19 základní dovednosti výkonného asistenta pro 2021

objevili jste náš seznam nejlepších výkonných asistentů.

dovednosti výkonného asistenta jsou vlastnosti a schopnosti, které pomáhají asistentům na vysoké úrovni prospívat ve svých pozicích. Příklady těchto kompetencí zahrnují schopnost multitaskingu, rozhodovací schopnosti a řízení času. Výkonní asistenti jsou také běžně označováni jako EA, výkonní tajemníci a osobní asistenti.

tyto dovednosti se můžete naučit z knih výkonných asistentů a projevit jim vděčnost v den virtuálního administrativního profesionála.

tento příspěvek obsahuje:

• výkonný asistent klíčové silné stránky
• kompetence výkonného asistenta
• technické dovednosti pro výkonné tajemníky
• kvalifikace výkonného tajemníka
• dovednosti osobního asistenta

zde je vše, co potřebujete vědět.

seznam dovedností výkonného asistenta

od přesvědčování po pozornost k detailu je zde seznam dovedností, které by měl mít každý výkonný asistent.

organizační dovednosti

organizační dovednosti jsou jednou z klíčových silných stránek výkonného asistenta. Asistenti na vysoké úrovni žonglují s mnoha úkoly a velkým množstvím informací. Bez řádného systému mohou asistenti snadno zaostávat, zmeškat termíny nebo ztratit přehled o důležitých detailech. Organizovaný asistent může rychle najít odpovědi a udržuje operace plynulé. Tito jedinci jsou klidnější, efektivnější a vypadají kompetentnější.

můžete zlepšit své organizační schopnosti pomocí softwaru pro řízení projektů nebo čtením knih o řízení projektů.

Multitasking

málokdy má výkonný asistent svobodu pohybovat se klidným tempem a soustředit se na jednu misi najednou. Kvalifikovaní asistenti musí být multitaskery, připraveni se otočit v okamžiku, kdy nastane naléhavá potřeba. Poté musí obnovit předchozí úkol, když krize skončí. Tento posun se často vyskytuje mnohokrát po celý den. Problémy se prezentují a kolegové mají otázky. Telefony zvoní, plány se mění. Důvtipní výkonní asistenti musí přerušit krok a naučit se efektivně upřednostňovat.

podívejte se na tento seznam zaostřovacích knih, abyste tuto dovednost rozvinuli.

řízení času

řízení času je jednou z nejdůležitějších kompetencí výkonného asistenta. Povinnosti asistentů bývají časově citlivé. Zůstat soustředěný a plnit úkoly včas je zásadní pro úspěch v práci. Nemluvě, výkonní asistenti dostávají stabilní toky práce a mohou snadno zaostávat, pokud nezůstanou na vrcholu úkolů.

dobré dovednosti v oblasti řízení času udržují operace plynulé a snižují úroveň stresu. Asistenti potřebují dobrý pocit, která pracovní místa mají upřednostňovat, a kolik času věnovat každému úsilí. Když úkol trvá déle, než se očekávalo, dobří asistenti vědí, kdy požádat o pomoc nebo delegovat práci na spoluhráče.

také schopní asistenti vědí, jak vyřezat efektivní pracovní postupy a nastavit hranice. Pokud výkonní asistenti během pracovního dne neprobíhají povinnostmi, pak se mohou ocitnout v práci pozdě nebo přepracovaní. Aby se zabránilo vyhoření, inteligentní asistent zůstává soustředěný během pracovní doby a odpojuje se na konci dne a reaguje pouze na mimořádné události po hodinách.

zde je seznam nejlepších knih o řízení času.

můžete spravovat svůj plán s time keeping software.

komunikační dovednosti

komunikační dovednosti jsou pro výkonné asistenty zásadní. Za prvé, asistenti musí vědět, jak profesionálně mluvit a psát vedoucím pracovníkům, obchodním partnerům a klientům na vysoké úrovni. Gramatika je zásadní, stejně jako konvence psaní. Asistenti by například měli vědět, jak správně formátovat formální obchodní dopis, a měli by před odesláním e-mailů třikrát zkontrolovat pravopis.

