (im Wesentlichen Aufgaben von einem Projekt in eine andere Datei binden).
Ich finde, dass der beste Weg, integrierte Aktivitäten sowie einen Snapshot-Bericht über die Arbeit im Laufe der Zeit zu erstellen, darin besteht, das „Masterprojekt“ in Microsoft Project zu nutzen.
In diesem Artikel werde ich Ihnen einige Best Practices zum Erstellen eines Masterprojekts geben. Und falls Sie sich fragen, ja, diese Techniken werden definitiv skalieren, wenn Sie sie brauchen; Meine Firma hat Programme und Portfolios von $ 500.000.000 und aufwärts mit Master-Projekten verwaltet.
Die Vorteile eines Masterprojekts
Warum ein Masterprojekt verwenden?
- Mit Masterprojekten können Sie eine permanente Sammlung von Projekten erstellen, die jederzeit angezeigt werden können;
- Beim Anzeigen Ihrer Projektliste können Sie mit einem Masterprojekt das Masterprojekt und Teilprojekte gleichzeitig in einer Liste anzeigen;
- Mit einem Masterprojekt können Sie konsolidierte Projektberichte erstellen;
- Masterprojekte bieten die Möglichkeit, verschiedene Projektdateien miteinander zu verknüpfen, dh Sie können auch verschiedene Aufgaben zwischen projekt durch das Masterprojekt; und
- Sie können Snapshots (nicht verknüpfte Zeitpläne) erstellen, um den Fortschritt im Laufe der Zeit historisch zu überprüfen, anstatt zu versuchen, mehrere Spalten mit Datums- und Uhrzeitangaben in einer einzelnen Datei zu haben.
Erste Schritte mit Masterprojekten
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Masterprojekts beginnen, müssen Sie festlegen, ob die SharePoint-Website jedes Teilprojekts auf der SharePoint-Website des Masterprojekts verfügbar sein soll. Wenn ja, veröffentlichen Sie das Teilprojekt erst, wenn das Masterprojekt veröffentlicht wurde. Sobald die Teilprojekte gespeichert, eingecheckt und geschlossen, aber nicht veröffentlicht wurden, können Sie Ihr Masterprojekt erstellen. So geht’s:
1. Erstellen Sie mit Microsoft Project Pro ein neues leeres Projekt und wählen Sie die Registerkarte Unterprojekt.
2. Navigieren Sie zu Ihrem ersten Teilprojekt und klicken Sie nur einmal darauf. Klicken Sie dann auf den Kreis neben dem entsprechenden Modus und wählen Sie Einfügen.
Um weitere Unterprojekte hinzuzufügen, wählen Sie eine neue leere Zeile innerhalb des Masterprojekts aus und wiederholen Sie die Schritte 1 und 2.
3. Nachdem Sie alle Teilprojekte ausgewählt haben, die Sie in das Masterprojekt aufnehmen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um Ihr Masterprojekt und alle Änderungen an den Teilprojekten nach Bedarf zu speichern
4. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie Ihr Masterprojekt benennen und speichern können. Wählen Sie „Nein zu allen“, wenn Sie Ihre Unterprojekte schreibgeschützt eingefügt haben.
Jetzt können Sie Ihr Masterprojekt veröffentlichen oder speichern und die SharePoint-Website erstellen.
5. Wählen Sie die Registerkarte Datei im Menüband Projekte.
6. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, wenn Sie mit Project Online oder Project Server verbunden sind. Wenn Sie an einer lokalen Datei arbeiten, wählen Sie Speichern unter und speichern Sie die Masterprojektdatei in einem lokalen Verzeichnis. Beachten Sie, dass Ihre Unterprojektdateien auch von der Datei aus zugänglich sein müssen, die Sie als Master verwenden, dh Sie sollten sie in einem Verzeichnis speichern, auf das Sie Zugriff haben.
Wenn Sie mit einer Enterprise-Version von Project verbunden sind, veröffentlichen Sie die Änderungen. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise keine Änderungen an eingefügten lokalen Dateien speichern möchten.
7. Wählen Sie „Nein zu allen“, wenn Sie Ihre Unterprojekte schreibgeschützt eingefügt haben, oder „Ja zu allen“, wenn Sie Ihre lokalen Dateien mit Ihren Änderungen aktualisieren möchten.
Einer der schönen Aspekte beim Speichern und Veröffentlichen von Dateien in einer Enterprise-Version von Project besteht darin, dass Project Server oder Project Online automatisch eine gesamte SharePoint-Website erstellen können, die mit Ihrem Projekt verbunden ist. Wenn Sie dann Dateien, Dokumente, Ergebnisse, Probleme und Risiken verknüpfen möchten, können Sie diese verbinden und anzeigen lassen oder sie den tatsächlichen Vorgängen in Project zuweisen.
8. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt. Wählen Sie „Veröffentlichen“, wenn Sie mit der Enterprise-Version von Project verbunden sind.
Sie sehen das folgende Dialogfeld, um alle lokalen Dateien zu speichern, die Sie eingefügt haben.
Sobald die Veröffentlichung abgeschlossen ist, können Sie das Masterprojekt schließen und einchecken. Jetzt können Sie die Teilprojekte veröffentlichen. Dazu benötigen Sie die URL-Informationen aus Schritt 8.
9. Öffnen Sie das Teilprojekt und klicken Sie dann auf Auschecken | Datei & Veröffentlichen. Wenn Sie eine lokale Version des Projekts speichern möchten, wählen Sie Datei speichern unter.
10. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt; Wählen Sie Veröffentlichen. Schließen und checken Sie das Projekt ein. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Teilprojekte.
Snapshots von Projekten erstellen
Eine Möglichkeit, historische Snapshots von einzelnen und mehreren Projekten zu erstellen, besteht darin, das Masterprojekt zu verwenden. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Schnappschüsse zu erstellen und — in Project 2007 oder höher – die Möglichkeit zu erhalten, Projektdateien miteinander zu vergleichen, um die Unterschiede zu identifizieren.
Schauen wir uns ein Beispiel an. Klicken Sie auf die Registerkarte Projekt und wählen Sie Unterprojekt.
Sobald Sie dies ausgewählt haben, wird das Dialogfeld Projekt einfügen angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie das Kontrollkästchen für „Link zum Projekt“ deaktivieren.“
Wenn der Link zum Projekt deaktiviert ist, werden alle Projekte einfach als reguläre Aufgaben mit einer Zusammenfassungsaufgabe für die oberste Zeile des Projekts eingefügt.
Beachten Sie, dass das Standard-Projektdateisymbol nicht vorhanden ist.
Jede dieser Dateien ist eingebettet, als ob Sie sie kopiert und eingefügt hätten; sie sind nicht mit der Originaldatei verknüpft.
Wenn Sie jemals eine Version einer Projektdatei mit einer anderen vergleichen möchten, verwenden Sie einfach die Schaltfläche Projekte vergleichen im Menüband. Wenn Sie sich in Project 2010 befinden, finden Sie es auf der Registerkarte Projekte. Wenn Sie sich in Project 2013 oder Project 2016 befinden, finden Sie es auf der Registerkarte Berichte. Dieser Screenshot zeigt Project 2013.
