setkání jsou všudypřítomnou součástí moderní kanceláře napříč všemi průmyslovými odvětvími. Přemýšlejte o schůzkách jako o krevním toku společnosti: když jsou dobře vedeni, nápady a rozhodnutí protékají jako kyslík žilami, povzbuzují všechny aspekty podnikání, stimulují nové nápady a tlačí strategii vpřed, aby byla zdravá a silná. Ale špatně vedené schůzky omezují tok krve. Vytvářejí blokády, potlačují inovace a činí podnikání pomalým a nezdravým.
když pořádám workshopy se svými klienty, vždy začínám otázkou: kolik času v typickém týdnu je promarněno špatnými schůzkami, konferenčními hovory nebo špatně komunikovanými zprávami? Nikdy jsem neměl nikoho říkat méně než 20%, a někdy slyším až 80%. V průměru slyším kolem 50%. To je obrovský problém.
horší je, že špatné setkání může být drahé. Přemýšlejte o tom, kolik každý člověk v místnosti dostane zaplaceno za hodinu. Když jste to přidali, zvažte náklady na příležitost, z čeho setkání lidi odvádí: dokončení měsíčních čísel, prodej produktu vaší společnosti, vývoj další velké inovace. Všechno se to sčítá.
jak tedy vytváříte zdravá, produktivní, poutavá a nákladově efektivní setkání?
klíčem je komunikace-stručná, jasná, poutavá komunikace. Existuje několik strategií, které můžete ovládat jako vůdce schůzek i jako účastník.
když se ujmete vedení schůzky, mějte na paměti tyto taktiky:
* respektujte čas účastníků. Začněte včas a končte včas … nebo dokonce o několik minut dříve! Nechte přestávku mezi koncem schůzky a začátkem další schůzky. Tímto způsobem, lidé budou méně pravděpodobně myslet na své další setkání během posledních několika minut a budou mít jasnější hlavu, když půjdou na další shromáždění. Každý to ocení a každé setkání bude pro to lepší.
* přejděte k věci• Strávit několik minut před schůzkou přemýšlením o vaší zprávě. Co chcete překonat? Ujistěte se, že to říkáte přímo, jasně a brzy. Pokud ne všichni ve vašem publiku mohou formulovat, o co jde, vaše setkání bylo neúspěchem.
* zvažte, kdo tam musí být. Pokud není nezbytné, aby se někdo účastnil, nechte je z obliga. Všichni máme příliš mnoho schůzek, abychom se mohli zúčastnit; sundejte si něčí seznam úkolů.
* zvažte, co vaše publikum skutečně potřebuje vědět. Pro každý konkrétní předmět budou vždy existovat tři oblasti informací: veškeré znalosti, které máte na toto téma, co potřebujete, aby vaše publikum vědělo a co chce publikum vědět. Domů v tom, co potřebujete, aby vaše publikum vědělo jako součást vaší zprávy. Předvídejte otázky, které by vaše publikum mohlo mít při sledování toho, co chtějí vědět. To pomůže, aby vaše setkání mnohem efektivnější, jak budete ztrácet méně času odbočovat do znalostí, které není opravdu relevantní pro vaše potřeby nebo jejich přání.
* nastavte agendu dopředu. Dává lidem pocit, do čeho jdou, ať už s bullet-point agendou nebo letáky klíčových informací. To jim umožňuje přijít připraveni na konkrétní diskusi. Budete trávit méně času, kterým se situace a více času ponoří do příslušných detailů.
* konec s jasnými akčními položkami. Co je třeba udělat, kdo to musí udělat a kdy je třeba toho dosáhnout? To může být nejdůležitější krok k tomu, aby se schůzka vyplatila.
a co vaše role účastníka, spíše než vůdce? Účastníci mohou pomoci zvýšit produktivitu schůzek, také.
* vypněte mobilní telefon nebo jiná zařízení. Stejně jako chcete, aby řečník respektoval váš čas tím, že začne a končí včas a dostane se přímo k věci, vy jako posluchač byste měli eliminovat případné rozptýlení. Koneckonců, jedním z největších důvodů, proč jsou schůzky ztrátou času, je to, že jsme všichni příliš zaneprázdněni multitaskingem, abychom věnovali pozornost.
* Dělejte si poznámky. Nejen, že to ukazuje řečníkovi, že jste zapojeni a aktivně posloucháte, pomůže vám to zapamatovat si klíčové informace později.
* Ptejte se. Pamatujete si tu třetí oblast informací, co chce publikum vědět? Ujistěte se, že ze schůzky dostanete to, co chcete, kladením otázek. Pokud něčemu nerozumíte, je pravděpodobné, že i ostatní byli zmateni. Jen se ujistěte, že kladete smysluplnou otázku, nejen vyplňování prostoru.
pokud se schůzky vaší organizace cítí stagnující, neefektivní a ztráta času každého, může být také užitečné změnit věci jinými způsoby. Zvažte tyto možnosti:
* změna rolí• Nechte někoho, kdo je obvykle vůdcem, odstoupit a někoho, kdo obvykle zůstává v pozadí, vystoupit. Změna rolí bude výzvou všem novým způsobem.
* změňte místo nebo konfiguraci. Setkáváte se vždy ve stejné místnosti? Sedíte vždy na stejném místě? Pouhým přesunem do nové konferenční místnosti nebo přepnutím sedadla se lidé mohou cítit nově pod napětím.
* zahrnout někoho nového. Může to být někdo z jiného týmu nebo externí konzultant. Nový pohled na problém může být neocenitelný. A mohou se ptát na zjevné otázky, které ti blízcí tématu nevidí.
* Pauza• Pokud jste se sami vyzvali, použili jste aktivní poslech a položili otázky, zkuste si dát pauzu a nechte se absorbovat novou perspektivu. Udělejte si čas na to, abyste skutečně zvážili, co jste se naučili, než se pustíte do dalšího bodu pořadu jednání.
setkání jsou skutečností života. Ale špatné schůzky nemusí být. Přemýšlejte o nich jako o příležitostech, jak ovládat své dovednosti přesvědčivého komunikátora. Stanovte si jasné cíle, respektujte své kolegy a přijměte nové nápady. Budete ohromeni tím, jak silné a produktivní setkání může být.