tón je také důležitý. Důvtipní asistenti vědí, kdy udeřit osobnějším a přátelštějším tónem a které situace vyžadují přísnou formalitu. Délka a médium by měly být také vhodné. Pro menší zprávy může stačit zmínka nebo poznámka, zatímco větší oznámení nebo problémy si zaslouží podrobný e-mail nebo formální zprávu.

výkonní asistenti by také měli být schopni dát pokyny. Špičkoví asistenti často dohlížejí na další administrativní asistenty a koordinují oddělení na speciálních projektech. Tyto povinnosti vyžadují schopnost dávat jasné pokyny a komunikovat s respektem se zaměstnanci.

můžete hrát slovní zásobu hry pro zlepšení vaší komunikace.

zadávání dat

zadávání dat je jednou z nejžádanějších technických dovedností pro výkonné tajemníky. Vedení záznamů je jednou z klíčových funkcí asistentů. Výkonní tajemníci často pořizují a upravují zápisy ze schůzky, údržba databází, a spravovat evidenční systémy. Tito jedinci musí být schopni zadávat informace s vysokou rychlostí a přesností. Musí také vědět, jak rychle načíst data.

základní technologické dovednosti jsou také užitečné. V dokonalém světě, IT oddělení by odpovědělo na hovor pokaždé, když se tabulka zvrtla. V realitě, problémy často vyžadují čas na diagnostiku a opravu. Výjimeční asistenti jsou schopni mezitím najít funkční řešení, aby zajistili přístup k důležitým datům.

lidé dovednosti

lidé dovednosti jsou naprosto nezbytné pro výkonné asistenty. Každý den asistenti komunikují s desítkami lidí, uvnitř i vně organizace, digitálně, telefonicky a osobně. Vyniknout v práci, výkonní asistenti musí rozvíjet vztahy s mnoha z těchto lidí. Asistenti často musí žádat o laskavosti, a mít vztah je velký rozdíl. Lidé jsou více nakloněni podat ruku příjemným jednotlivcům. Extra body, pokud asistent pomohl potenciálnímu pomocníkovi v minulosti, nebo si pamatuje osobní údaje, jako jsou jména dětí nebo nedávné dovolené.

a co je nejdůležitější, osobní asistenti musí rozvíjet pozitivní vztahy se svými vedoucími pracovníky. Nejlepší výkonní asistenti jsou sympatičtí, ale tvrdí. Mohou říct, kdy vyzvat šéfa a kdy se smířit. Vědí, kdy odlehčit náladu a kdy zůstat vážní. Jsou přátelští s šéfem, aniž by překročili hranice. Vedoucí pracovníci mají tyto jednotlivce rádi a respektují je.

také skvělí výkonní asistenti budují vztahy s vnitřním kruhem výkonného ředitele, včetně rodiny šéfa a nejbližších kolegů.

můžete rozvíjet své dovednosti lidí čtením HR knih.

přesvědčování

výkonní asistenti musí být stejně zběhlí v umění dohody jako vedoucí pracovníci. Možná potřebují získat vyprodané vstupenky na koncert pro šéfa nebo vyjednat slevu na stravování. Možná, že asistent potřebuje najmout Výbor pro zřízení události nebo získat kolegy na palubě s velkou změnou společnosti. Přesvědčovací dovednosti tiché disidenty, vyhrát nad rádoby spolupracovníky, zajistit zvláštní laskavosti, a udržet operace běží hladce.

řešení problémů

výkonní asistenti jsou experti na řešení problémů. Vedoucí pracovníci často získávají pomoc asistentů při řešení problémů, které nemají čas ani šířku pásma k nápravě. Lidé neustále upozorňují na problémy výkonné moci, a šéf nemusí mít čas vypořádat se s každým škytavkem.

tyto překážky sahají od světských, jako je nalezení nového dodavatele inkoustu do tiskárny, až po neobvyklé, jako je sledování tabletu, který zůstal v letadle během služební cesty. Asistenti často čelí více překážkám nebo zírají na podivné problémy. Out-of-the-box, imaginativní myšlení je nezbytné k vyřešení těchto problémů. Schopnost navrhovat alternativní řešení a přemýšlet na nohou je rozhodující pro výkonné asistenty, kteří se zabývají každodenními křivkami.

