Ein vollständiger Leitfaden zur Planung einer erfolgreichen Konferenz oder Tagung

Konferenzplanung kann ein aufregendes Unterfangen sein, da Sie sich darauf freuen, eine erfüllende Veranstaltung für alle Teilnehmer zu gestalten. Es gibt in der Regel viele Aufgaben zu jonglieren, wobei eine sorgfältige Planung dazu beiträgt, den gesamten Prozess nahtloser und damit für alle an der Planung Beteiligten angenehmer zu gestalten.

Wählen Sie das beste Konferenzzentrum für Ihre Art von Veranstaltung

Es gibt eine Vielzahl von Konferenzen und Kongressen, die von Konferenzen für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Branche bis hin zu Konferenzen für ein breiteres Publikum reichen. Es gibt Kongresse, die sowohl privat als auch öffentlich abgehalten werden, in einem Spektrum von Größen — obwohl diese Art von Veranstaltungen im Allgemeinen größer sind als ein typisches Firmentreffen.

Unabhängig von den Besonderheiten Ihrer Konferenz oder Tagung ist es am wichtigsten, eine Veranstaltung zu schaffen, die Ihre Ziele für die Unternehmensveranstaltung erfüllt oder übertrifft und die Konferenzteilnehmer zufriedenstellt.

Checkliste für die Konferenzplanung

Die Planung für diese Art von Veranstaltung beginnt häufig mindestens ein Jahr im Voraus mit den folgenden Elementen, die normalerweise zu Beginn des Prozesses gefunden werden:

• Gesamtzweck: Ist dies zum Beispiel eine Bildungskonvention für Menschen in Ihrer Branche? Möchten Sie diese Veranstaltung nutzen, um Werbung für Ihr Unternehmen zu machen? Ist es das Ziel, Einnahmen zu generieren oder die Gewinnschwelle zu erreichen? Was sollte noch von Anfang an über den Zweck der Konferenz geklärt werden? Behalten Sie während des gesamten Planungsprozesses, wenn Sie Entscheidungen treffen, diesen Zweck im Auge.
• Budget: Wie viel Geld müssen Sie im Vorfeld in die Konferenz investieren? Suchen Sie Sponsoren? Welchen Prozentsatz der Kosten möchten Sie durch die von den Teilnehmern gezahlten Gebühren decken? Wie viel müssen Sie möglicherweise anpassen, wenn der Ticketverkauf niedriger ist als erwartet? Wie viel Spielraum gibt es in Ihrem Budget? Wie viel können Sie für unerwartete Ausgaben beiseite legen?
• Gesamtstruktur: Haben Sie beispielsweise eine Veranstaltung mit branchenspezifischen Referenten? Wird es Breakout-Diskussionsgruppen in separaten Konferenzräumen geben? Erhalten die Teilnehmer nach der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung Zertifizierungen oder Weiterbildungspunkte?
• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung: Wird es sich um eine eintägige Konferenz handeln? Eine, die das ganze Wochenende dauert, oder vielleicht sogar eine ganze Woche? Gibt es bestimmte Termine, an denen dies stattfinden muss? Wenn nicht, Was sind einige bevorzugte Daten? Handelt es sich um eine 9-to-5-Veranstaltung oder handelt es sich um Abende? Benötigen Sie Hilfe bei der Buchung von Hotelzimmern in der Umgebung?
• Konferenzzentrum: Für eine Veranstaltung von erheblicher Größe, wie es viele Konferenzen und Kongresse gibt, ist es möglicherweise nicht einfach, einen Veranstaltungsort zu finden, der alle Ihre Bedürfnisse erfüllt. Wie viele Personen werden voraussichtlich anwesend sein? Haben Sie bereits einen bestimmten Veranstaltungsort im Auge? Wie viele Konferenzräume werden benötigt? Sind die gewünschten Termine verfügbar? Was müssen Sie tun, um diesen Veranstaltungsort zu sichern?

Ein weiteres Schlüsselelement der Konferenzplanung ist das Essen, das Ihre Teilnehmer essen werden. Welche Mahlzeiten werden Sie anbieten, wenn überhaupt? Frühstück, Mittag- und Abendessen? Werden Mahlzeiten serviert oder bevorzugen Sie ein Buffet? Buffets können die Mahlzeit schneller bewegen und den Menschen die Möglichkeit geben, aufzustehen und sich zu strecken, während Sitzmahlzeiten den Menschen die Möglichkeit geben, sich zu entspannen und mit Tischkollegen zu plaudern.

