møder er en allestedsnærværende del af det moderne kontor på tværs af alle brancher. Tænk på møder som en virksomheds blodgennemstrømning: når de er veldrevne, strømmer ideer og beslutninger gennem dem som ilt gennem årer, styrker ethvert aspekt af virksomheden, stimulerer nye ideer og skubber strategien fremad, hvilket gør den sund og stærk. Men dårligt køre møder snøre, at blodgennemstrømningen. De skaber blokeringer, kvæler innovation og gør virksomheden træg og usund.
når jeg holder værksteder med mine klienter, starter jeg altid med spørgsmålet: hvor meget af din tid i en typisk uge spildes i dårlige møder, konferenceopkald eller dårligt kommunikerede meddelelser? Jeg har aldrig haft nogen sige mindre end 20%, og jeg hører nogle gange op til 80%. I gennemsnit hører jeg omkring 50%. Det er et kæmpe problem.
værre, et dårligt møde kan være dyrt. Tænk på, hvor meget hver person i rummet får betalt pr. Når du har tilføjet det hele, overveje muligheden for, hvad mødet tager folk væk fra: afslutning af månedens tal, salg af din virksomheds produkt, udvikling af den næste store innovation. Det hele tilføjer.
så hvordan skaber du sunde, produktive, engagerende, omkostningseffektive møder?
nøglen er kommunikation — kortfattet, klar, engagerende kommunikation. Der er et par strategier, du kan bruge som både leder af møder og som deltager i dem.
når du tager ansvaret for et møde, skal du huske disse taktikker:
• respekter dine deltageres tid. Start til tiden og Slut til tiden … eller endda et par minutter tidligt! Efterlad en pause mellem slutningen af dit møde og starten på et andet. På den måde vil folk være mindre tilbøjelige til at tænke på deres næste møde i løbet af de sidste par minutter af dig og vil have et klarere hoved, når de går ind i den næste samling. Alle vil sætte pris på det, og hvert møde vil være bedre for det.
• kom til det punkt. Brug et par minutter før mødet på at tænke på din besked. Hvad vil du komme over? Sørg for at sige det direkte, klart og tidligt. Hvis ikke alle i dit publikum kan formulere, hvad pointen var, har dit møde været en fiasko.
• overvej hvem der skal være der. Hvis det ikke er vigtigt for nogen at være til stede, lad dem af krogen. Vi har alle for mange møder til at deltage; tag en af nogens opgaveliste.
• overvej hvad dit publikum faktisk har brug for at vide. For et bestemt emne vil der altid være tre informationsområder: hele den viden, du har om emnet, hvad du har brug for, at dit publikum skal vide, og hvad publikum vil vide. Hjem ind på, hvad du har brug for dit publikum til at vide som en del af din besked. Forvent de spørgsmål, som dit publikum måtte have i at forfølge, hvad de vil vide. Dette vil hjælpe med at gøre dit møde meget mere effektivt, da du spilder mindre tid på at gå ned i viden, der ikke rigtig er relevant for dine behov eller deres ønsker.
• sæt dagsordenen på forhånd. At give folk en fornemmelse af, hvad de går ind i, hvad enten det er med en punktplan eller uddelingskopier af nøgleinformation. Dette giver dem mulighed for at komme i forberedt til en specifik diskussion. Du bruger mindre tid på at lægge situationen ud og mere tid på at dykke ned i de relevante detaljer.
• Afslut med klare handlingspunkter. Hvad skal der gøres, hvem skal gøre det, og hvornår skal det udføres? Dette kan være det mest afgørende skridt til at få et møde til at betale sig.
hvad med din rolle som deltager, snarere end en leder? Deltagere kan også hjælpe med at gøre møder mere produktive.
• Sluk for din mobiltelefon eller andre enheder. Ligesom du vil have en højttaler til at respektere din tid ved at starte og slutte til tiden og komme lige til det punkt, bør du som lytter eliminere eventuelle distraktioner. Når alt kommer til alt er en af de største grunde til, at møder er spild af tid, at vi er alt for travlt med multitasking til at være opmærksomme.
• Tag noter. Dette viser ikke kun højttaleren, at du er engageret og aktivt lytter, det hjælper dig med at huske vigtige oplysninger senere.
• Stil spørgsmål. Husk det tredje informationsområde, hvad et publikum vil vide? Sørg for, at du får det, du vil have ud af et møde, ved at stille spørgsmål. Hvis du ikke forstår noget, er chancerne for, at andre også var forvirrede. Bare sørg for at du stiller et meningsfuldt spørgsmål, ikke bare udfylde plads.
hvis din organisations møder føler sig stillestående, ineffektive og spild af alles tid, kan det også være umagen værd at ændre tingene på andre måder. Overvej disse muligheder:
• skift roller. Lad en person, der typisk er en leder, træde ned, og en person, der typisk forbliver i baggrunden, træde op. En ændring i roller vil udfordre alle på nye måder.
• Skift mødested eller konfiguration. Mødes du altid i samme rum? Sidder du altid det samme sted? Bare at flytte til et nyt konferencelokale eller skifte siddepladser kan få folk til at føle sig nyligt energiske.
• Medtag nogen ny. Dette kan være en person fra et andet team eller en ekstern konsulent. Et nyt perspektiv på et problem kan være uvurderligt. Og de kan stille de åbenlyse spørgsmål, som de tæt på emnet ikke kan se.
• Pause. Hvis du har udfordret dig selv, brugt din aktive lytning og stillet spørgsmål, kan du prøve at tage en pause for at lade dig absorbere et nyt perspektiv. Tag dig tid til virkelig at overveje, hvad du har lært, før du opkræver det næste dagsordenspunkt.
møder er en kendsgerning. Men dårlige møder behøver ikke at være. Tænk på dem som muligheder for at udøve dine evner som en overbevisende kommunikator. Sæt klare mål, respekter dine kolleger og omfavn nye ideer. Du vil blive overrasket over, hvor kraftfuld og produktiv indsamling sammen kan være.
