Un Guide complet pour planifier une conférence ou un Congrès réussi

La planification d’une conférence peut être une entreprise passionnante car vous avez hâte de créer un événement enrichissant pour tous ceux qui y assistent. Il y a généralement beaucoup de tâches à jongler, une planification minutieuse aidant à rendre l’ensemble du processus plus transparent et, par conséquent, plus agréable pour toutes les personnes impliquées dans la planification.

Choisissez le meilleur Centre de conférence pour votre type d’événement

Il existe une grande variété de conférences et de conventions, allant de celles destinées à une entreprise ou à un secteur spécifique à celles ouvertes à un public plus large. Il existe des conventions privées et ouvertes au public, dans un éventail de tailles — bien que ces types d’événements, en général, soient plus importants qu’une réunion d’entreprise typique.

Quelles que soient les spécificités de votre conférence ou convention, le plus important est de créer un événement qui atteint ou dépasse vos objectifs pour l’événement d’entreprise et satisfait les participants à la conférence.

Liste de contrôle pour la planification de la conférence

La planification de ce type d’événement commence souvent au moins un an à l’avance avec les éléments suivants généralement trouvés vers le début du processus:

• Objectif général: Est-ce, par exemple, une convention éducative pour les gens de votre industrie? Espérez-vous utiliser cet événement pour faire de la publicité pour votre entreprise? L’objectif est-il de générer des revenus ou d’atteindre le seuil de rentabilité? Quoi d’autre devrait être clarifié sur le but de la conférence dès le début? Tout au long du processus de planification, lorsque vous prenez des décisions, gardez cet objectif à l’esprit.
• Budget: Combien d’argent devez-vous investir dans la conférence en amont? Allez-vous chercher des sponsors? Quel pourcentage des dépenses espérez-vous couvrir par les frais payés par les participants? De combien pourriez-vous avoir besoin pour ajuster vos plans si les ventes de billets sont inférieures aux prévisions? Quelle marge de manœuvre y a-t-il dans votre budget? Combien pouvez-vous mettre de côté pour des dépenses imprévues?
• Structure globale: Organiserez-vous, par exemple, un événement qui regorge de conférenciers spécifiques à l’industrie? Y aura-t-il des groupes de discussion en petits groupes dans des salles de réunion séparées? Les participants recevront-ils des certifications ou des crédits de formation continue après avoir assisté à votre événement?
• Date(s) et heures de l’événement : S’agira-t-il d’une conférence d’une journée? Celui qui dure tout le week-end, ou peut-être même une semaine entière? Y a-t-il des dates précises où cela doit avoir lieu? Sinon, quelles sont les dates préférées? Est-ce que ce sera un événement de 9 à 5 ou des soirées sont-elles impliquées? Avez-vous besoin d’aider les participants à réserver des chambres d’hôtel dans la région?
• Centre de conférences: Pour un événement de taille significative, comme le sont de nombreuses conférences et conventions, il n’est peut-être pas facile de trouver un lieu qui réponde à tous vos besoins. Selon vous, combien de personnes seront présentes? Avez-vous déjà un lieu spécifique en tête? Combien de salles de conférence sont nécessaires ? Les dates dont vous avez besoin sont-elles disponibles? Que devez-vous faire pour sécuriser ce lieu?

Un autre élément clé de la planification de la conférence est la nourriture que vos participants mangeront. Quels repas fournirez-vous, le cas échéant? Petit déjeuner, déjeuner et dîner? Les repas seront-ils servis ou le style buffet est-il votre préférence? Les buffets peuvent déplacer le repas plus rapidement et donner aux gens l’occasion de se lever et de s’étirer, tandis que les repas assis donnent aux gens l’occasion de se détendre et de discuter avec des compagnons de table.

Peut-être qu’au cours de votre conférence ou de votre expo, il serait plus logique de faire venir des vendeurs de nourriture pour que vos participants mangent à leur convenance autour d’événements et d’activités programmés tout au long de la journée.

Pour plus de détails, consultez notre liste de contrôle complète de la planification de la conférence.

Comment les planificateurs de conférence restent organisés

La meilleure méthode dépendra de la structure de votre comité de planification, bien qu’il existe des facteurs communs entre ces comités. En général, vous établirez un plan qui contient des tâches clairement définies qui sont assignées à des individus ou à des groupes avec des délais spécifiques qui leur sont attachés. Chaque tâche devrait être assortie d’un budget pour accomplir ce qui est nécessaire. Les outils de collaboration peuvent être aussi simples que Google Docs et Google Sheets ou quelque chose de plus high-tech, peut-être en utilisant le logiciel d’entreprise de votre entreprise.