Vielleicht ist es während Ihrer Konferenz oder Ausstellung sinnvoller, Lebensmittelverkäufer einzubeziehen, damit Ihre Teilnehmer den ganzen Tag über bei geplanten Veranstaltungen und Aktivitäten nach Belieben essen können.

Weitere Informationen finden Sie in unserer vollständigen Checkliste für die Konferenzplanung.

Wie Tagungsplaner organisiert bleiben

Die beste Methode hängt von der Struktur Ihres Planungsausschusses ab, obwohl es gemeinsame Faktoren unter diesen Ausschüssen gibt. Im Allgemeinen erstellen Sie einen Plan, der klar definierte Aufgaben enthält, die Einzelpersonen oder Gruppen mit bestimmten Fristen zugewiesen werden. Jede Aufgabe müsste mit einem Budgetbereich ausgestattet sein, um das zu erreichen, was benötigt wird. Collaboration-Tools können so einfach wie Google Docs und Google Sheets oder etwas mehr High-Tech sein, vielleicht mit der Unternehmenssoftware Ihres Unternehmens.

Stellen Sie sicher, dass Sie große Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen und Fälligkeitsdaten für jede der Komponenten zuweisen. Ziel ist es, den Prozess stetig voranzutreiben, damit es nicht zu Panik oder Eile in letzter Minute kommt, wenn sich der Konferenztermin nähert, und um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen.

Neben der Planung der Veranstaltung selbst kann es sinnvoll sein, auch einen Marketingplan zu erstellen, der während des gesamten Prozesses schrittweise eingeführt wird. Wirst du zum Beispiel:

• Pressemitteilungen oder andere Informationen auf Ihrer Website und anderen relevanten Publikationen veröffentlichen?
• Verwenden Sie E-Mail-Marketing, um Nachrichten an potenzielle Zielgruppen für Ihre Konferenz bereitzustellen?
• Nutzen Sie die Macht der sozialen Medien, um neue Teilnehmer zu gewinnen?

Legen Sie außerdem während des gesamten Prozesses Zeiten fest, zu denen Sie Haushaltsprüfungen durchführen. Entsprechen die bisherigen Ausgaben den Einnahmen? Wenn nicht, warum nicht? Es könnte sein, dass ein Team weiter im Planungsprozess ist als erwartet und die Mittel vorzeitig verwendet hat. Oder es könnte bedeuten, dass die Marketingkosten höher waren als erwartet. In einigen Fällen können dies geringfügige Abweichungen vom Plan sein. In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise einen weiteren Blick auf das Budget werfen und Entscheidungen treffen, um es wieder ins Gleichgewicht zu bringen.

Wenn Ihr Ausschuss aus Personen besteht, die bei demselben Unternehmen beschäftigt sind oder derselben Organisation angehören, können Sie sich persönlich treffen, um sich gegenseitig zu informieren. Oder, wenn Ihr Ausschuss geografischer verteilt ist, können Sie Cloud-basierte Systeme verwenden, um Dokumente freizugeben, und Technologie wie Zoom oder Skype verwenden, um Anrufe zu tätigen.

So erhöhen Sie die Konferenzteilnahme

Es ist nicht ungewöhnlich, dass einige Teilnehmer bis zur letzten Minute warten, um sich für eine Konferenz anzumelden. Dies kann jedoch zu Herausforderungen für die Planer führen, einschließlich der Unsicherheit über die verfügbaren Einnahmen und darüber, wie viel Lebensmittel und andere Materialien benötigt werden. Und wenn Sie nur über begrenzten Platz in Ihren Konferenzräumen verfügen, können sich die Besucherzahlen ändern, sodass Sie entweder Personen ablehnen müssen (was Sie nicht möchten) oder in letzter Minute Ihr Konferenzlayout anpassen müssen.

Im Idealfall würden sich die Teilnehmer natürlich früher anmelden — und die Frage kann sein, wie Sie Anmeldungen fördern können, um Ihre Teilnahme auf ein optimales Niveau zu bringen.

