19 Compétences essentielles d’Assistant Exécutif pour 2021

Vous avez découvert notre liste des meilleures compétences d’assistant exécutif.

Les compétences des assistants de direction sont des qualités et des capacités qui aident les assistants de haut niveau à s’épanouir dans leurs postes. Des exemples de ces compétences incluent la capacité multitâche, les compétences décisionnelles et la gestion du temps. Les assistants de direction sont également communément appelés EA, secrétaires de direction et assistants personnels.

Vous pouvez apprendre ces compétences à partir de livres d’assistants de direction et les remercier lors de la Journée des professionnels de l’administration virtuelle.

Cet article contient:

• points forts de l’assistant de direction
• compétences de l’assistant de direction
• compétences techniques pour les secrétaires de direction
• qualifications du secrétaire de direction
• compétences de l’assistant personnel

Voici tout ce que vous devez savoir.

Liste des compétences de l’assistant de direction

De la persuasion à l’attention aux détails, voici une liste des compétences que chaque assistant de direction devrait posséder.

Compétences organisationnelles

Les compétences organisationnelles sont l’une des principales forces des adjoints de direction. Les assistants de haut niveau jonglent avec de nombreuses tâches et de grandes quantités d’informations. Sans système ordonné, les assistants peuvent facilement prendre du retard, manquer des délais ou perdre la trace de détails importants. L’assistant organisé peut trouver des réponses rapidement et assure le bon déroulement des opérations. Ces personnes sont plus calmes, plus efficaces et semblent plus compétentes.

Vous pouvez améliorer vos compétences organisationnelles avec un logiciel de gestion de projet ou en lisant des livres sur la gestion de projet.

Multitâche

Un assistant de direction a rarement la liberté de se déplacer tranquillement et de se concentrer sur une mission à la fois. Les assistants qualifiés doivent être multitâches, prêts à pivoter à tout moment lorsqu’un besoin urgent se fait sentir. Ensuite, ils doivent reprendre la tâche précédente à la fin de la crise. Souvent, ce changement se produit plusieurs fois tout au long de la journée. Les problèmes se présentent et les collègues ont des questions. Les téléphones sonnent, les plans changent. Les assistants de direction avertis doivent prendre des interruptions dans la foulée et apprendre à hiérarchiser efficacement.

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Gestion du temps

La gestion du temps est l’une des compétences les plus importantes des assistants de direction. Les tâches des assistants ont tendance à être sensibles au temps. Rester concentré et accomplir les tâches à temps est crucial pour la réussite au travail. Sans oublier que les assistants exécutifs reçoivent des flux de travail réguliers et peuvent facilement prendre du retard s’ils ne restent pas au top des affectations.

De bonnes compétences en gestion du temps assurent le bon déroulement des opérations et réduisent les niveaux de stress. Les assistants ont besoin d’une bonne idée des emplois à prioriser et du temps à consacrer à chaque entreprise. Lorsqu’une tâche prend plus de temps que prévu, les bons assistants savent quand demander de l’aide ou déléguer le travail à un coéquipier.

De plus, les assistants compétents savent comment créer des flux de travail efficaces et définir des limites. Si les assistants de direction ne font pas le tour des responsabilités au cours de la journée de travail, ils peuvent se retrouver à travailler tard ou à travailler en surcharge de travail. Pour éviter l’épuisement professionnel, l’assistant intelligent reste concentré pendant les heures de travail et se débranche en fin de journée, ne répondant qu’aux urgences après les heures de travail.

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Compétences en communication

Les compétences en communication sont cruciales pour les assistants de direction. Tout d’abord, les assistants doivent savoir parler et écrire professionnellement aux dirigeants, aux partenaires commerciaux et aux clients de haut niveau. La grammaire est cruciale, tout comme les conventions d’écriture. Par exemple, les assistants doivent savoir comment formater correctement une lettre d’affaires officielle et doivent triple vérifier l’orthographe avant d’envoyer des e-mails.

