showen måste gå på. Nu, mer än någonsin, är det viktigt att vi fortsätter att erkänna prestationerna omkring oss. Erkännande är ett kraftfullt sätt för vårt samhälle att fortsätta framåt, även när det känns som om det står stilla.
och det hjälper inte bara samhället och våra industrier, det hjälper oss som människor. Enkelt uttryckt, det känns bra att bli erkänd för vårt hårda arbete och bidrag. Det hjälper oss att vara positiva, engagerade och motiverade.
om du inte är säker på hur du kan fortsätta ditt prisutdelningsprogram på distans, utan fysiska händelser, är du inte ensam. Men oroa dig inte-vi är här för att hjälpa (vi har en hel e-bok om ämnet!). Och det är helt möjligt att fortsätta framåt med en virtuell prisgala eller ceremoni, utan den fysiska händelsen. Du kan behålla ditt programs fart och omfamna denna era av digitala upplevelser genom att köra din galahändelse virtuellt. Så här kör du en virtuell prisutdelning.
värdet av virtuella utmärkelser
att köra en virtuell händelse är inte bara möjligt, det kan också vara lukrativt. Tänk bara på den typiska händelseplanering overhead att du avsevärt minska om inte förvisa helt och hållet:
- inget konferensutrymme eller stort evenemangsutrymme uthyrning
- ingen catering eller meny stress
- ingen fysisk marknadsföring säkerhet som broschyrer, tabeller uthyrning, händelse skyltar, etc
- inga transport-eller boendekostnader
utan dyra overhead, du kan överväga att sänka posten eller biljett kostnad, och därmed öka deltagandet från programdeltagare (deltagare, domare och program arrangörer) och möjliga sponsorer.
det kan också vara lättare för gästtalare eller presentatörer att acceptera din galainbjudan. Nu kan de undvika olägenheterna med resor och boende.
Event setup: verktyg för den virtuella handeln
så nu när vi vet att det finns verkliga fördelar med att flytta din awards gala till en virtuell produktion, hur ska du faktiskt göra det? Visst, du vet lite om att arbeta på distans. Vid det här laget har du förmodligen deltagit i ett virtuellt möte eller videochatt och du vet hur man arbetar hemifrån. Men, en faktisk fysisk händelse? Ja, du kan göra det! Och det finns mycket effektiv och beprövad teknik som hjälper dig att lyckas.
kanske den bästa nyheten? Mastering hur man kör en virtuell ceremoni kräver mycket lite fysisk händelse set-up! De flesta virtuella händelser är just det-helt virtuella, värd online. Du kan naturligtvis återskapa en scen i ditt hem eller kontor och spela in video där. (Tips: Använd en grön skärm! På så sätt kan du lägga till i vinnare meddelanden och utmärkelser program foton och ögonblicksbilder bakom högtalaren!).
de flesta av dina inställningar kommer att innebära att du väljer den teknik du behöver för att vara värd för evenemanget. Här är några rekommendationer:
ett virtuellt konferensverktyg
det finns många av dessa på marknaden. Du kan ställa in något snabbt och prisvärt som Zoom eller Google Hangouts där du kan bjuda in alla dina programdeltagare och välja värd(er) som kommer att göra meddelandena. Det är möjligt att skapa break-out rum med Zoom, där värden kan dela upp gruppen för att höra specifika högtalare eller utmärkelser meddelanden i specifika kategorier eller kapitel. Om du gör det, var noga med att ge en tydlig väg tillbaka till den ursprungliga gruppen.
eller om du har den tillgängliga budgeten (med alla pengar du sparat på ett fysiskt evenemangsutrymme) finns det också en mängd avancerade evenemangsplaneringsverktyg byggda för virtuella evenemang, som Whova, Run The World och Hopin – allt som underlättar live online-evenemang.
Social media live-streaming
Live-streaming ett evenemang på sociala medier är ett utmärkt sätt att skapa spänning och bygga ditt online-varumärke under ditt live-evenemang. Du kan välja en plattform som YouTube, Facebook, Instagram eller Twitter. Periscope och Twitch är också populära live-streamingtjänster. Eller, du kan välja att ”simulcast,” eller live-stream på olika sociala kanaler samtidigt, med ett verktyg som växel eller Vimeo. Och glöm inte att marknadsföra ditt liveevenemang i förväg, så ditt samhälle vet var man ska följa med i realtid (mer om detta nedan).
när du har valt tekniken för att stödja ditt liveevenemang, var noga med att ta flera övningskörningar. Bjud in programchefer att vara domare, talare, tittare och deltagare för att testa alla aspekter av ditt virtuella evenemang.