Erstens kann es hilfreich sein, die Vor- und Nachteile eines Rabatts für Personen abzuwägen, die sich anmelden und frühzeitig für die Konferenz bezahlen. Vorteile von Early-Pay-Rabatten sind, wie dies kann:

• Stellen Sie Ihrem Komitee frühzeitig Bargeld zur Verfügung, um Artikel zu finanzieren, die Sie vor der Konferenz bezahlen müssen
• Sorgen Sie mit steigenden Besucherzahlen für Aufsehen, was die Besucherzahlen weiter steigern kann
• Vielen Dank an die Personen, die sich frühzeitig anmelden und bezahlen

Zu den Nachteilen gehört, wie dies Ihren Gesamtumsatz senken kann, was sich negativ budget und die Fähigkeit, eine erstklassige Erfahrung zu schaffen. Außerdem kann dies zu der unerwünschten Wahrnehmung führen, dass Ihre Veranstaltung möglicherweise nicht den vollen Preis wert ist — und manchmal zu einer unangenehmen Situation führen, in der Teilnehmer, die sich nicht frühzeitig angemeldet haben, den niedrigeren Preis verlangen.

Neben der Entscheidung über Ihre Preisstufen kann Ihre Fähigkeit, die Konferenzteilnahme zu erhöhen, weitgehend an die Tiefe und Effektivität Ihrer Marketing- und PR-Kampagnen gebunden sein. Beginnen Sie früh mit Ihrem Marketing, einschließlich umfassenderer Strategien wie Pressemitteilungen bis hin zu Nischentechniken wie der Kultivierung bestimmter Gruppen und Einzelpersonen.

Arbeiten mit Veranstaltungsplanern

Die Planung einer Konferenz kann viel Zeit und Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie also an der Konferenzplanung arbeiten und gleichzeitig Ihre regelmäßige Arbeitsbelastung verwalten, kann dies eine ziemliche Herausforderung werden. Das ist oft der Grund, warum Menschen, die sich für die Zusammenarbeit mit einem Veranstaltungsplaner entscheiden, diese Entscheidung treffen — und sie erleben oft zusätzliche Vorteile.

Neben der Zeitersparnis können Veranstaltungsplaner Ihrem Komitee helfen, Ihre Ausgaben zu priorisieren, um Ihr Konferenzbudget zu maximieren. Darüber hinaus wissen erfahrene Planer, welche Fallstricke zu vermeiden sind, schützen Sie vor unerwünschten Überraschungen und kümmern sich gleichzeitig um Planungsdetails, die nicht immer offensichtlich sind. Diese können von der Überprüfung der WiFi-Besonderheiten bis hin zur Bearbeitung spezieller Ernährungswünsche reichen.

Außerdem kann Ihnen Ihr Veranstaltungsplaner dabei helfen, Anbieter zu finden, die Ihren Konferenz- oder Kongressanforderungen innerhalb Ihres Budgets entsprechen, und bessere Angebote auszuhandeln, die Sie möglicherweise selbst abschließen können. Da all diese Themen von einem Planer behandelt werden, können Sie sich darauf konzentrieren, die Konferenz zu genießen und von der Vernetzung, dem Wissensaustausch und vielem mehr zu profitieren.

Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsplaner entscheiden, finden Sie hier einige Tipps, um den Prozess zu optimieren:

• Kommunizieren Sie klar, was Sie wollen und brauchen, und fragen Sie, wenn Sie sich bei den Optionen nicht sicher sind. Ihr Planer kann mit kreativen Ideen kommen, die Sie vorher nicht in Betracht gezogen hatten, sei es im Zusammenhang mit der Raumeinrichtung, wie Mahlzeiten serviert werden oder etwas ganz anderes.
• Hören Sie sich die Ideen Ihres Planers an und wägen Sie sie sorgfältig ab. Letztendlich ist es Ihre Konferenz, so dass Sie das letzte Wort unter den verfügbaren Optionen haben — aber Sie können auch den unschätzbaren professionellen Rat der Person voll ausnutzen, wenn Sie die Vor- und Nachteile von Entscheidungen analysieren.
• Flexibilität ist entscheidend. Es gibt bestimmte Dinge, die möglicherweise bereits behoben sind. Beispielsweise haben Sie das Konferenzdatum möglicherweise vor einem Jahr ausgewählt und dieses Datum weithin beworben. Aber jedes Mal, wenn es Raum gibt, Optionen in Betracht zu ziehen, kann es Ihnen helfen, eine Konvention zu haben, an die Sie sich noch viele Jahre erinnern werden.

Wenn Sie sich für das Thrasher-Horne Conference Center entscheiden, steht Ihnen unser Mietkoordinator zur Verfügung, um Sie zu unterstützen, einschließlich der Zusammenarbeit mit Ihrem Veranstaltungsplaner, falls Sie einen mieten möchten. Wenn Sie sich entscheiden, keinen Fachmann für die Planung Ihrer Konferenz zu beauftragen, helfen wir Ihnen gerne dabei, ein einzigartiges Erlebnis für Ihre Referenten und Teilnehmer zu schaffen.

Arten von Ausstellungen & Konferenzsäle

Konferenzzentren können beispielsweise Hotels, Hochschulen und Geschäftszentren umfassen. Sie haben oft Räume für Besprechungen mit Tischen und Stühlen, WLAN-Funktionen und vielem mehr. Bei der Auswahl eines Hotels können die Gäste bei Bedarf auch übernachten. Herausforderungen können sein, genügend Konferenzräume zu haben, wenn Sie mehrere Sitzungen gleichzeitig abhalten oder Breakout-Räume haben möchten. Möglicherweise müssen Sie auch den dafür vorgesehenen Caterer verwenden.

Um ein unvergessliches Ereignis zu schaffen, können Sie auch einen Ort mit einzigartigen Attraktionen in Betracht ziehen. Das Thrasher-Horne Center verfügt beispielsweise über Galerieräume, die für Mietveranstaltungen zur Verfügung stehen — und künstlerische Darstellungen in unseren Galerien können Ihre Konferenz wirklich hervorheben.

Wählen Sie das Thrasher-Horne Conference Center
Bei Thrasher-Horne erhalten Sie Fünf-Sterne-Service in unserem erschwinglichen, modernen Veranstaltungsort. Unsere fünf anpassbaren Räume bieten Platz für das Layout, das Sie benötigen, um Ihre Konferenzvision zum Leben zu erwecken. Genauer gesagt haben wir mehr als 6.135 Quadratmeter, die einen großen Raum für Großveranstaltungen sowie Mehrzweckräume mit beweglichen Wandtrennwänden für ultimative Flexibilität umfassen.

Weitere Vorteile der Wahl unseres Konferenzzentrums sind:

• Flexibilität der Sitzgelegenheiten mit benutzerdefinierten Einstellungen und Ausfällen
• Ihre Wahl der Tischgrößen und -formen und bequem gepolsterten Stühlen
• Erhebliche KOSTENLOSE Parkplätze
• Unabhängig gesteuerte Lichter und Temperaturen in jedem Raum
• Sicherheit vor Ort Verfügbarkeit

Sie große Auswahl an Geräten, wodurch der Transport von einer Mieteinrichtung zu Ihren Konferenzräumen entfällt. Dazu gehören weiße Bettwäsche, Mikrofone, A / V-Wagen, Podien und vieles mehr. Wir können Empfehlungen für Anbieter geben, einschließlich Lebensmittel- und Alkoholanbieter, und unsere erfahrenen Veranstaltungskoordinatoren stehen Ihnen zur Verfügung.

Hier finden Sie weitere Informationen über unsere schöne Anlage auf dem malerischen Campus des St. Johns River State College in Orange Park. Der Veranstaltungsort liegt günstig in der Nähe zahlreicher Städte und Gemeinden im Nordosten Floridas, darunter:

• 35 minuten von der Innenstadt Jacksonville
• 48 Minuten von Jacksonville Strände
• 58 Minuten von St. Augustine
• weniger als 90 Minuten vom Strand von Fernandina entfernt
• in der Nähe beliebter Restaurants und Hotels auf Fleming Island für Gäste, die eine Übernachtung benötigen

Wir laden Sie ein, uns unter 904-276-6815, Extension 2, zu kontaktieren, um eine Tour zu planen und zu besprechen, wie wir Ihnen bei Ihrer bevorstehenden Konferenz oder Tagung helfen können.