nákupní objednávky hrají důležitou roli v procesu zadávání zakázek. Kupující vygeneruje objednávku (PO) obsahující údaje o požadovaném zboží nebo službách a obchodní podmínky nákupu. Jakmile prodejce přijme PO, stává se právně závazným dokumentem, který se používá jako reference v případě jakýchkoli problémů, které mohou nastat při plnění objednávky. Sledování objednávky je nezbytné pro zajištění včasného dodání zboží. Sledování nákupu je důležitou součástí systému správy objednávek.
- co je sledování objednávky?
- objednávka může být vytvořena v tabulce aplikace Excel nebo pomocí systému Digitálních objednávek.
- zde je 5 způsobů, jak sledování objednávek pomáhá podnikům:
- potřeba sledování objednávek
- zde jsou důvody, proč podniky potřebují sledovat objednávky:
- konvenční sledování objednávek
- výhody konvenčních metod sledování nákupu:
- nevýhody konvenčních metod sledování nákupu:
- případy nesprávného umístění a poškození:
- nedostatek přesnosti a konzistence:
- shoda a auditovatelnost:
- nedostatek viditelnosti:
- efektivní sledování objednávek
sledování objednávek je nezbytné pro efektivní proces zadávání zakázek. Jak bylo uvedeno výše, objednávka je důležitým dokumentem v procesu zadávání veřejných zakázek. Kupující a prodávající považují PO za právně závazný dokument, který je vede po celý proces zadávání zakázek. Objednávka chrání kupujícího a prodávajícího a poskytuje kritické vstupy pro software pro sledování zásob. Udržování protokolu PO umožňuje nákupnímu týmu efektivně sledovat nákupní objednávky.
sledování objednávky jednoduše znamená sledování životního cyklu objednávky.
vydáno: toto je první krok v životním cyklu, kdy je schválená objednávka odeslána prodejci s jedinečným číslem PO.
potvrzeno: jakmile je prodejci vydáno PO, potvrzení od dodavatele znamená, že může splnit požadavky objednávky. Po přijetí se PO stává právně závazným dokumentem. Potvrzení od dodavatele znamená dodržování termínů dodání a kvality dodávek.
dodáno: jakmile dodavatel splní objednávku a doručí ji, změní se stav PO na doručeno. Kupující vytvoří poznámku o přijetí zboží (GRN), aby si všiml doručení objednávky a zachytil data.
zavřeno: PO ve stavu zavřeno znamená, že PO nevyžaduje žádné další akce. Uzavřený stav se uděluje při doručení objednávky nebo při doručení objednávky a zaplacení souvisejících faktur.
sledování objednávek se provádí buď v tabulce aplikace excel, nebo na šabloně sledování PO poskytnuté v elektronickém systému správy PO.
sledování objednávek pomáhá podnikům řídit celý životní cyklus PO, a to od vytvoření až po schválení. Malé podniky nebo začínající podniky nemusí vyžadovat systém sledování objednávek, ale jak se podnik rozrůstá a rozsah operací se zvyšuje, software pro správu objednávek je nutností pro hladké fungování podniků. Systém objednávek pomáhá eliminovat chyby dat a duplikáty v objednávkách.
propouštění a neefektivnost v pracovním postupu objednávky lze eliminovat systémem sledování objednávek.
- šetří čas a úsilí týmu pro zadávání zakázek automatizací vytváření, směrování a schvalování objednávky
- nabízí efektivní způsob ukládání a přístupu k nákupním objednávkám
- pomáhá optimalizovat organizační výdaje zlepšením přesnosti a konzistence zpracování objednávek
- standardizuje zpracování PO
- zlepšuje dodržování předpisů a auditovatelnost zpracování PO
objednávka je důležitou součástí procesu zadávání veřejných zakázek. Obsahuje úplné podrobnosti o objednávce, datum a čas dodání a podmínky, které je třeba dodržovat při plnění objednávky. Sledování stavu objednávek je stejně důležité.
1) aby bylo zajištěno, že PO je směrován na správnou osobu a schválení proběhne ve lhůtách. Sledování stavu PO v průběhu životního cyklu eliminuje zpoždění a úzká místa v procesu schvalování PO.