můžete udělat řešení problémů hry a aktivity ke zlepšení.

klid

schopnost zůstat v klidu ve stresových situacích je jednou z nejdůležitějších kvalifikací výkonného tajemníka. Vedoucí pracovníci, kteří se zabývají organizačními krizemi, často vyzývají asistenty k pomoci. Výsledkem je, že výkonní asistenti se zabývají situacemi s vysokými sázkami.

i světské pracovní situace se však mohou stát stresujícími. Například, možná šéf zmešká svůj let kvůli provozu, nebo zpoždění při rezervaci večeře až do poslední chvíle. Možná rozrušený kolega požaduje, aby viděl šéfa, a odvzdušňuje frustrace asistenta. Možná je denní program jednoduše nabitý a asistent se obává, že vše dokončí. Nebo možná šéf má špatný den a je pichlavý.

bez ohledu na to, jak stresující je situace, dobří výkonní asistenti nepropadají panice. Zůstanou v klidu, vymyslí řešení a nenechají nikoho vidět, jak se potí.

rozhodování

výkonní asistenti dělají desítky rozhodnutí každý den. Ačkoli manažeři někdy dávají asistentům úkoly nebo úkoly, často existuje malý dohled a směr. Role bývá nezávislá a samořízená. Výkonní asistenti vědí, co musí udělat, a musí se rozhodnout, jak nejlépe plnit úkoly.

někdy musí osobní asistenti činit časově citlivá rozhodnutí, když vedoucí pracovníci nejsou poblíž. Nejlepší asistenti chápou limity svých pravomocí a vědí, kdy zavolat a podepsat rozhodnutí sami a kdy vystopovat šéfa.

můžete zlepšit své rozhodovací schopnosti čtením knih o řízení projektů.

technický důvtip

někteří vedoucí pracovníci kupují nejnovější zařízení, zatímco jiní rock palm piloti z 90. let. někteří vůdci pořádají setkání ve virtuální realitě, zatímco jiní peck při psaní na klávesnici. Ať tak či onak, asistenti musí zůstat aktuální v technologii. Ve skutečnosti, pokud jsou šéfové technologicky pozadu, je ještě důležitější, aby asistent byl technicky zdatný. Když šéf potřebuje získat heslo k účtu propojenému s telefonním číslem, které neměl tři roky, jeho asistent bude ten, kdo telefonuje s technickou podporou.

osobní asistenti by měli mít alespoň základní dovednosti sady Google nebo sady Microsoft Office. Asistenti by měli psát více než 70 slov za minutu, být schopni se rychle naučit nový software a být spokojeni s e-mailovým a internetovým výzkumem. Je také moudré seznámit se s telefonním a notebookovým operačním systémem šéfa, protože asistent může v určitém okamžiku potřebovat řešení problémů.

houževnatost

houževnatost a štěrk jsou pro výkonné asistenty důležité vlastnosti. Manažeři jsou velmi konkrétní, a některé jsou vyloženě pichlavé. I s velkým šéfem se asistenti budou pravidelně zabývat obtížnými lidmi a náročnými situacemi. Odolnost je klíčem k udržení v pozici. Výkonní asistenti se musí odrazit od neúspěchů a špatných dnů. Po vyslechnutí opakovaných ne musí přetrvávat nebo se otáčet. může být těžké vybudovat silnou kůži a toleranci, ale v této roli je nutné zvětrávání zklamání a protivenství.

diskrétnost

výkonní asistenti se zabývají důvěrnými informacemi a choulostivými situacemi a diskrétnost je nutností. Asistenti musí jednat takt a zachovávat důvěrnost. Neměli by informace předávat jiným oddělením, úmyslně ani jinak. Drby nepřichází v úvahu. Konverzace ze schůzky by se neměly proměnit v rozhovory v místnosti. Asistenti by si také měli být vědomi toho, kde nechávají citlivé dokumenty nebo odstupují od svých počítačových obrazovek, aniž by nejprve zavřeli okna.

osobní asistenti mají tendenci být zasvěceni do podrobností o domácím životě šéfa. Asistent může být blíže rodině šéfa než ostatní zaměstnanci a musí pochopit, že se jedná o privilegium. Asistenti by měli posoudit a respektovat hranice svého výkonného ředitele mimo práci.