Ideas for virtual awards event engagement
- Influencer engagement – Bjud in influencers i din bransch till din virtual awards gala för att hålla ett tal eller presentera ett pris.
- Deltagardeltagande-se till att dina deltagare är engagerade. Du kan dela upp dem i grupper och placera dem i virtuella breakout-rum, som nämnts ovan, för att diskutera ett ämne eller lyssna på en viss talare, eller till och med göra något roligt och galet som en virtuell karaoketävling! Ge information och en agenda för varje session/breakout-rum i förväg så att dina deltagare kan bestämma vilka sessioner som ska delta.
- Deltagarnätverk-virtuella evenemang ger intresserade deltagare möjlighet att ansluta via chatt eller utbyta kontaktinformation med andra deltagare för framtida samarbeten.
- live-stream engagement – om du live-stream ditt evenemang kan dina tittare skicka frågor eller kommentarer. Var noga med att låta dem veta att kommentarer och emojis är välkomna.
- involvera vinnarna-överväg att meddela dina finalister före liveevenemanget och låt dem veta hur man accepterar priset live under evenemanget. Detta kan göras genom ett virtuellt konferensverktyg som de som nämns ovan. Det kan också vara så enkelt som ett inspelat, live-streamat Facetime-samtal! Om du har alla finalister som väntar på vinnarmeddelandena kommer det att skapa en miljö som liknar en riktig händelse, med extra spänning perfekt för live-tittare och deltagare!
inkludera dina sponsorer
bara för att ditt evenemang nu är virtuellt betyder inte att du inte kan inkludera dina sponsorer. Det är viktigt att inkludera dem i evenemanget och ge värde för dem. Här är några förslag:
- ge sponsor synlighet. I Award Force kan du tillhandahålla sponsorplaceringar med hög synlighet i innehållsblock i galleriet, som du kan skärmdela under evenemanget. Evenemangsapparna som nämns ovan kan också ge sponsorplaceringar och funktioner.
- erbjuda sponsorer tillgång till dina utmärkelser Gala virtuella deltagare. Ge möjligheter för dina sponsorer att erbjuda sina produkter eller tjänster via e-post eller meddelanden under liveevenemanget.
- Bjud sponsor deltagande i evenemanget. Kanske är det ett prismeddelande, kanske är det ett produkt-eller servicemeddelande för att lyfta fram deras organisation.
hur man marknadsför ditt virtuella evenemang
nu när du har planerat din virtuella prisgala och valt tekniken för att stödja den är det dags att marknadsföra! Att veta hur man marknadsför ditt virtuella evenemang är särskilt viktigt om du vill ha tittare för ett Live -, virtuellt eller Live-streamat evenemang.
mycket av kampanjen kommer att vara densamma som tidigare. Du måste skicka inbjudningar, ställa in biljettkostnader (om det är en betald händelse) och visa upp dina sponsorer och domare. Var noga med att skicka ut flera påminnelser om det kommande evenemanget, särskilt en vecka, en dag och till och med en timme före evenemanget.
låt dina deltagare veta vad de kan förvänta sig. Om du har gästtalare, var noga med att profilera dem i förväg och låt dem veta exakt vilken tid de kommer att prata. Ge alla informations-och teknikkrav som dina deltagare behöver.
det virtuella slutet
ditt prisutdelningsprogram och dess många begåvade deltagare förtjänar en fest – och en virtuell prisgala ger dem just det. Du kommer att kunna engagera ditt samhälle, fira dina finalister och vinnare och visa upp dina sponsorer och bakom kulisserna hjältar som domare och programchefer.
inte bara kommer du att ha nya uppgifter om vad din publik tyckte mest engagerande i ditt evenemang, men du kommer också att ha ett helt nytt bibliotek med video för att driva din programmarknadsföring i många år framöver.