2) zlepšit transparentnost a viditelnost organizačních výdajů. Tým pro zadávání zakázek může mít vždy přehled o organizačních výdajích sledováním objednávky.
3) poskytnout centralizovaný přístup k POs. Systém sledování objednávek poskytuje centralizovaný přístup k POs a souvisejícím datům.
4) pro sledování změn v datech PO. Informace o objednávce se během zpracování často mění. Důvody pro změnu údajů se mohou lišit od změny zakoupených položek v důsledku změny požadavků až po změnu požadovaného množství. Sledování nákupních objednávek zajišťuje, že tým pro zadávání zakázek je nad těmito změnami.
5) zlepšit soulad a auditovatelnost zpracování objednávky. Centralizovaný přístup k datům PO a sledování změn dat PO v reálném čase zlepšuje soulad a auditovatelnost procesu.
6) pro úsporu času a úsilí týmu pro zadávání zakázek. Automatizace vytváření, směrování a schvalování objednávky eliminuje zpoždění a šetří čas týmu pro zadávání zakázek.
jak sledovat objednávky a sledovat nákupy zákazníků? Sledování objednávek pomocí šablony tabulky je jednou z nejpopulárnějších metod sledování PO. Použití tabulky Excel jako sledovače objednávek je ručně spravovaný proces, kdy člen týmu pro zadávání zakázek zadává a ověřuje data. Sledování nákupu pomocí tabulek je ideální pro podniky spravující nízké objemy PO, omezené změny POs a omezené osoby spravující objednávky.
druhá možnost sledování objednávek je prostřednictvím aplikace objednávky. Automatizovaný systém správy objednávek zajišťuje efektivní zpracování a lepší dodržování předpisů. Je to užitečné zejména pro podniky s vysokými objemy PO, častými a vícenásobnými změnami dat PO, více kontaktními body při správě POs a rozsáhlou databází dodavatelů.
třetí možností pro sledování objednávek je použití účetních systémů, jako jsou ERP a rychlé knihy. Ačkoli užitečný a efektivní způsob, jak sledovat POs, tato možnost je vhodná pro objemy PO 10-20 za měsíc a předvídatelný a jednoduchý systém řízení zásob.
ruční sledování objednávek je řízeno týmem pro zadávání zakázek. Od vytvoření po schválení PO se vše provádí ručně pomocí tabulek aplikace Excel k záznamu dat. Podrobnosti ve formuláři pro sledování objednávek vyplňují zaměstnanci ručně. Nákupní tracker excel je vytvořen pro sledování každé objednávky a jejího stavu. Zaměstnanci z týmu pro zadávání zakázek registrují stav každé objednávky v určitém formátu. Údaje o objednávce zpracovávají zaměstnanci.
tradiční sledování objednávek bylo zcela papírové. Vytvoří se dvě kopie objednávky, jedna je odeslána dodavateli a druhá je uložena pro interní referenci. V případech, kdy bylo více kopií PO, každá kopie byla zbarvena odlišně, aby bylo možné dokumenty řádně připojit a podat.
výhody konvenčních metod sledování nákupu:
snadné začít: ruční metody sledování objednávek, jako jsou tabulky aplikace Excel, jsou velmi snadno použitelné a srozumitelné. Zadávání a ověřování dat lze snadno provést pro podniky zabývající se nízkým objemem POs.
vyžaduje se málo nebo žádné školení: práce na tabulkách aplikace Excel vyžadovala pro zaměstnance jen velmi málo nebo žádné školení. Dostupnost dat v aplikaci excel je rychlá a snadná v systému sledování objednávek aplikace excel.
nevýhody konvenčních metod sledování nákupu:
případy nesprávného umístění a poškození:
pro ruční zpracování je vyžadováno několik kopií objednávky. Tyto kopie by mohly být snadno přemístěny nebo poškozeny při manipulaci se zaměstnanci. Sledování více kopií, jejich připojení ke správné sadě dokumentů a jejich podání je těžkopádný proces, který je náchylný k nesprávnému zacházení.