například, pokud existuje lékařská pohotovost s dětmi šéfa, která vyžaduje zrušení schůzky, pak by asistent měl určit, kolik informací má prozradit. Jednoduché „musel odejít brzy,“ může stačit, nebo „lékařská pohotovost“ , pokud je host důležitý. Říkat „malému Billymu prasklo slepé střevo“ je asi nevhodné. Dobrý asistent chrání soukromí šéfa, i když kolegové pry.

koordinace událostí

koordinace událostí je cenná dovednost mít jako výkonný asistent. Ne popis práce každého asistenta zahrnuje plánování večírků a akcí, ale stále existují situace, kdy se tyto dovednosti hodí. Například, možná asistent potřebuje objednat stravování na zasedání správní rady. Nebo možná asistent potřebuje posunout pořadí harmonogramu na ústupu společnosti, protože hlavní řečník ještě nedorazil.

schopnost zkoumat dodavatele, volat, vyjednávat ceny, najímat pomocníky, psát běh show, zdobit a starat se o drobné detaily se hodí, když jste pravou rukou výkonného pracovníka, který možná bude muset hodit událost.

proces plánování může být bezproblémový, pokud používáte software pro správu událostí.

vedení

nejen, že jsou osobní asistenti pravou rukou výkonného ředitele, jsou také vůdci v jejich vlastní pravý. Výkonní asistenti často dohlížejí na administrativní asistenty nebo vedou speciální projekty. Také sami spravují a stanovují své vlastní cíle a pracovní postupy. Vůdčí schopnosti pomáhají výkonným asistentům mít vlastnictví nad jejich rolemi. Schopnost převzít iniciativu, dávat pokyny a být zodpovědný za výsledky slouží asistentům dobře.

o vedení se můžete dozvědět z leadership books.

pozornost na Detail

pozornost na detail je jednou z nejdůležitějších dovedností osobního asistenta. Vedení a jejich vnitřní kruhy mají velká očekávání. Zatímco překlep nemusí být velký problém v nižších pozicích, chyby mohou mít složené důsledky na vyšších úrovních. Například, chybné napsání jména se nemusí zdát jako velký problém. Nicméně, chybné napsání jména potenciálního klienta nebo jména člena představenstva by mohlo znamenat neúctu a kyselý vztah. Nesprávné umístění důležitého kusu pošty může vést k soudnímu řízení. I když nedojde k nejhoršímu scénáři, chyby vypadají neprofesionálně.

vedoucí pracovníci jsou zaneprázdněni a často spěchají. Výkonní asistenti jsou poslední obrannou linií proti chybám. Je na asistentech na vysoké úrovni, aby dvakrát zkontrolovali každý detail, trojnásobně zkontrolovali každý dokument a zajistili úplnou přesnost.

přizpůsobivost

změna je konstantní, zejména v dnešním podnikatelském prostředí. Povinnosti výkonného asistenta se často mění ze dne na den v nejstabilnějších časech. Někdy asistenti potřebují změnit kurz v polovině úkolu. Skvělí asistenti jsou poddajní, dostupní a ochotní vyzkoušet nové přístupy kvůli experimentování.

jako první členové týmu, kteří slyší o významných rozhodnutích, jsou výkonní asistenti často v první linii organizačních změn. Přijetím pozitivního přístupu mohou asistenti vést poplatek a přesvědčit spolupracovníky, aby se těmto změnám přizpůsobili. Mohou také vyjádřit obavy a sentiment výkonné moci.

především skvělí výkonní asistenti berou změny v kroku a jsou zřídka vyhozeni shakeupy do svých rutin. Ve skutečnosti, nejlepší asistenti vítají a přijímají změnu, vychutnávat si schopnost postavit se výzvě.

můžete rozvíjet schopnosti přizpůsobivosti hraním improvizačních her.

