var inte panik: hur man hanterar en produktåterkallelse som en Pro

det finns få fel som kan vara lika förödande för ett företag som en produktåterkallelse. Från en felaktig artikel som inte fungerar till en defekt produkt som utgör en livshotande risk för konsumenterna, det finns en rad skäl till varför ett företag kan behöva ta bort en artikel från offentlig cirkulation. Medan företag kan positionera sig för att minimera en sådan händelse genom kvalitetssäkring och riskhantering, måste varje ledare ha en produktåterkallningsprocedur på plats.

Upptäck hur digital kommunikation kan hjälpa ditt företag att överleva en kris som en återkallelse.

Vad är en produktåterkallelse?

en produktåterkallelse är processen att kontakta konsumenter för att varna dem om en defekt produkt eller osäker mat eller läkemedelsartikel och se till att så många av de distribuerade föremålen tas tillbaka eller bortskaffas. Ofta uppstår en återkallelse eftersom en produkt är föremål för misslyckande (eller en mat är förorenad) vilket skapar en folkhälso-och säkerhetsrisk.

en återkallelse kommer också att ha en korrigerande handlingsplan som kan vara:

• ett fullständigt borttagande från cirkulationen
• reparationer gjorda på en produkt
• en produkt ersätts av en annan från tillverkaren

från livsmedelsbearbetning till läkemedel till biltillverkning till barnleksaker, varje bransch har sitt eget återkallelsehanteringssystem, regler och efterlevnadsförfaranden.

Bygg beredskap i drift med en Återkallningshanteringslösning

det bästa sättet för ett företag att hantera en återkallelse är att ha ett inbyggt system för att förbereda sig för möjligheten samtidigt som man använder strategier för att undvika återkallelser helt och hållet. Ledare bör använda ett enterprise resource management system – ett digitalt nav för att integrera operativa processer, effektivisera kommunikationen och sammanställa information för att effektivt hantera normala arbetsflöden och snabbt hantera en återkallelse om och när det händer.

tre sätt att använda en digital arbetsplats för att vara förberedd för och mildra återkallningsrisken inkluderar:

utbilda anställda att upptäcka problem innan de blir återkallelser

ett mobilt resurshanteringssystem ger anställda-särskilt frontlinjearbetare som har ögonen på produktionsprocessen—tillgång till interna data som kan hjälpa dem att upptäcka problem med utrustning eller produktion och fungera som en plattform för intern rapportering av problem som kan leda till återkallelser.

hantera recall dokumenthantering

en digital hub möjliggör också recall dokumenthantering där företag kan lagra recall information och göra den lättillgänglig. Exempel på hantering av dokument för återkallelse är: Consumer Product Safety Commission ’s Recall Handbook eller Organisation for Economic Cooperation and Development’ s resource page.

skapa en samarbetande arbetskraft för en smidigare återkallelse

en mobil arbetsplats ansluter en hel organisation från topp till botten. När arbetstagare kan samarbeta med varandra över avdelningar och över nivåer skapar det en samarbetsmiljö som kan utbyta information snabbt och fritt. För produktåterkallelser innebär detta snabba reaktioner och snabbare problemlösning, viktiga faktorer för att minimera påverkan på konsumenterna och begränsa störningar i verksamheten.

Takata: a product Recall Case Study

Takata var en japansk tillverkare med en lång historia och ett gott rykte. Textiltillverkaren startade 1933 och utvecklades till ett bildelsföretag. De var pionjärer inom säkerhetsbältestillverkning och krocksimuleringstestning för att säkerställa säkerheten för sina produkter. På 1980-talet började de göra krockkuddar. Vid 2000-talet hade de en marknadsandel på 20%.

under 2008 ledde rapporter om krockkuddar som exploderade vid utplacering och orsakade skador och dödsfall till en första återkallelse av 3, 6 miljoner bilar. Men biltillverkare som installerade Takatas produkt i fordon började självständigt kontakta sina kunder och återkalla bilar. Slutligen ledde en undersökning av National Highway Traffic Safety Administration till en fullständig produktåterkallelse. Det innebar 40 miljoner fordon över 19 biltillverkare—den största fordonsinsamlingen i historien.

från och med juli 2020 har mer än 75% av dessa krockkuddar bytts ut enligt NHTSA. Men det var mer än Takata kunde hantera. Det hade tidigare överlevt ett säkerhetsbälte fiasko 1995, men airbag-återkallelsen stängde företaget för gott. Prislappen när allt var sagt och ännu inte gjort? 26 miljarder och växer.

hur Recall programvara stöder produkt minns kommunikation

framgången för en produkt minns hänger på snabba produkt hämtningar med minimal risk för kunder och begränsad störningar i verksamheten. Att alla kokar ner till att ha en solid digital kommunikationsstrategi och motsvarande återkallningshanteringsprogramvara.

en kommunikationsstrategi för produktåterkallelse måste betona de viktigaste punkterna:

• vad som återkallas
• varför produkten återkallas
• hur du kommer att åtgärda situationen

en digital kommunikationsplattform skapar ett enda nav som innehåller förfaranden för återkallelse av produkter och fungerar som ett dokumenthanteringssystem för återkallelse. Programvaran måste underlätta de tre viktigaste faktorerna när man kommunicerar med intressenter om en återkallelse:

• omedelbarhet
• transparens
• svar

i Takatas fall bröt de alla tre kardinalreglerna. Som New York Times rapporterade upptäckte företaget potentiella krockkuddefel redan 2004 när de genomförde intern testning, fyra år innan de kommunicerade dessa frågor till tillsynsmyndigheter.

5 Tips för ett effektivt förfarande för återkallelse av produkter

varje år återkallas tusentals produkter över hela världen. Att navigera i de komplexa efterlevnadsförfarandena samtidigt som allmänhetens förtroende och kvarvarande verksamhet upprätthålls kan vara utmanande.

på grund av detta bör företag följa dessa grundläggande steg för produktåterkallelser.

1. meddela tillsynsmyndigheter. Din organisation bör känna till de korrekta återkallningsprotokollen för din bransch och produkter, som att lämna in en rapport till FDA eller Consumer Product Safety Commission inom 24 timmar efter att ha upptäckt den potentiellt defekta maten eller produkten.
2. isolera din produkt. Ta bort objektet från produktionslinjen för att undvika korskontaminering och oavsiktlig distribution. Bestäm det mest kostnadseffektiva och hållbara sättet att kassera defekta produkter.
3. kontakta konsumenter och intressenter. En produktåterkallelse är en kris, och ett företag bör ha en kriskommunikationsplan på plats som en del av ditt standardförfarande. Detta bör innehålla en strategisk plan för att identifiera och kontakta konsumenter och effektiva kommunikationsmetoder, som e-post, sociala medier, pressmeddelanden och detaljhandelskommunikation.
4. svara och åtgärda. Ha ett återkallande kommandocenter för att hantera kundsamtal och e-post för att avhjälpa situationen snabbt och effektivt. Erbjud återbetalning, reparation eller utbyte och ta itu med varje kunds problem. Använd en lösning för hantering av digital återkallelse för att hantera omvänd logistik, som meddelandehantering, samordna schemaläggning för kundreturer och spåra inkommande varor mot sålda enheter.
5. behåll varumärkets integritet. Ett felsteg kan ge oåterkallelig skada på ditt företags rykte. Se till att vara transparent och ansvarig för att upprätthålla allmänhetens förtroende. Överväg att anställa ett PR-företag för en storskalig återkallelse.

3 sätt att minska effekterna av produktåterkallelser

effekterna av en produktåterkallelse kan vara allvarliga. Ett företags rykte, ekonomiska bärkraft och överlevnad kan bero på hur förberedda de är och hur de hanterar en återkallelse. En studie visade till och med att produktåterkallelser är en stor störning som minskar ett företags förmåga att innovera samtidigt som man hanterar krisen. En återkallelse skapar också en möjlighet för en konkurrent att hoppa in med en konkurrerande produkt när din tas bort från marknaden.

den bästa strategin? För att minska risken för att skapa och distribuera potentiellt skadliga produkter i första hand här är tre strategier för att minimera risken för defekta produkter.

1. gå mager. Att ta en lean operations management-strategi kan eliminera extra steg från dina processer för att hålla ett företag hyperfokuserat på vad som behövs i deras produktion. Ta en ledtråd från Nike som minskade skodefekter med 50% på grund av deras engagemang för kontinuerlig förbättring av arbetsflödet.
2. implementera en solid säkerhetskultur. Bygg en arbetsstyrka som är engagerad i kvalitet och säkerhet genom att göra dem kärnvärden för ditt företag. Engagerade arbetare är mer stolta över sitt arbete och är mer benägna att gå utöver, vilket säkerställer mer fokus på de produkter de tillverkar.

1. diversifiera din arbetskraft. En ny studie upptäckte att företag med kvinnor i ledande positioner var snabbare att dra när man återkallade en produkt. Specifikt rapporterade de problem 28 dagar tidigare. Omedelbara åtgärder minskar sprickan av allmänhetens förtroende, kan rädda varumärkets rykte och i extrema fall rädda liv.

den bästa affärsstrategin för ett företag som bearbetar, tillverkar eller distribuerar någon form av bra är att förberedas med en återkallningsplan. Med god kommunikationspraxis, en engagerad arbetskraft och en lean operation management-strategi kan företag minska risken för en produktåterkallelse.