Le ton est également important. Les assistants avertis savent quand adopter un ton plus personnel et amical et quelles situations nécessitent une formalité stricte. La longueur et le milieu devraient également être appropriés. Une mention de passage ou un mémo peut suffire pour des nouvelles moins importantes, tandis que des annonces ou des problèmes plus importants méritent un e-mail détaillé ou un rapport officiel.

Les assistants de direction devraient également être en mesure de donner des directives. Les assistants supérieurs supervisent souvent d’autres assistants administratifs et coordonnent les départements sur des projets spéciaux. Ces responsabilités exigent la capacité de donner des instructions claires et de communiquer respectueusement avec le personnel.

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Saisie des données

La saisie des données est l’une des compétences techniques les plus souhaitables pour les secrétaires exécutifs. La tenue de registres est l’une des fonctions clés des assistants. Les secrétaires exécutifs prennent et modifient souvent les procès-verbaux des réunions, entretiennent les bases de données et gèrent les systèmes de classement. Ces personnes doivent être en mesure de saisir des informations avec un degré élevé de rapidité et de précision. Ils doivent également savoir récupérer des données rapidement.

Les compétences technologiques de base sont également utiles. Dans un monde parfait, le service informatique répondait à l’appel chaque fois qu’une feuille de calcul devenait bancale. En réalité, les problèmes prennent souvent du temps à diagnostiquer et à résoudre. Des assistants exceptionnels sont en mesure de trouver des solutions pratiques entre-temps pour s’assurer que les données importantes sont accessibles.

Compétences humaines

Les compétences humaines sont absolument essentielles pour les assistants de direction. Chaque jour, les assistants interagissent avec des dizaines de personnes, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, numériquement, au téléphone et en personne. Pour exceller dans le travail, les assistants de direction doivent développer des relations avec bon nombre de ces personnes. Les assistants doivent souvent demander des faveurs, et avoir un rapport fait une grande différence. Les gens sont plus enclins à donner un coup de main à des personnes agréables. Points supplémentaires si l’assistant a aidé l’assistant potentiel dans le passé, ou se souvient de détails personnels tels que les noms des enfants ou les vacances récentes.

Plus important encore, les assistants personnels doivent développer des relations positives avec leurs cadres. Les meilleurs assistants de direction sont agréables mais difficiles. Ils peuvent dire quand défier le patron et quand acquiescer. Ils savent quand alléger l’ambiance et quand rester sérieux. Ils sont amicaux avec le patron sans franchir les limites. Les cadres aiment et respectent ces personnes.

De plus, d’excellents assistants de direction établissent des relations avec le cercle restreint de l’exécutif, y compris la famille du patron et les collègues les plus proches.

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Persuasion

Les assistants de direction doivent être aussi habiles à l’art du deal que les cadres. Peut-être qu’ils doivent marquer des billets de concert à guichets fermés pour le patron, ou négocier une réduction sur la restauration. Peut-être que l’assistant a besoin de recruter un comité pour organiser un événement ou de faire participer des collègues à un grand changement d’entreprise. Les compétences de persuasion apaisent les dissidents, séduisent les futurs collaborateurs, obtiennent des faveurs spéciales et assurent le bon déroulement des opérations.

Résolution de problèmes

Les assistants de direction sont des experts en résolution de problèmes. Les cadres font souvent appel à des assistants pour relever des défis auxquels ils n’ont ni le temps ni la bande passante pour remédier. Les gens portent constamment les problèmes à l’attention de l’exécutif, et le patron n’a peut-être pas le temps de faire face à chaque hoquet.

Ces obstacles vont du banal, comme trouver un nouveau fournisseur d’encre pour imprimante, à l’inhabituel, comme retrouver une tablette laissée dans un avion lors d’un voyage d’affaires. Souvent, les assistants font face à de multiples obstacles ou observent des problèmes étranges. Une pensée imaginative prête à l’emploi est nécessaire pour résoudre ces problèmes. La capacité de proposer des solutions alternatives et de penser debout est essentielle pour les assistants de direction qui s’occupent des courbures quotidiennes.

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Sang-froid

La capacité de rester calme dans des situations stressantes est l’une des qualifications de secrétaire exécutif les plus importantes. Les cadres qui font face à des crises organisationnelles font souvent appel à des assistants pour les aider. En conséquence, les assistants de direction se retrouvent à faire face à des situations à enjeux élevés.

Même les situations de travail banales peuvent devenir stressantes. Par exemple, peut-être que le patron rate son vol à cause du trafic, ou retarde la réservation d’un dîner jusqu’à la dernière minute. Peut-être qu’un collègue contrarié exige de voir le patron et évacue les frustrations de l’assistant. Peut-être que l’agenda de la journée est tout simplement chargé et que l’assistant s’inquiète de tout finir. Ou peut-être que le patron a une mauvaise journée et est épineux.

Quelle que soit la situation stressante, les bons assistants de direction ne paniquent pas. Ils restent calmes, trouvent une solution et ne laissent personne les voir transpirer.

Prise de décision

Les assistants exécutifs prennent des dizaines de décisions chaque jour. Bien que les cadres donnent parfois des tâches ou des affectations aux assistants, il y a souvent peu de supervision et de directives. Le rôle tend à être indépendant et autoguidé. Les assistants de direction savent ce qu’ils doivent faire et doivent décider de la meilleure façon d’accomplir les tâches.

Parfois, les assistants personnels doivent prendre des décisions urgentes lorsque les cadres ne sont pas là. Les meilleurs assistants comprennent les limites de leurs pouvoirs et savent quand passer l’appel et signer eux-mêmes une décision, et quand retrouver le patron.

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Technical savvy

Certains cadres achètent les appareils les plus récents, tandis que d’autres piquent des pilotes de palm des années 90. Certains dirigeants organisent des réunions en réalité virtuelle, tandis que d’autres picorent en tapant sur leur clavier. De toute façon, les assistants doivent rester au courant de la technologie. En fait, si les patrons sont en retard sur le plan technologique, il est encore plus important pour un assistant d’être technophile. Lorsque le patron a besoin de récupérer un mot de passe pour un compte lié à un numéro de téléphone qu’il n’a pas eu depuis trois ans, son assistant sera celui au téléphone avec le support technique.

Au minimum, les assistants personnels doivent posséder les compétences de base de la suite Google ou de la suite Microsoft Office. Les assistants doivent taper plus de 70 mots par minute, être en mesure d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels et être à l’aise avec les e-mails et les recherches sur Internet. Il est également sage de se familiariser avec le système d’exploitation du téléphone et de l’ordinateur portable du patron, car l’assistant peut avoir besoin de dépanner à un moment donné.

Ténacité

La ténacité et le grain sont des caractéristiques importantes que les assistants exécutifs doivent posséder. Les cadres sont très particuliers, et certains sont carrément épineux. Même avec un grand patron, les assistants s’occuperont régulièrement de personnes difficiles et de situations difficiles. La résilience est la clé pour durer dans le poste. Les assistants de direction doivent rebondir après les échecs et les mauvais jours. Ils doivent persister ou pivoter après avoir entendu des non répétés. Il peut être difficile de développer une peau épaisse et une tolérance, mais résister à la déception et à l’adversité est un must dans ce rôle.

Discrétion

Les assistants de direction traitent des informations confidentielles et des situations délicates, et la discrétion est indispensable. Les assistants doivent agir avec tact et maintenir la confidentialité. Ils ne doivent pas divulguer d’informations à d’autres ministères, intentionnellement ou autrement. Les ragots sont hors de question. Les conversations de réunion ne doivent pas se transformer en conversations de salle de pause. Les assistants doivent également savoir où ils laissent des documents sensibles ou s’éloigner de leurs écrans d’ordinateur sans fermer d’abord les fenêtres.

Les assistants personnels ont tendance à être au courant des détails sur la vie familiale du patron. L’assistant peut être plus proche de la famille du patron que les autres employés et doit comprendre que c’est un privilège. Les assistants doivent évaluer et respecter les limites de leur cadre en dehors du travail.

Par exemple, s’il y a une urgence médicale avec les enfants du patron qui nécessite l’annulation d’une réunion, l’assistant doit déterminer la quantité d’informations à divulguer. Un simple « départ anticipé » peut suffire ou une « urgence médicale » si l’invité est important. Dire « l’appendice du petit Billy a éclaté » est probablement inapproprié. Un bon assistant protège la vie privée du patron, même si ses collègues font levier.

Coordination d’événements

La coordination d’événements est une compétence précieuse à avoir en tant qu’assistant exécutif. La description de travail de tous les assistants ne comprend pas la planification de fêtes et d’événements, mais il existe encore des situations où ces compétences sont utiles. Par exemple, l’assistant doit peut-être commander un traiteur pour une réunion du conseil d’administration. Ou peut-être que l’assistant doit modifier l’ordre du calendrier lors d’une retraite d’entreprise car le conférencier principal n’est pas encore arrivé.

Pouvoir rechercher des fournisseurs, passer des appels, négocier des prix, recruter des assistants, écrire une série de spectacles, décorer et s’occuper de petits détails est pratique lorsque vous êtes le bras droit d’un dirigeant qui pourrait avoir besoin de lancer un événement.

Le processus de planification peut être plus fluide si vous utilisez un logiciel de gestion d’événements.

Leadership

Non seulement les assistants personnels sont le bras droit de l’exécutif, mais ils sont également des leaders à part entière. Les assistants exécutifs supervisent souvent les assistants administratifs ou dirigent des projets spéciaux. Ils s’autogèrent également et établissent leurs propres objectifs et flux de travail. Les compétences en leadership aident les adjoints de direction à s’approprier leurs rôles. La capacité de prendre des initiatives, de donner des instructions et d’être responsable des résultats sert bien les assistants.

Vous pouvez en apprendre davantage sur le leadership à partir de livres sur le leadership.

Attention aux détails

L’attention aux détails est l’une des compétences les plus critiques de l’assistant personnel. Les cadres et leur entourage ont des attentes élevées. Alors qu’une faute de frappe peut ne pas être un gros problème dans les positions inférieures, les erreurs peuvent avoir des conséquences aggravantes aux niveaux supérieurs. Par exemple, une faute d’orthographe d’un nom peut ne pas sembler un gros problème. Cependant, une mauvaise orthographe du nom d’un client potentiel ou du nom d’un membre du conseil d’administration pourrait exprimer un manque de respect et envenimer la relation. Égarer un courrier important peut entraîner un procès. Même si le pire des cas ne se produit pas, les erreurs ne semblent pas professionnelles.

Les cadres sont occupés et souvent pressés. Les assistants de direction sont la dernière ligne de défense contre les erreurs. Il appartient aux assistants de haut niveau de vérifier chaque détail, de vérifier trois fois chaque document et d’assurer une précision totale.

Adaptabilité

Le changement est constant, en particulier dans le paysage commercial actuel. Les fonctions d’adjoint de direction changent souvent au jour le jour dans les moments les plus stables. Parfois, les assistants doivent changer de cap à mi-tâche. Les grands assistants sont souples, disponibles et prêts à essayer de nouvelles approches pour des raisons d’expérimentation.

En tant que premiers membres de l’équipe à entendre parler de décisions importantes, les adjoints de direction sont souvent en première ligne des changements organisationnels. En adoptant une attitude positive, les assistants peuvent mener la charge et convaincre leurs collègues de s’adapter à ces changements. Ils peuvent également transmettre des préoccupations et des sentiments à l’exécutif.

Par-dessus tout, les grands assistants exécutifs prennent le changement dans la foulée et sont rarement rejetés par des secousses dans leurs routines. En fait, les meilleurs assistants accueillent et embrassent le changement, savourant la capacité de relever le défi.

Vous pouvez développer des compétences d’adaptabilité en jouant à des jeux d’improvisation.

Anticipation

De bons assistants de direction répondent aux demandes du patron. D’excellents assistants de direction anticipent ces demandes et ont déjà des solutions prêtes. Par exemple, avoir une liste de contacts pour les préposés aux réunions et contacter les arrivées tardives. Ou avoir quelques options de livraison de déjeuner à portée de main un jour où l’exécutif a des réunions consécutives. L’anticipation est une exigence tacite du travail. Le rôle consiste à répondre aux besoins d’un cadre, et une partie du travail consiste à identifier et à prédire ces besoins.

Humilité

L’humilité est l’un des traits les plus importants pour les assistants de direction. Les assistants exécutifs ont un rôle dans les coulisses. La mission de l’assistant est d’aider son patron à réussir et à paraître compétent. La reconnaissance est agréable, mais les assistants ne doivent pas s’attendre à des remerciements excessifs. Ces membres de l’équipe ne devraient pas non plus souligner à quel point leur patron est impuissant sans eux. Les meilleurs assistants exécutifs dirigent le spectacle sans entrer sous les projecteurs. Ils sont comme des mains de scène, courant dans les coulisses pour permettre à l’étoile de briller sur la scène centrale.

Les assistants de haut niveau doivent être compétents, mais pas arrogants. Associer haute performance et humilité n’est pas une tâche facile, mais c’est absolument nécessaire. Les grands assistants exécutifs ont confiance en leurs capacités, tout en conservant un air de modestie. Ils sont importants mais pas auto-importants. Cette capacité d’humilité les sert bien dans le rôle et les aide à mieux s’entendre avec les patrons et les collègues.

Conclusion

Les assistants exécutifs ont rarement des emplois ennuyeux. Les tâches vont bien au-delà de répondre aux téléphones ou d’organiser des fichiers. En fait, les assistants répondent à un large éventail de besoins et gèrent de nombreuses circonstances différentes, dont beaucoup dépassent le cadre des descriptions de travail normales.

Les meilleurs assistants personnels sont des valets de tous les métiers, mais il existe un ensemble de compétences de base qui aident les individus à exceller dans le rôle. Si vous possédez les attributs de cet article, vous pourriez avoir un avenir en tant qu’assistant exécutif. Sinon, n’ayez crainte, vous pourrez vous entraîner et maîtriser les compétences nécessaires pour devenir l’arme secrète de votre organisation.

Ensuite, consultez notre liste d’outils pour les adjoints de direction, ce guide pour le renforcement de l’équipe de direction et celui-ci avec des outils de collaboration en ligne.

FAQ: Compétences de l’assistant exécutif

Voici les réponses aux questions courantes sur les compétences de l’assistant exécutif.

Que fait un assistant de direction?

Un assistant de direction fournit un soutien administratif aux dirigeants de haut rang tels que les présidents d’entreprise, les PDG et les membres de la direction. Ces assistants coordonnent les réunions, organisent les rendez-vous, gèrent l’emploi du temps du patron, répondent aux téléphones, organisent les déplacements, préparent et classent les documents importants et effectuent d’autres tâches essentielles si nécessaire. Les responsabilités et la portée du travail peuvent varier en fonction de l’entreprise et de la direction. Les assistants exécutifs supervisent souvent les autres assistants administratifs et dirigent des projets spéciaux au sein de l’organisation.

Quelles sont les compétences d’assistant exécutif?

Les compétences des assistants de direction sont des compétences qui permettent aux assistants personnels de performer à des niveaux élevés. Des exemples de compétences d’assistant personnel idéales incluent la ténacité, la discrétion et la résolution de problèmes.

Quelles sont les trois principales compétences d’un assistant de direction?

Les trois principales compétences d’un assistant de direction sont l’adaptabilité, les compétences humaines et l’organisation.

Comment développez-vous vos compétences d’assistant de direction?

Le moyen le plus sûr de développer les compétences d’assistant de direction est de servir d’assistant personnel. La plupart des EA apprennent et perfectionnent leur métier sur le tas. Cependant, si vous souhaitez améliorer vos compétences d’assistant personnel afin de pouvoir éventuellement décrocher un poste plus élevé, vous pouvez lire des livres, suivre des cours en ligne ou regarder des vidéos de didacticiels et pratiquer des conversations. Vous pouvez également passer des tests de dactylographie en ligne et vous entraîner avec un logiciel de bureau.

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