očekávání

dobří výkonní asistenti reagují na požadavky šéfa. Velcí výkonní asistenti tyto požadavky předvídají a již mají připravená řešení. Například, mít seznam kontaktů pro účastníky schůzky a kontaktovat pozdní příjezdy. Nebo mít pár možností oběda po ruce v den, kdy má výkonný ředitel schůzky zády k sobě. Očekávání je nevysloveným požadavkem na práci. Role je o poskytování potřeb výkonného a součástí práce je určování a předvídání těchto potřeb.

pokora

pokora je jednou z nejdůležitějších vlastností výkonných asistentů. Výkonní asistenti mají zákulisní roli. Posláním asistenta je pomoci svému šéfovi uspět a vypadat kompetentně. Uznání je hezké, ale asistenti by neměli očekávat nadměrné poděkování. Tito členové týmu by také neměli poukazovat na to, jak bezmocný je jejich šéf bez nich. Nejlepší výkonní asistenti provozují show, aniž by vstoupili do centra pozornosti. Jsou jako jevištní ruce, pobíhají po zákulisí, aby umožnily hvězdě zářit na středovém pódiu.

asistenti na vysoké úrovni by měli být kompetentní, ale ne nafoukaní. Spárování vysokého výkonu s pokorou není snadný úkol, přesto je to naprosto nezbytné. Skvělí výkonní asistenti mají důvěru ve své schopnosti, přesto si udržují atmosféru skromnosti. Jsou důležité, ale nejsou důležité. Tato schopnost pokory jim dobře slouží v roli a pomáhá jim lépe vycházet s šéfy a kolegy.

závěr

výkonní asistenti mají zřídka nudné práce. Povinnosti sahají daleko za odpovídání na telefony nebo organizování souborů. Ve skutečnosti, asistenti obstarávají širokou škálu potřeb a zvládají mnoho různých okolností, mnoho z nich nad rámec běžných popisů práce.

nejlepší osobní asistenti jsou jacks-of-all-trades, přesto existuje základní sada dovedností, které pomáhají jednotlivcům vyniknout v roli. Pokud máte atributy v tomto článku, pak můžete mít budoucnost jako výkonný asistent. Pokud ne, nikdy se nebojte, můžete procvičit a zvládnout kompetence potřebné k tomu, abyste se stali tajnou zbraní vaší organizace.

dále se podívejte na náš seznam nástrojů executive assistant, tuto příručku k executive team building a Tuto s nástroji pro online spolupráci.

FAQ: dovednosti výkonného asistenta

zde jsou odpovědi na běžné otázky týkající se dovedností výkonného asistenta.

co dělá výkonný asistent?

výkonný asistent poskytuje administrativní podporu vysoce postaveným vedoucím pracovníkům, jako jsou prezidenti společnosti, generální ředitelé a členové C-suite. Tito asistenti koordinují schůzky, sjednávají schůzky, řídí harmonogram šéfa, odpovídají na telefony, zajišťují cestování, připravují a podávají důležité dokumenty a podle potřeby provádějí další základní úkoly. Odpovědnosti a rozsah práce se mohou lišit v závislosti na společnosti a výkonné moci. Výkonní asistenti často dohlížejí na ostatní administrativní asistenty a vedou speciální projekty v rámci organizace.

jaké jsou dovednosti výkonného asistenta?

dovednosti výkonného asistenta jsou kompetence, které umožňují osobním asistentům vykonávat na vysoké úrovni. Příklady ideálních dovedností osobního asistenta zahrnují houževnatost, diskrétnost a řešení problémů.

jaké jsou tři nejlepší dovednosti výkonného asistenta?

první tři dovednosti výkonného asistenta jsou přizpůsobivost, dovednosti lidí a organizace.

jak rozvíjíte dovednosti výkonného asistenta?

nejjistějším způsobem, jak rozvíjet dovednosti výkonného asistenta, je sloužit jako osobní asistent. Většina EA se učí a zdokonaluje své řemeslo v práci. Pokud však chcete zlepšit své dovednosti osobního asistenta, abyste mohli nakonec přistát na vyšší pozici, můžete si přečíst knihy, absolvovat online kurzy nebo sledovat výuková videa a procvičovat konverzace. Můžete také absolvovat online testy psaní a cvičit s kancelářským softwarem.

PS: stiskněte „CTRL + D „nebo“ Command + D “ pro záložku této stránky pro aktualizace.

Sdílet tento článek: