7 Möglichkeiten, Leute dazu zu bringen, an einem virtuellen Meeting teilzunehmen

Denken Sie diese Woche an Ihre virtuellen Meetings zurück. Wie viele von ihnen waren produktiv? Und wie viele von ihnen haben die Gruppe dazu gebracht, daran teilzunehmen?

Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich bin in vielen Meetings gelaufen und gesessen, wo Leute auf ihren Laptops waren und nicht beschäftigt. Es fühlte sich wie Zeitverschwendung an.

Um Menschen zur Teilnahme und zum Engagement zu bewegen, sind die richtige Kommunikation und Führung erforderlich, insbesondere für ein virtuelles Meeting.

Befolgen Sie diese 7 Tipps, damit Sie produktive, virtuelle Meetings durchführen können, auf die sich die Leute freuen, und das Beste aus Ihrem Team herausholen.

Tipp # 1: Laden Sie die erforderlichen Personen zum Meeting ein

„Warum genau bin ich hier?“

Wenn Sie sich nicht bewusst sind, wen Sie zu der Besprechung einladen, denken manche Leute vielleicht, wenn sie nicht da sein müssen. Je mehr ist nicht besser.

Nehmen Sie sich vor Ihrem Meeting die Zeit, über die Personen nachzudenken, die wirklich für Entscheidungen, Brainstorming oder Teambuilding da sein müssen. Wenn sie nicht teilnehmen müssen und nur ein Update benötigen, überlegen Sie, ob eine E-Mail nach dem Meeting gut genug wäre.

Wenn Sie dies nicht tun, ist der schlimmste Fall, dass eine nicht wesentliche Person das Meeting übernimmt und das Gespräch entgleist!

Natürlich muss man bestimmte Leute aus politischen Gründen einladen und das ist okay. Sie möchten sich an die Unternehmenskultur anpassen und sicherstellen, dass sich die Menschen einbezogen fühlen. Solange alle anderen da sein müssen, haben Sie die richtige Bühne für die Teilnahme geschaffen.

Tipp #2: Ermutigen Sie die Leute, Video zu verwenden

Wenn Sie mehr Teilnahme an Ihren Meetings wünschen, schalten Sie Ihre Kamera ein und lassen Sie die Teilnehmer auch ihre Kameras einschalten.

Wenn Sie Ihre Kamera einschalten, werden Sie zu einem ansprechenden Moderator. Mit der Kamera können Sie die visuelle Modalität Ihres Publikums nutzen und es auf einer tieferen Ebene als nur mit Audio ansprechen. Wenn sie Ihr Gesicht sehen können, fühlen sie sich auch sozialer verpflichtet, auf Ihre Fragen und Diskussionen zu antworten. Führen Sie also den Weg und schalten Sie Ihre Kamera ein, wenn Sie präsentieren, und bitten Sie dann andere, dasselbe zu tun.

Wenn andere in der Besprechung ihre Kameras einschalten, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie Multitasking betreiben und eher teilnehmen. Multitasking ist der Partizipationskiller.

Stellen Sie sich vor, Sie sind in einer Besprechung, in der andere E-Mails beantworten, Wäsche waschen, Nachrichtenartikel durchsuchen und vieles mehr. Wie wahrscheinlich ist es, dass diese Personen an Ihrem virtuellen Meeting teilnehmen? Ja, das ist eine große Null!

Wenn Sie also möchten, dass die Leute weniger Multitasking betreiben und sich mehr mit dem Meeting beschäftigen, lassen Sie sie ihre Kameras einschalten. Nutzen Sie dann Ihr eigenes Video, um sich mit ihnen zu verbinden und ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Tipp # 3 Begrüße Menschen mit Namen, wenn sie kommen

Vor langer Zeit sagte ein Lehrer von mir: „Wenn Sie die Teilnahme maximieren möchten, müssen Sie die Sicherheit maximieren.“

Denken Sie darüber nach. Wenn Sie sich bedroht oder unwohl fühlen, würden Sie Ihre Bedenken äußern oder Ihre Meinung in einer Besprechung mitteilen? Höchstwahrscheinlich nicht.