Assurez-vous de diviser les tâches volumineuses en sous-tâches et d’attribuer des dates d’échéance à chacun des composants. L’objectif est de faire avancer le processus de manière régulière afin qu’il n’y ait pas de panique ou de précipitation de dernière minute lorsque la date de la conférence approche, et de vous assurer de ne rien manquer d’important.

En plus de planifier l’événement lui-même, il peut être judicieux de créer également un plan marketing déployé par étapes tout au long du processus. Voulez-vous, par exemple:

• Publier des communiqués de presse ou d’autres informations sur votre site Web et d’autres publications pertinentes?
• Utilisez le marketing par e-mail pour envoyer des messages aux publics susceptibles de participer à votre conférence?
• Tirer parti de la puissance des médias sociaux pour attirer de nouveaux participants?

Désignez également les moments tout au long du processus où vous effectuez des vérifications budgétaires. Les dépenses à ce jour sont-elles alignées sur les revenus? Sinon, pourquoi pas? Il se peut qu’une équipe soit plus avancée que prévu dans le processus de planification et qu’elle ait utilisé les fonds plus tôt que prévu. Ou, cela pourrait signifier que les dépenses de marketing ont été plus élevées que prévu. Dans certains cas, il peut s’agir d’écarts assez mineurs par rapport au plan. D’autres fois, vous devrez peut-être revoir le budget et prendre des décisions pour le ramener à l’équilibre.

Si votre comité est composé de personnes employées par la même entreprise ou appartenant à la même organisation, vous pourriez avoir des réunions en personne pour vous enregistrer. Ou, si votre comité est plus étendu géographiquement, vous pouvez utiliser des systèmes en nuage pour partager des documents et utiliser des technologies telles que Zoom ou Skype pour passer des appels.

Comment augmenter la fréquentation de la conférence

Il n’est pas rare que certains participants attendent la dernière minute pour s’inscrire à une conférence. Cela peut cependant créer des défis pour les planificateurs, y compris une incertitude quant aux revenus disponibles et à la quantité de nourriture et d’autres matériaux nécessaires. Et, si vous avez un espace limité dans les salles de réunion de votre conférence, l’évolution du nombre de participants peut signifier que vous devrez soit refuser des personnes (ce que vous ne voulez pas faire), soit faire une manœuvre de dernière minute pour ajuster la présentation de votre conférence.

Idéalement, bien sûr, les participants s’inscriraient plus tôt dans le processus — et la question peut devenir comment encourager les inscriptions pour amener votre participation à des niveaux optimaux.

Tout d’abord, cela peut aider à peser le pour et le contre d’offrir un rabais aux personnes qui s’inscrivent et paient tôt pour la conférence. Les avantages des remises à paiement anticipé comprennent comment cela peut:

• Fournissez à votre comité une injection rapide d’argent, ce qui peut aider à financer les articles que vous devez payer avant la conférence
• Créez un buzz à mesure que les chiffres de participation augmentent, ce qui peut aider à augmenter encore la participation
• Remerciez les personnes qui s’inscrivent et paient tôt

Les inconvénients incluent la façon dont cela peut réduire vos revenus globaux, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre budget et capacité à créer une expérience de premier plan. De plus, cela peut créer la perception indésirable que votre événement ne vaut peut—être pas le prix total – et peut parfois conduire à une situation délicate où les participants qui ne se sont pas inscrits tôt demanderont de payer le prix le plus bas.

En plus de décider de vos niveaux de tarification, votre capacité à augmenter la fréquentation des conférences peut être largement liée à la profondeur et à l’efficacité de vos campagnes de marketing et de relations publiques. Commencez tôt avec votre marketing, y compris à la fois des stratégies plus larges, telles que les communiqués de presse, et des techniques de niche, telles que la culture de groupes et d’individus spécifiques.

Comment travailler avec les planificateurs d’événements

La planification d’une conférence peut prendre beaucoup de temps et d’attention. Donc, si vous travaillez sur la planification de la conférence tout en gérant votre charge de travail régulière, cela peut devenir assez difficile. C’est souvent la raison pour laquelle les personnes qui choisissent de travailler avec un organisateur d’événements prennent cette décision — et elles bénéficient souvent d’avantages supplémentaires.

En plus de libérer votre temps, les planificateurs d’événements peuvent aider votre comité à prioriser vos dépenses afin de maximiser votre budget de conférence. De plus, les planificateurs expérimentés savent quels pièges éviter, vous protégeant des surprises indésirables, tout en prenant soin des détails de planification qui ne sont pas toujours évidents. Ceux-ci peuvent aller de la vérification des spécificités du WiFi à la gestion des demandes alimentaires spéciales.

De plus, votre planificateur d’événements peut vous aider à trouver des fournisseurs qui correspondent à vos besoins en matière de conférence ou de convention dans le cadre de votre budget, en négociant de meilleures offres que vous pourriez être en mesure de faire par vous-même. Toutes ces questions étant traitées par un planificateur, vous pouvez vous concentrer sur le plaisir de la conférence et profiter du réseautage, du partage des connaissances, etc.

Si vous décidez d’embaucher un organisateur d’événements, voici quelques conseils pour rationaliser le processus:

• Communiquez clairement ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin et, lorsque vous n’êtes pas sûr des options, demandez. Votre planificateur peut proposer des idées créatives que vous n’aviez pas envisagées auparavant, que ce soit en lien avec la configuration de la salle, la façon dont les repas sont servis ou autre chose.
• Écoutez les idées présentées par votre planificateur et pesez-les soigneusement. En fin de compte, c’est votre conférence, vous avez donc le dernier mot parmi les options disponibles — mais autant profiter pleinement des précieux conseils professionnels de la personne pour analyser les avantages et les inconvénients des choix.
• La flexibilité est cruciale. Il y a certaines choses qui peuvent être déjà corrigées. Par exemple, vous avez peut-être choisi la date de la conférence il y a un an et avez largement promu cette date. Mais, chaque fois qu’il y a de la place pour envisager des options, rester ouvert aux possibilités peut vous aider à avoir une convention dont on se souviendra pour les années à venir.

Notez que lorsque vous choisissez le Centre de conférences Thrasher-Horne, notre coordonnateur de location sera sur place pour vous offrir un soutien, y compris en travaillant avec votre planificateur d’événements, si vous choisissez d’en embaucher un. Si vous décidez de ne pas embaucher un professionnel pour planifier votre conférence, nous serons heureux de vous aider à créer une expérience unique pour vos conférenciers et participants.

Types d’Exposition & Salles de conférence

Les centres de conférence peuvent inclure, par exemple, des hôtels, des collèges et des centres d’affaires. Ils ont souvent des espaces dédiés aux réunions, avec des tables et des chaises, des capacités WiFi, etc. Lors du choix d’un hôtel, les clients peuvent également y passer la nuit, au besoin. Les défis peuvent inclure le fait d’avoir suffisamment de salles de conférence si vous organisez plusieurs sessions en même temps ou si vous souhaitez avoir des espaces de réunion. Vous devrez peut-être également utiliser leur traiteur désigné.

Pour créer un événement inoubliable, vous pouvez également envisager un lieu avec des attractions uniques. Thrasher-Horne Center, par exemple, dispose d’un espace de galerie disponible pour des événements de location — et des expositions artistiques dans nos galeries peuvent faire de votre conférence un événement vraiment remarquable.

Choisissez le centre de conférence Thrasher-Horne
À Thrasher-Horne, vous recevrez un service cinq étoiles dans notre salle moderne et abordable. Nos cinq salles personnalisables peuvent accueillir l’aménagement dont vous avez besoin pour donner vie à votre vision de la conférence. Plus précisément, nous avons plus de 6 135 pieds carrés, ce qui comprend une grande salle pour les grands événements, ainsi que des salles polyvalentes avec des cloisons murales mobiles pour une flexibilité ultime.

Les avantages supplémentaires de choisir notre centre de conférence incluent:

• Options de sièges flexibilité, avec des configurations et des pannes personnalisées
• Votre choix de tailles et de formes de table et de chaises confortablement rembourrées
• Parking GRATUIT important
• Lumières et températures contrôlées indépendamment dans chaque pièce
• Disponibilité de sécurité sur place

Vous pouvez louer un grande variété d’équipements, éliminant le besoin de le transporter d’une installation de location à vos salles de réunion de conférence. Cela comprend des draps blancs, des microphones, des chariots A / V, des podiums et bien plus encore. Nous pouvons fournir des recommandations aux fournisseurs, y compris les fournisseurs de nourriture et d’alcool, et nos coordonnateurs d’événements expérimentés seront à votre disposition.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur notre magnifique établissement situé sur le campus pittoresque du St. Johns River State College à Orange Park. Le lieu est idéalement situé à proximité de nombreuses villes et communautés du nord-est de la Floride, notamment:

• 35 minutes du centre-ville de Jacksonville
• 48 minutes des plages de Jacksonville
• 58 minutes de St. Augustine
• à moins de 90 minutes de la plage de Fernandina
• près des restaurants et hôtels populaires de l’île Fleming pour les clients qui ont besoin d’un hébergement pour la nuit

Nous vous invitons à nous contacter au 904-276-6815, poste 2, pour planifier une visite et discuter de la façon dont nous pouvons vous aider avec votre prochaine conférence ou convention.