nedostatek přesnosti a konzistence:
tradiční sledování objednávek je zpracováno lidmi, od zadávání dat po ověření až po schválení PO všechny procesy provádějí zaměstnanci. Každá osoba má svou vlastní pracovní metodiku. Výsledkem je nedostatečná konzistence a přesnost údajů O PO.
shoda a auditovatelnost:
tradiční sledování objednávek není standardizováno. Lidské zkreslení a chyby převládají v ručně spravovaném procesu. Výsledkem je, že pracovní postupy pro ruční sledování nákupu vykazují špatnou shodu a auditovatelnost.
nedostatek viditelnosti:
manuální procesy sledování nákupu neposkytují viditelnost stavu objednávky. Vzhledem k nedostatečné viditelnosti nemá zadávání veřejných zakázek představu o důvodu zpoždění a úzkých míst v procesu.
na základě výše uvedené diskuse převažují nevýhody systému ručního sledování nákupu nad výhodami. Rostoucí podniky musí přijmout efektivnější metody sledování nákupu, které zvládnou vyšší objemy objednávek.
elektronické systémy řízení zakázek mohou generovat objednávky a efektivně je sledovat a integrovat je s jiným softwarem pro správu objednávek dodavatelů. Cloudové systémy sledování nákupu umožňují vytváření a sledování POs v reálném čase z libovolného místa a jakéhokoli zařízení. Systémy digitálních objednávek poskytují vysokou úroveň přesnosti dat a eliminují riziko záměny plateb propojením POs s odpovídajícími fakturami.
přijetí elektronických metod sledování objednávek zvyšuje efektivitu a produktivitu procesu. Tyto systémy omezují lidské úsilí a papírování spojené s tradičními pracovními postupy sledování PO. Software pro sledování objednávek poskytuje standardizovanou šablonu, kterou může tým použít k vytvoření objednávky. Databáze sledování objednávek udržuje přesný a aktualizovaný protokol PO, ke kterému lze přistupovat odkudkoli a kdykoli.
systém sledování objednávek automaticky generuje POs a upozorní schvalovatele, jakmile je PO přihlášen do systému. Mít šablonu pro sledování objednávek zákazníků standardizuje proces vytváření PO a zlepšuje shodu a auditovatelnost. Tým pro zadávání zakázek je osvobozen od úkolu procházet stovkami e-mailů a tabulek a sledovat objednávku. Všechny základní údaje, jako je číslo PO, datum objednávky, a informace o dodavateli jsou snadno dostupné v databázi. Automatizovaný systém sledování objednávek dokáže efektivně zpracovat velké objemy objednávek. Míra chyb v automatizovaném sledování objednávek je téměř zanedbatelná. Systém sledování objednávek také podporuje více úprav z více míst více lidmi. Sledovací software konsoliduje všechny úpravy a představuje aktualizovanou verzi objednávky.
systém elektronických objednávek zlepšuje správu dodavatelů. Automatizované sledování a schvalování objednávek eliminuje zpoždění a úzká místa ve zpracování PO. Jakmile jsou schválené POs směrovány k dodavateli za účelem splnění objednávky. Když se stav PO změní na „dodáno“, příslušná faktura je automaticky vygenerována a směrována ke schválení. Včasné schválení a výplata faktur dodavatele pomáhají udržovat zdravé a silné vztahy s dodavateli.
digitální sledovací systémy objednávek poskytují konsolidovaný pohled na stav objednávky a data. Přístup k datům PO je snazší díky automatizovanému sledovacímu systému. Viditelnost a transparentnost jsou výrazně vylepšeny centralizovaným úložištěm pro všechny nákupní objednávky. Správce nákupu a schvalovatelé získávají aktuální informace o stavu PO v reálném čase, čímž se vyhnou jakýmkoli zpožděním nebo úzkým místům v pracovním postupu procesu. Integrací sledovacího systému s dalšími finančními a nákupními aplikacemi lze celkovou efektivitu procesu výrazně zlepšit.
celková produktivita týmu pro zadávání zakázek může být zlepšena přijetím automatizovaného systému sledování PO. Zaměstnanci mají více času soustředit se spíše na strategické úkoly s vysokou hodnotou než na běžné administrativní úkoly. Spokojenost zaměstnanců se také zlepšuje, protože se cítí důležitější při práci na strategických iniciativách.