Eine der besten Möglichkeiten, die Sicherheit in der Besprechung zu erhöhen, besteht darin, die Teilnehmer beim Betreten freundlich willkommen zu heißen. Stellen Sie sich vor, Sie melden sich bei einem virtuellen Meeting an, und Sie sehen den Gastgeber auf Video mit einem Lächeln, entspannte Schultern, und sagt, „Hey Jack, Willkommen!“

Sie werden sich in diesem Moment großartig fühlen. Das machen wir in unseren wöchentlichen Online-Kursen. Wir bekommen Profis aus dem ganzen Land. Wir sorgen dafür, dass jeder mit Namen begrüßt wird. Als wir mit dieser Übung begannen, bemerkten wir eine massive Verbesserung des Komforts der Teilnehmer.

Wenn wir die Leute dazu bringen können, sich zu entspannen und an einem öffentlichen Vortrag teilzunehmen, dann bin ich sicher, dass dieser Tipp in Ihren virtuellen Meetings wie Magie wirken wird.

Tipp # 4: Stellen Sie sicher, dass das Team den Zweck des Meetings versteht

Wenn Ihnen als Teilnehmer nicht klar ist, worum es bei dem Meeting geht, ist der größere Zweck verwirrend und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich äußern.

Ich weiß, dass mir das in der Vergangenheit passiert ist, als ich zu einem Meeting kam und jemand anfing, direkt auf einen Aspekt des Projekts einzugehen, ohne den richtigen Kontext anzugeben. Es kann sich anfühlen, als würde man ein Buch in die Mitte öffnen und versuchen zu verfolgen, was los ist.

Ein Teil der Erklärung des Zwecks besteht darin, das Thema zu identifizieren, warum es wichtig ist, und dann auch das Ergebnis zu erklären: Ist dies ein Entscheidungstreffen, ein Brainstorming-Meeting, ein Update? Den Menschen eine Vorstellung davon zu geben, was sie erwartet, erhöht die Chancen, dass sie teilnehmen, weil sie diese Voraussicht haben.

Jetzt versteht Ihr Team den Zweck dieses speziellen Meetings, und Sie können ihr Engagement noch weiter steigern, indem Sie sie daran erinnern, wie sich dieses Meeting auf die Gesamtvision des Projekts bezieht. Was ist das Endziel? Indem es die Menschen daran erinnert, worauf sie hinarbeiten, oder an die größere Vision, kann es die Energie wiederbeleben und den Menschen einen Inspirationsschub geben. Diese zusätzliche Energie kann besonders in einer virtuellen Umgebung hilfreich sein.

Tipp # 5: Erstellen Sie eine Erwartung der Teilnahme

Nachdem Sie den Zweck festgelegt haben, müssen Sie die Regeln für das Engagement festlegen. Dies schafft eine „Erwartung der Teilnahme“ ganz vorne.

Lassen Sie alle wissen, dass Sie ihren Input wollen und schätzen und dass es sicher ist, einzugreifen. Oft sprechen die Leute nicht, weil sie Angst haben, dumm zu klingen oder eine „schlechte“ Idee zu haben, nicht weil es ihnen egal ist.

Wenn es sich um ein Brainstorming handelt, sagen Sie ihnen, dass Sie alle möglichen Ideen hier haben möchten. Wenn es sich um ein Entscheidungstreffen handelt, erwähnen Sie die Kriterien (müssen alle zustimmen?).

Und wenn Sie eine fokussierte Sitzung wünschen, fragen Sie nach Laptops und Telefonen. Es zeigt Führung und kommuniziert, dass Sie erwarten, dass das Meeting ansprechend ist.

Im Laufe der Zeit werden Mitarbeiter ansprechende Meetings mit Ihrem Führungsstil in Verbindung bringen. Also legen Sie die Regeln fest!

Tipp # 6: Machen Sie eine Pause, damit die Menschen verdauen und nachdenken können.

Bei Magnetic Speaking sprechen wir in vielen Zusammenhängen über die Pause, weil sie ein facettenreiches und mächtiges Werkzeug ist. Ein Vorteil der Pause besteht darin, dass die Leute besser verstehen können, was Sie sagen, da sie Ihr Tempo verlangsamt und den Gehirnen der Zuhörer eine Pause gibt, um Informationen zu verdauen. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn das Thema komplex oder technisch ist.

Viele Menschen haben Schwierigkeiten, im Allgemeinen innehalten und behaupten, dass sich selbst eine Pause von 1 Sekunde wie eine Ewigkeit anfühlen kann! Das Pausieren kann sich in einer virtuellen Umgebung noch schwieriger anfühlen, ist aber hier noch kritischer, da wir im virtuellen Raum weniger visuelle Hinweise um uns herum haben. Sie müssen sich also auf jeden Fall mit dem Pausieren in einem virtuellen Meeting vertraut machen.

Zunächst möchten Sie sicherstellen, dass Sie dem, was Sie im Allgemeinen sagen, natürliche Pausen hinzufügen. Versuchen Sie eine Pause zwischen den Ideen und geben Sie den Menschen die Möglichkeit, die Informationen aufzunehmen. Sie werden eher sprechen, wenn sie vollständig verstehen, was Sie sagen!

Dann, wenn man Leuten direkt eine Frage stellt, ist das Pausieren ein MUSS. Wenn Sie nur durch das, was Sie sagen, summen und dann fragen: „OK, was denkst du“ … könnten Sie Grillen bekommen. Es ist normal, dass Menschen länger brauchen, um an einer virtuellen Umgebung teilzunehmen, weil sie sich weniger gesehen fühlen als in einem realen Raum. Lassen Sie es sitzen und stellen Sie sogar eine Folgefrage wie: „Macht das Sinn?“ oder „bist du bei mir?“ um Leute aufzufordern.

Sie können den Leuten auch direkt die Erlaubnis geben, innezuhalten und nachzudenken, indem Sie etwas sagen wie: „Ich würde gerne Ihr Feedback hören, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und lassen Sie mich wissen, was Sie denken.“

Schließlich kommt es bei einem virtuellen Meeting oft zu einer natürlichen Verzögerung. Es mag sich zunächst wie für immer anfühlen, und wieder verspüren Sie möglicherweise den Drang, die Stille zu füllen, aber machen Sie es sich bequem und Sie werden sehen, dass die zusätzliche Pause noch mehr Raum für die Teilnahme bietet.

# 7 Personen mit Namen anrufen

Wenn Sie die Grundlage gelegt, Erwartungen gesetzt und alles getan haben, was in den vorherigen Tipps aufgeführt ist, werden Sie mehr Beteiligung als je zuvor sehen.

Wenn es ein langes Meeting war und der Fokus zu schwanken beginnt, können Sie diese Methode verwenden, um sofort Energie in das Meeting zu injizieren. Die Methode besteht darin, Menschen beim Namen zu nennen, damit Sie sie aufmerksam und auf Trab halten.

Wenn Sie anfangen, Leute beim Namen zu nennen, werden die Ohren der Leute munter. Dies geschieht, weil niemand angerufen werden und ahnungslos erscheinen möchte, was los ist und fragt: „Entschuldigung, das habe ich verpasst … was war die Frage?“

Hier ist ein Beispiel:

Moderator: “ Also, was denkt ihr?“

*Stille*

Moderator: „irgendjemand?“

Das ist keine lustige Situation. Aber wenn Sie eine geringe Beteiligung haben, können Sie jemanden mit Namen anrufen, um seine Gedanken dazu zu bringen, das Gespräch zu beginnen. Sie können dann jemanden anrufen, um das Gespräch am Leben zu erhalten.

Das nennt man ‚einen provozierenden Moderationsstil haben‘. Dies wird ein Gespräch provozieren, um den Ball ins Rollen zu bringen, denn jetzt muss Brian kommentieren, was Sarah gesagt hat.

Dies hält die Menschen nicht nur auf Trab, sondern hilft auch, die introvertierteren oder schüchterneren Leute zu ermutigen, in der Besprechung zu sprechen und der Gruppe ihre Gedanken mitzuteilen. Da introvertierte Menschen ihre Gedanken nicht so leicht offen teilen wie extrovertierte Menschen, ist es hilfreich, diesen zusätzlichen Anstoß zu geben. Das ist es, was du ihnen gibst, wenn du sie beim Namen anrufst, die Ermutigung, sich zu äußern.

Mit Menschen zu beginnen, von denen Sie wissen, dass sie offen für das Teilen sind, und dann nach und nach zu erweitern, ist eine gute Strategie, um Vertrauen als Team aufzubauen.

Mit diesen Tipps erhalten Sie ein maximales Engagement in Ihrem nächsten virtuellen Meeting. Im Laufe der Zeit geben diese Methoden den Ton für lebhafte, energiegeladene und produktive Gespräche an.